信息化背景下高校教學秘書工作探究

王茵

摘要：在信息化時代的大背景下，飛速發(fā)展的信息技術為教學秘書工作帶來了新的機遇，但也暴露了工作中存在的一些問題。本文通過探討飛速發(fā)展的信息技術為教學秘書工作帶來的新變化，以及工作中存在的幾點問題，探尋信息化時代高校教學秘書工作提升路徑。

關鍵詞：教學秘書；積極影響；存在問題；提升路徑

引言

隨著我國高等教育事業(yè)的不斷改革與發(fā)展，教務工作也不斷進行著調整與優(yōu)化，尤其是在信息化迅速發(fā)展的影響下，教務工作迎來了巨大改變。教學秘書作為教務工作的主要承擔者，在享受信息技術為教務工作帶來紅利的同時，也遇到了諸多問題。教學秘書只有正視現(xiàn)狀、主動作為，以信息技術為突破口，積極探索銳意進取，才能解決現(xiàn)有問題，推動教學秘書工作不斷優(yōu)化和完善。

1. 信息化背景下高校教學秘書工作的新變化

對于教學秘書而言，教務工作有難度、任務量大、煩瑣耗時。然而在信息技術的引領下，改變了以往傳統(tǒng)教務工作的窘?jīng)r，為教學秘書的工作帶來了顯著的積極影響，工作效率大幅提升，既順應了當代高校緊跟時代的發(fā)展理念，同時也滿足了師生對于現(xiàn)代化信息技術的發(fā)展需求。

1.1 工作效率得到快速提升

在教務工作中，教學秘書工作內(nèi)容覆蓋面較為繁雜，涉及的人員與數(shù)量也較為廣泛，在比較常規(guī)的工作中例如新生登記、落實教學任務、排課、選課等，經(jīng)常要對學生、教師、課程等大量信息進行記錄、歸類、處理。若依靠傳統(tǒng)的工作方法，工作難度之大不言而喻，而且其精確度與實效性也無法保障。然而通過信息技術的有效運用，極大地提升了教學秘書工作的準確性與時效性，節(jié)省了工作時間，簡化了煩瑣的工作步驟，促進了教學秘書工作效率的提升和教學資源的有效配置。

1.2 順應高校信息化發(fā)展理念

高校的教務工作始終緊跟時代潮流，一直伴隨著社會的改革、教育教學技術的改變而發(fā)展。當今社會，信息技術成為主流，信息技術發(fā)展得越深入，教務工作與之結合得就更為緊密。“隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，學校的教學管理模式越發(fā)需要往信息化的方向發(fā)展，如今，教學管理的過程管理、業(yè)務管理及質量管理等各個方面都在不同程度上應用了信息化的管理手段[1]。”得力于信息技術手段的運用，教學秘書的工作效率得到了大幅度提升，而教學秘書作為連接整個教學活動的重要所在，在高校教務管理工作中是非常重要的，其工作核心正是服務師生、服務教學，為學校教育教學提供基礎性保障，而信息技術則為教學秘書精準高效地開展工作提供了技術支撐和執(zhí)行保障，進而保障了學校的整體教學進程與質量。由此可見，信息技術與教務工作的結合使教學秘書工作順應了時代潮流，更順應了當代高校信息化發(fā)展理念。

1.3 滿足師生現(xiàn)代化需求

近年來，隨著信息技術的發(fā)展，以往許多耗時耗力的教務工作通過計算機、教務系統(tǒng)、通信軟件等先進技術手段得以快速解決，例如教務系統(tǒng)的上線，解決了教學秘書排課、學生選課、教師教學任務調整等問題。教務系統(tǒng)的運用，不但極大地提高了教學秘書的工作效率，而且節(jié)約了師生們的寶貴時間。

尤其是2020年以來，新冠疫情給高校教學及教務工作帶來很多影響，針對學生不能按時返校上課、考試、線下課經(jīng)常暫停等情況，各高校依托互聯(lián)網(wǎng)技術及各類教育教學平臺，采用線上教學、線上考試、線上辦公等方式開展教學。教學秘書則可以通過微信、QQ、騰訊會議、釘釘?shù)韧ㄐ偶夹g軟件協(xié)調安排工作，有效解決了新冠疫情下高校教務工作的難題，滿足了師生現(xiàn)代化的需求。可以說“在教學層面上，通過信息技術的融合可以提高教學管理辦法和教學計劃的實施效率，提高教學管理工作模式的合理性和科學性。在師生層面上，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺擴寬知識信息傳播的途徑，從而提高師生教學方面的主觀能動性和創(chuàng)造性”[2]。

2. 信息化背景下高校教學秘書工作存在的問題

信息技術為高校教務管理工作帶來了很多新變化，改變了教學秘書的工作環(huán)境，但也暴露了教學秘書工作中存在的幾點問題。

2.1 隊伍穩(wěn)定性差，缺少專業(yè)技術人才

在高校教學工作中，教學秘書扮演著不可或缺的重要角色，主要的工作職責是服務教師與學生，根據(jù)學校教務處及其他處室的工作要求，統(tǒng)籌安排教學的各個環(huán)節(jié)，協(xié)調解決教師與學生之間的各項問題，確保教學工作能夠順利進行。然而在實際工作中，一方面受到編制、專業(yè)、高校擴招等諸多因素影響，很多教學秘書的崗位缺少專職人員，部分工作由專業(yè)教師兼職或學生干部代為處理，部分兼職人員沒有進行過專業(yè)的技術培訓，缺乏必要的網(wǎng)絡技能，嚴重影響了工作效率；另一方面，即使有專職的教學秘書，但是由于長期以來教學秘書工作量大、任務煩瑣以及信息化能力要求高等原因，導致部分教學秘書產(chǎn)生職業(yè)倦怠心理，甚至產(chǎn)生轉崗、離職等想法，使得人才大量流失，嚴重影響了教學秘書隊伍的穩(wěn)定性，也影響了教學、教務工作的有序開展。

2.2 信息意識淡薄，技術水平有待提升

教學秘書是“協(xié)助高校各院部處理教學事務的相關管理及服務人員，其既是高校教學管理工作的參與者，又是高校教學管理工作的執(zhí)行者，因此，作為連接和貫穿整個高校教學管理事務的橋梁與紐帶，教務秘書在高校教學管理工作中具有不可忽視的作用”[3]。然而長期以來，教學秘書的工作龐雜煩瑣，涉及教學環(huán)節(jié)的各個方面，一方面導致教學秘書在日常工作中容易出現(xiàn)疲于應對、缺乏激情、缺乏創(chuàng)新等問題，進而導致在工作中長期保持著傳統(tǒng)的工作模式，沒能在信息技術的大背景下緊跟時代步伐，信息觀念薄弱，缺乏與時俱進的思想。另一方面，煩瑣的工作使部分教學秘書沒有時間和精力去提升自身的信息技術水平，在學會基礎的網(wǎng)絡技術后便停滯不前。而由于缺乏深入學習，部分教學秘書未能及時掌握前沿的先進技術，在新的系統(tǒng)平臺運行后，無法適應新系統(tǒng)，嚴重影響了教務工作的效率。

2.3 信息系統(tǒng)更新慢，系統(tǒng)平臺有待升級

信息技術手段在教務工作中的運用，極大地提升了教學秘書的工作效率，尤其是教務系統(tǒng)等專業(yè)系統(tǒng)平臺的運行使用，簡化了原本較為復雜或重復性的工作。然而新的系統(tǒng)或平臺在投入運行一段時間后，新的技術問題也隨之而來，例如系統(tǒng)功能固定化、系統(tǒng)更新慢、系統(tǒng)權限分級設置、軟件公司維護不及時等，都會給信息系統(tǒng)的使用帶來負面的影響，尤其是系統(tǒng)固化、更新慢的問題，教學秘書在系統(tǒng)使用中能夠逐漸發(fā)現(xiàn)問題并歸納總結出更為優(yōu)化的方案，但大部分的系統(tǒng)平臺或軟件均由軟件公司開發(fā)，系統(tǒng)的更新優(yōu)化與升級需要學校與軟件公司長期的溝通與協(xié)調才能實現(xiàn)，導致信息系統(tǒng)更新周期較慢，制約了教學秘書工作的開展。

3. 信息化背景下高校教學秘書工作提升路徑

信息技術在高校教務管理工作中的大規(guī)模運用，使教學秘書告別了傳統(tǒng)教務工作的模式，迎來了新的工作環(huán)境。在信息化背景下，如何借助網(wǎng)絡信息技術，提升教學秘書工作效率，尤為重要。

3.1 不斷創(chuàng)新工作方法，適應教育管理信息化的要求

教育部發(fā)布的《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》中提到，“教育管理信息化作為教育信息化的重要組成部分，是以信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源、基礎設施為基本要素，利用信息技術轉變管理理念、創(chuàng)新管理方式、提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務，推進教育治理現(xiàn)代化的進程”[4]。可見隨著信息技術和高校教務管理的深度發(fā)展與融合，在一定程度上改變了高校教務工作的運行模式，教學秘書作為開展教務工作的責任主體，必須面對信息技術飛速發(fā)展給教務工作帶來的挑戰(zhàn)，然而教學秘書群體在信息化背景下暴露出的諸多問題成為阻礙高校教育管理信息化的桎梏。因此，教學秘書在信息化的當下，需正視工作中的優(yōu)勢與短板，追根溯源，結合實際，培養(yǎng)創(chuàng)新能力和創(chuàng)新精神，不斷創(chuàng)新工作方法，從而適應教育管理信息化的要求。

隨著先進信息技術的深入發(fā)展，教學與教務工作的開展形式發(fā)生了諸多變化。例如教學可以通過線下或線上進行，也可以通過線上、線下相結合的方式進行，而教學秘書則有可能面對教師、學生、課堂在時間與地域上相分離的狀態(tài)。有時教學秘書需要將線上的信息或資源轉達給每個學生及教師，或者將線下的信息資源數(shù)字化、信息化后進行網(wǎng)絡傳達。這種情況下，傳統(tǒng)的工作模式必然無法完成，這就要求教學秘書要有較強的探索創(chuàng)新精神，能夠及時轉變思維，創(chuàng)新工作方法，才能適應教育管理信息化的要求。

一方面，伴隨著信息技術的發(fā)展，教務工作中經(jīng)常使用的通信軟件、辦公平臺、信息系統(tǒng)也會不斷地更新升級，這就要求教學秘書不能滿足于現(xiàn)狀，必須在工作中不斷學習、探索研究系統(tǒng)、平臺的新功能、新技術，并且能夠整合各種辦公軟件，系統(tǒng)、綜合地開展工作；另一方面，在熟練應用各類信息系統(tǒng)、平臺的基礎上，教書秘書還應根據(jù)工作實際不斷探索，要敢于突破現(xiàn)有技術，探尋更加優(yōu)化、便捷的工作方法和路徑，并將其反饋運用到工作中，促使教務系統(tǒng)和其他系統(tǒng)互聯(lián)互通，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時共享。

3.2 提升信息處理能力，運用大數(shù)據(jù)思維開展工作

依賴信息技術的快速發(fā)展，教務工作中的常規(guī)工作以及各類信息的上傳下達等都可以通過教務系統(tǒng)或其他軟件平臺來完成。這就要求教學秘書具備較強的信息處理能力，熟練運用現(xiàn)代信息技術，并能夠整合相關信息，綜合運用各類系統(tǒng)平臺，用先進的信息技術打破因時間、空間分離給教務工作帶來的諸多限制。然而在此基礎上，必然產(chǎn)生大量的教學及教務工作數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)是高校教務工作發(fā)展與改革的關鍵要素，其中包含著海量重要信息，這些信息尤為重要。這就要求各高校必須運用大數(shù)據(jù)思維開展教務工作，而教學秘書的工作也需要從傳統(tǒng)的處理煩瑣而又重復的工作向熟練應用電腦技能處理系統(tǒng)信息、科學統(tǒng)籌安排教務工作轉型。

一方面，在學校建設層面，應不斷推進數(shù)據(jù)的開放與共享，制定數(shù)據(jù)共享制度，構建數(shù)據(jù)共享平臺，規(guī)范數(shù)據(jù)共享流程。基于大數(shù)據(jù)信息分析結果，不但可以全面掌握學校師生的情況，便于動態(tài)調整教與學的內(nèi)容與形式，還可以為教務工作提供精準的數(shù)據(jù)支撐。另一方面，由于數(shù)據(jù)和資源的開放與共享，教學秘書能夠更為高效、精準地處理各類信息，而教學秘書同樣也是數(shù)據(jù)信息最直接的使用管理人，因此教學秘書應更為關注數(shù)據(jù)的綜合分析與應用，以便于能夠從中發(fā)現(xiàn)教務工作的問題或缺陷，為完善教務工作提出改進建議。

3.3 迎接信息化挑戰(zhàn)，推動教學秘書專業(yè)化建設

信息技術手段的運用提高了教學秘書的工作效率，為教務工作帶來了一定的發(fā)展機遇，然而也給教務工作帶來了新的挑戰(zhàn)。盡管信息技術與教務管理已深入融合，然而部分高校在教學秘書技能培訓、工作管理等方面并沒有跟上信息化的腳步，依然沿襲傳統(tǒng)的工作模式和管理方法，例如教師臨時停串課和教室臨時使用申請等還需教學秘書報送紙質版材料，這就在一定程度上影響了教學秘書的工作效率，使教學秘書的工作陷于被動中。

不管是對工作模式的挑戰(zhàn)還是對工作方法的挑戰(zhàn)，歸根結底都是對教學秘書的挑戰(zhàn)。在高校教學過程中，特別是在信息技術與高校發(fā)展深度結合的背景下，教務管理工作貫穿始終，輔助支撐著教學工作的順利開展，教學秘書雖然承擔著最基礎的教務管理工作，然而卻又是學校與師生之間重要的溝通橋梁，在教學過程中發(fā)揮著重大作用。因此，學校應高度重視教學秘書的重要作用，加速推動教學秘書專業(yè)化建設，努力構建一支本領過硬、專業(yè)性強的教學秘書隊伍。這也決定了教學秘書必須與時俱進，能夠及時轉變工作思路和理念，運用網(wǎng)絡技術和大數(shù)據(jù)信息開展工作，促進信息技術與教務工作的進一步結合，真正成為教務工作改革與發(fā)展的參與人和推動者。

結語

快速發(fā)展的信息技術提高了教學秘書的工作效率，使其能夠順應高校信息化發(fā)展理念，滿足師生現(xiàn)代化需求，但也絕不能忽視隨之而來的各類問題。教學秘書是高校教務工作中最重要的組成部分之一，因而教學秘書隊伍的穩(wěn)定性、信息技術的專業(yè)性尤為重要。只有從思想意識上轉變教學秘書的觀念，不斷提升網(wǎng)絡信息技能，持續(xù)推進專業(yè)化建設，才能培養(yǎng)出適應信息化發(fā)展要求的教學秘書，進而提升高校教務管理能力，保障教務管理工作的順利開展。

參考文獻：

[1]韓芳，張強，王龍.“互聯(lián)網(wǎng)+教學管理”視角下教學秘書能力提升路徑研究[J].輕工科技，2020，36（7）：186-187.

[2]華芝譽.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下高校教學秘書管理工作創(chuàng)新研究[J].大眾標準化，2021，（17）：175-177.

[3]張瑞芳.教務秘書在高校教學管理工作中面臨的困境與對策[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（26）：146-147.

[4]教育部關于加強新時代教育管理信息化工作的通知[EB/OL].[2021-03-15].http：//www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/202103/t20210322_521669.html.

作者簡介：王茵，碩士研究生，研究實習員，研究方向：教學管理。