國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

胡娜

辦公室是國有企業(yè)綜合管理部門，是企業(yè)高層與其他部門的紐帶，是保障工作正常開展的中心，是部門間溝通協(xié)調(diào)的橋梁，是企業(yè)與外界溝通和公關(guān)的窗口，負(fù)責(zé)人事助理、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督調(diào)查、服務(wù)保障等職能。作為連接企業(yè)的關(guān)鍵部門，辦公室的工作涵蓋了企業(yè)的方方面面。辦公室的工作水平、工作效率、工作作風(fēng)和精神狀態(tài)直接影響企業(yè)的運(yùn)營效率，對整個企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

2020年以來國資央企深入開展國企改革三年行動，不斷健全完善現(xiàn)代企業(yè)治理。國有企業(yè)多數(shù)辦公室肩負(fù)黨委辦公室、董事會辦公室以及行政辦公室職能。正確辨識黨委辦公室、董事會辦公室、行政辦公室關(guān)系，提升辦公室管理能力，切實(shí)履行參謀助手、服務(wù)保障、督辦管理等職能，對于綜合辦公室服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展具有重要意義。

一、國有企業(yè)辦公室工作特點(diǎn)

（一）全方位

國有企業(yè)綜合辦公室肩負(fù)著“服務(wù)發(fā)展、服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)”職能，是各種各樣因素相互依存、相互影響的環(huán)節(jié)，是企業(yè)管理的核心組成部分。國有企業(yè)發(fā)展涉及專業(yè)、財務(wù)、人事、法律等諸多方面，要履行好“三服務(wù)”職能，對辦公室各方面知識素養(yǎng)都有較高的要求；除開辦文、辦事、辦會等崗位工作職責(zé)外，還承擔(dān)著承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外的職能，是上傳下達(dá)的紐帶，也是展示形象的窗口。

（二）專業(yè)性

辦公室管理是綜合性和專業(yè)性的統(tǒng)一，專業(yè)性是崗位本身的專業(yè)性知識和專門技能等方面所體現(xiàn)出來的特性，綜合性是辦公室工作點(diǎn)多面廣、涉及領(lǐng)域多、服務(wù)對象廣所體現(xiàn)出的特性。因此，辦公室的每一項工作都要有很強(qiáng)的專業(yè)技能，從文稿撰寫到組織策劃，從統(tǒng)籌協(xié)調(diào)到溝通協(xié)調(diào)，都要一定的專業(yè)技能。在繁雜的事務(wù)管理狀況下，每一個辦公室職工都必須熟練掌握自身的工作知識和專業(yè)技能，才可以履行好各自崗位職責(zé)。只有緊緊抓住職能定位，充分了解業(yè)務(wù)特點(diǎn)，具有扎扎實(shí)實(shí)的專業(yè)知識，才可以在工作實(shí)踐中提高業(yè)務(wù)水平，圓滿完成辦公室各種綜合性事務(wù)管理，為公司高質(zhì)量發(fā)展給予強(qiáng)有力的支撐。

二、新時期國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量提升的意義

（一）能夠提升辦公室工作效率

辦公室作為一個企業(yè)的核心部門，在企業(yè)的發(fā)展過程當(dāng)中承擔(dān)著更多的任務(wù)，因此，企業(yè)在對其進(jìn)行管理的時候，也要更加具體化、有針對性。通過對國有企業(yè)中辦公室的管理，能夠使辦公效能得到提升，并且加強(qiáng)與各個部門之間的協(xié)同合作。要注重細(xì)節(jié)的管理，能夠使國有企業(yè)當(dāng)中數(shù)量龐大的任務(wù)得到有效的分類歸納，推動國有企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)，一旦在工作當(dāng)中出現(xiàn)細(xì)節(jié)上的失誤，也可以及時調(diào)整和修正，減少損害。國有企業(yè)也要建立完善的員工績效考核體系，激發(fā)辦公室人員的工作熱情和積極性，采取科學(xué)合理的獎懲措施，使企業(yè)的人力資源管理得到進(jìn)一步提升，從而推動企業(yè)的高效發(fā)展。

（二）能夠規(guī)范辦公室工作

辦公室是國有企業(yè)當(dāng)中所有部門的交流中心，因此在工作當(dāng)中需要進(jìn)行多方面的管理。在國有企業(yè)不斷優(yōu)化發(fā)展的過程當(dāng)中，國有企業(yè)要充分認(rèn)識到在辦公室工作中實(shí)行精細(xì)化管理的重要性。精細(xì)化管理能夠厘清辦公室內(nèi)部工作人員之間的權(quán)責(zé)以及具體工作領(lǐng)域，有效避免了工作人員之間職能重復(fù)、職能缺位、職能錯位的情況。同時，將辦公室的工作程序進(jìn)行規(guī)范，使辦公室工作在管理過程當(dāng)中更加省時省力，通過辦公室的優(yōu)化發(fā)展帶動整個企業(yè)的進(jìn)步。

三、新時期國有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

（一）辦公室人員的工作水平不足

無論實(shí)行任何管理模式，都需要人員的配合，因此，國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理也需要有相應(yīng)的高質(zhì)量的管理人員和工作團(tuán)隊。不過，在當(dāng)前國有企業(yè)辦公室工作的實(shí)際情況中，大多數(shù)辦公室人員的工作技能有待提升，工作人員所掌握的基本知識以及工作技能和工作認(rèn)知還不符合精細(xì)化管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)。甚至有一部分辦公室工作人員在工作過程當(dāng)中出現(xiàn)抵觸和倦怠的工作態(tài)度，導(dǎo)致整個部門的工作質(zhì)量下降，無法發(fā)揮辦公室工作精細(xì)化管理的實(shí)效價值。

（二）管理體制機(jī)制不完善

在國有企業(yè)實(shí)行辦公室工作精細(xì)化管理時，需要加強(qiáng)頂層設(shè)計，建立健全完善的管理體制機(jī)制。根據(jù)對國有企業(yè)辦公室管理的實(shí)際情況了解，目前，大多數(shù)的國有企業(yè)管理模式并沒有進(jìn)行更新，對于精細(xì)化管理的重要性沒有充分的認(rèn)知。這也導(dǎo)致了很多國有企業(yè)辦公室管理的體制機(jī)制不健全，在推進(jìn)工作時缺少約束機(jī)制，工作流程也不夠規(guī)范，使國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理的進(jìn)展緩慢。

（三）工作人員管理職責(zé)劃分不清

國有企業(yè)辦公室管理工作面臨著諸多困境的原因，主要是因?yàn)檗k公室的工作量較大，但是在管理過程當(dāng)中，并沒有針對每一個工作人員個體進(jìn)行細(xì)致的工作劃分，導(dǎo)致很多工作人員對自身工作目標(biāo)認(rèn)識不清晰，發(fā)生工作越界、工作缺失的現(xiàn)象，這直接導(dǎo)致了國有企業(yè)中辦公室工作的效率低下。比如，當(dāng)前，很多國有企業(yè)存在的典型問題就是，有的工作人員工作負(fù)擔(dān)較大，而有的工作人員卻工作量較小，這在一定程度上打擊了部分工作人員的工作積極性，也使得辦公室內(nèi)部的凝聚力和團(tuán)結(jié)力不強(qiáng)，不利于部門的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至成為企業(yè)發(fā)展過程中的絆腳石。

（四）思想政治觀念十分陳舊

當(dāng)前部分國有企業(yè)辦公室的管理人員，自身思想政治工作形式較為單一，沒有將思想政治工作與企業(yè)改革發(fā)展實(shí)際結(jié)合起來，沒有做出科學(xué)創(chuàng)新，甚至保留照本宣科的思想，導(dǎo)致其整體工作效率比較低下，長此以往，就會導(dǎo)致辦公室管理人員工作思想僵化，各項工作整體完成質(zhì)量都不盡如人意。

（五）缺乏健全完善的管理制度

新時期，完善和規(guī)范辦公室管理制度是現(xiàn)代企業(yè)辦公管理改革的根本。目前，國有企業(yè)的辦公室管理工作仍有不規(guī)范之處。例如，辦公室職員在工作中經(jīng)常缺乏計劃和思路，常常對自己的責(zé)任和工作目標(biāo)不明確，從而嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部工作進(jìn)度緩慢，也讓辦公室人員工作壓力變大，影響了企業(yè)形象，降低了企業(yè)辦公效率。面對以上種種弊端，只有規(guī)范辦公室的管理工作，完善辦公室的管理制度，才可以讓辦公室員工在工作中有規(guī)章制度可以依據(jù)，保持辦公室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

四、新時期國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

（一）完善國有企業(yè)辦公室管理工作體系

現(xiàn)階段，國有企業(yè)辦公室管理缺乏頂層設(shè)計，因此，企業(yè)管理人員需要盡快完善辦公室工作管理體系，使辦公室工作人員在工作過程當(dāng)中有相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行參考。首先，國有企業(yè)要對辦公室內(nèi)部的工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)有效劃分。在市場環(huán)境不斷變化的情況下，企業(yè)必須對辦公室的工作進(jìn)行合理規(guī)劃。明確各崗位的職責(zé)、任務(wù)，工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保工作高效開展，工作人員的工作量分配更加合理。其次，國有企業(yè)要針對工作人員的不同特性進(jìn)行崗位的安排和工作任務(wù)的布置。在工作過程當(dāng)中，不斷提升工作人員的知識和技能，激發(fā)工作人員的工作主動性和積極性。在辦公室工作的精細(xì)化管理過程當(dāng)中，要針對每一個工作人員的性格特點(diǎn)以及突出技能進(jìn)行工作的分配，同時，注重部門內(nèi)部工作人員之間的凝聚力，創(chuàng)造積極活躍的工作氣氛，工作人員之間形成良好的互動關(guān)系，實(shí)現(xiàn)部門的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（二）健全辦公室工作人員的績效考核體制

要想實(shí)現(xiàn)對辦公室內(nèi)部工作人員的有效激勵，需要健全辦公室工作人員的考核制度和獎懲措施。績效考核體系要從多方面、全方位地對工作人員的績效進(jìn)行考察，同時將辦公室內(nèi)部工作人員之間的互相協(xié)作納入評估體系。根據(jù)績效考核的結(jié)果，實(shí)行合理的獎懲措施，積極主動開展工作的工作人員得到獎勵，繼續(xù)激發(fā)他們的工作潛能，對工作人員形成有效的約束，能夠在很大程度上減少工作人員的人為失誤。比如，在辦公室工作人員的管理制度當(dāng)中明確強(qiáng)調(diào)考核體系，定期對部門內(nèi)部的工作人員的具體工作情況、工作質(zhì)量以及工作效率等方面進(jìn)行多種途徑的考核評定。對于那些表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予薪酬工資或者其他物質(zhì)方面的激勵，而那些工作質(zhì)量不佳，態(tài)度出現(xiàn)嚴(yán)重問題的工作人員，要進(jìn)行大力度的懲罰，對整個部門內(nèi)部形成警醒作用。完善的考核體制和獎懲措施能夠使工作人員在工作過程當(dāng)中發(fā)揮更充足的工作潛力，從而提升整個部門的工作效能。

（三）提升辦公室工作人員的工作能力

實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)辦公室工作精細(xì)化管理，不僅需要制度和體制的完善，更關(guān)鍵的因素是部門內(nèi)的工作人員以及工作團(tuán)隊需要有符合精細(xì)化管理的工作能力和水平。首先，國有企業(yè)辦公室部門要對相關(guān)工作人員的工作能力和基礎(chǔ)知識進(jìn)行提升，使工作人員認(rèn)識到精細(xì)化管理的關(guān)鍵作用，并且通過有效的學(xué)習(xí)，使工作人員認(rèn)識相關(guān)管理制度的重要性。其次，工作人員在工作過程當(dāng)中出現(xiàn)錯誤是不可避免的，但是工作人員要對這些失誤進(jìn)行總結(jié)和反思，從而提升個人能力。再次，工作人員需要認(rèn)識到自身需要承擔(dān)的工作責(zé)任，自覺遵守企業(yè)以及部門內(nèi)部的相關(guān)流程規(guī)范，減少工作過程當(dāng)中的失誤，高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。最后，企業(yè)要加強(qiáng)內(nèi)部文化的宣傳和教育，通過一致的組織文化，能夠使工作人員增強(qiáng)凝聚力，形成健康活躍的工作氣氛。

（四）協(xié)調(diào)好各部門之間關(guān)系

協(xié)調(diào)是辦公室工作中的一個重要環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)工作的成效將直接關(guān)系到企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的工作是否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。一些企業(yè)內(nèi)部部門數(shù)量眾多，工作內(nèi)容也比較繁雜，辦公室工作人員對很多部門的工作內(nèi)容、人員配備都不熟悉，會影響到協(xié)調(diào)工作的成效。為了提高辦公室與各部門的協(xié)作效率，企業(yè)可以定期組織各部門間的例會、聯(lián)誼活動，讓各部門主管向辦公室工作人員介紹部門的工作大概內(nèi)容，并與同事們保持緊密的工作關(guān)系，這樣才能讓辦公室更好地進(jìn)行后續(xù)的協(xié)調(diào)工作。同時，也可以讓各個部門的員工親身體驗(yàn)一下辦公室的工作內(nèi)容，感受到各個部門之間的友好協(xié)作對辦公室的工作有很大的幫助，在企業(yè)內(nèi)部形成了一個雙向協(xié)作配合的關(guān)系，從而提高企業(yè)的運(yùn)行效率。

（五）明確崗位職責(zé)和管理目標(biāo)

在國有企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)施過程中，重要的工作內(nèi)容是明確不同崗位的工作職責(zé)，真正提高工作效率和工作質(zhì)量。首先，整理規(guī)劃辦公室相關(guān)信息，確定具體辦公室工作的數(shù)量和內(nèi)容。針對不同的工作崗位，分配合適的員工，相應(yīng)地確定工作的權(quán)利和責(zé)任，確保員工了解自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，引導(dǎo)員工充分發(fā)揮個人才能，提高工作效率和工作質(zhì)量。在辦公室工作中落實(shí)具體崗位職責(zé)，還可以充分發(fā)揮員工的主觀能動性，有效提高工作效率。在許多國有企業(yè)的管理環(huán)節(jié)中，辦公室管理時間長、管理內(nèi)容多，導(dǎo)致機(jī)構(gòu)臃腫、崗位重疊，對辦公室管理造成很大制約。因此，精簡機(jī)構(gòu)、優(yōu)化配置、明確管理目標(biāo)和崗位職責(zé)非常重要。在精簡組織的基礎(chǔ)上，辦公室管理職位可以逐步加強(qiáng)人力資源的優(yōu)化配置。根據(jù)明確的管理目標(biāo)，對不能適應(yīng)時代或行業(yè)發(fā)展要求的成員，可以逐步選擇并調(diào)到其他需要的崗位。經(jīng)過幾輪考核和淘汰，剩下的管理人員既能滿足辦公室管理的實(shí)際需要，又能避免人浮于事，阻礙管理工作的順利開展，從而有效地做到崗位定人、崗位匹配。顯然，這種輕巧、簡單的模式更有利于國有企業(yè)辦公室管理效率的提高。

（六）創(chuàng)新管理方式，健全精細(xì)化管理制度

隨著時代的發(fā)展和進(jìn)步，必須與時俱進(jìn)改進(jìn)和創(chuàng)新辦公管理模式。現(xiàn)在，在國有企業(yè)的發(fā)展過程中，要積極運(yùn)用先進(jìn)的精細(xì)化管理，建立完善的精細(xì)化管理體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)。國有企業(yè)的特殊性增加了辦公室工作的復(fù)雜性，國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要從企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的角度看待精細(xì)管理的發(fā)展，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要制定精細(xì)管理的發(fā)展目標(biāo)，建立完善的精細(xì)管理體系，這可以保證辦公室工作的正常運(yùn)行。完善的辦公室管理體系包括辦公室的具體工作流程、工作目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)。在國有企業(yè)發(fā)展過程中，通過強(qiáng)化精細(xì)化管理手段，結(jié)合具體工作內(nèi)容劃分具體權(quán)責(zé)。各工作部門乃至每位員工都清楚自己的工作任務(wù)，并結(jié)合不同的工作崗位制定需要遵守的操作規(guī)程和程序，為辦公室工作的開展提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，全面準(zhǔn)確落實(shí)工作職責(zé)，有效提高員工工作積極性，提高辦公室工作效率。

結(jié)語：

綜合辦公能力的高低直接影響著企業(yè)的軟實(shí)力。辦公室注重準(zhǔn)確定位職能，掌握科學(xué)有效的管理方法，積極應(yīng)對新形勢、新挑戰(zhàn)，提高業(yè)務(wù)能力，履行“參謀助理、綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)、監(jiān)督檢查”職能，形成職責(zé)明確的綜合管理體系，管理精細(xì)，流程順暢，協(xié)調(diào)高效，高效完成各項任務(wù)，為公司高質(zhì)量發(fā)展提供有力支持。

（作者單位：甘肅省公路交通建設(shè)集團(tuán)有限公司）