事業單位檔案管理信息化建設的舉措

文/王云燕

檔案信息化管理有利于信息存儲與共享，有利于提高管理效率，有利于提高信息安全性。因此，事業單位要多措并舉，做好檔案管理信息化建設。

事業單位檔案信息化管理的現實挑戰

檔案信息化管理的意識較為薄弱。當前，大多數事業單位已經在信息技術的支持下建立了內部局域網，這些機構得以更加高效地協調和管理其檔案資源。然而，盡管取得了顯著進展，但信息化管理的意識仍然亟需加強。這一不足之處主要體現在上下級機構和橫向部門之間在檔案共享方面存在的限制。一方面，信息系統的穩定性較差是當前檔案共享面臨的一個挑戰。它導致檔案傳輸速度較慢，甚至可能發生數據丟失。這不僅影響了檔案共享的效率，還可能對信息的完整性和可訪問性造成威脅。另一方面，一些本應該共享的檔案并沒有得到充分的共享。這種情況可能源于單位間的信息壁壘，以及管理體制上的不協調，導致無法為社會大眾提供高水平的檔案服務。

檔案信息化管理的制度有待完善。在信息化向縱深發展的大環境下，事業單位的檔案管理部門已經開始引入信息化軟硬件，但與上級單位的要求相比，檔案管理的效果仍然存在較大差距。為了實現更有效的信息化管理，必須建立相應的管理制度。這些制度應涵蓋多個方面，包括人力資源制度、檔案分類制度、檔案安全制度等。目前，雖然事業單位已經初步建立了檔案信息化管理框架，但檔案管理制度仍然需要進一步完善。這個問題導致了信息化建設的進展較為緩慢，且無法對管理人員進行精確考核。

檔案信息化管理的人才嚴重匱乏。人才是事業發展最寶貴的資源。因此，事業單位必須高度重視信息化管理人才的培養，突破傳統的人力資源管理模式，積極引進專業人才，以確保事業單位能夠實現檔案管理的安全性、共享性和利用性。然而，檔案專業畢業生選擇事業單位從事檔案管理工作的比例相對較低，大多數畢業生更傾向于在企業就業。一方面，事業單位檔案管理往往沒有得到足夠的重視。檔案部門在事業單位中的人員數量相對有限，工作內容相對單一，缺乏吸引力。另一方面，從薪酬角度來看，事業單位檔案部門工作人員的薪酬水平相對較低，遠遠不如同等崗位的企業員工。解決這一問題的關鍵在于重新調整薪酬結構，確保檔案管理人才得到公平的薪酬待遇。

事業單位檔案信息化管理的實踐路徑

加強檔案信息化管理基礎設施建設。在信息化建設過程中，硬件和軟件條件構成了關鍵基礎要素。盡管事業單位的信息化建設在內部局域網的普及方面已取得顯著進展，然而，檔案信息化建設的發展在不同地區和行業之間存在較大差異，某些單位仍然滯留在傳統的檔案管理模式當中。因此，實現信息化建設質的飛躍對于提高檔案管理工作效率至關重要。要實現高效的信息化建設，應從以下三個方面著手。首先，將檔案信息化納入事業單位的總體工作規劃，確保信息化建設與單位的整體發展保持協調和同步。在推進檔案管理信息化系統建設的同時，各單位必須充分考慮檔案的一體化管理需求，以確保信息的無縫流通和共享。其次，建設高質量的檔案網站。許多部門已經建立了自己的檔案網站，以便公眾和內部人員能夠在線訪問檔案信息。因此，下一步的重點工作應該放在網站欄目的進一步優化上，包括改進搜索功能、提供更多的在線資源和工具，以及確保網站的可訪問性和易用性。最后，事業單位應該制定長期的信息化計劃，積極關注大數據、物聯網等新興技術的發展，并將建設數字檔案館作為未來的發展目標，以更好地保護和管理電子檔案，同時提供更廣泛的訪問渠道，滿足不斷增長的信息需求。

強化檔案管理專題數據庫建設。在確保硬件和軟件基礎設施的規范管理和精細使用的基礎上，還需引入先進、實用和可靠的檔案管理軟件系統以及數據庫存儲系統，其中包括辦公自動化系統和檔案管理信息系統。檔案管理系統應能夠滿足檔案管理綜合業務和特定局部業務需求，辦公自動化系統則主要用于滿足機關事業單位內部員工的業務處理需求，充當檔案管理和業務信息交換的數據紐帶。管理、決策和實施是機關事業單位各項工作的關鍵環節。因此，為了支持這些重要活動，需要大量的檔案數據。此時，辦公自動化系統的應用不僅僅限于通過網絡進行電子文件的傳輸和接收，檔案管理信息系統的使用也不應僅僅限于記錄和查詢檔案目錄信息。這兩者應該具備更高級的功能，例如確保信息能夠在系統內快速、高效地傳遞和共享，以支持及時決策和工作流程的順暢進行；提供強大的搜索和分析工具，以幫助使用者更好地利用檔案信息，促進知識管理和智能決策；通過系統化和自動化的流程管理功能，加強對檔案工作流程的掌控，提高工作效率；支持多部門間的信息共享，促進協同工作和跨部門合作等。

加強數字檔案館建設。信息共享和跨部門、跨機構的業務交流是現代化辦公的基本要求。如果信息無法在不同部門和機構之間流暢共享和使用，那么信息化項目將無法達到預期效果。這種情況下，信息化系統只能構建獨立的信息孤島，阻礙業務的發展和數據的有效整合。為了實現信息共享，需要建立綜合集成系統，該系統將軟硬件資源有機地組合在一起，形成一個完整的檔案管理信息體系。這個信息體系的特點是信息之間可以相互貫通、共享。為了實現這一目標，需要內部各相關主體之間的密切合作，同時也需要管理人員準確把握需求，綜合集成軟硬件和網絡資源。

健全檔案信息化建設的安全制度。為了確保事業單位的檔案資源信息安全，需要建立科學完善的安全制度，并實施嚴格的信息化建設過程安全管理。其一，完善檔案信息資料查詢制度，確保只有經過身份驗證的人員才能夠查閱和使用檔案信息資料。應建立訪問權限控制系統，限制只有授權人員才能夠進行查詢操作。這些權限應該根據工作需要進行精確分配，以確保信息的安全性。其二，在訪問人員查閱和使用檔案信息資料的過程中，應該建立詳細的管理日志，記錄他們的具體操作行為，具體包括何時訪問了哪些檔案信息、查閱的目的以及所做的操作等內容。這些日志記錄不僅可以用于追溯和審計，還可以作為監督和安全管理的依據。其三，檔案信息備份管理。為了防止操作不當導致檔案完整性受損或信息泄露，必須建立健全的檔案信息備份管理機制，定期備份檔案信息，確保備份的完整性和可恢復性。備份數據應儲存在安全的地方，只有授權人員才能夠訪問備份數據，以防止數據被非法獲取和篡改。其四，建立信息化建設的監督體系，具體包括明確的監督管理責任，指定專門的監督人員或部門，負責監督信息化建設的進程。監督工作應該包括定期的安全審計、風險評估以及對安全政策和流程的合規性檢查。監督體系的目的是確保信息化建設按照規范進行，并及時發現和解決安全問題。

加大檔案信息化管理專業人才隊伍建設力度。一個強大的專業人才隊伍可以保證信息化建設的順利推進、高效運營和可持續發展。一方面，應制定專業人才培養計劃，建立培訓體系，明確培訓目標、培訓內容、培訓方式，培訓內容應覆蓋檔案管理的理論知識、信息技術和數據管理等方面，通過舉辦研討會、開展在線課程等形式，增強員工的信息化意識和技能水平，也可以通過招聘和引進具有檔案信息化專業背景的人才，彌補現有隊伍的不足，滿足事業單位檔案信息化管理對不同層次人才的需求。另一方面，建立激勵措施，包括晉升機會、專業認證等，以提高員工的積極性。

事業單位檔案信息化管理是一項至關重要的工作，其實施已勢在必行。因此，事業單位不僅要加強檔案的信息化設施與制度建設，還需著重提升檔案管理人員的專業素養，全面升級檔案信息化管理的監管和控制機制，確保檔案信息化管理為事業單位的長遠發展提供有力的支持。