跨域協(xié)同：“京津冀”檔案資源共享服務(wù)模式探析

■王孟影

以往，群眾查詢開放檔案需要前往相關(guān)檔案館進行實地查詢，有時需要跑多個地方才能查到，費時費力。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對于檔案資源的利用也提出了更高的要求，檔案資源的查詢共享模式也需要進一步改進發(fā)展。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。檔案工作存在制約高質(zhì)量發(fā)展的觀念障礙、制度缺陷、技術(shù)瓶頸和人才短板，地區(qū)及行業(yè)間發(fā)展不平衡問題仍然明顯存在，檔案利用服務(wù)不充分問題依然突出，基層基礎(chǔ)工作還有薄弱環(huán)節(jié)[1]。

為在京津冀協(xié)同發(fā)展工作中得到進一步的突破，三地在已有的基礎(chǔ)上，進一步擴大合作半徑。2015年，三地檔案部門聯(lián)合召開了京津冀檔案事業(yè)協(xié)同發(fā)展研討會[2]；2019年，三地舉辦了“檔案服務(wù)京津冀協(xié)同發(fā)展”主題沙龍；2020年，京津冀檔案館協(xié)同發(fā)展工作會議召開，討論并通過了《京津冀檔案館工作協(xié)同常態(tài)化機制》及《北京市、天津市、河北省檔案館近期重點合作項目》[3]；2020年12月起，天津市委辦公廳、市委宣傳部聯(lián)合北京市委辦公廳、河北省委辦公廳，以三地黨委辦公廳名義在“學(xué)習(xí)強國”平臺推出“檔案法相關(guān)知識”專項答題活動[4]；2021年5月，三地檔案館宣傳部門聯(lián)合召開館際宣傳工作座談會。正確面對機遇和挑戰(zhàn)，不斷推動檔案工作的發(fā)展和進步。

一、跨域協(xié)同：“京津冀”檔案資源共享服務(wù)模式建設(shè)的必要性

2020年9月28日，三地檔案館簽署了《北京市、天津市、河北省檔案館民生類檔案跨館利用合作協(xié)議》。《協(xié)議》中包含三地檔案館的婚姻登記和學(xué)籍類檔案信息資源實現(xiàn)異地跨館利用。除此之外，未來跨館利用檔案類別呈拓寬趨勢，并不斷完善相關(guān)利用規(guī)范和制度[5]，建設(shè)檔案資源共享服務(wù)模式有其必要性：

（一）有利于促進檔案資源的統(tǒng)一管理和有效利用

“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”既是由我國社會主義制度決定的，又是檔案工作發(fā)展的客觀需要，它是我國檔案工作的組織原則和管理體制[6]。跨域協(xié)同發(fā)展的基礎(chǔ)是需要對檔案資源進行整體統(tǒng)計，了解到每個檔案館都有哪些檔案，將這些統(tǒng)計上網(wǎng)，從而了解所有數(shù)據(jù)，為后續(xù)的跨域協(xié)同服務(wù)提供資源，進一步促進三方的發(fā)展，促進國家的統(tǒng)一管理以及檔案的有效利用。

（二）有利于對檔案資源進行保護

檔案資源樣式多樣，對于檔案資源的保護是必要的。檔案資源有些原件非常珍貴，建設(shè)檔案資源共享服務(wù)模式，既有利于保護原件的完整與安全，更有利于社會大眾對這一部分檔案資源的利用。目前國家整理出版了眾多珍貴史料的選編、書籍等，這也便于檔案用戶的利用。但這些著錄價格高、數(shù)量少等問題，導(dǎo)致檔案資源并沒有完全實現(xiàn)全方面的利用共享。這就需要建設(shè)檔案共享模式，進一步實現(xiàn)檔案資源的保護和利用。

（三）有利于對檔案資源的共享

在2019年之前，檔案學(xué)者還可以去各個地方的檔案館查閱自己所需要的檔案資料。自疫情發(fā)生后，封控成為常態(tài)化趨勢，給檔案用戶帶來非常大的不便。如何實現(xiàn)檔案資源的跨區(qū)域協(xié)同發(fā)展，跨區(qū)域的利用，是我們在新時代亟待解決的問題。檔案資源普查最終的目的就是實現(xiàn)它的價值，讓其得到利用。資源普查可以使得我們更好地了解到具體的資源分布，都有哪些資源，可以通過公共的網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫，獲取到自己所需要的內(nèi)容，從而使得資源得到共享，被更廣泛地利用。

二、跨域協(xié)同：構(gòu)建“京津冀”檔案資源共享服務(wù)模式思路及原則

“京津冀”三地地緣相近，三地之間交通便利。三地之間流動人口眾多，跨區(qū)域協(xié)同工作日益增多。在京津冀地區(qū)協(xié)同發(fā)展的背景下，如何更好地促進檔案資源的利用和事業(yè)的發(fā)展，需要建立以三地檔案館為主的檔案資源共享服務(wù)模式。模式主要涉及檔案資源集成、檔案資源共享以及檔案資源維護三個部分，以此來推動“京津冀”地區(qū)檔案事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。建設(shè)檔案資源共享服務(wù)模式的主要思路：通過將三地檔案館館藏資源進行統(tǒng)計整合完整，為跨區(qū)域協(xié)同服務(wù)各方面提供預(yù)約、查檔、利用等服務(wù)，利用者通過共享模式可以獲得所需要的資料，在相關(guān)政策的允許下下載并利用，最終實現(xiàn)跨區(qū)域檔案資源的集成與共享。跨域信息平臺建設(shè)中應(yīng)遵循實用化、標(biāo)準(zhǔn)化和有助于平臺業(yè)務(wù)延展的原則。

（一）構(gòu)建檔案資源共享服務(wù)模式思路

我國對跨區(qū)域共享所做的示例較多，參考國內(nèi)的各項設(shè)施以及相關(guān)模式的建設(shè)思路和跨區(qū)域服務(wù)模式構(gòu)建原則，采取B/S(瀏覽器/服務(wù)器)架構(gòu)，與XML數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)無縫對接。通過這樣建成跨域檔案資源共享服務(wù)模式的總框架：匯總?cè)貦n案資源庫數(shù)據(jù)資源，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，開展遠程查檔、預(yù)約服務(wù)、申請借閱等模塊，以原有的數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，構(gòu)建共享平臺，將檔案資料、檔案館以及用戶緊密聯(lián)合到一起，實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資料的利用率。跨區(qū)域協(xié)調(diào)檔案資源共享服務(wù)的整體框架如圖1所示。

圖1 跨區(qū)域協(xié)調(diào)檔案資源共享服務(wù)的整體框架

（二）跨域協(xié)同：構(gòu)建檔案資源共享服務(wù)模式遵循的原則

首先，實用化。“京津冀”跨區(qū)域檔案資源共享服務(wù)模式是依托于三地檔案館所藏檔案資源為基礎(chǔ)建立的，目的是為三個地區(qū)的社會大眾服務(wù)，便于對檔案資源的利用。跨區(qū)域共享服務(wù)平臺模塊的開發(fā)和數(shù)據(jù)集成都應(yīng)以跨域協(xié)作為基礎(chǔ)，堅持適用原則，為檔案用戶利用檔案創(chuàng)造便利，為用戶節(jié)省時間和精力，更快、更便捷地解決所遇到的困難。跨區(qū)域平臺主要是將三地檔案資源進行整合，能夠?qū)崿F(xiàn)異地查檔、開放檔案資源的下載和應(yīng)用，直接與戶口所在地檔案館進行對話，獲取自己所需要的資料等內(nèi)容。因此這一平臺必須要注重實用化的原則，創(chuàng)造簡便且易操作的程序，拒絕復(fù)雜的數(shù)據(jù)加工模式。

其次，標(biāo)準(zhǔn)化。跨區(qū)域協(xié)作服務(wù)主要就是實現(xiàn)跨區(qū)域平臺進行檔案資源的操作性，真正地實現(xiàn)多部門以及多地區(qū)間信息的真正共享。平臺信息的操作以及構(gòu)建需要遵從統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的規(guī)則。例如電子資源的保存格式，制定統(tǒng)一的專門標(biāo)準(zhǔn)，并建立相應(yīng)的區(qū)域性信息收集及處理標(biāo)準(zhǔn)，以及數(shù)據(jù)合成時應(yīng)遵守的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)原則；在平臺進行統(tǒng)一運作時，要有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及安全標(biāo)準(zhǔn)，做好服務(wù)工作，并且能夠保證所有上網(wǎng)檔案資源的安全問題，構(gòu)建統(tǒng)一的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

最后，拓展化。跨區(qū)域協(xié)同發(fā)展，構(gòu)建檔案資源共享服務(wù)模式是為了遵從簡便實用為主要原則。隨著現(xiàn)代科技與社會不斷進步，群眾獲取檔案信息資源的方式、利用渠道等都需要不斷地更新和發(fā)展，服務(wù)范圍也逐漸擴大。因此，跨區(qū)域協(xié)同發(fā)展需要遵從共享服務(wù)平臺的基本功能，跟隨時代潮流，構(gòu)建適應(yīng)持續(xù)發(fā)展的要求，避免造成重復(fù)建設(shè)以及繁雜的工序出現(xiàn)。從而需要我們堅持拓展化原則。

三、跨域協(xié)同：檔案資源共享服務(wù)模式的應(yīng)用

（一）共享中的檔案資源整合

跨區(qū)域檔案資源共享服務(wù)平臺主要是由“京津冀”三地的省、市、縣級檔案館中的檔案資源構(gòu)成數(shù)據(jù)為來源，通過平臺的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化、電子化等程序，在平臺中實現(xiàn)跨區(qū)域協(xié)同服務(wù)中的檔案信息共享。通過進行超鏈接服務(wù)，連同全國各個地方的檔案館，使得用戶可以快速準(zhǔn)確地找到相關(guān)鏈接。“京津冀”三地的檔案資源可以進行分模塊整理，分成不同主題進行保存，標(biāo)明資源的出處，并在這一基礎(chǔ)上調(diào)查用戶興趣，制定專門的個人服務(wù)，滿足大家的需求。

（二）共享中的專業(yè)服務(wù)

以“京津冀”地區(qū)各級檔案館資源為主建設(shè)跨區(qū)域服務(wù)平臺是一項重要的探索，目前三地之間有建立相應(yīng)的協(xié)作項目，但有些地方并不全面，所以需要綜合所有資源。基于跨區(qū)域協(xié)同服務(wù)進行數(shù)據(jù)的應(yīng)用和交互，進一步盤活地區(qū)間檔案資源共享利用的要素。如遠程查檔、線上服務(wù)等能力；跨區(qū)域利用資源、異地查檔以及預(yù)約查檔等都能夠及時有效。依托跨區(qū)域檔案資源共享服務(wù)平臺，以整合資源為切入點，推動整體模式的形成，異地查檔、線上服務(wù)、資源開放等。

（三）共享中的安全監(jiān)督

跨區(qū)域進行檔案資源協(xié)同服務(wù)是將三地檔案資源整合到一起，除此之外還有眾多各類信息，其中也包含有個人信息，保護信息的完整與安全就需要建設(shè)完善的防火墻制度以及監(jiān)督制度，避免造成個人信息的泄露，造成不必要的麻煩。在服務(wù)過程中要做好專門的監(jiān)督，既有上級部門監(jiān)督，也包括人民群眾的監(jiān)督。應(yīng)設(shè)置專門的投票反映模塊，使得社會群眾可以專門進行反饋，提出意見。

四、跨域協(xié)同：開發(fā)檔案資源共享服務(wù)模式應(yīng)注意的問題及解決措施

8年來，在開展京津冀檔案信息資源共享服務(wù)基礎(chǔ)上，三地檔案部門不斷擴容“朋友圈”，大力推進三地民生檔案服務(wù)平臺建設(shè)，編制跨館查檔服務(wù)指南，不僅為老百姓日常查檔提供巨大福利，也成為京津冀協(xié)同發(fā)展取得顯著成效的生動縮影。“京津冀如同一朵花上的花瓣，瓣瓣不同，卻瓣瓣同心。”習(xí)近平總書記的妙喻情真意切、寓意深遠。以協(xié)同之舉，拓發(fā)展之路，謀百姓之福。如今，三地民生檔案實現(xiàn)跨館異地利用，民生短板不斷補齊，基本公共服務(wù)均等化水平持續(xù)提高，不僅讓三地群眾真正體驗到“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓群眾少跑腿”帶來的便利、唱響協(xié)同發(fā)展釋放的民生紅利，更為三地檔案部門在檔案資源建設(shè)管理、開發(fā)利用、檔案宣傳、人才培養(yǎng)、檔案工作創(chuàng)新等方面的合作奠定了堅實基礎(chǔ)。

（一）建設(shè)統(tǒng)一的格式規(guī)范

信息資源共享的前提是需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為后續(xù)做好相應(yīng)準(zhǔn)備。三地檔案資源共享平臺服務(wù)模式的數(shù)據(jù)采集、處理、存儲以及上傳都是在不同地方以及不同部門完成，平臺的建設(shè)需要遵循統(tǒng)一的格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。“京津冀”三地發(fā)展處于不同的水平，北京、天津兩地區(qū)發(fā)展要比河北靠前，三地之間發(fā)展是不平衡的，基礎(chǔ)建設(shè)上存在著差距，平臺建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)制定，需要三地進行統(tǒng)一協(xié)商，共同制作。參照專門的平臺建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案規(guī)范等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的軟、硬件相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，制定平臺、數(shù)據(jù)等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，真正實現(xiàn)各地方檔案資源的互相聯(lián)通。

（二）構(gòu)建完善的管理體制

隨著國家事業(yè)的發(fā)展，衍生出專門的檔案管理理念，檔案資源的共享服務(wù)這一概念相對來說不是很完整，理論體系尚在建設(shè)中，相關(guān)管理制度以及標(biāo)準(zhǔn)也沒有得到統(tǒng)一。由于跨域協(xié)同需要統(tǒng)一協(xié)調(diào)多個部門，各個部門所遵照的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)并不相同，存在著一定的參差。一些特別專業(yè)性的檔案存放于專門部門，信息壁壘嚴(yán)重，造成部分信息收集困難。電子數(shù)據(jù)類型、信息平臺接口、相關(guān)保密制度等也缺少統(tǒng)一的安全適用的標(biāo)準(zhǔn)[7]。

（三）建立完善的安全保護系統(tǒng)

各級檔案館都保留著涉及公民個人信息的情況，構(gòu)建跨域協(xié)同檔案資源共享服務(wù)要注重安全保護系統(tǒng)的構(gòu)建，避免造成公眾權(quán)益損失，甚至引起社會不穩(wěn)定等情況的出現(xiàn)。目前，線下服務(wù)主要是做好登記、規(guī)范出入等內(nèi)容，共享平臺的建設(shè)應(yīng)該更加注重數(shù)據(jù)平臺操作以及平臺安全保護。信息技術(shù)時代進行檔案遠程服務(wù)是時代發(fā)展的潮流，開展專門的跨區(qū)域在線查詢服務(wù)，守住安全提供信息、安全查詢信息的底線，提高檔案資源的利用率。和其他公共服務(wù)類數(shù)據(jù)有較大的區(qū)別，檔案資源數(shù)據(jù)具有專業(yè)性、隱私性和敏感性。因此，檔案資源信息共享服務(wù)平臺的維護應(yīng)共同配置檔案、網(wǎng)絡(luò)專門技術(shù)人才，以利于保障平臺信息的準(zhǔn)確性和安全性。構(gòu)建共享平臺做好跨域時的監(jiān)控管理和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境監(jiān)察，建立應(yīng)急預(yù)案制度，加強相關(guān)人員安全意識的培養(yǎng)，以及用戶的安全意識。

（四）解決平臺構(gòu)建的關(guān)鍵技術(shù)

在跨區(qū)域檔案資源共享服務(wù)平臺搭建和運行中，除了安全監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)外，還需要解決跨域平臺資源整合中的技術(shù)問題，如:數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案資源規(guī)范等。通過相關(guān)重要技術(shù)的掌握和應(yīng)用，真正實現(xiàn)跨區(qū)域檔案資源共享服務(wù)平臺的數(shù)據(jù)交互和無縫銜接，進一步發(fā)揮跨域平臺在三地分級服務(wù)中的支撐，促進技術(shù)發(fā)展。