企業預算管理信息系統構建方案研究

劉亞龍

【摘? 要】預算管理是企業戰略實施和內部控制的重要工具之一，對企業的發展至關重要。信息化手段可以配合預算管理，提升預算編制的準確性、數據分析的精準性和業財協同的緊密性。因此，開展預算管理信息系統構建研究具有非常重要的現實意義。論文在介紹了預算管理相關概念的基礎上，從落實企業戰略、優化資源配置和提升工作效率多個角度分析了建設預算管理信息系統的必要性，提出了管理鏈條清晰、業財深度協同、規則標準統一、數據實時共享、全流程可視化的構建理念，并呈現了構建方案，為企業預算管理信息化建設提供借鑒。

【關鍵詞】預算管理；財務轉型；信息化建設

【中圖分類號】F275；F49? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2023）12-0110-03

1 引言

預算作為一種有效的企業管理工具，在過去很長一段時間在戰略實施、科學決策中發揮了重要的作用。傳統的預算管理工作主要依賴手工開展，主要的輔助工具是Excel等辦公軟件。隨著社會的不斷進步，企業規模不斷擴大，預算數據也逐漸變得龐雜，傳統預算管理的弊端逐漸顯現，預算工作變得耗時費力，數據的準確性更難以保證。

企業現實需要的驅動下，學術界和實務界的專家學者圍繞預算管理信息化進行了長時間的探索。在預算管理信息化的必要性上，學術界一致持肯定態度。多數學者注意到，隨著經濟的飛速發展，企業面臨的內外部環境愈發復雜，遇到的問題也越來越多，進而導致預算管理也面臨更多的挑戰。研究發現，信息化的預算管理模式可以有效提升企業的管理水平，設計出預算管理信息系統并投入企業運用，是企業做大做強的途徑之一。

近年來，大數據、移動互聯網、人工智能、云計算、區塊鏈等新技術快速發展，日益融入社會各個領域，并以其自身鮮明的優勢成為經濟高質量發展的重要助力。信息技術在促進經濟發展的同時也在潛移默化地影響著財務管理的模式。為推動中央企業進一步提升財務管理能力水平，加快建設世界一流財務管理體系，2022年國資委印發《關于中央企業加快建設世界一流財務管理體系的指導意見》（以下簡稱《意見》），提出主動運用新技術，充分利用豐富的財務數據，推動財務管理轉型升級。同時，《意見》還指出要完善縱橫貫通的全面預算管理體系。綜上，技術的更新迭代、管理的現實需求以及政策的大力支持，為企業構建預算管理信息系統提供了可能，本文將基于此展開研究。

在研究預算管理信息系統之前，有必要對這個概念進行界定。本文認為，預算管理信息系統應是通過多種信息化技術手段將企業的預算管理體系和內部控制規則集成到數據平臺或信息系統中，包括預算編制、分解、下達、調整、執行和分析考評等業務環節，與企業其他信息系統互聯互通、信息共享，提供全流程可視化的數據查詢和自動化的預算執行分析，實現事前源頭控制、事中風險預警和偏差提醒、事后考核評價的閉環管理。可以充分利用信息技術和預算管理工具的雙重優勢，打破業務壁壘，提升業財融合程度，提高預算編制的科學性和合理性，提升預算的執行質量，突出預算價值引領作用，為經營決策提供財務數據支撐。

2 建設預算管理信息系統的必要性

預算是一種通過資源分配助力企業戰略實施的工具。下面將分別從落實企業戰略、有效分配資源和提升預算管理效率的角度分析建設預算管理信息系統的必要性。

2.1 落實企業戰略目標的重要途徑

研究認為，預算具有戰略實施的基本功能。企業的戰略愿景要落實到每一項經營活動中，而經營活動又需要財務的支持。因此預算是為戰略服務的，是企業戰略實施的一部分，而戰略實施的結果又將通過財務數據來呈現。企業戰略的實施依賴于完善的組織結構、合適的企業文化以及有效的公司治理，預算管理信息系統將深刻影響這些因素。首先，在預算管理信息系統中，每個人都是預算的參與者，可以通過預算數據清楚了解企業的戰略目標，并有了共同的努力方向。管理者也可以通過預算管理信息系統將預算責任穿透到每個部門、每名員工，使得企業的戰略與預算更加緊密結合。其次，采用信息化手段進行預算管理是一種變革，必將帶來企業文化的轉變，并且是一種由“粗放、低效”到“精益、高效”的良好轉變，對企業戰略的實施有潛移默化的促進作用。此外，企業治理中會存在諸多控制環節，而這些控制環節并不一定都能發揮應有的作用，甚至有的控制環節是非必要、非增值的，預算管理信息系統正好可以改善這一現狀。

2.2 高效配置企業資源

我國企業一直重視信息化建設，然而“數據孤島”問題依然嚴重。實際工作中，企業往往會開發多個信息系統，但是這些系統的開發目的和時間存在差異，所用技術、數據結構和運行規則也不盡相同，導致多個軟硬件平臺的信息系統雖同時運行，但這些系統數據相互獨立、各自為戰，無法實現數據共享，因此產生“數據孤島”。理想的預算管理信息系統并不是獨立運行的，而是在整合了企業其他信息系統和數據平臺的基礎上實現了開放協同、智慧共享，因此可以更加高效地配置企業的資源，降本增效，發揮其最大效益。與此同時，傳統的預算管理中，每個人只負責編制自己的預算方案，不需要也看不到其他人負責的預算任務，對企業整體的預算目標更是缺少認識，大局觀念薄弱。預算管理信息系統則可以很好踐行“全員、全方位、全過程”的理念，將企業管理的方方面面納入信息系統。員工不僅可以看到自己的預算任務，也可以清晰了解企業整體的預算目標，能夠更好地參與到經濟活動中，調配所需要的人、財、物和數據，各業務單位之間的溝通效率提高，避免資源短缺或被過多占用。所有人各司其職、步調一致，共同為企業的戰略目標服務。除此之外，實際工作中，預算數據往往是由財務人員統計的，而業務人員常常疏于履行財務程序，導致預算數據滯后，影響了財務人員的資源評估結果。預算管理信息系統有效避免了上述問題，企業資源的分配將更加合理。

2.3 全面提升預算管理的效率

當前，有很多企業開展預算管理還停留在手工操作的階段，其帶來的弊端也是顯而易見的。不管是在緊張的預算編制周期內，還是后續的過程管控中，都需要花費大量的時間收集整理信息，加工處理大量數據，不僅耗時費力，而且數據質量難以保證，整體效率低下。引入預算管理信息系統可以有效改善這一現狀。首先，預算管控的實效性大大提升。預算編制環節，系統將向業務部門開放填報功能，填報的數據將會實時匯總到財務部門，減少了人工計算的過程；編制完成后，系統將對預算執行情況實時分析和監測，還可以自動生成統計報表傳輸到相應權限的管理人員和業務人員，及時糾正預算偏差。其次，預算管理的準確性也將大大提升。信息系統實現全流程自動化，所有的結果都是內置程序計算出來的，出錯的可能大大降低；信息系統將內部控制從線下轉移到線上，減少了預算管理過程中的人為干預；通過嵌入標準成本體系等方式，預算的編制也將更加科學合理，而不是主觀臆測，通過系統的校驗服務，有效避免了“預算松弛”現象。最后，預算管理信息系統可以提高分析評價的質量。在對預算的運用過程中，人們很早就認識到，未來不可完全預算，不能苛求預算的精度。因此，企業制定的預算目標和為預算目標提供支撐的數據、信息不可避免會與實際情況有所偏差，關鍵在于如何有效處理偏差。預算管理信息系統可以通過差異分析和反饋機制，不斷校正編制邏輯和參數，提升預算管理的精益水平和決策支持能力。

3 預算管理信息系統實施方案構建

預算管理信息系統構建的基本理念是保證預算數據真實、合理、準確的前提下，管理鏈條清晰、業財深度協同、規則標準統一、數據實時共享、全流程可視化，能夠充分發揮預算管理的價值引領作用。具體構建思路如圖1所示。

3.1 預算編制

系統將向業務部門開放，業務部門人員在這一環節填報部門預算數據，包括收入、成本、費用等預算類型，填報的方式可以是手工錄入或自動取數。對于可以建立標準體系的預算類型，業務人員只需要錄入動因參數，系統即可實時生成預算數據；對于其他預算類型，則需手工填報，但需要提供詳細的測算依據、模型和數據，確保所有預算數據的背后都有業務的支撐，提升預算數據的科學性和合理性。業務人員在填報完成后，傳遞給有相應職權的部門和領導人員審核，審核通過后預算數據會上報預算管理部門（通常為財務部門），審核不通過則退回重新填報。預算管理部門匯總所有的預算數據并審核，此時審核的視角是整個企業，統籌考慮后合理做出取舍。在經過多次溝通調整之后，預算數據提交至企業的決策機構，履行決策程序后通過系統分解下達。預算任務將被系統分解到管理的最末級，業務人員可以隨時查詢到承擔的預算任務和執行進度。

3.2 預算執行和監控

預算執行的動因是業務的發生，業務的發生占用和消耗預算，預算控制模塊實時調取業務數據，并向業務反饋預算執行數據，供業務人員查詢。以辦公用品采購為例，業務人員在物資系統創建采購申請，隨即占用辦公費預算，預算的可用余額相應調減。隨后在經法系統起草采購合同—完成貨物驗收—收取發票—履行報銷手續，該筆辦公費預算消耗完成，系統數據將再次更新，真正做到業務預算和財務預算一一對應、實時協同。

這一環節，財務不再是被動的事后控制，而是在業務發生的同時就介入，將財務監督的職能延伸到業務前端，通過設置好的校驗規則和預警功能，提升了預算管理的及時性，預算的控制功能被有效加強。企業可以在系統中將部分預算項目設置為“單項強控”，確保該項目不會超支；系統也可以設置預警閾值，當某一預算項目執行到一定比例時，發布預警信息，督促業務人員更加合理謀劃業務的開展。當然，預警可以設置上限，也可以設置下限。企業還可以通過在系統中設置“業務負面清單”等形式，確保預算的執行不僅依法合規，也契合企業戰略。

在預算管理信息系統中，預算分析功能更加及時有效。系統實時出具財務預測報表，準確計算預算指標，分析差距和主要原因。系統通過獲取歷史數據，進行橫向和縱向對比，并以圖表等可視化的方式呈現對比結果，分類推送至不同權限的人員。業務人員不僅可以直觀看到預算指標和分析結果，更重要的是可以從預算分析的結果穿透到具體業務，真正做到預算管理“心中有數”，保證預算執行不偏移，同時也為預算調整提供一定的參考。

3.3 預算調整

通常，預算一經發布，就應該被嚴格執行，不得隨意調整。但是市場環境瞬息萬變，預算管理也必須保持一定彈性。預算調整應具有日常零星調整和整體預算目標調整等功能。與預算編制一樣，預算調整也是由業務部門發起的，調整申請由預算管理部門審核，并視調整規模和項目的不同決定是否上報企業的決策機構，審核完成后預算調整生效，預算數據自動發布。

3.4 預算考核

預算管理信息系統中應設置考核規則，在預算周期結束的時刻，預算考核結果隨即生成。預算考核功能應與企業的人力資源管理系統對接，為企業整體的績效考核提供依據。同時，預算考核的結果也可以為下一周期預算編制提供輔助。借助預算分析功能，評價企業整體的投入產出效益，作為今后經營決策的參考；篩選出執行較差的項目、部門、人員，予以重點關注；而對于執行較好的部門項目、部門和人員，給予更多支持。企業可以根據管理的需要，設置不同的考核規則和分析方案，充分利用系統發揮預算管理的價值。

3.5 數據與規則

預算管理信息系統將對接許多其他業務系統，存儲和傳輸的數據雜而多，因此，預算管理信息系統要實現預期功能，必須建立統一的數據標準和全面的規則體系，這是系統建設中最重要的環節。

3.5.1 數據

預算管理涉及大量結構化數據，結構化數據的特征是具有固定的數據模式和格式，如表格、字段等。企業應明確預算科目、成本中心、標準成本體系、會計科目、組織體系等數據標準，也要固化預算管理中涉及的各類表單，實現數據在預算管理信息系統內部和與其他系統之間準確流轉、實時共享。同時，預算管理信息系統應盡量避免文本、圖像等非結構化數據的錄入和傳輸，減少系統信息量和數據的復雜性。

3.5.2 規則

如果把數據比作系統的血液，規則就是系統的血管，他們決定了數據的流向，支撐著系統的運轉。預算管理系統需要內置傳輸、校驗、調用、反饋等規則，規則的缺失將使預算管理無效，如缺失預警功能可能導致預算超支；規則的沖突則可能使系統運轉異常，因為系統無法像人一樣做出選擇；錯誤的規則將嚴重影響企業信息質量，如取數運算時數據源選擇錯誤導致最終預算數據失真，甚至引導企業作出錯誤的決策。因此，建立預算管理的規則體系才能讓系統運轉有據可依。

4 結語

預算自被引入企業管理中來，經歷了長時間發展和改革，吸引著學術界和實務界的關注，也遭受過質疑和詬病。但不可否認的是，預算是一種有效的管理工具。預算工具的本質使其成為天然的數據中心，而隨著經濟的發展，其需要處理的數據越來越多，傳統的預算管理方式已經不能滿足企業當下的需求，信息技術手段可以有效改變這一現狀。預算管理理念和信息技術手段的融合是時代發展的必然結果，本文嘗試搭建了預算管理信息系統的框架，對企業加強預算管理提供了思路。在實踐中，預算管理信息系統的建設還需要根據企業的戰略愿景、管理模式、經營范圍等進行個性化的設計和開發，真正釋放預算管理的價值。

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