水利行業事業單位人事檔案管理問題及對策研究

顧沁揚，王學敏

(水利部水利水電規劃設計總院，北京 100120)

0 前言

十八大召開以來，隨著全面從嚴治黨開展實施，人事檔案審核作為有效手段之一，在全國范圍內全面開展。2018年中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》并發出通知，要求各地區各部門認真遵照執行。根據《關于開展干部人事檔案專項審核“回頭看”和“全覆蓋”工作的通知》(人事公[2019]36號)的有關要求以及水利部對相關工作的部署，筆者所在水利行業某事業單位于2021—2022年組織開展人事檔案專項審核全覆蓋工作。

人事檔案專項審核以“三齡兩歷一身份”為審核重點，梳理職工個人人事檔案存在的問題。專審本身是對人事檔案的一次體檢，但也在審核過程中暴露出檔案管理上存在的問題。筆者認為，雖然專項審核過程中遇到的問題繁多，歸納后仍可發現一定共性，并能夠通過實施管理措施得到一定程度上的解決。通過分析問題產生原因、從人事檔案管理角度提出解決方案，以此提高人事檔案工作效率、加強人事檔案管理水平，也是筆者撰寫此文的出發點和落腳點。

1 人事檔案管理的重要意義

人事檔案包括履歷類、考核鑒定類等共十類材料。這是記錄干部職工成長的重要載體，反映其各個時期的學習工作表現，是快速判斷干部德、能、勤、績、廉各指標的基礎材料之一，通過人事檔案能夠對干部職工給出較為公正全面的評價。在事業單位人事檔案實際工作中，人事檔案是職工待遇核定、干部職務提拔、專家人選推薦、人物傳記編撰等有關工作開展的重要依據，做好人事檔案管理工作，能有效提高單位人事檔案材料質量，提升人事檔案管理水平，為進一步開展人事信息數據采集、進行干部考評、提拔干部、維護職工權益等工作，有非常重要的現實意義。

2 人事檔案專審實踐中出現的問題及原因分析—以水利部某直屬事業單位為例

2.1 信息缺失，材料完整性不足

以筆者所在單位為例，水利事業單位職工檔案內材料不全是最為常見的問題。少則缺少某一份材料，多則缺少某一時期材料。造成這一問題的原因，經過總結大致如下：

(1)個人早期檔案未成冊且無規范的檔案目錄

學生時期檔案以散材料形式存放于個人檔案袋內為主，且無目錄清單，通常三四年即更換檔案管理場所，變動較為頻繁。在材料歸集、流轉過程中，容易造成檔案材料的缺失。同時個人入團入黨等發展管理通常不以班級為單位，所以這段時期內以黨團材料缺失最為多見。

(2)個人經歷豐富，單位人事管理制度不一致

水利事業單位職工具有學習、工作經歷豐富的特點，有些有企、事業工作經歷，或存在辭職或在職進一步讀研讀博的的經歷。而在人事檔案專項審核前，單位與單位之間的管理制度、歸檔要求不統一，造成檔案材料信息不連續。比如，企事業單位的工作存續時間內，企業單位入檔材料不要求工資單進入檔案，無法通過此項材料判斷職工當時的在職在崗情況，從而無法判斷是否存在間斷工齡等。

(3)檔案使用過程中，產生自然損耗

因人事檔案材料以紙版材料為主，所以早期材料翻閱使用時產生自然損耗。水利事業單位職工中，資歷老，工齡長的職工占比較大，在其人事檔案中，容易出現如紙張缺角掉頁，因墨汁淡化導致辨認不出的手寫字跡等情況，又因年代久遠，或經辦人無法聯絡或所在機構變革、停止經營，材料信息無從考證，從而造成信息缺失。

2.2 關鍵信息記載前后不一致

在筆者參與的專審中，水利事業單位職工人事檔案中，出現關鍵信息記載前后不一致的原因大致可歸集為以下三個方面：一是因早期使用農歷日期記錄出生日期，而到單位學校后被要求使用陽歷日期填寫，系陰陽歷日期混用導致出現出生日期填寫前后不一致；二是參加工作時間因個人到單位或部門與人事部門報到時間不同，從而不同部門對參加工作時間認定不同，導致填寫的參加工作時間前后不一致；三是個人記不清入黨時間或誤將正式黨員批準時間填寫為入黨時間，導致入黨時間填寫不一致。

2.3 檔案信息與組織掌握信息不一致

水利事業單位職工檔案信息與組織掌握信息不一致，集中表現為兩種情況：一是后續學歷的取得信息，二是獲獎信息。筆者認為，此類問題的出現，一方面是因人事檔案的保密性及仍以紙版為主等特點，導致人事檔案材料更新較慢，遠不及使用電子系統信息更新信息速度。另一方面是獲獎申報渠道多樣，有些未通過人事部門申報或者取得后不能及時反饋至人事部門，導致材料入檔工作滯后，從而產生與組織掌握信息不一致的情況。

2.4 其他問題

除上述審核出的問題外，在檔案審核中還存在一些實際操作上的問題，這些問題產生最直接的后果就是影響了專項審核的工作進度。比如催繳材料時有職工存在消極情緒，或提供大量無效材料以期影響認定結果，或不認同專項審核認定結果等等。筆者認為，產生這些問題，主要有兩方面原因，一是有關人事檔案的宣傳很少，尤其是人事檔案專審以前，職工個人不關注人事檔案、不了解人事檔案的作用和重要性，且短期內難以消化接受人事檔案的宣傳信息。二是部分工作人員對政策學習研究不深入不全面，對于遇到的實際問題，需要二次學習研究，進而影響職工對于人事檔案專審的政策理解，導致影響專項審核工作進程。

3 解決策略

為解決在水利事業單位人事檔案專項審核中暴露出來的管理問題，筆者針對以上分析，提出如下解決策略：

3.1 建立健全的檔案管理制度，優化檔案管理流程

首先，應形成檔案借閱管理規范，建立檔案借閱臺賬，保證了已有檔案使用渠道正確，查檔人員身份符合規范要求。通過建立檔案借閱臺賬，確保使用者目的用途明晰，檔案去向有跡可查，為已有檔案材料使用的安全性和規范性提供有力保障；其次，建立完整的檔案管理制度。保證檔案的報送、審核、收藏、利用等各環節環環相扣，實現全過程把控，全流程管理。使檔案工作有規可從，有章可考。第三，把好入口關、做好收口工作，實現人事檔案動態管理。入口關，即是人事檔案或散材料從收到第一時間進行審核，做好查缺補漏的交接工作，將入檔材料及時存放在檔案存放處。做好收口工作，即是將人事管理工作中的績效改革、職稱評聘、獎勵申報、人才培訓培養等工作項目都以材料入檔為最終節點，將檔案工作與人事各項工作動態連接起來。將人事檔案管理工作視為人事各項工作的一項重要環節，為日后查閱使用檔案提供堅實基礎。

3.2 提升人事檔案專管人員素質，重視培養后備力量

結合筆者在專審工作中的觀察，水利行業事業單位的檔案專管人員普遍具有有以下特點：人員數量少、非科班出身、身兼多職，甚至在人事檔案專審中，不少單位出現新兵上陣的情況。因此加強專審人員人才隊伍建設是首要解決方案。受事業單位編制限制，人事檔案管理人才隊伍的素質提高不能一味寄希望于人才引進，而是應主要依靠人才培養環節。

(1)保證專管人員崗前學習。崗前學習首要保證專管人員對政策理論學懂弄通。人事檔案管理中，對細節要求很高，常常“牽一發而動全身”，專審結論受各個環節影響而改變。對政策理解到位，是保證審核結論符合實際的基礎。其次，是對實踐過程中審核思路的學習。以人事檔案審查為例，遇到某一問題，面對一本厚厚冊的人事檔案，從哪一類材料入手，接下來與哪一份資料核對，能夠快速有效的解決問題，都是要在不斷地實際操作中積累的經驗。對審核經驗加以總結學習，形成經驗思路，才能快速上手解決各類問題。

(2)重視上崗后持續的專業培訓。專業培訓不僅需要聘請權威機構，還應請資深骨干作為專家答疑解惑。一方面保證了政策解讀官方權威，另一方面保證實操過程中解決方案貼近實際。

(3)鼓勵同業人員交流學習。“三人行必有我師”，同業人員的交流有助于深入消化新的政策理論知識，有助于提供不同的解決問題思路，有助于不斷深刻理解政策內涵。

(4)提前儲備檔案管理人才后備力量。可以有效提升專管人員素質，壯大人事檔案人才隊伍。從而解決人檔案管理人才力量薄弱的問題。

3.3 推進人事檔案電子化進程

目前，筆者所在水利行業事業單位已經依據檔案專審的結果，建立了人事信息電子臺賬，并實施人事信息臺賬的動態管理。這大大縮減了查閱檔案內信息的時間、人力成本，也變相保護了人事檔案的存放完整性及使用安全性。但是，人事信息臺賬的信息主要依靠人工錄入、儲存，很難保證臺賬信息準確性長期有效。因此，進一步推進人事檔案電子化進程勢在必行。實現人事檔案全數字化掃描；開通管理、個人兩個賬號，分別進行散材料上傳和審核歸集工作；將數字化檔案與人事信息電子臺賬進行對接，抓取有用信息等等。依照自身實際需求，實現人事檔案電子化功能，推進人事檔案電子化進程任重道遠。

3.4 人事檔案審查常態化，做好職工教育宣傳工作

在人事檔案專項審核實踐中，完善好一冊檔案除了要做好自身工作，還需要花費大量的時間用于對職工解釋政策及提出解決方案上。為保障人事檔案管理工作有效高效展開，需要將人事檔案審查滲透入人事工作的每一個日常環節，將人事檔案的政策解釋工作深入平時。2022年人事檔案專項審核結束以來，該事業單位將人事檔案審查融入于招聘背調、入職培訓、核定工資、干部提拔、職稱評定、干部調離等工作各個環節，將人事檔案管理工作做在平時，從各工作環節重視人事檔案的管理、宣傳工作，要求職工、管理職工同時及時解答職工提出的問題。通過這些嘗試，不僅讓工作人員繃緊人事檔案管理的弦，也讓職工本人在日常工作培訓中熟悉人事檔案管理的要求，充分激發了主觀能動性。人事檔案管理工作有效開展，取得了很好的工作效果。

4 結語

從人事檔案專項審核工作中可以看出，人事檔案管理是一項長期工作，短期成效并不顯著。從人員協作角度來看，需要具體經辦人的默默付出，人事部門其他同事的通力協作，廣大職工的積極配合，以及有關領導的重視關心，才能做好人事檔案管理工作。從人事部門管理角度來看，要注意培養人事檔案管理人員的專業素養，培育人事檔案管理的新生力量，營造健康積極的工作氛圍，調動各方人員的積極性和主動性，制定相關管理制度杜絕人事檔案亂象，從而形成人事檔案管理工作合力，持續推動人事管理工作有序進行。做好人事檔案管理工作，利在當代，功在千秋。