淺析新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理的難點(diǎn)與對(duì)策

文/常玉芳

醫(yī)院檔案所涵蓋的內(nèi)容極其復(fù)雜，不僅包含了醫(yī)院本身的基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、人力資源檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等，還包括到醫(yī)院就診的不同癥狀患者治療記錄檔案等。做好醫(yī)院的檔案管理工作，不僅能有效追溯醫(yī)院的發(fā)展歷程，增強(qiáng)醫(yī)院的凝聚力，還能通過對(duì)一系列檔案管理工作的記錄，為醫(yī)院的工作提供可參考或?qū)W習(xí)的案例，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

因此，醫(yī)院要加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院朝著專業(yè)化和制度化的方向發(fā)展，進(jìn)一步提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的發(fā)展與進(jìn)步。

新時(shí)代加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院的檔案管理對(duì)醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要。強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作能促進(jìn)醫(yī)院的文化建設(shè)。醫(yī)院文化即醫(yī)院在運(yùn)營和發(fā)展過程中逐漸形成的思想內(nèi)涵和文化價(jià)值，是整個(gè)醫(yī)院工作者在執(zhí)行工作時(shí)的指導(dǎo)思想。醫(yī)院文化不僅能為醫(yī)院工作者在日常工作中提供科學(xué)的行為準(zhǔn)則，還能增強(qiáng)員工之間的凝聚力，有利于醫(yī)院的持續(xù)性發(fā)展。加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案的管理，能將醫(yī)院的建立與發(fā)展歷史完整地記錄下來，提高醫(yī)院工作者對(duì)醫(yī)院的認(rèn)同感和歸屬感，進(jìn)而形成獨(dú)具意義的精神文化內(nèi)涵。因此，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，能有效促進(jìn)醫(yī)院文化的形成和發(fā)展。

此外，醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)生在治療患者時(shí)所進(jìn)行的流程和相關(guān)的事項(xiàng)，為相關(guān)的醫(yī)務(wù)人員提供有效的參考。檔案中的典型診療案例，還可以為醫(yī)院建立治療宣傳手冊(cè)提供一系列的資料，有利于醫(yī)院開展宣傳工作，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

新時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理的難點(diǎn)

對(duì)檔案管理工作的重視不夠。目前，許多醫(yī)院對(duì)檔案工作管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，在醫(yī)院管理工作的開展中，只注重提高醫(yī)院自身的專業(yè)水平、加強(qiáng)醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提高醫(yī)院工作者的福利待遇等方面，忽略了醫(yī)院檔案工作的建設(shè)。部分醫(yī)院雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了新時(shí)代背景下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性，但由于缺乏專業(yè)的檔案管理工作水平，導(dǎo)致檔案管理工作開展困難、開展結(jié)果不理想。在具體的醫(yī)院檔案管理工作中，許多醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)的分散式檔案管理，將檔案管理的責(zé)任劃分到醫(yī)院各科室，其中的檔案由各科室自行管理。這種管理方式不僅不利于醫(yī)院整體工作的開展，還會(huì)造成檔案的連貫性不強(qiáng)。此外，在分散式檔案管理的模式下，由于缺乏對(duì)檔案整體的分析，導(dǎo)致部分診療案例無法起到應(yīng)有的教育作用，不能有效體現(xiàn)檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要意義。

缺乏規(guī)范的檔案管理制度。由于對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重要性沒有全面認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作中，缺乏完善的管理制度。部分醫(yī)院雖然制定了一系列的檔案管理制度，但工作的形式主義較強(qiáng)，缺乏相應(yīng)的保障制度促進(jìn)相關(guān)制度的落實(shí)。新時(shí)代背景下，相關(guān)部門對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作要求越來越嚴(yán)格，相關(guān)的醫(yī)療檔案也越來越多，缺乏健全的檔案管理制度，易引起檔案管理工作混亂，造成檔案丟失、檔案重復(fù)、檔案破損等情況。此外，由于醫(yī)院的科室多，工作內(nèi)容繁瑣，缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，不僅會(huì)引起檔案不連貫，還為后期查閱檔案造成一定的困難，影響檔案價(jià)值的發(fā)揮。

缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員。雖然相關(guān)部門已經(jīng)出臺(tái)了一系列政策，要求醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理工作，但醫(yī)院的檔案管理工作人員仍舊缺乏一定的專業(yè)性。隨著信息化進(jìn)程的加快，各行各業(yè)積極應(yīng)用信息技術(shù)提升工作效率。然而一些醫(yī)院檔案管理工作人員依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，缺乏利用信息技術(shù)提高工作速度和工作質(zhì)量的意識(shí)；部分醫(yī)院雖然逐漸創(chuàng)新辦公方式，購買了大量的信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理方式上的改革，但由于缺乏對(duì)檔案管理工作人員應(yīng)用方式和應(yīng)用技能的有效培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的效率不高。此外，當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理工作人員和檔案技術(shù)人員的流動(dòng)性普遍較大，導(dǎo)致檔案管理人員普遍缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，影響檔案管理工作的質(zhì)量。

新時(shí)代背景下提高醫(yī)院檔案管理的對(duì)策

科學(xué)組建檔案管理工作人員隊(duì)伍。構(gòu)建一支檔案管理工作人員隊(duì)伍，不僅能有效提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，還能使醫(yī)院的檔案充分發(fā)揮其價(jià)值。科學(xué)組建檔案管理工作人員隊(duì)伍，在任用檔案管理工作人員之前，不僅要考察該工作人員的專業(yè)水平、工作經(jīng)驗(yàn)，還要考察工作人員的思想水平、道德素養(yǎng)等，確保工作人員的專業(yè)水平和道德意識(shí)都符合醫(yī)院的檔案管理要求。工作人員進(jìn)行工作時(shí)，還需要考察工作人員的工作態(tài)度，采取有效措施提高工作人員的工作積極性。由于醫(yī)院檔案管理工作的特殊性，檔案管理工作人員在工作中需具備原則性，在檔案的收集、整理、組卷、歸檔等環(huán)節(jié)必須要有保密性，保證檔案管理工作的科學(xué)有序進(jìn)行。科學(xué)組建檔案管理工作人員隊(duì)伍，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平和管理意識(shí)。進(jìn)行檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，進(jìn)一步提高檔案管理工作人員的管理水平和經(jīng)驗(yàn)，通過開展檔案管理案例分析會(huì)、檔案管理業(yè)務(wù)分享會(huì)等，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)水平。同時(shí)積極引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理工作人才，充分發(fā)揮人才的帶領(lǐng)作用，有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步。此外，隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的信息技術(shù)變革已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然發(fā)展方向。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理文件不同，信息技術(shù)檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的保密性，查閱人員需要具備相應(yīng)的檔案查詢權(quán)限才能進(jìn)行檔案查詢。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理還能突破空間的限制，通過相應(yīng)設(shè)備隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案查詢。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在檔案的收集、整理、組卷、歸檔、查閱等一系列工作中更易于操作和備份，能有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。

完善檔案管理工作流程。對(duì)于醫(yī)院來講，提高檔案管理工作的質(zhì)量能有效提高醫(yī)院的管理水平，幫助醫(yī)院樹立起良好的形象，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用。因此，要加強(qiáng)醫(yī)院全體人員對(duì)檔案管理工作的重視。醫(yī)院負(fù)責(zé)人應(yīng)該建立健全檔案管理工作制度，將檔案管理工作有效融入醫(yī)院的日常工作中，提高醫(yī)院檔案管理工作的效率。例如制定一系列的檔案管理工作考核標(biāo)準(zhǔn)和激勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)。為了對(duì)相關(guān)的檔案查閱工作進(jìn)行規(guī)范，還應(yīng)該建立科學(xué)的檔案借閱制度，如建立檔案查閱的流程審批制度等，有效提高檔案管理的保密性。還應(yīng)該建立合理的檔案評(píng)估機(jī)制，定期考察檔案管理工作的落實(shí)情況，確保檔案管理工作人員嚴(yán)格按照檔案管理的流程進(jìn)行，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)、有序進(jìn)行。合理的檔案評(píng)估機(jī)制還要求檔案管理工作人員嚴(yán)格做好檔案管理的保密工作，避免醫(yī)院檔案被不合理利用。與此同時(shí)，檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度。

完善檔案的立卷和移交流程。完善的檔案立卷和移交流程是醫(yī)院檔案管理工作的重要流程，對(duì)提高醫(yī)院檔案管理工作效率有著重要意義。在進(jìn)行檔案立卷時(shí)，為了有效提高檔案管理工作的效率，醫(yī)院檔案管理人員需要對(duì)相關(guān)的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，確保資料無誤后再進(jìn)行立卷。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)該完善相應(yīng)的管理政策，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的約束，保證檔案立卷工作按流程有序進(jìn)行。此外，針對(duì)醫(yī)院檔案管理無序?qū)е聶n案資料查找困難的情況，檔案管理人員在進(jìn)行立卷時(shí)，還應(yīng)該保證檔案的裝訂按照時(shí)間和類別等有序進(jìn)行，提高檔案查閱的效率，為檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值提供保障。在進(jìn)行檔案的移交時(shí)，檔案管理人員需要重視對(duì)檔案的核查與驗(yàn)收，在檔案資料審核完畢后，進(jìn)行檔案的驗(yàn)收，可以及時(shí)檢查出檔案中不符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的地方，并將不合格的檔案資料退還至相關(guān)人員的手中，讓相關(guān)人員對(duì)資料進(jìn)行再次完善，便于再次確保檔案的準(zhǔn)確性。這要求醫(yī)院應(yīng)該建立科學(xué)的檔案驗(yàn)收機(jī)制，明確檔案移交流程，保證檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，為科學(xué)有效進(jìn)行檔案管理工作提供保障。

在新時(shí)代背景下，醫(yī)院的檔案管理工作被賦予了新的意義，這要求醫(yī)院必須更加注重自身的檔案管理工作，不斷完善檔案管理工作制度，提高檔案管理工作人員的專業(yè)化水平，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段克服傳統(tǒng)檔案管理工作中的難點(diǎn)，提高檔案管理工作的效率，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的有效落實(shí)。