ERP系統下制造企業內控管理的問題及對策分析

樓粲燦

浙江全方科技有限公司

隨著社會的發展，市場競爭變得越來越激烈，此時的競爭不僅是產品和技術的競爭，更是人才和服務的競爭，這也讓傳統靠人工干預控制為主的企業管理模式逐漸無法滿足社會發展需要，促使越來越多的企業開始重視ERP系統的應用。經過幾年的工作實踐證明，ERP系統不僅為企業內部控制和管理工作的信息化改革打下了基礎，更是為企業內在發展提供了動力，已成為目前制造企業最為關注的管理系統之一，其能將管理工作輻射到每一個業務環節和控制體系中，讓企業管理人員對企業經營狀況、運營優勢有更加深刻的了解，進而推動企業良性發展。

一、ERP系統與內部控制概述

（一）ERP系統的定義

ERP系統也被廣泛的稱之為企業資源管理計劃，是基于信息技術、計算機技術的基礎上形成的一種現代化管理模式，是將計算機軟件和先進的管理理念融合在一起，用系統化、集成化的管理方式為決策層、管理層和基層員工提供對應管理策略的一種現代化管理平臺。ERP系統在應用中核心思想為SCM，是基于傳統企業管理模式基礎上，從供應鏈的角度去優化管理體系，形成各種資源關聯在一起的管理措施，其應用使得企業所有管理流程都得到了相應的改善，增強了企業的核心競爭力。

（二）內部控制概述

內部控制指的是企業為了保證自己經營活動、生產活動和管理工作的有序開展，為了保障內部資金鏈完整，防治企業內部舞弊行為、欺詐行為滋生而采取的一系列有控制效應的方法。內部控制系統是企業內部管理活動的控制系統，是將企業經濟業務、崗位實際結合在一起，以財務管理為基礎構建的資源整合系統。在過去企業管理實踐中，內部控制的科學運用對增強企業管理效能、提高企業生產效率、增加企業經營效益有著重要的作用，是為了加強企業管理而出現的，因此其應用需隨著市場經濟體制的改革而不斷的優化。在制造企業管理中，隨著改革力度的不斷深入，制造企業業務種類不斷增多，所處的市場大環境也變得越來越復雜，此時內部控制的作用變得更加突出，也更需要在工作中明確內部控制的作用和要求，進而推動企業的持續發展。

二、ERP系統與內部控制之間的關系

（一）兩者具備共同的目標

ERP系統對原先的手工業務流程進行優化的過程，其應用很大程度上改變了傳統的管理模式及業務處理流程。制造企業在開展ERP系統之前，雖然在一些管理活動中融入了計算機系統，但是往往都是圍繞某一個部門或者活動開展的，如銷售系統、采購系統、生產系統等，這些系統往往都是不能跨部門、業務開展工作的，這也導致了企業管理工作中存在各部門缺少聯系，導致管理效率不高。而ERP系統在實施之后，制造企業在開展管理工作的時候，實現了從采購計劃制定、物資檢驗入庫、生產以及銷售的集成，實現了跨部門、跨業務的集成化處理模式，提高了企業的生產效益。ERP系統的應用使得企業內部所有的資源都實現了平衡和科學控制，使得企業內部資源得到最科學的分配，資源的效能得到最大程度的發揮。在具體工作中，ERP系統讓企業所有的業務和管理活動聯合在一起，增強了整體管理效率，可見兩者之間存在共同的目標，這也是兩者相互融合的重要基礎。

（二）兩者對工作流程依賴性較高

內部控制機制自出現發展至今，其控制范圍越來越大、功能越來越全面、效率越來越高，從過去簡單的會計信息真實性、完整性和財產記錄的可靠性逐漸形成了對企業今后戰略規劃和發展前景把握的模式。可以說內部控制的實現與精準掌握企業內部狀況密不可分，而將ERP系統融入到其中則及時的對過去的管理模式進行了創新，給企業內部控制工作的開展指明了新的方向，大大增加了內部控制的范圍，強化了內部控制的力度。

三、ERP系統制造企業內控管理常見的問題

（一）管理模式控制不足

制造企業在運用了ERP系統之后，原來許多的管理模式、業務流程、經營策略都發生了相應的變化，比過去手工管理流程相比復雜了不少，且一些管理工作的順序也發生了轉變。此時，企業內部控制流程需要隨著業務處理流程的改變而優化，但是一些制造企業在ERP系統融入之后未曾意識到內部控制制度也需要隨之改變，導致在管理工作中存在著許多的漏洞，不僅沒有達到提高企業管理效率的目的，反而給企業生產帶來一定的損失。另外，也有一些企業對ERP系統的認識不足，對其認識還停留在生產管理輔助環節，并沒有認識到ERP系統的計劃性、全局性和繼承性優勢，僅僅是將其當做財務軟件的替代品，再加上ERP系統的安裝、并線、調試和運行方面都需要耗費大量的成本。從成本效益的角度分析，許多企業認為得不償失，這也導致了ERP系統在內部控制及管理工作中存在應用不深入的現象。

（二）在財務會計工作中的應用較為薄弱

財會工作是制造企業開展財務管理活動的重點，是一項多元化、綜合化的內容，需要結合企業的發展現狀科學實施。經過多年工作實踐證明，制造企業只有確保財務會計工作質量，才能更有利于發掘企業經營和管理中存在的潛在風險，并且科學的進行規避。因此，將ERP系統引入到財務管理以及企業日常管理活動中十分必要，但是在實際工作中卻發現許多企業雖然引入了ERP系統，但沒有將其功能最大的發揮，導致財務管理工作還停留在原來的管理模式上，整體工作效率較低。另外，一些制造企業在融入ERP系統的時候只是簡單的對過去的財務管理軟件做了優化，并沒有結合企業生產和經營數據對財務工作進行創新，導致財務工作中仍存在信息不全面、系統不健全的現象。

（三）ERP系統與企業內部控制系統不匹配

目前，制造企業使用的財務軟件大多都是國外產品，其設置與國內企業特征無法完全吻合，即便是一些企業使用了國內產品，但是產品基礎設置存在很大的同質性，這也導致了企業在選用軟件系統的時候經常忽略其適合性，造成管理水平不高。也有一些企業雖然使用ERP系統，由于ERP系統可能存在與企業內部控制系統不匹配的現象，在保守思想的影響之下仍然以原來內部控制系統為主，容易在企業財務風險判斷和管理漏洞的甄選時出現失誤。

（四）內部控制觀念不足

在ERP系統的支持下，制造企業的采購、生產和銷售等多個流程都發生了一定的改變，也涌現出新問題，針對這些新問題進行原因分析，大多都是因為內部控制制度不完善造成的。一些制造企業雖然增加了ERP系統，但是并沒有制定出與之相應的內部控制制度，目前僅有的內部控制制度又停留在原工作模式下，無法適應當前市場形勢。就過去制造企業內部控制中存在問題進行調查，不難發現制造企業基層員工普遍缺乏對內部控制制度的認識，甚至存在不知道內部控制制度的現象，影響了整體工作效率。

四、ERP系統下制造企業內控管理的優化措施

（一）ERP系統下制造企業內部控制優化措施

1.優化銷售管理

銷售是企業賴以生存的基礎，也是獲取高額利潤的關鍵。制造企業在開展銷售工作的時候，可以在ERP系統上引入客戶信息管理系統，根據客戶的基本資料設定客戶的偏好，為后續生產和銷售工作的開展提供參考。特別是在ERP系統中客戶檔案模塊中，銷售人員可以設定好客戶的基本聯系時間、聯系方式和資產信息等，結合客戶基本情況和歷史記錄進行分級設定，按照分級聯系標準采取有針對的管理方式，提高了工作效率的同時，減少了銷售誤差。另外，在ERP系統的應用中可融入權限設置，不相容的崗位實施職責、權限分離管控，保證每個工作人員都能夠了解自己的工作職責和權限，并且讓銷售與收款人員能夠在一定時間內進行崗位輪換，確保企業資產的真實性和完整性。

2.采購與庫存管理

（1）采購管理。制造企業在采購環節將ERP系統融入其中，在輸入端建立科學的掃碼系統，通過以各個供應商溝通、協調、商討形成全新的掃碼系統，以電子技術和信息系統為基礎開發掃碼入庫和出庫系統，通過這種方式，讓采購人員能夠通過二維碼掃描的方式準確了解到產品的相關信息，不僅增強了采購工作效率，也保證了產品的統計準確性，方便了今后管理工作的有序開展。

（2）庫存管理。在采購計劃制定好之后，及時與供應商聯系，讓其在規定時間內保質保量交貨。在這個過程中采取聯合采購的方式，制定科學的送貨計劃，利用ERP的物料到貨計劃功能，給供應商安排送貨計劃。一般情況下，根據不同的訂單交期，結合到供應商的供貨能力(此處可能會與SRM系統有關聯，編制出合理的送貨計劃，ERP自動根據送貨計劃生成采購訂單，開始正式的物料采購流程。而對于一些存在質量問題的物資，也可以及時的發現并且及時的跟蹤和處理，避免不合格物資的長期積累。

3.生產管理流程

要想更好的適應ERP系統的要求，制造企業必須先優化生產工藝流程，只有這樣才能符合ERP系統管理標準，才能達到提高生產效率的目標。但是這種做法對于基層工作人員提出了新的挑戰，這也要求制造企業必須要定期對基層工作人員開展技術培訓，并對現有生產原材料、輔材進行核查，待核查完成之后方可將其納入到ERP系統中，通過ERP系統對生產的各個環節進行全方位、全過程控制，在提高生產效率的同時不影響產品質量。另外，在生產管理中要進一步優化質量管控制度，減少因管理不到位造成的生產隱患。在發現質量產品之后，能夠及時的在ERP系統上顯示出來，并且提示出質量問題發生的生產工位和時間，及時排查其他問題的出現，減少企業損失。

（二）ERP系統制造企業內控管理的保障措施

1.完善內部控制制度

首先，優化內部治理結構。眾所周知，制造企業本身是勞動密集型產業，在開展內部管理工作的時候可實施董事長、總經理和監事會三權分立的局面，有三者之間相互監督、相互牽制，避免一家獨大和獨攬大權現象的出現，在企業生產活動中一切經濟項目和發展規劃的決策均需要董事會、監事會和董事長協商之后制定。這種治理模式的應用使得制造企業的內部決策更加客觀、公正，不僅符合市場經濟體制下企業發展需要，也避免了因決策失誤造成的企業經濟損失，大大增強了企業核心競爭力。在ERP系統的支持下，董事會、董事長和監事會都能及時的了解到企業目前經營狀況，進而制定出更加符合社會發展實際的戰略和制度。其次，加強預算管理。預算管理一直以來都是各行業、各企事業單位內部控制的核心內容，是企業經濟項目運行和企業未來規劃、發展計劃的整體性管理模式，通過科學的預算管理機制能將企業支出控制在既定范圍，避免超額支出帶來的財務風險和經濟損失。在ERP系統的支持下，企業預算管理工作更加的科學，不僅幫助企業制定出科學、合理的預算指標；也促進了企業實現長遠發展戰略，讓企業生產經營活動變得更加科學有序。在制造企業經營中，ERP系統的應用讓企業采購、生產、銷售等活動都能夠得到準確的記錄，讓企業管理層能夠時刻監控企業各項開支，進而及時調整企業預算。為此，在ERP系統的支持下，企業管理者必須要加強預算管理力度，將預算管理觀念深入到企業管理的各個角落，官產到企業生產的各個環節。最后，熟悉ERP系統的操作要點。財務人員是企業管理活動開展的關鍵，在工作中需要熟悉ERP系統的操作流程，進而在ERP系統科學進行預算管理，嚴格控制企業開支。只有這樣，才能及時發現企業超額支出問題，追求超額支出的原因，并及時記錄上報，經單位領導審批之后再調整預算編制，達到保證企業內部支出合理性的目標。

2.加強風險管理

加強風險管理是當前企業管理工作的重點，也是ERP系統下制造企業內控管理面臨的首要任務。制造企業管理者在工作中要認識到風險管理的重要性，要明確風險與機遇并存的特點。在引入ERP系統之后，因ERP系統本身的復雜性和開放性，使得企業內部管理和生產模式都會發生一定的變化，此時很有可能發生員工錯誤操作、內部舞弊等現象，這個時候，加強風險管理控制是ERP環境下，企業內部控制優化的又一策略。企業管理者需要觀察ERP系統軟件與硬件設施是否匹配，網絡系統是否安全。通過上述內容可以看出ERP系統在財會應用中經常會出現軟硬件不匹配的現象，因此需要對可能出現的漏洞和不匹配問題及時的處理。首先，當業務流程變化較大的時候，ERP系統管理人員需要重新授權，并且設置新的密碼和訪問權限，新設置的密碼需要企業主管認可和簽字，避免密碼泄露引起的管理漏洞。另外，強化風險意識，構建用戶角色的時候充分考慮授權標準，避免發生權責不符的現象。

3.加強信息收集

一方面為提高財務部門對記賬憑證的處理效率和質量，通過電子表格開發工具導入ERP系統，從而避免了手工錄入記賬憑證可能出現的誤差，保證賬務記錄的準確性。另一方面采購、銷售、生產等模塊的數據共享自動生成報表，幾乎取代了手工操作，財務人員節約大量的時間進行財務分析。一方面為提高財務部門對記賬憑證的處理效率和質量，通過電子表格開發工具導入ERP系統，從而避免了手工錄入記賬憑證可能出現的誤差，保證賬務記錄的準確性。另一方面采購、銷售、生產等模塊的數據共享自動生成報表，幾乎取代了手工操作，財務人員節約大量的時間進行財務分析。

五、結束語

總之，在ERP系統的支持下，制造企業內控管理發生了巨大的變化，實現了由原來的事后控制向事前、事中控制的轉變，出現了會計人員參與內部管控到全員參與內部管控的改革，也讓企業內部信息傳遞更加順暢。因此，ERP系統的應用是企業內控管理完善的重要標志，其讓企業管理更加規范，為企業健康穩定發展提供了更加有力的保障。