國內大型博覽會組織體系探析與啟示

王月祥

（上海上咨市場咨詢有限公司，上海 200021）

大型博覽會是指規模龐大、內容廣泛、展出者和參觀者眾多的展覽會。一般認為博覽會是高檔次的，對社會、文化以及經濟的發展能產生影響并能起到促進作用的展覽會。[1]本研究的大型博覽會主要是指世博會、世園會、園博會、花博會等非貿易性博覽會，不同于一般的貿易博覽會，其宗旨是促進參展者經濟、文化、科學技術的交流與發展，使每個參展者都能夠利用這個機會宣傳自己，展示各自在各個領域所取得的建設成就。隨著1999昆明世園會、2010上海世博會等大型博覽會的成功舉辦，我國越來越多的地方通過舉辦大型博覽會的方式提升地方影響力，促進地方經濟發展。基于2010上海世博會的成功舉辦，筆者有幸參與了國內十多屆大型博覽會的全程籌備和運營，積累了大量、翔實的籌辦經驗，為了更好地致力于大型博覽會行業的推廣和發展，筆者所在的博覽會咨詢團隊通過認真收集、整理、分析，形成了大型博覽會組織構建體系構建若干經驗觀點與啟示。

一、大型博覽會類型及國內舉辦概況

目前，國內舉辦大型博覽會按照等級劃分，主要有世界級、國家級和省區級三大類。

（一）世界級大型博覽會

世界級大型博覽會由國際組織批準舉辦，能給舉辦地帶來巨大的國際影響和綜合效益，主要有綜合性和專業性兩種形式。[2]綜合性的典型如2010上海世博會，是由國際展覽局批準，由主辦國政府組織或政府委托有關部門舉辦的具有較大影響和悠久歷史的國際性博覽活動。專業性的典型如世界園藝博覽會，是由國際園藝生產者協會（AIPH）批準舉辦的國際性園藝展會，是最高級別的專業性國際博覽會，也叫世界園藝節。[3]它是世界各國園林園藝精品、奇花異草的大聯展，是以增進各國的相互交流，集文化成就與科技成果于一體的規模最大的A1級世界園藝博覽會。[3]截至2019年，我國已在昆明、沈陽、西安、錦州、青島、唐山、北京和揚州舉辦了八屆世界園藝博覽會，并將于2023年舉辦成都世界園藝博覽會。

（二）國家級大型博覽會

國家級大型博覽會主要由中央部委與地方政府共同舉辦，主要有中國國際園林花卉博覽會和中國花卉博覽會等。中國國際園林博覽會創辦于1997年，是由中華人民共和國住房和城鄉建設部與地方政府共同舉辦的園林綠化界高層次的盛會，是我國園林綠化行業層次最高、規模最大的國際性盛會，[4]從第一屆在大連舉辦至今，已連續舉辦十三屆。中國花卉博覽會始辦于1987年，是我國規模最大、檔次最高、影響最廣的國家級花卉盛會，被稱為中國花卉界的“奧林匹克”，從第一屆北京舉辦至今，已連續舉辦九屆，2021年在上海市崇明區成功舉辦了第十屆。[5]

（三）省區級大型博覽會

省區級大型博覽會主要是由省區人民政府主辦，以本省區所屬地市參觀者為主的博覽會，如江蘇省、湖北省、河北省、廣西壯族自治區等地已連續舉辦多屆省級園藝博覽會。

二、一般組織體系構成與演變過程

（一）一般組織體系的主體成員構成

大型博覽會組織體系的主體成員主要可以分為決策管理層和操作實施層兩個層次。

決策管理層主要包括主辦單位、承辦單位和實施單位。主辦單位即大型博覽會的發起單位，如中央政府、地方政府、政府主管部門、行業協會等；承辦單位一般是大型博覽會舉辦地地方政府，通常為政府主辦單位下級人民政府；實施單位則是大型博覽會具體的建設者和運營者，通常是博覽會會址地區管委會、國有開發公司等。

操作實施層主要包括各類參展單位、外包服務供應商、政府相關企事業單位。不同類型大型博覽會參展單位有所差異，世界級大型博覽會參展單位主要是世界各個國家和地區及國際組織；國家級大型博覽會參展單位主要是省區市城市；省區級大型博覽會參展單位則主要是本省區下屬地級州城市。外包服務供應商主要是參與大型博覽會具體建設和運營工作的執行單位，包括工程類、運營類、咨詢類三類服務供應商。政府相關企事業單位主要是在籌備和運營期間為園區提供支撐和保障的相關單位，如供電、水務、氣象、工商等單位。

（二）一般組織體系的演變過程

大型博覽會組織體系建設貫穿從申辦到籌備、到運營，再到后續利用全過程。

1.申辦階段：一般臨時組建申辦領導小組，具體由下屬某單位牽頭的申辦小組辦公室負責；

2.籌備階段：一般成立籌委會指揮部，具體由籌委會辦公室負責，尤其是園區相關籌備工作，同時建立相應投資公司負責投融資和后續運營管理；組委會和執委會層級不同，成立先后也略有差異；

3.運營階段：一般成立園內外兩級運營指揮體系，且多數由原來的架構體系職能演變而來；

4.后續階段：一般后續由起初成立的公司或牽頭單位負責后續開發和運營管理。

圖1 國內大型博覽會一般組織體系的演變過程

圖2 博覽會級別與組織體系構建關系

三、影響組織體系構成的主要因素

國內大型博覽會組織體系沒有兩屆是完全相同的，多少都有些差異。通過分析總結國內大型博覽會組織體系形成過程，發現大型博覽會組織體系構成主要受博覽會級別、籌備時間、籌辦階段三大因素影響。

（一）博覽會級別是影響組織體系構建的關鍵

不同級別的博覽會在組織體系上有明顯不同。以世博會為代表的大型博覽會，由于是國家主辦，一般自上而下推動整體籌辦工作，早期階段即成立組委會和執委會，建立完整順暢的組織體系，并配備較高行政級別的工作人員負責籌辦工作。一般有中央部委與省區市地方政府主辦的世園會、園博會，其組織體系以承辦單位為主，從下而上推動整體籌辦工作，因此往往受制較多，各地不得不結合自身特點構建相應組織體系，導致形成較大差異。省博會、區博會，則以實施單位為主，機構調整相對靈活。

（二）籌備時間長短一定程度影響組織體系

級別越高，籌備時間也越長，對應架構調整次數也會越多，上海世博會從辦公室、世博局、運營公司等多次轉變，部門設置也從條為主，到條塊結合多次演變。而以省博會、區博會為代表的省區級大型博覽會，籌備時間往往在兩年左右，并且由于前期重建設，對于運營工作的籌備時間則更短，因此，組織架構調整的次數和余地相比上海世博會十分有限。

（三）不同階段的工作重點影響組織體系

回顧往屆同類園博會，尤其是同類成功博覽會的組織籌備成功經驗，整個籌備過程將經歷“重規劃、重建設”到“重建設、重運營”，最后圍繞“一切建設為了更好地運營”三個階段的管理思路轉變。在申辦成功后，首先構建以規劃建設為重點的組織體系，隨著運營期的臨近，在繼續做好工程建設同時，必須把重點逐步轉移到運營方向上，構建科學合理的組織體系，保障博覽會成功運營。[6]

四、博覽會組織體系典型案例

（一）上海世博會組織體系

2010上海世博會申辦成功后，較早成立了組委會和執行會，成立上海世博局作為唯一的管理機構，負責統籌園區各項籌備運營（含規劃建設）事務，以及與執委會/市級領導小組的溝通聯絡和綜合協調。閉幕后，上海世博局撤銷，成立上海世博（集團）公司，國資下屬，負責后世博開發。[6]具體演變過程如下：

1999年，上海成立臨時申辦小組；

2001年，申辦成功，成立籌備辦公室；

2003年，成立上海世博局，土控公司（投融資）和運營公司（運營）；

2004年，成立上海世博會組委會和執委會；

2007年，突出上海世博局職能，臨時機構唯一擁有財務職能；

2009年，上海世博局調整職能，成立相應的多個片區管理部，正式轉入運營架構；最終由43個部門構成；

2012年，上海世博局撤銷，成立上海世博（集團）公司，國資下屬，負責后世博開發。

圖3 典型大型博覽會及籌備時間情況

圖4 博覽會籌辦不同階段工作重點

（二）某世園會組織體系

該世園會基本參考了上海世博會管理模式，世園會執委辦/世園局作為唯一的管理機構，負責統籌園區各項籌備運營（含建設）事務，以及與執委會/市級領導小組的溝通聯絡和綜合協調。[7]閉幕后，執委辦/世園局撤銷，由世園投資公司負責后世園開發。具體演變過程如下：

2008年，Q市L區發起申辦世園會，成立臨時申辦小組；

2009年，申辦成功，Q市L區成立籌備辦公室；

2010年，世園會執委會成立，同時成立執委會辦公室、世園局、世園投資公司；

2012年，成立世園會組委會；

2014年，執委辦轉入運營架構，部分職能部門調整或取消；

2015年，執委辦/世園局撤銷，世園投資公司負責后世園開發。

（三）某省園博會組織體系

該省園博會最大特點是建設與籌備運營分開，S市W區成立園博局和園博投資公司，兩套班子聯合辦公，園博局主要負責運營籌備工作，園博投資公司主要負責建設及后園博運營。由于涉及管理主體多，溝通協調問題突出。具體演變過程如下：

圖5 上海世博局組織架構圖（園區內）

圖6 某世園會運營期組織架構圖

2012年，S市W區提出申辦園博會，W區成立臨時申辦小組；

2013年，申辦成功，S市成立籌備領導小組，W區成立推進工作小組；

2014年，W區成立園博事務工作局和園博投資公司，兩套班子但聯合辦公，公司負責建設及后續運營，園博局負責規劃、招商招展、宣傳及運營籌備等；

2015年，園博局和投資公司分開辦公；

2016年，轉入運營架構，成立區運營指揮部和各分運營指揮中心；

2016年，工作局撤銷，園博投資公司負責后園博開發。

五、啟示

（一）注重頂層設計

無論哪種類型的博覽會，專業的或綜合的；還是哪種規模的博覽會，世界級的或地區級的，從籌辦之日起，都應當“謀定而后動”，主辦單位必須理解博覽會舉辦特點和本屆舉辦目標，重視頂層設計，謀劃組織架構，而非簡單地照搬同類博覽會“畫葫蘆”而設立，如此則可以最大程度地提高管理效率，提高辦博人員積極性，確保辦博更加成功。

圖7 某省園博會運營期間架構

（二）注重職責清晰

無論哪種類型的博覽會，籌辦過程都是漫長的，多則10年，少則2年，并且不同時期的籌辦重點也各有不同，因此，籌辦架構不是一成不變的。但在原則上，注重職責清晰必須一以貫之，即以任務為導向，一條線、一個單位、一體化地統籌指揮運營，確保責任分工明確，避免多頭領導，多主體負責，決策機制冗長等問題的出現。

（三）強調獨立主體

整個博覽會的籌辦和運營過程涉及的內容既廣泛、又復雜，前期包括規劃建設、招展招商、宣傳推廣等一系列工作，后期運營又包括商業服務、公共安全、大客流管理等運營工作，籌辦工作具有很強的系統性和綜合性，多數承辦單位又是首次經歷，缺乏經驗。基于此，建議成立單獨臨時機構統籌負責，并由市委市政府委托一定層級領導全職兼任，并結合當地政府全部力量，對口借調專業人員，才能確保在有限的籌辦時間內辦好博覽會。反之，個別地方采用多部門分散籌辦，實踐證明效率不高的問題非常明顯。

（四）理順工作機制

由于博覽會的規模和級別差異，尤其承辦主體以往基本都是以省會城市承辦為主，但目前陸續出現了區縣一級可以承辦一些國際性或全國性的博覽會，導致與上級溝通的層級更多。另外，整個籌辦工作還涉及多個單位，包括參展方、各類不同的供應商、各個政府部門。以上海世博會為例，組織方部門設置超過40個，參展方超過200個，供應商數千個，工作人員每天超過5萬人，建立合理順暢的籌備工作機制將是確保這個龐大籌辦機構科學運作的首要前提，包括指揮決策機制、溝通聯絡機制、應急管理機制等，機制順則工作人員積極性高，籌辦工作推進也相應比較順利。