新時期城建檔案數字化管理的優化對策探討

劉浩軒 淄博市公用事業服務中心

隨著城市建設的不斷發展，城建檔案管理的重要性日益突出。傳統檔案管理模式單一，檔案管理效率低下等直接影響了檔案管理的效果和水平。因此，必須加強城建檔案數字化管理，加強基礎設施建設、人力資源建設，規避檔案數字化管理風險，完善檔案數字化管理體系，有效推動城建檔案數字化管理能力和水平的提升。

隨著經濟社會的不斷發展，城市建設進度也在不斷推進。在城市建設過程中產生的檔案數量越來越多，城建檔案管理難度逐漸加大，同時也對相關工作人員提出了更高的要求和標準，工作人員所承擔的工作壓力也越來越大。要想有效提高城建檔案管理能力和水平，必須要加強城建檔案數字化管理，通過數字化管理有效提高檔案管理效率，減輕工作人員負擔，充分挖掘檔案數據價值，推動城建檔案數字化管理的進一步發展。但當前，城建檔案數字化管理過程中還存在一些問題，如技術設施建設不完善，難以支持數字化管理的進一步發展。因此，現對城建檔案數字化管理的現狀進行分析，深入剖析問題，有效推動城建檔案數字化管理的進一步發展。

新時期城市建設檔案數字化管理的基本內涵

隨著城市建設的不斷發展，城建檔案數量也在不斷增加，要想有效提高城建檔案管理水平，就必須加強檔案數字化建設，借助信息技術加強對檔案信息的整合和有效管理。

一方面，加強城建檔案數字化管理是符合城市發展需求的。隨著城市建設的不斷發展，傳統紙質檔案管理方式的弊端逐漸顯露出來，對城建檔案的管理提出了更高的要求和標準，這不僅給工作人員帶來了巨大的工作壓力，也給檔案存儲帶來了較大的挑戰。加強檔案管理數字化建設，則能夠有效優化檔案管理效率和質量，提升檔案管理能力和水平，同時還能夠有效節約資源。

另一方面，城建檔案數字化管理能夠深入對數據的剖析，挖掘數據背后的價值，為后續城市建設提供更多數據支撐，不斷推進城市建設工作，提高人們的生活幸福指數。

新時期城市建設檔案數字化管理的存在問題

基礎設施建設不完善

相關基礎設施不完善在一定程度上會影響城建檔案管理效果和水平。

首先，城建檔案在數字化管理過程中依賴于空間數據集成設施和網絡基礎設施，以形成空間數據庫，組建應用服務系統，從而更好地為城市建設提供強有力的支撐。但當前基礎設施建設尚不完善，在一定程度上直接影響了檔案數字化管理效果和水平。究其原因，主要是部分城市對基礎設施建設的重視程度不夠，沒有意識到城建檔案管理的重要性，在城建檔案管理數字化建設過程中缺乏足夠的資金支持。這在一定程度上直接影響了城建檔案管理的效果和水平，同時也不利于檔案數字化建設的發展。

其次，資源庫建設不完善在一定程度上會影響城建檔案作用的發揮。對城建檔案進行數字化管理，是為了充分發揮檔案數據的作用和價值，讓之前的檔案數據為后續的城建決策提供強有力的數據支撐。但當前，部分城市資源庫建設較為落后，沒有發揮出應有的作用和價值，數字化建設效果不明顯。

工作人員數字化能力有待加強

人員數字化能力不足在一定程度上也會影響城建檔案數字化管理的效果和質量。

首先，工作人員的數字化能力和水平不足在一定程度上直接影響著檔案數字化管理的效果和質量。在城建檔案數字化管理過程中，相關工作人員必須熟練掌握計算機技術、網絡技術等。但部分檔案管理工作人員對數字化技術的應用能力還有待加強，將直接影響檔案數字化管理效能。

其次，檔案管理人員數量不足在一定程度上也會影響工作的有效開展。隨著城市建設進度的不斷推進，城建檔案數量越來越多，內容也越來越復雜，這對工作人員提出了更高的要求和標準，工作人員需要承擔的工作壓力和負擔也越來越重，而部分地區的城建檔案管理工作人員數量不足，難以保證檔案管理工作的有效開展。最后，檔案管理工作人員老齡化較為嚴重也是影響工作開展的重要原因。部分地區從事城建檔案管理工作的人員年齡偏大，其工作精力相對有限，難以應對繁重的工作。這主要是由于部分地區對城建檔案管理缺乏重視，沒有意識到城建檔案管理的重要性，對檔案管理工作人員的能力和素質要求不高，導致從事檔案管理工作的人員素質參差不齊，難以滿足實際工作的需求，也在一定程度上影響了檔案數字化管理工作開展的效率和質量。

檔案數字化風險頻發

檔案數字化風險頻發是城建檔案數字化管理過程中必須要正視的問題，也是急需解決的問題。檔案數字化的不斷推進，雖然在一定程度上能夠有效減輕工作人員的工作壓力和負擔，提高工作效率和質量，但是在數字化管理過程中還存在很多安全隱患問題，一旦發生，勢必會給城建檔案管理帶來嚴重損失，甚至會造成難以挽回的局面。

一方面，部分地區對檔案數字化管理缺乏安全風險管控意識，只意識到數字化建設所帶來的利好條件，而忽視了數字化建設過程中可能存在的安全隱患，風險應對意識不強。

另一方面，數字安全管理專業人才的匱乏也是影響檔案數字化管理安全的重要原因。在檔案數字化建設過程中可能會遇到很多安全問題，這就要求專業工作人員必須及時對系統進行有效更新，采用防火墻等多種措施保障檔案數字化管理系統的安全性，但部分地區缺乏相關的專業人才，從而無法及時對檔案數字化管理系統進行有效檢測，也就不能對安全風險進行及時有效的預防和規避，這在一定程度上將直接影響城建檔案數字化管理能力和水平。

新時期城建檔案數字化管理的優化對策

加強基礎設施建設

要想有效提高城建檔案數字化建設，就必須要完善相關基礎設施，為檔案數字化發展奠定良好基礎，有效提高城建檔案數字化管理的效率和質量。城建檔案基礎設施包括網絡基礎設施、應用服務系統等。要想進一步完善數字化建設的基礎設施，就必須要加強對軟件系統、網絡環境、硬件環境的建設。硬件環境包括網絡通信設備、數字化處理設備等；網絡環境的建設需要運用數字資源管理、數字化加工、信息收集、開發利用、信息處理等相關技術，加強對城建檔案的數字化管理；軟件系統則包括數據庫管理系統的建設和開發，操作系統、軟件平臺等，以促進檔案數字化建設相關工作的有效開展，加強與數據庫的緊密聯系，實現數據錄入和傳輸。

此外，還必須要提高對檔案數字化建設的重視程度，加大資金投入力度。

首先，相關領導層和負責人應當充分重視基礎設施的重要性，加大專項資金和人力傾斜力度，進一步完善基礎設施。

其次，應當設立專項資金，用于建設和完善基礎設施。要對當前城建檔案數字化管理過程中所涉及的基礎設施進行摸排，分析在建設基礎設施過程中存在的問題以及人們對基礎設施的需求情況，根據實際劃撥資金，構建與完善基礎設施，進而推動檔案數字化管理建設進程。

提升工作人員數字化能力

要想加強檔案數字化管理，必須要打造一支高素質人才隊伍，提升人才綜合能力。

首先，要提高人才準入門檻，加強對工作人員的篩選，選拔專業水平高、理論知識扎實、工作能力強的人才，有效提高工作人員的整體實力和水平。相關部門應當加強與專業院校的緊密合作，定期招收優秀畢業生進入檔案管理隊伍，提高人才隊伍的整體素質和能力。還可以通過社會招聘的方式引進社會優秀人才，有效提高檔案管理隊伍的整體素質和水平。

其次，應當加強對檔案相關工作人員的培訓，提升工作人員的工作能力。如組織信息服務技能方面的相關培訓，具體包括城建檔案數字化管理過程中需要遵守的規范、標準和要求以及檔案咨詢和研究，還有數據分析和加工等，可以有效提高工作人員檔案整理、利用和保管的能力。還要加強對檔案工作人員的思想教育，使其明確城建檔案管理的重要性及檔案工作人員所承擔的重要使命，調動工作積極性，提高工作熱情。

再次，要加強對工作人員的考核和評價，通過考核和評價進一步提高工作人員的工作熱情，促進工作人員的進步。根據檔案數字化管理過程中涉及的具體內容，明確考核指標、考核方向、評價方式，從而更加全面客觀的考察工作人員的工作能力，有效調動工作人員的工作積極性和主動性。為了更好地發揮考核和評價機制的作用，可以將考核結果與工資待遇、晉升等掛鉤，以調動工作人員參與的熱情。

最后，檔案管理工作人員要樹立終身學習理念，不斷加強學習。通過線上線下等多種途徑了解檔案數字化管理最新的理論成果和實踐方案，對其進行研究和探討，并積極應用在實際工作中，提高自身的工作能力。還可以定期召開心得分享會，讓工作人員將在工作過程中遇到的困難或相關經驗進行討論和分享，有效提高工作人員整體的工作能力。

控制檔案數字化風險

要想有效提高城建檔案數字化管理效果和質量，就應當提高對數字化風險問題的重視程度，加大人力和資源的傾斜力度，有效保障數據安全。

首先，應當提高數字化風險管控意識。相關負責人和領導層應當充分重視檔案數字化建設過程中存在的安全隱患問題，并結合實際情況，制定預防安全風險的有效措施和具體流程，有效規避安全風險，加強對檔案數字化的安全管理。相關工作人員要樹立數字化安全風險防范意識，在日常操作過程中要嚴格按照相關規定進行操作，避免安裝垃圾軟件，出現數字化安全隱患問題要及時與技術人員進行溝通，提高工作的嚴密性和科學性。

其次，要配備專門的技術人員，定期對檔案數字化安全風險進行查詢，及時鞏固防護，避免數據丟失和失真。還應當及時組織專業人才對檔案數字化管理過程中各項環節進行有效檢查，一旦發現安全隱患問題，要及時解決，最大程度上保障數據安全。同時，還要定期進行病毒查殺，保障各方面的安全問題。

最后，制定數字化風險預案。結合往年實際情況，預估數字化建設過程中可能存在的安全隱患問題，并制定切實有效的解決措施，一旦發生安全隱患事件，能夠及時應對，有效保障數據安全，避免造成不可挽回的損失。

完善檔案數字化管理機制

首先，相關部門應當出臺相關法律法規，積極推動城建檔案數字化管理和建設。目前，我國對檔案管理相關工作制定了詳細的法律法規，但城建檔案管理具有特殊性，因此相關部門應當結合我國城建檔案管理現狀，出臺關于城建檔案管理的具體法律法規，有效規范城建檔案管理效果和質量，推動城建檔案數字化管理的可持續發展。

其次，各地區也應當根據出臺的相關法律法規，結合實際情況，出臺更具有針對性的規章制度，用于推動當地城建檔案數字化管理的進一步發展。在制定相關政策時，要突出以人為本的理念，站在人民群眾的角度上，真正做到為民服務，立足于實際情況，提高規章制度的落地性和可操作性。

最后，應當完善管理體系，制定數字化管理標準。根據城建檔案數字化管理的具體工作內容、工作流程，制定相應的規章制度，確保規章制度能夠更好地規范工作人員的工作行為，提高工作的科學性與合理性。還要建立健全責任制度，將城建檔案數字化建設過程中所涉及的各崗位和各部門納入責任體系，根據實際情況做好責任分工，做到權責分明，避免出現推諉扯皮現象。此外，完善經費保障制度和技術保障制度等相關細則，確保管理制度的嚴謹性和科學性，更好地提高檔案管理的數字化水平。

城建檔案數字化管理是城市發展的需要，能夠有效提高檔案管理能力和水平。但當前在城建檔案數字化建設過程中還存在一些問題，比如基礎設施建設不完善，在一定程度上影響了城建檔案數字化進程的推進；相關工作人員數字化能力不足，無法滿足工作發展需求；檔案數字化風險頻發，在一定程度上可能會帶來嚴重損失，影響檔案數字化管理效能。因此，必須要加強檔案數字化設施建設，完善相關設備，更好地推動數字化建設發展；加大資金支持力度，有效推動檔案數字化管理能力和水平；不斷提升工作人員的數字化能力，豐富人才儲備，提升人才隊伍整體素質和水平；控制數字化風險，通過多種措施保障數據安全，讓數據真正發揮應有的作用和價值；完善數字化管理機制，出臺相應法律法規和規章制度，完善管理體系，有效推動檔案數字化建設的進一步發展，真正提高城建檔案管理能力和水平。