數字化技術在不動產登記檔案管理中的應用研究

文／陳鵬蕊 承德市不動產登記中心 河北承德 067000

引言：

不動產登記檔案管理水平的高低在維護人民的財產安全方面有著舉足輕重的地位，人們一直關心不動產登記檔案管理工作的質量問題正體現了這一點。以往的人工管理方式難免會出現一些疏忽，導致不動產登記管理工作出現各種各樣的問題，從而導致人們財產的安全性得不到保障。當今社會數字化技術的發展有力地推動了社會各行各業的進步，為各行各業的發展提供了有效的技術支撐，使用數字化技術進行不動產登記檔案管理工作就會有效地緩解傳統管理模式中的各種問題，提高檔案管理工作的實效性，不斷發揮不動產登記檔案信息的利用價值，整體提升現代不動產登記檔案管理的水平。

1.數字化技術在不動產登記檔案管理中應用的重要性

1.1 降低不動產登記檔案管理成本

隨著社會經濟的發展，人們的物質生活水平不斷提高，購買不動產的欲望不斷提升，這在無形中增加了不動產登記檔案登記管理的工作量。而不動產登記檔案管理工作本身是一件十分復雜的工作，需要眾多部門人員的參與，這必然會增加不動產登記檔案管理工作的成本投入。如果不動產登記檔案管理人員能夠加強對數字化技術的應用，可以實現不動產登記檔案的可持續發展。數字化技術具有傳統人力資源無法比擬的優越性，能夠大大提升不動產登記檔案管理的效率，促使人們從繁重的工作勞動中解放出來，所以可以降低不動產登記檔案管理的成本。

1.2 提升檔案檢索、查閱、更新的效率

不動產登記檔案管理的工作量和任務量逐年上升，而且不動產登記檔案的更新速度也會不斷加快，增加了不動產登記檔案管理人員的工作難度，檔案檢索的時間開始增加。數字化技術作為現代化技術的典型代表，將數字化技術應用到不動產登記檔案管理中，能夠不斷提升檔案檢索、查閱和更新的效率。在傳統的不動產登記檔案管理中不動產登記檔案管理檢索、查閱和更新的速度都十分緩慢，并且影響了不動產登記檔案管理工作的發展。在新的時代背景下，數字化技術確保了不動產登記檔案管理中檔案檢索、查詢以及更新的效率，也促進了不動產登記檔案管理工作的創新發展。

2.數字化技術在現代不動產登記檔案管理中運用的原則

2.1 以便利和安全為出發點

數字化技術的運用為工作人員省去到庫房提取資料的時間，從而節約了管理的時間成本。當不動產業主需復印房屋買賣契約及其他資料的時候，工作人員只需要直接打印通過電腦調取到的有關不動產登記資料的圖片即可，這樣極大地便利了不動產登記資料的使用，一切以安全和便利為出發點。在以往傳統的管理模式下，會經常性出現管理失誤、不當的現象，導致丟失檔案的現象并不少見，原因如下：首先，不動產業主未在不動產登記中心登記不動產的權屬歸屬情況，導致不動產登記檔案資料不全；其次，不動產登記中心的工作人員由于工作疏忽不到位，未將資料妥善保存，還存在把業主要登記不動產檔案的資料與其他資料相混合的現象，從而為不動產登記檔案的管理工作帶來極大的阻礙。然而，通過數字化技術來進行不動產登記檔案管理工作就會便利和安全許多。不動產的權屬登記情況會在電子檔案上清楚地標記，方便工作人員隨時查看。以往須在不動產檔案查閱室安裝監控來實時監督檔案查閱人員，以防出現有不法分子趁工作人員不注意的情況下，隨意增添或涂改部分內容，甚至會將重要的內容帶出查閱室的情況，造成嚴重的法律后果。但是只憑工作人員查看監控這種方式很難保證不出任何差錯，這時就需要電子檔案的幫助，來讓檔案查閱室的工作人員免去后顧之憂。查閱者可直接在查詢系統上查看自己需要的不動產登記資料情況，無法在原件上做任何更改，也為社會免除了許多民事訴訟、行政訴訟等各種產權糾紛。

2.2 不動產登記檔案管理要遵循國家相關規章制度的規定

不動產登記檔案管理工作對檔案資源的真實性和檔案管理工作人員的工作準確性有更高的要求，因為這關乎人民的生命財產安全，重要性不可小覷。檔案管理者必須有較高的工作水平，從而能夠處理繁多的不動產登記資料，并保證不出差錯。工作人員嚴格遵守國家的相關法律法規，有效保證登記信息的科學性和合理性。要想對城市的現狀和未來的發展方向有一個全面的認知，工作人員就必須遵循法規的指引，以便能夠更好地履行自己的相關職責，為推動城市發展貢獻力量。

2.3 定期維護不動產登記平臺

不動產登記檔案信息對一個城市的發展至關重要，會為未來城市的規劃提供參考，為未來城市的建設提供思路。為便利不動產登記資源的保存，工作人員啟用了數字化技術，但是這并不是一勞永逸的。為確保資料不被遺失，造成不可挽回的后果，工作人員需定期維護系統上上傳的不動產登記信息，保證這些登記信息能夠定期更新并長久地保存下去。

3.傳統管理方式下不動產登記檔案管理工作中存在的問題和不足

3.1 不動產登記檔案資料收集難度大。

不動產登記檔案管理工作的首要任務是收集檔案信息，這也是不動產登記檔案管理工作能夠順利進行的一大前提。工作人員要想實現高質量的管理化工作，就必須對檔案信息進行合理化收集。但是在現實情況中，不動產檔案信息的登記和管理是由多個部門分工合作、共同完成的，這就會出現新的問題，例如，各部門之間沒有進行有效力的互相合作及聯系工作，就會造成各部門之間的權責界限不明朗，組織架構不清楚，因此會對不動產登記檔案資料收集和管理工作帶來比較大的難度。

3.2 不動產登記檔案資料整理歸檔工作缺乏時效性

傳統的不動產登記檔案資料整理歸檔工作是完全依靠人工進行的，在實際情況中，每天都會有大量的不動產登記檔案資料需要歸檔管理，工作人員只有把這些資料及時的歸納、整理才能實現高效管理的水平。然而由于工作量較大、工作人員的時間觀念和相應的責任意識不強，導致難以保證需歸檔的不動產登記檔案信息的時效性和連續性，也對下一步工作人員需進行的信息分類管理工作帶來困擾，大量的檔案信息積壓也會為后續各種檔案管理和信息利用工作帶來不便。現階段由于不動產登記行業的入行門檻較低，不動產登記檔案管理工作人員的專業能力和綜合素質不夠強，導致這些工作人員不能及時、恰當地處理檔案信息歸檔與管理過程中遇到的各種問題，這也在一定程度上降低了檔案管理工作的效率。

3.3 數字信息化管理檔案工程建設進程較慢

現階段的信息化時代背景要求不動產登記檔案管理人員要合理地在工作中運用數字化信息技術來保證檔案管理工作的時效性和準確性。但是由于不動產檔案管理登記需要的時間跨度較長，涉及的信息門類較多，需要相關部門加大資金及其他各方面的投入力度來保證不動產登記檔案信息數字化管理工作的順利進行。然而在現實情況中，負責不動產登記檔案管理的主管部門缺乏對此工作的各種支持力度，導致數字信息化管理檔案工程建設總體進程緩慢。

3.4 不動產登記檔案管理人員的綜合素質有待提升

將數字化技術應用到不動產登記檔案管理中對不動產登記檔案管理人員提出了更高的要求，不動產登記檔案管理人員不僅要具備豐富的管理經驗，能夠處理好不動產登記檔案管理中存在的問題，同時還要具備創新理念，能夠認識到數字化技術的優越性。但是在當前部分不動產登記檔案管理人員的綜合素質有待提升，即便有豐富的工作經驗，但是應用數字化技術的能力和素質還遠遠不夠，導致數字化技術無法充分發揮自身優勢，提升不動產登記檔案管理水平。之所以會存在這些問題，其主要原因在于不動產登記檔案管理部門沒有完全做好不動產登記檔案管理人員的教育培訓工作，導致不動產登記檔案管理人員的綜合素質久久不能夠提升，也制約了不動產登記檔案管理工作的發展。

3.5 缺乏對數字化技術在不動產登記檔案管理中應用的重視程度

意識是指導行為的重要條件，有什么樣的意識就會產生什么樣的行為表現，對于數字化技術在不動產登記檔案管理中應用來說也是如此，只有加強對數字化技術的重視程度，才能夠開辟不動產登記檔案管理發展的道路。但是在當前部分不動產登記檔案管理人員的觀念也有待提升，沒有意識到數字化技術應用的優越性，認為現在的檔案管理工作已經十分完善，加強對數字化技術應用只會增加人們的工作量，久而久之，數字化技術也失去了在不動產登記檔案管理中的作用，阻礙了不動產登記檔案管理工作的創新發展。

4.數字化技術在不動產登記檔案管理中的應用策略

4.1 加大對不動產登記檔案管理人員的培訓力度

優秀的不動產登記管理人員對整個不動產登記信息化建設工程的推動作用是明顯的，因此相關責任部門需保證選拔、錄用的工作人員具有高素質、高學歷以及具有熟練掌握現代信息化技術的能力。錄用的專業管理人員需定期參加業務培訓，例如掃描不動產登記檔案資料、分類管理檔案資料及如何完成數據對接工作等。不斷更新觀念、提高業務能力，努力成為綜合素養過硬的全面性人才。只有這樣，才能保證不動產登記檔案信息化建設工程得到充足的智慧支持。不動產登記檔案管理工作人員要有創新意識和應變能力，要儲備豐富的現代信息化技術知識，才能更好地滿足群眾的需要，更好地提升為社會服務的能力，推動不動產登記檔案管理工作走向數字化、信息化。

4.1.1 數據資料收集培訓

工作人員可以對紙質版的不動產登記檔案進行電子掃描，掃描完成后立即對文檔中可能出現的一些錯誤進行修改，保證錄入文檔的準確性，以方便相關人員查閱。如果發現有檔案缺失的情況，工作人員應馬上采取恰當的措施進行資料全面掃描，對缺失的部分進行及時補充，定期檢查數據錄入的完整性，并對自己錄入的所有數據負責到底。工作人員在掃描完成圖片后，要及時查找圖片中可能出現的錯誤，并及時對錯誤進行修正。工作人員要保證錄入圖片的質量，對模糊圖片的清晰度要進行處理，保證每一張圖片的詳細情況都能被準確記錄。確保不動產登記檔案的應用價值被完整開發的一大基礎是改正不動產登記檔案中出現的錯誤圖片，在運用數字化技術進行圖片管理時要注意研究相關情況，保證圖像的分辨率在合理范圍內，明確地識別出圖像的順序。現階段的一些圖像掃描技術也存在不足的現象，例如不能對掃描的影像資料特征進行分析，無法徹底維護影像資料的清晰度等，這些都是在今后的工作中需加以改進和提高的地方。

4.1.2 檔案資料分類管理培訓

傳統的不動產登記資料分類方式是依靠人工來將各種資料分類，按房屋坐落分類完成后再進行歸檔管理。由于人工不能像數字化一樣精準、快速，所以這種方式的時效性和效率都達不到現代化管理的要求。不動產登記檔案管理人員需學會用數字化的方式來進行科學的資料整理和歸檔工作，根據實際情況來對具體工作做出相應調整，從而提高檔案管理工作的效率。工作人員要將不動產登記檔案進行編號從而實現規范化管理，使不動產登記檔案的應用價值得到充分的開發。現階段不動產登記檔案的編號工作缺乏關注度是導致不動產登記檔案管理過程中出現問題的障礙之一，因此做好不動產登記檔案的編號工作是至關重要的。工作人員在接受檔案時要注意考察檔案的實際情況，落實檔案管理的責任主體，從而能夠發揮出不動產登記管理系統的獨特優勢。在大數據聯網時代，工作人員要高度重視互聯網的通暢性，分析大數據在信息傳遞方面的重要作用，把檔案編號工作認真做好并落到實處。

4.1.3 數據對接工作培訓

工作人員要及時完成相應的數據對接工作，將目錄資料與對應的影像文件進行對接，在這個過程當中要充分體現數字化技術的便利性。完成數據對接工作可以避免各種不動產登記資料的信息出現差錯。將數據進行對接后，工作人員必須進一步核對并確認對接后的資料信息是否存在誤差，以防造成不良的后果。要想保證整個對接工作的順利完成，挑選的工作人員必須具有很強的專業性和較高的綜合素質。

首先，不動產登記檔案管理人員應具備較強的責任意識，需具備扎實專業的檔案管理知識。在推進整個檔案管理人員的隊伍建設過程中，要落實檔案管理責任制，要嚴抓紀律方面的建設。其次，要求各部門管理者統一認識，高度重視人才隊伍的建設工程，不斷深化、優化管理工作，認識到不動產登記檔案信息管理工作對整個社會發展的重要性，從而加強對在職的檔案技術人員有針對性的授課培訓工作的開展，通過交流崗位、脫產教育等多種方案來對檔案管理者進行培訓，為檔案管理者提供多方面、多角度的技術支持，在整個社會上逐漸形成專業、完善的信息化不動產登記檔案管理技能和科學的管理工作意識。最后，為了切實增強檔案管理隊伍建設，檔案管理部門需定期組織檔案管理人員進行業務培訓，提升管理人員的業務水平，從而有效提高不動產登記檔案管理質量。

4.2 搭建不動產登記檔案信息化管理共享平臺

不動產登記檔案管理涉及的方面比較多，資料很雜，各個機構管理的方式也不盡相同，這給檔案登記工作帶來了許多困難。搭建不動產登記檔案信息管理的共享平臺可以給現階段遇到的諸多問題提供解決思路，能夠降低不動產登記檔案管理的復雜程度，也可以幫助形成一套更合理的數據共享體系管理系統，使不同類型的不動產登記檔案資料都能夠在一個共享系統里被查詢和打印，這將極大地便利不動產登記信息的查閱工作。建立信息共享平臺，需妥善協調各個部門，打破各個部門在數據資源上的互不暢通現象，但也需注意網絡安全的問題，保證數據資源不遭到破壞。這就要求相關管理部門建立起相應的安全機制，以求保障數據共享的有效進行，避免因數據遺漏帶來麻煩。在現代化不動產登記管理工作當中，工作人員不僅要做好檔案保管工作，也要研究如何提升檔案的利用價值。相關管理人員建立數據共享平臺，可以保證在數據聯網的前提下，查詢到各種不動產登記檔案的構建過程，充分開發數字化檢索功能，在數據變更方面展現出數字化應用的優勢，提高檔案的自動化匯總打印效率，在各個方面都要體現出數字化管理的長處，真正實現對傳統不動產登記管理方法的有效替換，從而全面提升檔案管理工作的社會效益。

4.3 完善與不動產登記檔案管理相關的法律法規

人們對法律法規知識的需求在現在經濟飛速發展的大環境下會越來越強，當自身的權益受到侵犯的時候，廣大人民群眾都會選擇用法律途徑來維護自身的權益，這也彰顯了法律法規在生活中的重要性。所以在不動產登記檔案管理的相關工作中也必須持續地推進相關法律法規的完善進程，使不動產登記檔案管理工作能夠做到有法可依。只有完善與不動產登記檔案管理工作的相關法律法規，才能更好地維護人們在使用不動產登記檔案資料過程中的權益。不動產登記檔案的管理水平高低與相關法律法規的完善程度是相輔相成的，也是相得益彰的。現代不動產登記檔案管理能力的提升離不開相關法律法規的完善，有一定法律法規的保護會使不動產登記檔案管理工作越來越規范化。

4.4 轉變觀念，加強對數字化技術的重視程度

數字化技術將現代信息的優勢充分融合，在眾多的行業和領域中都發揮了巨大的作用，作為不動產登記檔案管理人員，在具體的工作中要轉變觀念，加強對數字化技術的重視程度，讓不動產登記檔案管理工作能夠乘著數字化技術的翅膀，實現創新發展。首先，不動產登記檔案管理部門要加強對數字化技術的宣傳工作，利用現代化信息傳播媒介向不動產登記檔案管理人員宣傳數字化技術的重要性，促使數字化檔案管理人員能夠受到環境等因素的影響，逐漸轉變觀念，加強對數字化技術的重視程度。其次，不動產登記檔案管理部門的領導還要以身作則，加強對不動產登記檔案管理工作的管理和監督，形成重視數字化技術的氛圍，這樣部門的其他人員也能夠主動向領導看齊，在今后加強對數字化技術的研究與應用。最后，不動產登記檔案管理部門還要定期組織多種形式的比賽活動，綜合考核工作人員應用數字化技術的能力，在比賽活動中工作人員會加強知識學習，不斷提升應用數字化技術進行不動產登記檔案管理的能力。

結語：

隨著互聯網技術和信息技術的飛速發展，各個領域對數字化技術的應用都越來越多。不動產登記檔案管理系統對數字化技術的需求也是如此，這也使不動產登記檔案管理得到了強而有力的技術支持。不動產登記檔案管理系統在數字化技術的加持下，不僅會變得更加高效，也會變得更加規范。運用數字化技術來進行不動產登記檔案信息管理能夠確保不動產登記檔案管理工作的持續、穩定和高效的發展，使不動產登記檔案管理工作的價值得到更好的體現。