國有企業行政管理工作的效能提升策略

吳舜

［國網湖北省電力有限公司技術培訓中心（武漢電力職業技術學院），湖北 武漢 430079］

0 引言

行政管理在國有企業的運作過程中扮演著重要的角色［1］，其工作效能直接影響企業的經營效益和長遠發展［2］。行政管理部門是國有企業的樞紐站，承擔承上啟下的作用，是企業正常、穩定、高效運作的基礎和保障［3］。然而，由于諸多原因，當前我國國有企業行政管理工作存在一些問題，如服務意識不強、流程管理欠缺、內部溝通不暢等，導致國有企業工作效能低下，一定程度上制約了國有企業的發展。為此，本文從國有企業行政管理的定義和特征入手，分析當前國有企業行政管理中存在的問題，并針對性地提出相應的策略建議，為國有企業行政管理的改革創新提供思路。

1 企業行政管理和效能的定義與特征

1.1 企業行政管理及其效能的定義

企業的行政管理一般是以辦公事務管理、行政事務管理及人力資源管理等為主的工作，是推動企業各項業務及流程平穩、有序開展的基礎性保障。判斷企業行政管理效能的高低，通常要分析行政管理的各方面因素，計算行政活動的總產出和總投入之間的比率。在評估企業行政管理效益時，應該重視行政任務的完成情況，并將其與耗費的人力、財力、物力與時間資源等投入成本進行比較。在實際行政管理實踐中，衡量行政管理效能不僅是數字統計，而且需關注是否能夠有效地實現企業的行政目標和任務，是否有效地推動企業的發展、提升企業的競爭力，以及針對突發性事件是否具備及時運用高效手段的能力等因素。一套優秀的行政管理機制可以提升企業的整體工作動能，使企業在市場中保持活力與競爭力。工作效能高的行政管理能夠規范企業運營，優化管理流程和資源配置，提高產品質量，降低企業生產成本，從而增強企業的運營效率和盈利能力。此外，行政管理還是保障企業經濟利益、員工權益和客戶利益的基礎，企業通過行政管理建立健全的規章制度，確保企業的規范性和合法性，預防違反法律法規等不良事件的發生。企業在招聘過程中，需考慮行政管理團隊的投資，為企業長期穩健、有序地運營打下堅實基礎。

1.2 企業行政管理的主要特征

大部分企業行政管理指令都是通過自上而下的縱向組織、傳達及協調而傳遞的，企業行政管理效能高低的決定性因素在于決策層是否科學地制定規矩或下達命令，以及執行層是否有效服從命令并予以落實，企業行政管理在這2個層級之間發揮了舉足輕重的作用，主要體現為對執行層進行有效傳達和部署，并開展保障和監督工作，對決策層能夠實時匯報和反饋執行層的工作進展和工作意見。企業行政管理具有很強的時效性且執行過程靈活多變，作為保障企業順暢運轉的“潤滑劑”，企業行政管理在協調企業內部各個部門的運作及信息傳遞反饋上須做到實時、迅敏，生產運營活動的全過程均通過行政管理的指示和命令完成，故行政管理響應速度直接決定后期執行的效果。而且，企業行政管理需要保持一定的靈活性［4］，因為市場訊息瞬息萬變，企業每天可能會面臨各種突發事件，這需要企業行政管理及時作出預判和調整。此外，企業行政管理還能夠促進企業的創新和發展。良好的行政管理環境有利于激發員工的創新意識和創新能力，企業行政管理部門出臺相關政策，為員工建立交流和分享平臺，提供創新資源，并組織創新活動以促進創新思想的傳遞，鼓勵員工探索新的機遇，應對新的挑戰，充分發揮員工的創新潛能，從而推動企業與時俱進，行穩致遠。因此，企業行政管理應具備縱向性、科學性、時效性、靈活性及創新性等特征，只有具備這些特征才能有效地提升企業行政管理效能并推動企業有序平衡地發展。

2 國有企業行政管理現狀及問題分析

2.1 服務意識不強

服務意識不夠強是國有企業行政管理中的一個常見問題，其主要表現為員工缺乏主動性和責任心，無法提供令人滿意的服務體驗。這種情況通常源于國有企業內部培訓機制的缺陷和服務評估機制的不完善。首先，國有企業內部存在培訓機制方面的缺陷，主要表現為多數國有企業更重視員工專業技能的培養，忽視員工服務能力的提高，缺乏對員工服務意識和服務技能的培養方面的系統考慮。其次，國有企業未建立起科學、合理的服務評估機制，而只有建立定期、完善的服務評估的機制，才能確保員工的服務質量，并及時對評估結果進行反饋和調整，進一步激勵員工提高服務水平。

2.2 欠缺流程管理

欠缺流程管理是國有企業行政管理中的一個主要問題。大多數國有企業未真正理解流程管理理念的內涵，流程管理流于形式［5］。其實，國內自20世紀90年代末就已經引入流程管理理念，但至今尚未形成流程管理的機制，國有企業仍沿用金字塔型的管理模式，主要通過組織職能或崗位職責開展工作流程，流程管理作為流程圖被印入文件或高高掛起，并可能成為國有企業管理者的一種口號，在碰到跨業務口、跨部門的問題上，各部門在工作銜接上難以有效溝通和協調，部門間的相互推諉和不作為等現象時有發生，導致部門之間形成流程壁壘。解決的最終途徑可能是交給上級主管領導或召開協調會來處理，導致該類行政事務的辦理時間要相當長的時間，嚴重影響企業的運轉效率。此外，在許多國有企業流程管理過程中，由于流程管理的專業化程度較低，未能從業務整體運營的角度設計流程，僅由企業的一個部門或一個員工負責業務流程的設計，而非召集流程中相關部門和業務專家參與討論設計，而且在流程管理過程中往往直接從最基礎的操作層面開始，將流程應用到具體的業務活動中，這些流程的特點是數量多、周期短，流程之間相互孤立，導致業務開展不連貫、不順暢，不利于企業內部系統性管理。

2.3 內部溝通不暢

企業行政管理在決策層與執行層之間發揮著重要的作用，而內部溝通是國有企業行政管理日常工作中遇到最多也是最瑣碎。但國有企業存在內部溝通機制不夠完善、信息傳遞不暢和溝通效果不佳等問題，同樣的問題需要反復溝通，這主要源于信息流動的不順暢及制度不透明。例如，員工外出培訓需要本部門、人資、財務、委培單位等各方面的溝通協調，涉及人資的外出培訓政策、財務的報銷程序、委培單位的發票開具等事項，但由于部門之間溝通不流暢導致審批、培訓、報銷可能存在各種各樣的問題，可能會發生因為一張發票或一份報銷單的填報要經歷數次往返辦理的情況，嚴重影響員工工作效率。因此，國有企業建立科學、合理的內部溝通渠道和機制，減少溝通中的誤解，實現信息共享。

2.4 員工素質有待提升

提升員工素質是國有企業行政管理隊伍建設的必由之路［6］。部分行政管理員工缺乏工作積極性和主動性，工作效率不高，工作習慣按部就班，毫無創造性可言，開展工作不推不動，甚至推而不動。究其原因，一是缺乏工作使命感和責任感，思想政治覺悟低，執行力不強，工作作風不嚴不實，少數員工甚至與上級不溝通、不匯報，導致在政策制度執行中走樣變形；二是對行政管理的認識不夠透徹，對業務的鉆研不夠深入，業務技能掌握不夠熟練，未能準確把握企業政策的精髓；三是欠缺團隊協作意識，缺乏合作精神，甚至拒絕給予他人幫助和支援；四是專業化人才隊伍明顯不足，由于歷史原因，國有企業的招聘、選拔體制相對封閉，在專業人才引進上傾向于傳統、粗放和單一學科的方式。部分行政管理員工系轉崗后半路出家，導致相當數量的行政管理員工缺乏相應的技能和專業知識，無法勝任更高層次的工作。此外，國有企業缺乏針對行政管理人員具體的職業發展規劃、人才培養機制和專業的培訓課程，培訓形式單一，培訓內容實用性不強，側重于政策理論類，難以解決實際問題。上述員工現狀導致其行政管理水平無法滿足自身改革發展的要求，已經成為制約其發展的一個重要問題。

2.5 信息化建設薄弱

在信息技術日新月異的背景下，國有企業行政管理現狀中的信息化建設薄弱已經成為一個十分突出且普遍的問題。主要表現為信息技術應用水平不高，在信息化基礎設施、信息化應用平臺、信息安全等方面存在各種問題。首先，國有企業信息化基礎設施建設不足，許多老系統存在技術過時、穩定性差等問題，很難適應現代信息化管理的需求。同時，由于歷史原因，許多國有企業缺乏信息化設施和信息中臺，導致信息的共享和交流受到限制。其次，國有企業智能化應用比較落后。當前，人工智能、大數據等信息技術已經廣泛應用于各行各業，但是行政管理的智能化應用相對落后，沒有將信息化技術貫通式應用于行政管理的各個領域，難以實現國有企業的高效運作和長遠發展。

3 提升國有企業行政管理效能的策略建議

行政管理是一個復雜的決策執行系統，要提升國有企業的行政管理效能，需立足于國有企業行政管理現狀及問題，重點從以下幾個方面加以改進。

3.1 提高服務意識

行政管理的本質是服務，而服務的核心是以人為本。行政管理人員作為公共服務領域中的重要隊伍，必須確立正確的服務理念，才能進一步提高服務質量。首先，行政管理人員要建立正確的服務理念，牢記自身的職責和使命，充分認識服務工作的重要性，才能更好地適應和滿足工作需求，創造出更多的價值。其次，提高服務質量是行政管理人員不斷努力的方向。優質服務應該是快捷、準確、專業、高效及具有親和力的，行政管理人員需要與服務對象建立良好的工作關系，具備了解和掌握滿足服務需求的技能，確保服務的效果。例如，在工作中嚴格執行辦事程序，確保辦事過程透明和公正，同時加快事件處理和文件回復的速度。此外，在服務過程中，需要具備真誠服務的態度，好的服務態度是行政管理成功的一半，可以獲得良好的工作效果和滿意度。行政管理人員應該在工作中始終保持良好的服務態度，耐心傾聽，尊重他人需求，虛心接受他人提出的合理建議和意見，并且及時地予以糾正和改善。最后，在工作中，應根據服務的具體情況，制定具有指導性的服務標準，并建立服務質量評估標準，以此作為服務質量的參照，讓行政管理人員更加精準地把握服務的質量。例如，國有企業可以在服務水平方面推行“5S服務制度”，規范服務流程，加強服務質量監督，有效地提高行政管理人員的服務意識和服務水平。

3.2 優化流程管理

針對流程管理欠缺、流程專業化程度不高等問題可以以下幾個方面解決：首先，建立、科學合理的工作流程和標準，同時建立暢通的信息溝通渠道，明確各部門職責和工作要求，規范行政管理的工作流程，提高組織協調效率。例如，定期召開部門間的協調會議，利用企業內部信息系統、會議等方式，加強信息交流，提高協調工作效率。其次，對企業現有的行政管理流程進行全面梳理，找出其中存在的問題和瓶頸，根據梳理結果，設計合理的管理流程優化方案，包括簡化流程、減少環節、提高協同效率等。進一步明確優化方案的實施步驟、時間節點和責任人，制訂具體、詳細的實施計劃，確保優化方案順利實施。在實施過程中，還要對優化方案進行實時監控，根據實際情況進行調整，確保優化效果達到預期。最后，國有企業可以借助現代信息技術手段，采用以業務為中心的流程管理信息系統，深入國有企業內部管理和持續改進流程，解決企業內部職責不明與推諉脫節現象，明確關鍵流程，為企業的溯源追責提供一個清晰地路徑，以便跟蹤工作進展情況，對流程進行自動化管理和控制，實時掌握工作狀態，以達到高效處理各項行政事務的效果。

3.3 加強內部溝通

內部溝通是企業管理中的重要環節，而國有企業由于規模龐大、各部門職能復雜，往往存在信息孤島、溝通不暢甚至信息不對稱的問題。這些問題極大地降低了企業的創新活力和執行力。建立統一的溝通渠道是加強企業內部溝通的關鍵。利用現代化的信息技術手段，如企業微信、釘釘、在線會議等，可以快速傳遞信息，并促進企業全員參與。例如，國有企業可以利用企業微信平臺，建立一個線上知識分享社區，員工可以自由發布任何領域內的問題或解決方案，這樣可以讓員工之間及時交流，避免信息孤島和誤解。針對跨部門項目協作等問題，國有企業應該定期召開相關部門的負責人會議，共同討論并解決疑難問題，促進各部門之間協調與互通。同時，還應該建立相應的信息共享機制，鼓勵員工互動，以便更好地實現信息流通和利用。例如，國有企業可以在年度總結會上，組織各部門負責人進行交流，分享各自的問題和經驗，同時加強對內部溝通機制的培訓和管理，以提高各部門的工作效率和響應速度，做到互通、互惠與共贏。

3.4 提升員工素質

國有企業的發展不僅需要良好的市場前景和合理的經濟政策支持，更需要高素質、專業化的行政管理人才隊伍。為更好地提升企業的綜合實力，國有企業應該注重加強人才培養和引進、提高員工的專業技能和服務意識、提高員工績效水平。在人才引進方面，可以通過結合企業發展需要開展招聘宣傳活動，制定個性化的招聘計劃和標準，進行崗位公開競聘，引進高素質、高水平的行政管理人才，特別是引進懂專業的行政管理人才，并使行政管理人員在組織中發揮獨特的專業優勢作用，從而提高企業的管理水平和效能。在人才培養方面，國有企業除對外招聘、對內競聘引進一批高素質人才作為新鮮血液補充之外，更重要的是圍繞綜合素養、專業技能等方面，通過“送出去請進來”內外部培訓深造、師徒共建、創新團隊建設等方式，建立完善的行政管理員工培訓教育機制，將行政管理人員從數量多轉變為質量優。此外，還可以制訂行政管理類的職業發展規劃，加強行政管理員工的內部輪崗機制，實施多崗位鍛煉，幫助員工拓寬視野，提高其專業能力和綜合素質，增強其競爭力。

3.5 加強信息化建設

隨著信息技術的不斷發展，信息化建設已經成為提高企業管理效率的重要手段。行政管理信息化將提高決策效率，加強風險管控，實現企業資源優化配置。首先，國有企業需要建立一個統一的信息平臺，將企業內部的管理信息系統地整合在一起，通過搭建企業應用中臺、構建數據中臺實現數據共享和互聯互通。此外，利用大數據、云計算等技術手段，對企業內部的數據進行深度挖掘和分析，為企業決策提供有力支持。例如，可以通過數據可視化技術，將企業的經營數據、生產數據等信息以圖表形式展示出來，方便管理層實時監控和分析。其次，國有企業可以通過對行政管理流程進行梳理和信息化，替代煩瑣的手工操作和低效的工作流程，以提高工作效率。例如，可以通過引入電子簽章、電子公文等技術手段，實現文件的在線審批和傳遞，減少紙質文件的使用和流轉時間，及時跟進工作流程，提高行政事務的效率和精準度。最后，提高行政管理員工的信息素養，使他們能夠熟練地運用信息技術開展工作。通過培訓及考核等方式，提高員工的計算機操作能力、數據分析能力和網絡安全意識等。

4 結語

行政管理對國有企業經營管理工作的高效推進起著至關重要的作用。國有企業行政管理效能受到多種因素的制約，只有找到這些制約因素，才能夠有針對性地進行改善，從而提升國有企業行政管理的效能。本文所述只是目前國有企業行政管理中存在的部分問題，現行的行政管理工作還有很多方面值得研究，未來可對此進行深入研究，提出更多實用性、可行性強的解決方案和建議措施，實現行政管理效能的最大化，推動國有企業可持續發展。