基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下醫(yī)院智慧檔案管理新模式的探討

文/廣西醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院 黃荷 周小瀟（通訊作者） 顏艷 莫雪蘭

近年來(lái)，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代對(duì)公立醫(yī)院信息化方面提出了新的要求，“智慧醫(yī)院”概念的提出體現(xiàn)了國(guó)家對(duì)醫(yī)改的重視。國(guó)家通過(guò)政策扶持，積極推進(jìn)“智慧醫(yī)院”建設(shè)，將醫(yī)院內(nèi)的各個(gè)部門(mén)和設(shè)施進(jìn)行電子化。檔案是社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。“智慧檔案”是一種全新的管理理念，研究認(rèn)為，檔案管理需要進(jìn)行“范式的轉(zhuǎn)換”。為適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)和現(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的形成應(yīng)當(dāng)從事后收集范式向?qū)崟r(shí)、共建、共享范式轉(zhuǎn)變。對(duì)于醫(yī)院管理來(lái)說(shuō)，醫(yī)院檔案管理的工作更應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代要求，通過(guò)依托“大數(shù)據(jù)”加快公立醫(yī)院建設(shè)，推進(jìn)健康中國(guó)建設(shè)，提升醫(yī)院治理現(xiàn)代化。本文就在基于All-in-One（即通過(guò)整合思維，將分散、繁雜的文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)整合，“多套變一套”）標(biāo)準(zhǔn)唯一的情況下，創(chuàng)新醫(yī)院智慧檔案管理新模式，進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用醫(yī)院檔案，提升檔案管理能力進(jìn)行探討。

一、醫(yī)院檔案管理亟須智能化

醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)療、護(hù)理類(lèi)檔案，還包括各職能科室平時(shí)查詢(xún)利用極高的各類(lèi)檔案，如文書(shū)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、公共衛(wèi)生類(lèi)檔案、科教研類(lèi)檔案、質(zhì)管類(lèi)檔案、紀(jì)檢監(jiān)察類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、基建工程類(lèi)檔案、安保類(lèi)檔案以及特種載體，包括照片、聲像磁介質(zhì)等實(shí)物類(lèi)檔案。這些包羅萬(wàn)象的檔案，內(nèi)容繁多，種類(lèi)龐雜，平時(shí)利用率高，保存難度大，傳統(tǒng)的檔案管理方法不能滿(mǎn)足“智慧醫(yī)院”的運(yùn)營(yíng)。檔案信息化使電子公文、行政文書(shū)等內(nèi)容有效區(qū)別于其他電子文檔，同時(shí)可以避免繼續(xù)采用紙質(zhì)文件進(jìn)行驗(yàn)證的繁瑣，提高電子檔案作為獨(dú)立存在的行政作用和價(jià)值。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等將辦公網(wǎng)絡(luò)連接在一起，大大提升了辦公效率。因此，在智慧云背景下充分利用信息技術(shù)手段，在大數(shù)據(jù)的引領(lǐng)下進(jìn)行系統(tǒng)化規(guī)范化的檔案管理，并形成標(biāo)準(zhǔn)化，建立統(tǒng)一的全流程管理的電子化智慧檔案管理勢(shì)在必行。

二、基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案的形成背景

在“三醫(yī)聯(lián)動(dòng)”模式下，醫(yī)保支付方式改革、三級(jí)公立醫(yī)院績(jī)效考核、現(xiàn)代醫(yī)院管理制度等一系列政策的出臺(tái)，使原有的衛(wèi)生格局被打破，“健康中國(guó)”戰(zhàn)略部署穩(wěn)步實(shí)施，將新一輪醫(yī)療改革推進(jìn)深水區(qū)。在DRGs支付的影響下，醫(yī)院必須通過(guò)精細(xì)化管理來(lái)提高質(zhì)量和效率。DNV GL國(guó)際醫(yī)院評(píng)審認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求源于美國(guó)制定和使用的NIAHO?標(biāo)準(zhǔn)，DNV GL于2008年由美國(guó)為醫(yī)療機(jī)構(gòu)制定，于2012年獲得國(guó)際醫(yī)療質(zhì)量協(xié)會(huì)（ISQua）認(rèn)證，是目前最早在中國(guó)通過(guò)國(guó)家認(rèn)證監(jiān)督管理委員會(huì)認(rèn)可的認(rèn)證機(jī)構(gòu)，代表了醫(yī)院服務(wù)和醫(yī)院管理的最高水平，被視為全球化趨勢(shì)下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)走向國(guó)際市場(chǎng)的“通行證”。2018年10月，我院率先在廣西引入DNV GL國(guó)際醫(yī)院評(píng)審認(rèn)證，以國(guó)際化醫(yī)院管理標(biāo)準(zhǔn)為藍(lán)本，充分運(yùn)用信息化手段進(jìn)行持續(xù)追蹤和改進(jìn)，進(jìn)行醫(yī)院精細(xì)化All-in-One管理。因此，本文基于DNV GL國(guó)際醫(yī)院評(píng)審認(rèn)證醫(yī)院精細(xì)化All-in-One管理標(biāo)準(zhǔn)下，在新時(shí)期強(qiáng)化醫(yī)院精細(xì)化管理科學(xué)路徑的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新醫(yī)院智慧檔案管理新模式。

三、基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理新模式

（一）文件采集。傳統(tǒng)的文件采集主要通過(guò)下發(fā)通知，由專(zhuān)人在固定時(shí)間進(jìn)行集中批量收集和整理來(lái)完成。此項(xiàng)工作的工作量大，比較繁瑣，耗費(fèi)人力物力和時(shí)間。基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案的建設(shè)，是以四級(jí)文件為規(guī)范，依靠云系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集。四級(jí)文件，即一級(jí)文件質(zhì)量手冊(cè)（Quality Manual）、二級(jí)文件管理程序（Quality Procedure）、三級(jí)文件操作程序（Working Instruction）、四級(jí)文件表格記錄（Table/Record），按文件管理的四個(gè)層級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)整合思維，將分散、繁雜的文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)。各科室根據(jù)四級(jí)文件標(biāo)準(zhǔn)要求，整合上傳文件到醫(yī)院智慧醫(yī)館平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)采集、存儲(chǔ)、歸檔。這種自動(dòng)采集方式提高了數(shù)據(jù)收集的效率性和實(shí)效性。

（二）文件歸檔。傳統(tǒng)檔案文件的歸檔主要是通過(guò)檔案管理人員，人工對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)、整理、登記歸檔。基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案歸檔不僅是電子化地將數(shù)據(jù)進(jìn)行摘取、輸入數(shù)據(jù)庫(kù)等操作，還設(shè)立了專(zhuān)職DNV文管員及相關(guān)層級(jí)審核人員。在權(quán)限管理上，檔案管理部門(mén)不僅要對(duì)各歸檔部門(mén)進(jìn)行使用權(quán)限設(shè)置，還要對(duì)用戶(hù)的使用及需求進(jìn)行分類(lèi)，從而控制用戶(hù)權(quán)限。所有用戶(hù)訪問(wèn)數(shù)據(jù)時(shí)都需要進(jìn)行身份驗(yàn)證。同時(shí)歸檔文件還須按流程層層審核，才能進(jìn)入歸檔，這些操作實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院流程閉環(huán)及精細(xì)化管理。

（三）文件利用。傳統(tǒng)檔案文件由于局限性，對(duì)數(shù)據(jù)等材料在檔案保全、整理、進(jìn)一步挖掘、分析、干預(yù)和共享等功能方面利用不到位。基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案將多種多樣的數(shù)據(jù)內(nèi)容通過(guò)技術(shù)打通，運(yùn)用整合思維將使用者的需求進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，最大化地為使用者所用，提高了檔案文件的使用效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，智慧管理系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)的反饋信息，提供更加高效的交互方式，將檔案信息數(shù)據(jù)與大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)等技術(shù)進(jìn)行融合，由于數(shù)據(jù)的有效串聯(lián)，相關(guān)文件環(huán)環(huán)相扣，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用和信息資源利用的最大化，優(yōu)化了管理方式，滿(mǎn)足了用戶(hù)和管理者的使用需求。

四、基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理優(yōu)勢(shì)

（一）優(yōu)化檔案采集、存放、分類(lèi)，提高檔案管理水平。傳統(tǒng)的檔案采集主要以紙張作為載體，需要配備存放柜、存放箱、檔案盒等區(qū)域空間，存放的環(huán)境有一定的溫度、濕度要求，還要注意防潮、防蟲(chóng)、防水、防火。檔案文件的搬運(yùn)需要消耗人力物力，還容易出現(xiàn)丟失等問(wèn)題。在檔案分類(lèi)上，傳統(tǒng)檔案主要通過(guò)專(zhuān)人進(jìn)行篩選、收集，容易出現(xiàn)信息采集不全，錯(cuò)分等問(wèn)題。基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理，是在DNV國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)下，按照四級(jí)文件的結(jié)構(gòu)進(jìn)行層級(jí)劃分，既保證了各科室文件資料的統(tǒng)一性、準(zhǔn)確性和有效性，也保證了檔案資料的完整性和規(guī)范性，以此方式所建設(shè)完成的檔案文件管理體系，將有效建立文件與文件間、文件與表單間的互動(dòng)與緊密關(guān)系，提升了時(shí)效性和準(zhǔn)確性，達(dá)到有架構(gòu)、有效率、能不斷重復(fù)使用與深化落實(shí)的管理目標(biāo)。

（二）建立健全精細(xì)化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)交流合作。傳統(tǒng)的檔案管理手段存在各種弊端，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的快速發(fā)展，充分發(fā)揮信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新檔案管理手段，智慧化的檔案管理能有效保障了資料的完整性、全面性以及資料運(yùn)用的快捷性，精細(xì)化的管理模式，對(duì)醫(yī)院的未來(lái)戰(zhàn)略發(fā)展起著重要的參考與借鑒作用，提供科學(xué)性和合理性的決策作用。同時(shí)，在傳統(tǒng)檔案管理中檔案資料都是由各科室負(fù)責(zé)自行整理，數(shù)據(jù)分散，利用率低。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立健全精細(xì)化的醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將各類(lèi)檔案資料進(jìn)行收集、整合并建立不同的儲(chǔ)存模塊，形成分類(lèi)分區(qū)保存，運(yùn)用大數(shù)據(jù)檢索功能手段，建立有效的查詢(xún)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效管理和控制。該模式打破了醫(yī)院各科室“各自為政”的現(xiàn)象，將所有檔案資料整合，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)了各科室間的相互交流與合作，加快了各部門(mén)間的信息交互。

（三）無(wú)紙化辦公順應(yīng)“大數(shù)據(jù)”時(shí)代要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式通過(guò)被動(dòng)接收所移交的檔案信息，忽視了對(duì)零散、復(fù)雜信息的收集和整合，以及對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理，將導(dǎo)致一些重要信息被瞬時(shí)淹沒(méi)。“大數(shù)據(jù)”是由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類(lèi)型眾多數(shù)字構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合，是基于云計(jì)算的數(shù)據(jù)處理與應(yīng)用模式，通過(guò)數(shù)據(jù)的整合共享形成的智力資源和知識(shí)服務(wù)能力。“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的到來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念帶來(lái)了革命性沖擊。“智慧檔案”建設(shè)是在“數(shù)字化”“數(shù)據(jù)化”的基礎(chǔ)上對(duì)醫(yī)院信息化進(jìn)程的再深化。依托信息化技術(shù)的醫(yī)院智慧檔案，不僅順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，還將檔案管理人員從繁雜的工作中解放出來(lái)，使檔案管理更有條理、更加高效。智慧檔案存儲(chǔ)不僅便于修改、刪除和補(bǔ)充，能對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取、統(tǒng)計(jì)與分析以及為醫(yī)院制訂年度發(fā)展計(jì)劃、遠(yuǎn)景規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)決策等提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，智慧檔案需要建立身份識(shí)別機(jī)制，硬件指定措施，設(shè)置必要的安全屏障，備份資料，有效確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，減少因賬號(hào)密碼泄露或病毒入侵造成的數(shù)據(jù)丟失。

五、基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

（一）提高工作效率，減少資源浪費(fèi)。基于Allin-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理利用四級(jí)文件類(lèi)別的管理形式，將“多套變一套”，不僅促進(jìn)醫(yī)院檔案分層分級(jí)管理，使醫(yī)院檔案不再是單獨(dú)歸類(lèi)和存放，保障了醫(yī)院檔案信息采集和整理的時(shí)效性，而且只需要按文件級(jí)別搜索就能快速精準(zhǔn)獲得想要的文件，提高工作效率。同時(shí)，無(wú)紙化辦公減少了資源浪費(fèi)，如上級(jí)檢查評(píng)審時(shí)，能夠快速檢索查看相關(guān)文件，不再像傳統(tǒng)檢查形式那樣需要從文件柜中翻找相關(guān)材料或做成臺(tái)賬，提高了工作效率，減少了信息泄露的可能。

（二）加強(qiáng)科室間緊密聯(lián)系以及全院數(shù)據(jù)互通。基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案通過(guò)層級(jí)管理增加了檔案與檔案之間的關(guān)聯(lián)性，使所有的文件或表單產(chǎn)生相互間的繼承與聯(lián)結(jié)關(guān)系，使科室與科室之間聯(lián)系更緊密，如醫(yī)療行為、護(hù)理操作等都需要在醫(yī)院感染的標(biāo)準(zhǔn)預(yù)防下進(jìn)行，醫(yī)護(hù)人員需要遵守相關(guān)院感標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)了臨床科室與管理部門(mén)如醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、質(zhì)量管理辦公室、醫(yī)院感染管理科之間的溝通和聯(lián)系。同時(shí)，打通了管理部門(mén)之間的數(shù)據(jù)互通，各管理部門(mén)在提取相應(yīng)數(shù)據(jù)時(shí)只需要通過(guò)OA系統(tǒng)取得權(quán)限就能自行下載，提升了全院樹(shù)立共享性理念和數(shù)據(jù)化思維。

（三）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保障醫(yī)療安全和醫(yī)療質(zhì)量。基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理，將相關(guān)文件按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行整理并及時(shí)更新，保證相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都是行業(yè)最新標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)醫(yī)護(hù)人員需要時(shí)可以及時(shí)查閱、參考、核對(duì)，如護(hù)理操作的相關(guān)規(guī)范、醫(yī)院感染控制的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等等，在統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行規(guī)范操作。同時(shí)，部分操作可以參照視頻進(jìn)行學(xué)習(xí)，不僅有利于日常操作的熟悉，對(duì)于參加技能考試、技能競(jìng)賽的學(xué)習(xí)模擬更起到重要的參考作用。

六、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)、智慧醫(yī)療“大數(shù)據(jù)”時(shí)代背景下，基于All-in-One標(biāo)準(zhǔn)下的醫(yī)院智慧檔案管理，在順應(yīng)“大數(shù)據(jù)”時(shí)代的要求下對(duì)完善醫(yī)院治理體系意義非凡。在加快醫(yī)院智慧檔案建設(shè)的同時(shí)，還要看到醫(yī)院智慧檔案管理雖然避免了傳統(tǒng)檔案存放占用空間大，容易受強(qiáng)光、高溫、潮濕、發(fā)霉、有害氣體等因素影響的弊端，也面臨著設(shè)備及場(chǎng)所安全，服務(wù)終端環(huán)境安全，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、承載數(shù)據(jù)、操作層面安全等如硬盤(pán)損壞、病毒破壞、數(shù)據(jù)丟失、木馬植入、信息竊取等安全隱患。加快“智慧檔案”建設(shè)需加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，主動(dòng)汲取新知識(shí)、新方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加快推進(jìn)制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新等，讓檔案資料這一時(shí)代的鮮活記憶與數(shù)字世界同在同行。