淺議如何高質(zhì)量做好會議記錄及管理

文/重慶廣電集團 冉義國

在當(dāng)前的巡視、審計工作中，會議記錄是必須查閱查證的重要材料。我們發(fā)現(xiàn)，一些單位很多重要事項上會研究的過程，往往在記錄里查不全或查不到，缺少充分論證、研究討論、集體決策的原始憑據(jù)；有的基層黨組織“三會一課”記錄不完整、不規(guī)范或沒有記錄。這反映出不少單位平時對會議記錄及管理依然重視不夠，甚至有可能存在應(yīng)該上會的沒有上、應(yīng)該開的會沒有開等問題。如何規(guī)范而又高質(zhì)量地做好會議記錄及管理，是提升基層單位管理能力和工作水平的應(yīng)有之義，在新形勢下顯得十分重要而迫切。

一、會議記錄及管理的重要性

（一）會議記錄是如實完整記載會議情況的原始材料。會議記錄具有紀(jì)實性、原始性的特征，一些重要會議除了文字記錄外，還輔之以錄音、錄像、照片等形式進行記載。從紀(jì)實性看，是對會議時間、地點、議題、參會人員、發(fā)言討論情況和會議議定結(jié)果進行如實、完整的記錄，這是其價值所在，因此所記內(nèi)容不得隨意省略、刪減，更不能主觀更改、偽造。從原始性看，是反映會議情況的第一手材料，通常情況下會議一結(jié)束，記錄就形成，即便有記得不全、不準(zhǔn)的地方，只是會后及時作如實補充、修正。如果記錄一旦缺失、丟失、損毀，其原始性便不復(fù)存在。

（二）會議記錄是決策事項執(zhí)行督查的重要依據(jù)。第一，是執(zhí)行實施的依據(jù)。會議記錄最直接、最當(dāng)緊的作用，就是依據(jù)記錄內(nèi)容盡快形成會議紀(jì)要，紀(jì)要作為一種正式公文，會清楚地載明會議議定事項的主要內(nèi)容、牽頭實施部門、協(xié)助部門、完成時限等，以此為據(jù)啟動議定事項的實施。第二，是督查明責(zé)的依據(jù)。議定事項在執(zhí)行過程中，進展情況如何、完成質(zhì)量怎樣、遇到什么困難等問題，督查部門會依據(jù)記錄紀(jì)要的要求對情況和問題進行梳理匯總分析，并及時向領(lǐng)導(dǎo)或主管部門書面匯報。如督查發(fā)現(xiàn)其中存在主觀推進不力、相互推諉、不擔(dān)當(dāng)不作為的問題，督查部門和主管部門則會依據(jù)記錄紀(jì)要追究相關(guān)部門、相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第三，是編寫材料的依據(jù)。除了編寫會議紀(jì)要外，記錄還是起草工作簡報、請示、報告、講話、大事記、年鑒等的重要依據(jù)。

（三）會議記錄的歸檔管理是今后查閱利用的重要保障。會議記錄做得再好，如果不及時收集歸檔，任其散落在記錄人員手上或會議牽頭部門、承辦部門等處，那么今后的查閱利用可能成為一句空話。因此會議記錄的收集歸檔非常重要。一方面，是編史修志、學(xué)史資政的重要保障。各類檔案是編史修志工作的材料基礎(chǔ)，其中記載的豐富的內(nèi)容起著其他方式不可替代的原始憑證作用，也是后來人學(xué)史資政的可信、可靠信息之源；另一方面，是查證事實、還原真相的重要保障。在機構(gòu)改革需要查證組織沿革、在巡視審計工作需要查閱各類會議記錄、在干部選拔任用工作需要核查“三齡兩歷一身份”、在辦理退休手續(xù)時需要核實參工時間相關(guān)信息等事項中，我們都要通過查閱檔案才能得到真實可靠的資料，而僅憑當(dāng)事人回憶、相關(guān)人員作證顯然是沒有把握可以采信的。

（四）會議記錄及管理是提升文秘人員綜合素質(zhì)的重要途徑。文秘人員在做會議記錄、編寫紀(jì)要過程中，通過聆聽和重溫參會領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言、專家的意見以及會議主持人的歸納總結(jié)，實際上整個記錄的過程就是一次學(xué)習(xí)的過程，撰寫材料的過程就是消化提升的過程。在收集歸檔過程中，文秘人員、檔案管理人員通過相互協(xié)作和業(yè)務(wù)交流，以及工作聯(lián)動機制的建立完善，會議記錄、公文寫作、檔案法規(guī)等方面的業(yè)務(wù)知識都會增加，從而不斷提升自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

二、會議記錄及管理存在的突出問題

通過巡視審計發(fā)現(xiàn)并結(jié)合自身對照查找、多方調(diào)研了解等途徑，歸納起來，筆者認為目前會議記錄及管理存在以下四個方面的問題：

（一）認識不到位。主要體現(xiàn)：1.對記錄的重要性認識不夠。事實上，有的單位某些事項集體討論研究了，但沒有安排專門的工作人員作全程記錄。討論時各記各的，記錄的也只是涉及本部門的議題和自己感興趣的內(nèi)容。還有一種情況，一些復(fù)雜項目在前期調(diào)研、磋商、論證過程中，項目組內(nèi)部、項目組與合作單位也會有一些突發(fā)性的、臨時性的洽談和磋商，而這些洽談和磋商多數(shù)會被視作“聊天”，認為不是正式會議就沒有作專門記錄，頂多是隨行人員用個人筆記本電腦簡單記了一下，事后沒有按會議記錄要求作整理完善和打印成紙質(zhì)件歸檔保存。2.對會議制度的執(zhí)行重視不夠。有的單位的一些事項，本該提交會議審議，但有的人認為上會走流程會耽誤時間，于是拿給領(lǐng)導(dǎo)簽個字就直接操作，造成該上會而不上會的問題。有的單位對落實基層黨組織“三會一課”制度重視不夠，不按規(guī)定過組織生活，沒有會議記錄或記錄的次數(shù)未達到要求。

（二）記錄不完整。工作人員對會議情況記得太粗略、太隨意，很多議題討論情況不翔實、不清晰、不準(zhǔn)確。比如討論“三重一大”事項，沒有逐個記錄每位領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言表態(tài)的意見；有的記錄沒有把會議地點、參會人員、列席人員等基本要素記全；有的議題討論時存在一些意見分歧，而記錄中沒有記載，只有部分人的贊同意見和會議主持人最后的意見。

（三）管理不規(guī)范。有的單位黨組織會議、行政辦公會、專題會沒有專用的記錄本，所有會議用同一個記錄本混記。有的單位工作人員習(xí)慣于購買市場上的小筆記本作記錄，紙張小于國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，這樣不便于今后記錄的歸檔裝訂。有的工作人員心中只有會議紀(jì)要應(yīng)歸檔的概念，而對會議記錄的歸檔意識淡薄，加上管理方面不規(guī)范不嚴格，造成該收集歸檔的記錄一直在個人手上。

（四）能力有欠缺。有的記錄人員平常不注重學(xué)習(xí)，不注重調(diào)研，政策水平不高，文字能力有限，對情況不熟悉，所作記錄往往謬誤百出，不能準(zhǔn)確反映發(fā)言者的意見。有的記錄人員書寫速度不快，遇到討論激烈的復(fù)雜議題時記錄零亂抓不住重點，造成有些事項記了芝麻丟了西瓜，記錄的字跡難辨，書寫不工整不美觀。

三、高質(zhì)量做好會議記錄及管理的舉措

習(xí)近平總書記于2014年5月8日視察中辦時提出了“五個堅持”的要求，其中在提到“堅持極端負責(zé)的工作作風(fēng)”時強調(diào)：“無論辦文辦會辦事，都要一絲不茍、嚴謹細致、精益求精，于細微之處見精神，在細節(jié)之間顯水平。”總書記的重要講話，為高質(zhì)量做好會議記錄及管理指明了方向。筆者認為，針對目前我們工作中存在的問題，應(yīng)當(dāng)在五個方面特別用心。

（一）在提前準(zhǔn)備上用心。習(xí)近平總書記曾與地縣辦公室干部談心時講過：“要增強超前服務(wù)和事后服務(wù)意識。例如召開地、縣重要工作會議，辦公室同志要提前到位，尤其是辦公室主任、會議記錄人員、勤雜事務(wù)人員一定要先到場做好會前準(zhǔn)備工作。”會議記錄人員提前到位做什么？除用心準(zhǔn)備好規(guī)范的會議記錄本、備用記錄紙、多支記錄用筆，以及必要的錄音設(shè)備、備用電池等用品外，還應(yīng)提前閱讀了解會議議題及材料、參會人員及職務(wù)等內(nèi)容。特別是對議題材料中的一些專業(yè)詞匯、陌生詞語和生僻字詞，應(yīng)提前查閱明白其含義。如果會前用心準(zhǔn)備不夠，對議題相關(guān)內(nèi)容缺乏提前了解，作記錄時就極有可能出現(xiàn)少記、漏記、錯記的問題。

（二）在翔實準(zhǔn)確上用心。會議記錄是會后撰寫紀(jì)要、執(zhí)行、督辦以及今后查閱利用的重要依據(jù)，會議名稱、時間、地點、參會人員、列席人員等基本要素和每個議題的討論意見（包括分歧意見）、議定結(jié)果等關(guān)鍵內(nèi)容必須記錄完整。因此記錄人員在會議過程中必須保持全神貫注，用心聽和記，不能分心、走神、發(fā)呆。手機應(yīng)處于關(guān)閉狀態(tài)，不能因手機來電來信影響記錄，并且最好控制喝水，以免頻繁上洗手間而中斷記錄。記錄必須嚴謹準(zhǔn)確，來不得半點虛構(gòu)和杜撰。不能根據(jù)記錄人員個人好惡對發(fā)言意見進行更改、刪減，也不能因記錄時書寫未跟上而對后面的發(fā)言內(nèi)容進行隨意添加、猜測。為確保記錄的準(zhǔn)確無誤，會后對一些重要內(nèi)容及分歧意見、表態(tài)意見，應(yīng)及時回聽會議錄音進行印證、校正或補充。對議題討論激烈或發(fā)言聲音太小、有地域方言導(dǎo)致記錄人員未聽清的內(nèi)容，應(yīng)在會后第一時間找發(fā)言者核實準(zhǔn)確。

（三）在臨機應(yīng)變上用心。在實際工作中，有的會議往往是突發(fā)性、臨時性的，其形式與常規(guī)的會議不太相同：議程不一定提前設(shè)計好，或者說來不及擬制規(guī)范的書面議程；地點不一定在正規(guī)的會議室，或許會因地制宜地隨機安排，甚至可能因時間關(guān)系在就餐過程中邊吃邊談。比如一些重大而復(fù)雜的項目在前期調(diào)研、接洽、磋商過程中，就會形成很多看似非正式的“會議”。而這類“會議”是整個項目充分醞釀、討論、決策鏈條中不可或缺的一環(huán)，切不可忽略其實際存在，認為不正式、不重要，或領(lǐng)導(dǎo)沒有提前吩咐而不作記錄。試想想，如果某個項目只有最后一次提交黨委（黨組）會或辦公會研究審定的會議有記錄，而前面那些數(shù)次調(diào)研、磋商、論證的會議沒有任何記載，那勢必給人一種項目論證不充分、決策太草率的疑問。因此遇到這種情況，隨行人員就一定要做一個“有心人”，善于臨機應(yīng)變，立即落實人員如實作好記錄。近年來，根據(jù)新冠肺炎疫情防控工作的需要，各地各部門會臨時性召開視頻會議研究和布置工作。值得注意的是，再緊急的視頻會議，同樣要落實人員作好會議記錄。即便是在放長假期間或深夜、凌晨時間段，一旦接到指令，就應(yīng)按召開會議的基本要求組織，切不可因電話聯(lián)系、視頻連線等工作的忙亂，而忽略了同步做好會議記錄。

（四）在學(xué)習(xí)提升上用心。作會議記錄絕不是簡單地聽聽寫寫事務(wù)，而是一項技術(shù)活。為了保證會議記錄記得又快又全又準(zhǔn)，記錄人員應(yīng)當(dāng)用心練好“內(nèi)功”、提升技能。其一，要錘煉政治能力。要深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會黨的理論和路線方針政策，把準(zhǔn)政治方向，增強政治意識，嚴守政治紀(jì)律和保密紀(jì)律，提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力，時刻做政治上的明白人，所記內(nèi)容不能有任何政治偏差。其二，要熟悉業(yè)務(wù)工作。平時多用心學(xué)習(xí)各類文件和會議精神，全面了解熟悉單位的工作情況，同時深入一線調(diào)研，對基層工作現(xiàn)狀以及存在的問題做到心中大體有數(shù)。只有熟悉各環(huán)節(jié)、各領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作，會議過程中才能聽得懂、記得準(zhǔn)。其三，要摸索速記技巧。一名優(yōu)秀的記錄人員，莫過于記錄時話落字出，寫得快記得準(zhǔn)，且字跡清晰、工整美觀。因此記錄人員平時要根據(jù)自身特點多用心進行有效的聽寫訓(xùn)練，提升速記能力，同時注意摸索和運用一些實用性記錄技巧。比如有的領(lǐng)導(dǎo)開會講話語速快，記錄時可注意記關(guān)鍵詞、關(guān)鍵語句，保證跟上講話節(jié)奏，會后再結(jié)合回聽錄音對記錄進行整理補充。對講話中出現(xiàn)的類似“世界百年未有之大變局”“開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程”“實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢”“成渝地區(qū)雙城經(jīng)濟圈建設(shè)”等字數(shù)較多的規(guī)范化提法和固定詞組，可以暫時記下首位字和間隔一兩處關(guān)鍵字，留出空白，會后及時補全。

（五）在收集歸檔上用心。巡視、審計在會議記錄中查找相關(guān)內(nèi)容查不全，大多是因為會議記錄原本就存在沒記全、沒記準(zhǔn)的“硬傷”，或者收集歸檔有遺漏；而查不到，要么是當(dāng)時開會壓根就沒有作記錄，要么是記錄遺失或沒有移交歸檔。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“應(yīng)當(dāng)歸檔的材料，按照國家有關(guān)規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。”會議記錄作為直接形成的具有保存價值的原始材料，是文書檔案的重要組成部分，也是現(xiàn)在巡視、審計監(jiān)督需要查閱、復(fù)制的重要佐證。各個業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)進一步樹牢檔案管理意識，密切配合檔案部門，用心收集、整理本部門經(jīng)手負責(zé)的會議記錄，及時整理移交歸檔，做到應(yīng)歸盡歸。對于赴外地出差洽談項目形成的臨場應(yīng)急性記錄，如果當(dāng)時使用的是個人記事本或酒店普通便簽寫的記錄的話，紙張可能小于國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，為了便于裝訂，還應(yīng)將每一頁記錄平整托裱在A4型襯紙上存檔。已破損的紙張應(yīng)予修裱，字跡模糊或易褪色的記錄應(yīng)予復(fù)制。電腦記錄的應(yīng)打印成能長期保存的紙質(zhì)件，經(jīng)參會和記錄人員親筆簽名后存檔。

四、結(jié)語

綜上所述，高質(zhì)量做好會議記錄及管理，是提升基層單位管理能力和工作水平的應(yīng)有之義，尤顯重要而迫切。我們應(yīng)當(dāng)加深對會議記錄及管理重要性的認識，在提前準(zhǔn)備、翔實準(zhǔn)確、臨機應(yīng)變、學(xué)習(xí)提升、收集歸檔這五個方面特別用心，切實解決工作中存在的認識不到位、記錄不完整、管理不規(guī)范、能力有欠缺等問題，盡快把會議記錄及管理工作提升到一個新水平。