大數據背景下廣西高校檔案信息化建設與數據開放研究

文/桂林理工大學 鄭潔 梁茜茜 陳黎 葉麗寶 邱玉蘭

在信息時代，信息化建設程度的高低能夠直接決定行業發展的水平。檔案作為一種數據，與數字化的存儲方式以及信息化的管理手段具有天然的親和力。新《檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中都將提高檔案信息化建設水平作為新時期檔案工作的重中之重，可見信息化建設將作為新時期檔案管理的重要手段，發揮出巨大的作用。在檔案行業信息化建設啟動初期，高校因具有國家與地方支持、高層次人才多等優勢，高校檔案館的信息化建設有著扎實的技術基礎和雄厚的資金支持。因此高校檔案館信息化建設不僅能夠提高本校整體信息化水平，也能帶動行業和地區的信息化建設進程，對社會經濟和社會服務能力的提升起到引領作用。

一、調研樣本基本情況

本文設計了《大數據背景下廣西高校檔案館信息化建設與數據開放調查問卷》，意在通過調查初步了解廣西高校檔案館信息化建設進程，以及廣西高校檔案館面向社會開放的程度。調查問卷的發放范圍包括廣西大學、廣西師范大學、桂林電子科技大學、桂林理工大學等在內的廣西21所高等院校綜合檔案館（室）的專職檔案員，因此回收得到的數據真實、準確，能夠基本代表廣西高校檔案館的整體情況，調研結果具有普遍性、代表性。

二、調研的結果與存在的問題

（一）檔案管理系統配置情況。檔案管理系統的功能能夠直接影響檔案管理工作的效率。問卷調查針對各高校使用的檔案管理系統設計了一道問題，由回收到的答案可以看出，廣西高校中近7成高校使用的還是GD2000或GD2016，該系統是廣西壯族自治區檔案局提供給全區各檔案部門免費使用的檔案管理系統，只具有簡單基本的檔案管理功能，且該系統的設計主要針對政府和企業等，并不適合高校的檔案管理（詳見圖1）。

圖1 檔案管理系統配置情況

在各高校是否為檔案室配置了獨立服務器這一問題上，有8所高校配置了獨立服務器，占總樣本的38.1%。在問及各高校的檔案管理系統是否對接辦公自動化等業務系統時，僅有1所高校已經對接，其余20所高校的檔案管理系統與日常辦公系統是完全獨立的。由此可見，廣西高校在檔案管理信息化建設方面還相對較為落后，甚至還稱不上處于信息化建設的起步階段。

（二）檔案數字化建設情況。在調研的21所高校中，有8所高校已經開始了檔案數字化的有關工作，其中桂林電子科技大學的數字化率最高，為50%，遙遙領先于其他高校，其次是南寧理工大學的數字化率為30%，廣西師范大學的數字化率為20%，剩余5所高校數字化率均在10%以下。另外13所高校暫未開始檔案數字化工作（詳見圖2）。

圖2 數字化建設情況

在數字化建設規章制度的制訂方面，有13所高校暫未制訂有關制度，占調研總數的61.9%。規章制度主要是針對電子文件的管理等方面，極少數高校制訂了檔案數字化工作的具體規范（詳見圖3）。

圖3 數字化建設規章制度制訂情況

在接收電子檔案方面，有7所高校會對檔案數據的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。由調查可知，廣西高校檔案數字化的建設工作屬于起步階段，且各高校數字化建設的進展程度差距較大。

（三）檔案數據開放情況。根據廣西加快推進檔案信息資源共享的規劃，問卷針對各高校是否納入廣西檔案信息資源共享服務平臺做了調研。結果顯示，廣西高校均未加入廣西檔案信息資源共享服務平臺，其中有8所高校的檔案資料可以對社會開放使用，其余高校的檔案資料僅供本校師生查找使用（詳見圖4）。

圖4 檔案資料對社會開放情況

在各高校對外發布檔案信息時，僅有2所高校制定了《檔案信息審查發布制度》，占調查總樣本的9.52%。由此可以看出，廣西高校檔案資源對外的開放使用較少，開放審核制度建設不足。

（四）檔案工作專項經費情況。對于高校檔案館信息化建設、檔案資源數字化建設工作來說，充足的經費是工作順利開展的保障。問卷設計了一項針對各高校檔案工作專項經費的調研。調查結果顯示有6所高校沒有設置檔案專項工作經費，占樣本總數的28%。其余設置了專項經費的高校金額多為10萬元以內，僅有個別高校有20～40萬元經費不等（詳見圖5）。

圖5 檔案專項經費設置情況

廣西各高校之間設置的檔案工作專項經費差距較大，從調研結果也可以看出，經費保障充足的高校，在檔案管理系統、服務器等硬件設施的配置上也較為先進，經費較少的高校其硬件水平相對較低。

三、對于廣西高校檔案信息化建設的思考

（一）增配檔案管理系統，打好檔案管理基礎。“工欲善其事，必先利其器”。檔案管理系統作為檔案管理的核心，能夠將高校檔案資源整合整理，隨取隨用，極大地提高了檔案管理人員的工作效率，壓縮查找使用檔案的時間。因此，對于高校來說，應該使用符合本學校檔案工作實際的檔案管理系統，使檔案資源、人力和財力均能發揮出最大作用。

結合廣西高校現狀，各使用GD2000系統和GD2016系統的高校，如在管理過程中發現該檔案管理系統與檔案管理實際工作不匹配的情況，應當主動向主管領導說明情況，爭取學校的支持，重新購置符合本校實際情況的檔案管理系統；在購置之前，可以向已經購置其他系統的學校檔案館了解情況，尋找適合本校的檔案管理系統生產廠家，并結合本校檔案管理實際，在系統設計上有針對性地提出具體要求，打好本校檔案信息化建設的基礎。此外，高校檔案館的信息化建設要與學校信息中心深度合作，充分發揮各自專長，協作建成學校“信息高地”，為學校各項工作的開展提供有力的支撐。

（二）加快檔案數字化建設，減存量改增量同步進行。如果說檔案信息化建設是手段，那么數字化建設則是目標。即使擁有再先進的檔案管理系統，如果檔案資源仍是滿滿一庫房的紙質材料，檔案管理系統也毫無用武之地。因此，檔案的數字化建設是檔案信息化建設的靈魂。高校在幾十年甚至更久的建校時間里，留存下來許多珍貴的史料，其中不乏各學科從發展到壯大的理論依據、實驗成果，也有許多近些年來高精尖的技術發明、研究成果等，這些財富的背后有著大量的檔案資料需要長久保存。此外，高校因行政級別較高，每年都會收到各級各類部門、機構的文件，這些也是需要長期保存的資料。隨著時間的推移，各類資料越積累越多，如果始終用最原始的辦法登記和保管，未來檔案資源的利用速度將無法滿足查檔人的需求，更將極大影響高校的辦公效率。

針對這一情況，廣西各高校應當盡快落實檔案數字化建設工作，從存量和增量兩方面著手：對于前期留存下來的檔案，可以選擇優秀的外包公司進行專業的數字化轉換工作，并將轉換后的數字資源對接本校檔案管理系統，真正實現存量的數字化建設；對于已經通過電子方式進行接收和存儲的文件和資料，應盡快實現檔案管理系統與辦公自動化系統、財務系統等的互通，實現一鍵歸檔功能，為今后電子檔案的接收管理工作開好頭。在數字化建設過程中，高校應做好數據資源的安全保障工作，以促使檔案利用擁有更為廣闊的空間。

（三）擴大檔案開放范圍，提高檔案利用服務質量。高校具有服務社會的職能屬性，高校檔案館可以為社會提供各類檔案資源。但檔案開放利用工作難度較高、流程復雜，必須處理好檔案保密和開放之間的關系，這使得高校檔案館對待檔案開放利用工作的態度過于謹慎，甚至不進行檔案開放利用，難以充分發揮高校檔案工作的價值功能。

廣西高校在做好信息化建設的同時，可以根據自身特色，向社會開放一些專業或學科方面的檔案資料，有效挖掘各學科領域的潛在價值，加快高校科研成果轉化，逐步嘗試打開檔案開放的大門，成為企業、高校之間溝通的橋梁。當然，想要做好檔案開放工作，還需在制度建設方面加以配合，完善檔案開放體系，在保證高校檔案管理工作正常運行的同時實現服務社會的目的。

（四）加大檔案經費支持，筑牢檔案信息化建設保障。經費支持是做好檔案信息化、數字化建設工作的保障，無論是檔案管理系統、服務器的配置，還是檔案數字化建設中外包工作的開展、檔案管理人員業務培訓等，都需要足夠的經費作為支撐，如果缺乏經費，檔案信息化建設將無法開展。經費支持來源于領導對于檔案工作的重視程度，廣西高校檔案館應當向沿海發達城市高校檔案室看齊，查找自身不足，設立長遠規劃，有計劃地逐步開展檔案館信息化平臺搭建、數字化檔案整合、檔案資源共享等建設工作，不斷提升高校服務師生，服務社會的能力。