大數據時代民營企業財務共享中心建設現狀及優化對策

文/姜峰（和信會計師事務所（特殊普通合伙））

改革開放以來，龐大的市場需求和良好的經營環境為民營企業的發展創造了良好的機遇，使得民營企業產業結構不斷得到升級和創新，規模不斷擴大，但是市場競爭環境日趨激烈，也造成企業管理難度增加，企業之間競爭日趨激烈，尋求科學有效的管理模式升級路徑成為企業管理者面臨的重要課題。財政部在2013年出臺了《企業會計信息化規范》，2014年又發布了《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》，提出企業要積極進行財務共享中心的建設，推動財務管理模式的流程化和標準化，為民營企業推動財務管理模式的轉型升級提供了指引。

一、財務共享模式相關概述

（一）財務共享模式的內涵與特點

作為一種新興的財務管理模式，財務共享從本質上來說是利用互聯網、大數據等先進的信息技術，對原有的財務管理模式進行優化和創新。傳統財務管理模式要么過于集中，要么過于分散，其效用無法得到充分發揮，而財務共享模式更加關注客戶的實際需求，會結合市場環境的變化和企業的服務水平，為企業不同的部門和分支機構提供專業的共享服務，可以有效將業務部門較為分散的流程進行統一管理和集中控制，使企業將關注點放在價值創造能力較強的核心業務上，實現資源的全面整合和成本的有效降低，提高企業財務管理工作的效率和質量，從而幫助企業建立競爭優勢。

（二）財務共享中心建立的意義

財務共享服務中心在建設過程中，可以以財務會計工作為基礎，利用先進的科學技術對企業的組織結構和崗位的員工配置進行合理調整，對財務流程進行優化，將大量繁瑣重復的工作都集中到共享中心的信息化系統中進行統一處理。從某種角度上來說，這種服務模式能夠有效幫助企業節約管理成本，幫助財務部門提高工作質量和效率。隨著科學技術的不斷發展，云計算、大數據、物聯網等技術在企業中獲得了廣泛應用，財務共享中心可以利用這些技術優勢進行數據的收集、整理、分析、應用，使數據信息所具有的深層次價值得到最大化的挖掘，從而為企業戰略決策和經營計劃的制定提供依據[1]。同時，財務共享中心的建設，對傳統的財務管理模式提出了更高的要求，迫使企業積極進行財務模式的創新升級，從而更好地滿足企業發展的實際需求。

二、大數據時代下民營企業財務共享中心建設與應用——以H公司為例

（一）H公司財務共享中心建設為背景（H公司為農牧行業民營公司）

H公司是一家農牧行業民營企業，經營業務中包括多個板塊，組織機構較為復雜，在進行財務共享中心建設以前，各個下屬企業和分支機構都建立了財務部門，彼此之間存在較大差異，工作效率較低，運行成本偏高，企業總部也無法對各個財務部門進行統一的管理和集中管控，使得財務數據較為混亂，會計核算的效率和準確性無法得到保障，容易引發各種財務風險問題。隨著企業經營規模的不斷擴大，業務量不斷增多，生產經營和財務管理中形成的各類數據需要及時高效地進行處理，財務共享服務中心建設的需求更加迫切[2]。在完成財務共享中心建設以后，企業對財務組織結構進行了調整，取消了成本管理和應付應收崗位，具體工作由共享財務負責統一處理，同時，在下屬企業和分支機構內取消了出納崗位，設立業務財務崗和資金管理崗，負責進行賬目核對、資金收付等工作，并直接與財務共享中心的資金會計進行對接，不但提高了財務工作的效率，而且實現了人力成本和管理成本的節約。

（二）H公司財務共享中心建設目標

H公司從成立開始就制定了長遠的發展戰略目標，也就是成為國內領先、全球一流、具有可持續發展能力的農牧企業。公司對長遠戰略規劃目標進行科學分析，對企業發展需求進行全面梳理，提出財務共享服務中心的四個建設目標，第一，快速滿足業務需求，及時進行財務事項的處理。這一目標主要是對費用報銷流程進行調整，通過流程的重新構建，加快企業資金報銷審批的速度，縮短審批時間，對關鍵的審批節點進行監控，從而提高財務費用報銷環節的管理水平。第二，對企業的財務管理模式進行完善，加強對資金收入和支付環節的控制，對下屬企業和分支機構財務報告的質量進行重點管控。第三，建立起科學完善的財務共享模式，幫助企業進行各種復雜業務的快速處理。第四，推動財務人員的轉型，設置共享財務、業務財務、專業財務等不同的崗位，為信息平臺各種功能的應用奠定基礎。

（三）H公司財務共享中心運行現狀

企業在建設和應用財務共享中心以后，在四個方面得到了提升。首先，將企業分散的業務和財務進行了整合，可以通過財務共享中心內的信息化系統完成款項收付、賬目記錄、報告編制等工作，在提高財務工作效率的基礎上實現了成本的集約。其次，推動了業務和財務的深度融合，財務管理職能向著合同管理、資產管理、采購管理、成本管理等工作拓展，使財務管理經營支持和業務管控效用得到充分發揮。再次，建立了科學完善的財務數據共享機制，財務人員可以將企業各類數據在中心內完成匯總和整理，對核算、預算、資金、資產、成本等數據進行科學分析，從而為企業經營決策的制定提供支撐[3]。最后，在財務共享中心內，可以對預算、采購、付款、記賬、核算等各個流程進行重新構建，提高賬務記錄和財務報表的可靠性，從質量和效率兩個方面為生產經營工作的順利進行提供保障，使企業的財務管理效率和水平得到大幅提升。

（四）H公司財務共享中心優化方案

1.業務報銷流程優化設計

一方面，備用金報銷流程的優化。由于企業原有流程中存在被推單據修改模式，嚴重影響了工作效率，所以，企業要將備用金單據設定為能夠在原單據上修改，改變將單據作廢處理的模式，報銷人員在將有關內容進行修改或者對附件進行添加以后就可以直接提交到有關人員手中，并且加入自動抄送功能，將修改內容反饋給有關人員審閱，從而加強對流程節點的控制。另一方面，流程單據傳遞的優化。現有模式中每一張單據都會單獨郵遞到掃描崗位上，造成了企業資金的浪費，所以，在優化方案中，要求報銷申請人員利用財務共享系統進行單據的填報，并通過手機或者電腦掃描和上傳單據圖像，有關人員可以利用移動端或者網頁端系統進行審核，從而有效提高費用報銷工作的效率，保證財務資料的安全性，節約報銷管理的成本。

2.稅務管理流程優化設計

當前，企業在后補發票的處理方面存在著一些漏洞，增加了稅務風險問題出現的概率。企業只通過人工模式進行審查，這種事后風險管理的效用十分有限，所以在進行優化時，主要從事前、事中和事后幾個方面對報銷發票類型以及后補數據取數邏輯進行重新設計。一方面，當前報銷單據主要分為三個類型，分別是電子發票、紙質發票和后補發票，企業可以加入無票支出、非發票合規票據兩種類型，其中，非發票合規票據的用途主要是用來進行臨時人員工資、供應商收據、醫療費用收據等項目的報銷；無票支出的用途主要是進行沒有發票和收據項目的報銷，并且這一類型的報銷需要經過有關部門領導的審批簽字。另一方面，在進行后補發票金額的統計過程中，企業要將供應商反饋數據作為標準，要求報銷人員在利用財務共享信息化系統進行單據提交時需認真仔細的進行供應商資料的填寫，企業需要填寫名稱、稅號，個人需要填寫身份證號等信息[4]。管理人員要定期利用財務共享信息化系統結合供應商代碼進行后補發票這一類型的整體額度，并將發票后補的及時性作為有關部門的考核指標，當月后補的給予加分，后補較慢的給予減分，從而提高員工的風險意識，對稅務管理中存在的風險問題進行有效管控。

3.資金管理流程優化設計

企業建設財務共享中心后，實現了資金的集中管理，但是由于資金計劃設計缺乏科學性，無法對企業資金進行合理配置，使得一些業務缺少足夠的支付資金，耽誤了業務項目的進度，而一些業務資金卻沒有得到充分利用，存在資金冗余的問題，造成企業籌資成本增加。為了解決這一問題，企業要從源頭上對資金的流向進行整體把控，采用定期進行款項支付的方法，精準地對資金使用情況進行匯總和計算，使所有資金可以得到有效的利用，減少資金閑置，有效提高企業的資金使用效率。在優化以前，企業無法確定每天的資金需求量，需要準備大量的資金滿足企業每天的報銷需求，造成大量資金被占用的情況。在優化以后，企業可以提前一天進行資金需求量的統計，從而提前制定資金籌集計劃，使企業大量的資金得到有效盤活，提高了資金配置的合理性，在節約籌資成本的基礎上提高了資金使用效率。

4.信息系統優化設計

企業下屬機構都建立了ERP系統，但只有部分功能與財務共享中心建立了連接，使得企業無法對下屬單位的財務信息進行動態收集和實時分析，無法保證財務數據的真實性和完整性，從風險管理角度來說就是企業缺乏對事前和事中風險的有效管控。為了解決這一問題，企業要加強對SAP系統的應用，一方面，企業可以結合不同部門的業務特點和實際需求將生產經營和財務數據引入到系統當中，替代原有的ERP系統，實現對生產數據的全面控制。另一方面，企業可以將物料管理、銷售管理、生產管理等不同的環節都利用SAP系統的各個模塊進行管理，其中SAP-MM的功能是對物資、倉儲、供應企業等進行管理；SAP-SD的功能主要是對銷售、詢價、報價、合同、物流、發票等進行管理；SAP-PP的功能主要是了解各個生產基地的物資需求、經營成本、生產計劃等進行管理和分析，企業各個分支機構可以結合自身實際需求進行模塊的開發，通過公司代碼設置的方式進行各類數據的上傳、收集、核算，便于財務人員對企業的經營數據進行動態監控和科學分析，從而為經營計劃和戰略決策的制定提供依據。

5.人力資源化

企業建立財務共享中心以后，許多財務人員對這一新型管理模式較為陌生，只學過很少的關于財務共享方面的知識，加上不同企業建立的共享系統存在較大的差異，增加了財務人員使用的難度。為了解決這一問題，企業要建立科學有效的財務人員培養計劃，并對員工的崗位進行合理設置。具體來說，主要從三個方面入手。首先，在對新聘用財務人員進行培訓的過程中，要改變過去導師負責制模式，構建集中培訓機制，要求新入職員工都接受企業財務共享有關的培訓，使他們接受系統的財務共享中心有關理論知識和操作實踐技術的學習，在考核合格以后才能交由不同的導師進行專門培養[5]。其次，由于應用財務共享中心以后，企業財務管理工作的任務較為繁重，通過網絡學習無法激發員工的積極性，所以，企業要建立員工定期輪流培養計劃，在工作較為輕松的時間節點組織財務人員進行統一培訓，對考核成績較好的員工進行獎勵。最后，企業應用財務共享中心以后，要對有關人員的崗位進行合理調整，解決一崗多職的問題。同時，要建立輪崗制度，對輪崗周期和時間進行科學設定，使員工不但可以從下屬單位輪崗到企業總部，還可以從財務崗輪換到專業崗，從而有效提高財務人員的綜合能力，使其價值得到充分發揮。

6.績效考核制度優化

目前，企業財務績效考核方面存在著許多的問題，包括考核指標權重設置不合理、考核流程缺乏合理性、申訴通道不暢通等，容易造成企業財務人員的流失。為了解決這一問題，主要從三個方面入手。首先，為了解決企業制定的考核方式不合理的問題，需要對考核內容進行科學調整，從四個維度對共享服務中心的財務人員進行考核評價，分別是財務維度、消費者維度、內部流程維度、學習發展維度，其中，財務維度設置收入成本比、成本預算比、人力資源成本、交易成本、計劃完成率等指標；消費者維度設置投訴數量、客戶滿意度、投訴處理情況等指標；在內部流程維度設置業務差錯率、流程落實情況、業務處理率、周期調整情況等指標；學習發展維度可以設置員工滿意度、員工留任率、培訓有效率等指標。其次，在考核流程方面，要結合員工實際的工作量和執行程度進行考核內容的設置，比如以財務人員申請的報銷單據為切入點，設定一定的比例開展考核，對提交流程較多或者審核共享單據較多的員工給予更高的加分比例，從而有效提高考核結果的公平性和公正性。最后，要為員工設置順暢的考核申訴通道，對非財務人員操作失誤引起的問題，要為員工建立證據提交通道，從而避免出現錯誤扣分問題影響員工參與績效考核的積極性。

三、結語

民營企業積極構建和應用財務共享中心模式，是信息化時代背景下企業發展的必然需求，是企業提高競爭力的重要路徑，需要引起有關人員的高度重視。所以，企業要對自身業務特點和發展需求進行全面梳理，積極利用信息化網絡化設計進行財務共享中心的搭建，通過業務報銷、稅務管理、資金管理、信息系統、績效考核、人員培養等方面的優化，使財務共享中心可以為企業健康穩定發展提供助力。

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