基于實驗室管理的高校科研經費管理問題分析與防控措施

文/四川大學華西醫院；康復醫學四川省重點實驗室 鮑天杰 何成奇（通訊作者）

一、背景

近年來，我國在科研經費方面的投入持續提升。國家統計局《2021年全國科技經費投入統計公報》顯示，2021年全國投入研究與試驗發展經費近2.8萬億元，比上年增長14.6%，增速比上年加快4.4個百分點，且基礎研究占比明顯提高。對科研經費的管理一直是從國家到地方再到組織單位都非常重視的一項工作，為促進簡政放權、激發市場活力、提高國際競爭力，國家和地方政府陸續出臺“放管服”改革政策，即簡政放權、放管結合、優化服務，將科研經費的使用、調整和審核等權限下放到科研單位或科研項目負責人。2021年8月，國務院辦公廳印發的《關于改革完善中央財政科研經費管理的若干意見》（國辦發〔2021〕32號）強調要改進科研績效管理和監督檢查，加強事中事后監管，對嚴重失信行為實行追責和懲戒。因此，在科研經費管理中，科研單位內部的自控自查制度尤為重要。

科研經費管理是一項復雜、繁瑣、耗費時間與精力的工作。工作貫穿從項目申請、立項、實施、結題的每一個環節。在項目實施過程中，科研人員通常在實驗室開展科研工作，實驗室自然也是科研經費使用的重要場景。科研單位對實驗室產生的科研支出的審核，一般是基于物資使用后的，而在采購、使用期間的監管則需通過實驗室自身管理來實現。然而，目前實驗室的管理集中在對研究技術、工作安全、大型儀器設備等的管理上，對科研經費的管理尚顯不足，導致科研經費管理存在一些問題。

目前，已有文獻對于科研經費問題的探討更多是關于財務審計等方面，而鮮有基于實驗室管理，對科研經費問題進行剖析的，故本文基于實驗室管理這一視角，對科研經費管理中出現的一系列問題進行分析，并提出相應的防控措施建議。

二、實驗室管理中科研經費管理的問題

（一）實驗室使用科研經費時的規劃性不足。近年來，隨著科研經費投入的增加，實驗室的科研成果產出也在不斷攀升，但仍有研究顯示：科研經費的投入產出效率并不高，且因實驗室經費使用不夠靈活等原因，影響經費效能的充分發揮。

實驗室的經費來源多樣，有國家或地方政府直接撥到實驗室的經費，也有科研團隊申請下來的研究經費或合作補助。實驗室經費的用處也多樣，實驗、教學、安全、辦公等各方面都需要經費支出，故科研經費如何規劃使用非常重要。高水平的實驗室人才隊伍建設是建設高水平實驗室的有效途徑，而我國實驗室人員隊伍結構不盡合理，行政、輔助人員配置過少，就經費管理而言，目前只有部分科研單位配置了專業的科研助理，導致科研經費沒有專人負責管理。在科研實踐中，沒有配置科研助理的實驗室，由于科研項目負責人往往事務繁忙，物品采購、經費報銷等一類事物通常是由學生或基層工作者完成，而一個科研團隊中通常有數人至數十人甚至更多，具體到每一個人，很難對整個項目的經費情況有全面的了解，平時又都忙于具體的科研實驗中，對財務政策和程序并不熟悉，從而導致經費使用的規劃性不足，增加了修改預算的壓力，產生超支或違規開支等情況，甚至影響項目結題。

（二）實驗室使用科研經費時存在的浪費情況。高校實驗室承擔著重要的教學和科研任務，是高等院校培養人才和提高辦學水準極其重要的基地。實驗室是科研經費使用的重要場景，而現有研究顯示：科研經費投入產出率不高，可能存在經費浪費現象。

在實際的科研活動中，相當一部分經費用于科研物資的購買，一般實驗室都會有專門的庫房和平臺存放并維護這些科研物資。然而不足的是，很多科研單位對實驗室物資的管理，僅僅是在大型儀器設備的配置維護以及對危化品的采購和取用上，對一般用品耗材并未統籌規劃，只是單純地存放。這些一般用品耗材，短期之內確實涉及金額不多，但實際上，一個實驗室往往有很多個科研項目，很多儀器設備可以重復使用，而實驗耗材卻需要不停購置，時間一長，積少成多，科研單位在實驗耗材上所花費的實際金額并不少。而且實驗材料這種流動資產與儀器設備等固定資產一樣，同屬于高校國有資產的管理范疇，確保國有資產的安全有效使用是管理部門的主要職責，因此也應該引起管理者同等的重視。現在對實驗室物資缺乏統籌的情況下，科研人員之間缺乏相關溝通，導致有些物資重復購買，過期只能扔掉；有些物資購買之后使用需求發生變化導致浪費；有些物資單個科研人員使用量不多，但供貨商不支持小劑量購買，只能大劑量采購導致浪費……可見，缺乏統籌導致實驗室科研物資和經費浪費的情況，比比皆是。

（三）實驗室使用科研經費時隱含的違規風險。隨著中國進入高質量發展階段，對科技創新提出了更迫切的要求。國家鼓勵科研人員在研究領域內深耕，以創新作為研究工作的驅動力。科研人員在尋找前沿科研方向時，可能會使用到創新性的科研材料和儀器設備，因此這些創新性的科研物資由某位科研人員特定使用。在科研實踐中，幾乎每一位科研人員都會有一部分科研物資是與別人不同的，有些甚至還很貴重，累計起來，金額也不是小數目。這些個性化的科研物資一般不會在實驗室庫房統一存放管理，而是由使用者單獨購買使用，在以往的實驗室管理中通常沒有人監管這一環節。那么這一部分物資如果采購不合規，使用不恰當，則會帶來一定的負面影響。

三、基于實驗室管理，對加強科研經費管理的對策建議

（一）設置專業的科研助理崗位。2022年6月29日下發的《科技部等七部門關于做好科研助理崗位開發和落實工作的通知》清晰界定了科研助理的內涵，主要包括從事各類科研項目輔助研究、實驗（工程）設施運行維護和實驗技術、科技成果轉移轉化、學術助理、財務助理以及博士后等工作類別。可見，財務工作是科研助理負責的主要工作之一。配置科研助理崗位不僅能減輕科研人員繁瑣的經費管理壓力，還可以確保科研人員有效、合規、合理、合法地利用科研經費，規避科研人員因不熟悉政策和程序等因素造成的預算執行不合理和資金違規開支現象，確保科研任務和科研工作的高效開展。

現行的科研助理崗位，一部分是固定崗位，優勢在于長期工作可以積累相應的工作經驗，對國家、地方以及科研單位的財務政策更加了解，對所服務的實驗室或科研團隊的研究內容也比較熟悉，對于科研經費在長時間的使用上有更好的把握，可以更好地對科研經費進行規劃，對經費申報和管理都能提出有力建議；另一部分是項目制崗位，優勢在于科研團隊可以根據當時的需要選擇雇傭和不雇傭科研助理，且一般來說項目制崗位比固定崗位的薪酬要低一些，所以一定程度上可以節約人員薪酬開支。科研單位可以根據自身需求和經費情況，選擇雇傭固定崗位或是項目制崗位；或者在雇傭固定崗位的同時，在項目多、事物繁忙的時間段增設項目制崗位。

在雇傭科研助理時，首先應對其進行一定的培訓，除了單位統一的員工培訓以外，還應額外對科研助理培訓以下內容：1.國家、地方以及科研單位的科研經費管理制度與條例、工作流程規范等，使其在合法合規的前提下開展工作；2.科研團隊的研究內容概況，使其了解團隊研究方向、經費使用范圍等信息；3.其他各部門分工，科研助理的工作涉及與各部門的溝通協調，應了解各部門工作人員所負責的工作，保持良好合作；4.經費管理風險，要在思想上加強科研助理的風險意識，培養科研助理的廉潔精神，使其充分了解經費管理風險及其導致的嚴重后果，杜絕以職位之便謀取私利、對違規行為熟視無睹等現象。另外，因國內科研助理崗位為近些年設置，尚未普及，故未形成社會共識的職業上升通道。科研單位需根據自身條件與需求，為科研助理崗位制定合適的職業發展路徑，激發其工作積極性，增強其工作穩定性。

（二）將實驗室材料物資納入統一管理范疇。實驗室在開展科研工作時，應加強材料物資的管理。制定物資管理制度與流程，加強每一個環節的監管，使日常科研物資的使用達到規范、合理的目標。從而通過對科研物資的管理實現對科研經費的管理。1.選擇恰當的管理者。將實驗室材料物資交由專人管理。本著財、物分管的原則，管理科研物資的人員不應是管理經費的科研助理，應交由其他人員負責。該管理人員應具備以下能力：（1）具有科研常識，熟悉科學實驗的開展流程及需求；（2）熟悉實驗室各區設置，全面了解實驗室通常在開展的實驗、在室人員情況、工作分工等；（3）熟悉各項科研材料物資的采購方式、功能用處、儲存條件、儲存時間、使用限制等；（4）有一定的供應商信息儲備。同時，應注重管理人員的性格與工作作風，應選用做事細致、有耐心、嚴格遵從規范制度的員工。在符合以上標準的前提下，可以設置專門的管理人員，也可由實驗室已有人員兼職負責。2.對材料物資的管理應貫穿采購、取用全過程。首先，在采購時應有審核流程，管理人員應先對采購該物品的必要性與合規性進行審核。根據科研人員的實際需求結合庫房情況審核其必要性。例如，對于目前備貨充足的物資不應重復購買；對已有物資可代替使用的，應優先選用已有物品，本著勤儉節約的精神開展采購工作。物資管理人員應與科研助理保持溝通，發揮協同作用，根據經費預算情況、實驗開展情況審核其物資購買的合規性。例如，該實驗明顯并不需要的物資，應與科研人員溝通采購原因，僅對合理的物資實行采購；對超出預算范圍的物資，應協調科研人員的采購需求與科研項目的經費規劃，盡量在預算計劃內進行物資采購，必要時也可由科研助理向項目負責人和科研單位申請調整經費預算。此外，管理人員應對整個實驗室的材料使用情況進行宏觀調控，靈活進行不同科研團隊間的物料補充，避免不必要的浪費。且應監視庫存情況，即便沒有人提出采購請求，管理人員也應根據往常使用情況適時適量補充物資，以保證實驗室科研活動供給，使科研活動順利有序開展。其次，在物料儲存時，應根據其特點分類分區存放。根據儲存溫度分成低溫儲存和常溫儲存；根據到期時間分成近期需用盡和遠期待用；根據貴重程度區分，主要將貴重物品加強保管等。合理存放可以方便取用，并避免不必要的過期浪費、物品丟失等現象。最后，在物資取用時，應設置審核流程。管理人員應根據科研人員實驗進度允許其適量取用，以達到日常規范目標并防止貴重物資外流。3.建立實驗室物資線上管理系統。將物資采購需求、庫存情況、取用記錄等納入線上管理系統，可一定程度上減輕人力工作量，降低溝通成本。實驗室通常科研人員較多，應將需求統一報備到管理系統，由管理人員審核后統一采購。庫存情況應登記明晰，科研人員可通過系統了解庫存情況，根據庫存情況和自己的實驗取用或需求提出采購申請。取用記錄既是記錄也是監管環節，可以一定程度上對取用者進行監督，在有必要時，也可通過記錄查找相關信息。

（三）對個性化實驗室物資設置監管流程。對于因創新研究目標產生的個性化實驗室物資，可以不放入實驗室庫房統一管理，但仍應有一定的監管機制。對這部分物資的采購、簽收都設置監管流程，避免不受約束地自購自用自報。1.對這部分物資的采購，設置采購審核，對該物資采購的必要性、性價比等進行監督。科學研究的競爭異常激烈，同一研究領域在國內外往往有很多團隊在同時進行，很多熱門研究是爭分奪秒的，有時候甚至是“拼手速”發布研究成果。所以一般要求科研工作盡快完成，且在成果發表之前進行嚴格保密，故個性化實驗物資的監管人員不應為科研團隊外部人員，可以由團隊內部可信任成員負責，并同時受科研項目負責人監管。2.對這部分物資的簽收，應設置同步簽收流程。在簽收時，不應由物資使用者一人獨自簽收，需設置一名團隊成員與使用者同時簽收，并在出庫單上簽字。以此保證物品簽收的真實性，避免虛假簽收或錯誤簽收，規避不必要的經費使用風險。

四、結語

當前，我國已邁入高質量發展階段，科技強國是現代化強國的核心要義。為加強科技強國建設，我國中央和地方政府都加大了對科研經費的投入力度。同時，為提高科研經費使用效率、調動科研人員工作積極性，使政策更好地為成果服務，中央政府不斷下達“放管服”改革政策，將科研經費管理下放到科研單位或科研項目負責人。在這樣的科研背景下，各科研單位應積極響應號召，加強自身監控制度建設，防范科研經費管理風險。作為科研經費重要使用場景的實驗室，目前在使用科研經費時尚存在規劃性不足、浪費等情況，并隱含一定違規風險。可通過配置專業的科研助理、將實驗室材料物資納入統一管理范疇以及對個性化實驗室物資設置監管流程等方法完善實驗室管理制度，加強實驗室科研經費使用規范，增強工作人員風險意識，從而改善經費管理工作中的不足，并控制經費管理風險。將科研經費用到實處，實現科研經費的高效運用，提高科研成果數量與質量，提高我國科學技術水平。