張默 中國(guó)海關(guān)出版社有限公司
隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展,以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展,出版企業(yè)管理層對(duì)傳遞信息的時(shí)效和質(zhì)量提出了更高的要求,希望通過信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)圖書出版環(huán)節(jié)的每項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、每個(gè)節(jié)點(diǎn)都用信息和數(shù)字說(shuō)話,以加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)管理。因此,為準(zhǔn)確把握營(yíng)銷時(shí)機(jī),及時(shí)應(yīng)對(duì)外部環(huán)境帶來(lái)的挑戰(zhàn),出版企業(yè)希望通過基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)來(lái)提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率和效果,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
業(yè)財(cái)融合是指單位的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門通過信息化等技術(shù)、工具和手段,以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流、現(xiàn)金流、信息流等數(shù)據(jù)源的及時(shí)共享,積極有效地將財(cái)務(wù)管理以及業(yè)務(wù)管理統(tǒng)籌結(jié)合起來(lái),并基于單位的價(jià)值目標(biāo)共同做出謀劃、決策、控制和評(píng)價(jià)等管理活動(dòng),從而提升企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造力。財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理間的融合已經(jīng)成為現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。
實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合的基本方式主要包括:一是財(cái)務(wù)向前融合,即在業(yè)務(wù)端口管理財(cái)務(wù)。財(cái)務(wù)部門從業(yè)務(wù)流程出發(fā),主動(dòng)融入業(yè)務(wù)計(jì)劃和執(zhí)行環(huán)節(jié),進(jìn)行事前和事中管理,加強(qiáng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管控,優(yōu)化業(yè)務(wù)運(yùn)行。二是業(yè)務(wù)向后融合,即在財(cái)務(wù)端口管理業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)管理的整個(gè)過程需要給財(cái)務(wù)管理提供完整的、及時(shí)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),使其成為獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)部門通過收集業(yè)務(wù)計(jì)劃與執(zhí)行環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),構(gòu)建因果數(shù)據(jù)關(guān)系,反過來(lái)影響和優(yōu)化業(yè)務(wù)管理。
推動(dòng)業(yè)財(cái)融合需要依托信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn)。實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合需要財(cái)務(wù)部門向企業(yè)業(yè)務(wù)前端進(jìn)行延伸,將有效的業(yè)務(wù)信息傳遞至財(cái)務(wù),從而實(shí)現(xiàn)信息的共享。財(cái)務(wù)部門從共享的信息中提煉出有效的信息,反過來(lái)為優(yōu)化前端業(yè)務(wù)提供決策支持。上述過程都需要通過信息化建設(shè)來(lái)實(shí)現(xiàn),需要將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建立關(guān)聯(lián),構(gòu)建基于業(yè)財(cái)融合的管理信息平臺(tái)。
H公司的主要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目包括出版發(fā)行圖書期刊、數(shù)字媒體、廣告會(huì)展服務(wù)等業(yè)務(wù)。H公司緊跟時(shí)代經(jīng)濟(jì)的步伐,切實(shí)履行國(guó)有文化企業(yè)職責(zé),堅(jiān)持以紙質(zhì)圖書出版推動(dòng)數(shù)字化出版業(yè)務(wù)發(fā)展,積極拓寬營(yíng)銷途徑,不斷提高國(guó)有企業(yè)文化傳播力和影響力。
H公司一直采用分散式的財(cái)務(wù)管理體系,本級(jí)公司及其兩家子公司分別配有財(cái)務(wù)隊(duì)伍,其中包含出納、若干名會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)主管崗位。下屬兩家子公司日常經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)相對(duì)固定,發(fā)展趨于平緩。隨著本級(jí)公司的業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展,H公司在財(cái)務(wù)管理方面存在的問題漸漸顯露出來(lái),主要表現(xiàn)如下:
首先,財(cái)務(wù)人工成本較高。H公司財(cái)務(wù)部原有財(cái)務(wù)人員5名,隨著該公司廣告、會(huì)展等服務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷擴(kuò)展,財(cái)務(wù)人員已增至8人,人工成本顯著增加。
其次,數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。H公司一直以來(lái)業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部各自獨(dú)立使用自身的信息系統(tǒng),業(yè)務(wù)信息與財(cái)務(wù)信息缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如,一些成本費(fèi)用項(xiàng)目,財(cái)務(wù)部核算是以不含稅的金額,即扣除增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的部分,而業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相關(guān)數(shù)據(jù)是含稅的金額。因此,數(shù)據(jù)口徑不一致,數(shù)據(jù)之間的兼容度不高,未能將有效的信息關(guān)聯(lián)和共享,公司內(nèi)部形成財(cái)務(wù)信息孤島現(xiàn)象,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)未能體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)結(jié)果的深層價(jià)值,加之財(cái)務(wù)部和業(yè)務(wù)部門常常有著不同的發(fā)展目標(biāo)和側(cè)重點(diǎn),對(duì)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成影響。
另外,財(cái)務(wù)報(bào)告信息質(zhì)量低。H公司之前采用雙系統(tǒng)核算,財(cái)務(wù)處理主要依靠人工進(jìn)行,無(wú)法從上游環(huán)節(jié)讀取稿校費(fèi)、印制費(fèi)、銷售量等一些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),這樣會(huì)降低會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,數(shù)據(jù)可比性差,加之原有財(cái)務(wù)軟件無(wú)法賦能業(yè)務(wù)模塊,經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)分析功能較為薄弱,無(wú)法及時(shí)呈現(xiàn)經(jīng)營(yíng)成果,導(dǎo)致管理層做決策時(shí)缺乏信息支持。
最后,信息系統(tǒng)之間缺乏有效的對(duì)接。該公司原有財(cái)務(wù)系統(tǒng)沒有與編輯、出版、發(fā)行部門的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,也未能與行政OA辦公軟件進(jìn)行資源整合,這會(huì)造成企業(yè)獲取信息滯后,最終影響管理層進(jìn)行決策,不利于企業(yè)擴(kuò)展業(yè)務(wù),也不利于企業(yè)洞察某項(xiàng)圖書產(chǎn)品全生命周期成本和利潤(rùn)數(shù)據(jù)。
為了解決上述財(cái)務(wù)管理問題,H公司管理層決定推進(jìn)基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè),以實(shí)現(xiàn)公司信息之間的實(shí)時(shí)共享,并采取以下主要措施。
1.優(yōu)化公司組織架構(gòu)
為了公司業(yè)務(wù)更快更好的發(fā)展,構(gòu)建更為科學(xué)的內(nèi)部管理體系,H公司對(duì)組織架構(gòu)進(jìn)行了優(yōu)化,提升經(jīng)營(yíng)管理效能,將社長(zhǎng)、副社長(zhǎng)、總編輯、副總編輯的領(lǐng)導(dǎo)層級(jí),簡(jiǎn)化為社長(zhǎng)、副社長(zhǎng),下設(shè)辦公室、財(cái)務(wù)部、圖書一部、圖書二部、出版印制部、圖書銷售部、運(yùn)營(yíng)推廣部、數(shù)字出版部8個(gè)部門,單獨(dú)設(shè)立監(jiān)視、內(nèi)審專員和法務(wù)專員,按照相互制約、相互協(xié)調(diào)的原則,制定了財(cái)務(wù)審批權(quán)限,明確各個(gè)層級(jí)職責(zé)權(quán)限。上述組織架構(gòu)的優(yōu)化,減少了上下級(jí)距,拓寬管理幅度,信息傳遞速度快,便于公司管理層及時(shí)了解基層情況,減少內(nèi)耗。
2.會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)科目的標(biāo)準(zhǔn)化
由于財(cái)務(wù)模塊之前是單獨(dú)核算記賬,會(huì)計(jì)科目的設(shè)置主要依靠企業(yè)管理者的自身需要和偏好,缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性。H公司在ERP系統(tǒng)上線前期,對(duì)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)政策進(jìn)行分析和研究,結(jié)合本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn),統(tǒng)一調(diào)整了各項(xiàng)業(yè)務(wù)的記賬標(biāo)準(zhǔn)、核算政策等。
H公司將原有會(huì)計(jì)科目進(jìn)行匯總和整理,建立了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)科目體系,核算明細(xì)科目達(dá)到4級(jí)。與此同時(shí),規(guī)范了每個(gè)科目的核算依據(jù),明確數(shù)據(jù)來(lái)源,及對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成的會(huì)計(jì)分錄。
在規(guī)范好一級(jí)科目的使用標(biāo)準(zhǔn)后,通過在業(yè)務(wù)模塊增加相應(yīng)“字段”,如稿費(fèi)、審校費(fèi)和排版加工費(fèi)等,相對(duì)地在財(cái)務(wù)模塊下設(shè)置二級(jí)科目,使會(huì)計(jì)科目和業(yè)務(wù)模塊中的“字段”保持一致性。在關(guān)聯(lián)關(guān)系設(shè)置好之后,信息系統(tǒng)可以自動(dòng)獲取上游“字段”的數(shù)據(jù),按照明細(xì)科目,生成憑證,從而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化核算。
3.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、促進(jìn)業(yè)財(cái)融合
為了推進(jìn)基于業(yè)財(cái)融合的信息系統(tǒng),H公司對(duì)銷售管理流程與應(yīng)收賬款流程、采購(gòu)管理流程與應(yīng)付賬款流程、費(fèi)用報(bào)銷流程、資金管理流程進(jìn)行了優(yōu)化。
(1)實(shí)現(xiàn)銷售管理流程與應(yīng)收賬款流程的融合。H公司對(duì)銷售管理流程和應(yīng)收賬款流程進(jìn)行了優(yōu)化。業(yè)務(wù)部門人員在ERP發(fā)行模塊建立客戶檔案信息后,開具銷售單據(jù),依據(jù)銷售單據(jù)提交開發(fā)票申請(qǐng)單,開票信息對(duì)接到航天金稅開票系統(tǒng),由財(cái)務(wù)人員開具發(fā)票,同時(shí)系統(tǒng)將開好的發(fā)票信息回傳到業(yè)務(wù)模塊,更新與客戶的賬單狀態(tài)。通過將該張發(fā)票讀入財(cái)務(wù)系統(tǒng),軟件直接生成與應(yīng)收賬款相關(guān)的憑證。
通過在業(yè)務(wù)端口建立客戶管理,以客戶數(shù)據(jù)為核心,對(duì)客戶信息進(jìn)行全面分析,制定銷售計(jì)劃,從而提升企業(yè)在市場(chǎng)營(yíng)銷、服務(wù)等方面的能力和收益。
財(cái)務(wù)端口根據(jù)業(yè)務(wù)端口制定的銷售計(jì)劃,通過監(jiān)控應(yīng)收賬款賬齡,定期與銷售部門共同制定催款計(jì)劃,加大對(duì)應(yīng)收賬款的催收力度,強(qiáng)化資金管理,增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
(2)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理流程與應(yīng)付賬款流程的融合。H公司對(duì)采購(gòu)管理流程和應(yīng)付賬款流程進(jìn)行了優(yōu)化,并實(shí)現(xiàn)了流程的融合。采購(gòu)需求部門在ERP業(yè)務(wù)模塊建立供應(yīng)商檔案信息后,提交稿費(fèi)結(jié)算單、審校費(fèi)結(jié)算單、印制費(fèi)結(jié)算單等應(yīng)付單據(jù),按付款審批流程完成支付,系統(tǒng)自動(dòng)核銷應(yīng)付賬款。
通過在業(yè)務(wù)端口建立合格供應(yīng)商清單,對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、經(jīng)營(yíng)狀況等條件實(shí)施管理。根據(jù)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃制定采購(gòu)計(jì)劃。
財(cái)務(wù)端口根據(jù)業(yè)務(wù)端口制定的采購(gòu)計(jì)劃,通過對(duì)詳細(xì)記錄的供應(yīng)商情況、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同等單據(jù)審核,加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行和付款進(jìn)度的管理,合理控制企業(yè)采購(gòu)環(huán)節(jié)發(fā)生的成本,降低在采購(gòu)業(yè)務(wù)上的風(fēng)險(xiǎn)。
4.管理報(bào)表體系的標(biāo)準(zhǔn)化
財(cái)務(wù)報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)化可以直觀地反映企業(yè)過去經(jīng)營(yíng)積累,為管理層規(guī)劃未來(lái)發(fā)展提供保障。在運(yùn)行ERP系統(tǒng)之前,H公司財(cái)務(wù)報(bào)表格式復(fù)雜,不夠直觀。隨著會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)科目的標(biāo)準(zhǔn)化,H公司將現(xiàn)有編制的財(cái)務(wù)報(bào)表和報(bào)告進(jìn)行歸集分類,將交叉、重復(fù)性的一些報(bào)表做了整合和規(guī)范,建立起一套標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)報(bào)表體系。
(1)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)化。H公司每月出具的財(cái)務(wù)報(bào)表,主要包括現(xiàn)金流量表、利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表、資金使用情況表。通過優(yōu)化報(bào)表模塊,逐步實(shí)現(xiàn)智能化會(huì)計(jì)核算、自動(dòng)化編制財(cái)務(wù)報(bào)表。
(2)實(shí)現(xiàn)管理報(bào)表的標(biāo)準(zhǔn)化。H公司管理報(bào)表主要是與業(yè)務(wù)相關(guān)的輔助報(bào)表,包括銷售環(huán)節(jié)的回款、收入統(tǒng)計(jì)表、應(yīng)收賬款統(tǒng)計(jì)表;采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的應(yīng)付賬款統(tǒng)計(jì)表;日常運(yùn)營(yíng)涉及的各類成本支出明細(xì)表。通過這些輔助報(bào)表,建立多維度的指標(biāo)體系,構(gòu)建業(yè)財(cái)融合的分析報(bào)告,準(zhǔn)確反映價(jià)值成果,深入揭示價(jià)值成因。
5.財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的協(xié)同與對(duì)接
(1)加強(qiáng)ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)之間的對(duì)接。H公司致力于企業(yè)信息化的完整,包括剛性管理和柔性管理兩部分,即ERP和OA系統(tǒng)。ERP是資源管理,側(cè)重于記錄業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)分析。OA是辦公管理,側(cè)重于行政結(jié)構(gòu)上的審批。只有采用ERP與OA相結(jié)合的運(yùn)作方式,才會(huì)加快推進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)。
OA系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的協(xié)同和對(duì)接,使公司一部分需要在ERP上審批的業(yè)務(wù),在OA系統(tǒng)中可以得到實(shí)現(xiàn)。比如,專項(xiàng)費(fèi)用審批,以前是要拿著原始申請(qǐng)表到相關(guān)部門進(jìn)行審核,結(jié)束后手工維護(hù)到ERP系統(tǒng),而通過對(duì)接OA系統(tǒng),經(jīng)辦人員可以直接在OA系統(tǒng)上提交申請(qǐng),審批情況自動(dòng)推送到ERP系統(tǒng),自動(dòng)化的處理方式提高了工作效率。
(2)加強(qiáng)ERP系統(tǒng)與航天金稅系統(tǒng)之間的對(duì)接。隨著業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)張,針對(duì)以往傳統(tǒng)開票模式及財(cái)務(wù)在處理開票過程中遇到的難點(diǎn),H公司與航天金稅軟件公司合作開發(fā)了適應(yīng)本企業(yè)自身特點(diǎn)的開票軟件,并與ERP預(yù)留端口進(jìn)行對(duì)接。由業(yè)務(wù)人員在ERP業(yè)務(wù)模塊上提交開發(fā)票申請(qǐng),通過接口傳至金稅開票軟件,軟件把開票數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)模式進(jìn)行整理,自動(dòng)匹配稅收分類編碼,財(cái)務(wù)人員開票后,發(fā)票號(hào)碼直接回填到ERP系統(tǒng),有利于財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員隨時(shí)查看開票情況,對(duì)發(fā)票形成的應(yīng)收賬款實(shí)施及時(shí)監(jiān)控。
(1)降低了人工成本,并提升了管理效率。通過全公司實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享,財(cái)務(wù)工作人員減少了溝通核對(duì)的環(huán)節(jié),提升了財(cái)務(wù)核算效率。財(cái)務(wù)人員由原來(lái)8人縮減至5人,平均每2人負(fù)責(zé)核算一家公司賬務(wù),出具分析數(shù)據(jù),人工成本有效節(jié)約,工作量分配合理,年平均節(jié)約人工成本為原來(lái)的三分之一。
(2)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量顯著得以提升。ERP系統(tǒng)的報(bào)表模塊功能上線后,財(cái)務(wù)分析報(bào)告通過開發(fā)設(shè)計(jì)回款、收入、成本費(fèi)用構(gòu)成模板,很好地將財(cái)務(wù)核算與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相結(jié)合,從中挖掘出有價(jià)值的業(yè)務(wù)信息并加以分析,將業(yè)務(wù)目標(biāo)和財(cái)務(wù)目標(biāo)充分融合,既對(duì)業(yè)務(wù)本身的成本費(fèi)用加以監(jiān)管和重視,又可以對(duì)企業(yè)產(chǎn)生的利潤(rùn)進(jìn)行合理控制,財(cái)務(wù)信息質(zhì)量更加準(zhǔn)確及時(shí),為企業(yè)決策提供可靠依據(jù),促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
(3)強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管控,防范了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由于業(yè)務(wù)模塊前置,編輯、出版和發(fā)行人員在相應(yīng)模塊進(jìn)行制單,經(jīng)過審核、記賬環(huán)節(jié),生成業(yè)務(wù)單據(jù),財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)模塊依據(jù)讀入的業(yè)務(wù)單據(jù)進(jìn)行憑證生成,減少了手工記賬可能帶來(lái)的人為錯(cuò)誤因素的影響,保證了審核的客觀和公正,有效防范了財(cái)經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)過不相容職務(wù)相分離的審核權(quán)限設(shè)置,優(yōu)化了業(yè)務(wù)流程,強(qiáng)化了財(cái)務(wù)管控,降低了串通舞弊的可能性。同時(shí)由于信息化的建設(shè),系統(tǒng)隨時(shí)可以監(jiān)控每筆業(yè)務(wù)開展的情況,對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題提供了便利。
本文以H公司為例闡述了基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)的具體構(gòu)建過程,并分析了實(shí)施基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)所產(chǎn)生的成效。H公司在實(shí)施基于業(yè)財(cái)融合信息化建設(shè)的探索實(shí)踐中,通過公司組織架構(gòu)的調(diào)整、會(huì)計(jì)政策和會(huì)計(jì)科目的標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、報(bào)表體系的標(biāo)準(zhǔn)化、財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同與對(duì)接,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的信息及時(shí)傳遞。H公司上述實(shí)踐優(yōu)化了企業(yè)內(nèi)部管理體系,實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的及時(shí)聯(lián)通,提升了公司決策效率和效果。H公司的實(shí)踐證明,基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)對(duì)提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效率具有良好的效果,希望可以為其他出版企業(yè)實(shí)施基于業(yè)財(cái)融合的信息化建設(shè)提供參考作用。
隨著電子發(fā)票的推廣、無(wú)紙化辦公及人工智能的發(fā)展,如何進(jìn)一步優(yōu)化和深化這些綜合信息并融入管理會(huì)計(jì)報(bào)告中,為企業(yè)管理層科學(xué)決策提供保障,將是我們未來(lái)的研究方向。