智能化財務共享服務研究
——以費用報銷為例

孫 宇 中鐵九局集團有限公司

隨著市場的不斷發展，我國許多集團企業紛紛建立財務共享服務中心，以提高自身財務管理效率。當前大數據、人工智能、云計算等信息技術不斷地涌現，也為財務共享服務的進一步創新與升級提供契機，當前傳統財務共享服務已向智能化財務共享服務進行轉型，進一步提高財務共享服務中心的智能化與高效化[1]。以費用報銷為例，傳統的財務共享服務并未完全實現自動錄入、分類分等級自動審核也并未實現，導致費用報銷效率低，通過人工智能技術(如RPA等)對傳統費用報銷進行優化升級，可實現智能化的費用報銷流程，進一步提高工作質量與效率。

一、智能化財務共享服務建設的意義

財務共享是依托信息技術以財務業務流程處理為基礎，以優化組織結構、規范流程、提升流程效率、降低運營成本或創造價值為目的[2]。隨著大數據技術的發展，智能化財務共享中心成為推進企業財務管理的重要支撐，將其應用到企業費用報銷中可有效規范財務工作流程，控制財務管理成本，保障財務部門的工作質量。

(一)規范財務工作流程

在財務共享服務中心應用前期，企業各部門數據核算相對獨立，在業務處理流程更加顯著，智能化財務共享服務中心的構建可提升企業工作流程的規范化水平，通過對制定核算標準提高業務處理的效率，實現統一規范財務的工作流程。

(二)控制財務管理成本

基于大數據背景之下，在企業管理中采取傳統財務管理模式無法提高處理效率，增加財務管理的成本。智能化財務共享中心的構建，可實現財務數據的集中處理，節約更多的人力資源，節約采取管理的成本。

(三)保障財務部門的工作質量

企業傳統財務管理體系總缺乏一定的共享服務意識，導致企業財務管理效率不高。智能化財務共享中心的構建可為數據提供科學的指導，充分增強企業財務管理的意識，為企業財務部門質量水平提升予以保障。

由此可見，在企業報銷費用管理中采取智能化財務共享服務中心，可充分發揮管理優勢，節約更多的管理成本，提高企業財務管理的水平。

二、智能化財務共享服務在費用報銷中應用的優勢

所謂財務共享服務可追溯到20世紀的美國，并在歐洲國家得到廣泛的傳播，事實上這一概念的產生與當前經濟發展存在必然聯系。為提高企業的發展水平，應采取新型的解決措施來創造更多的商業價值，充分滿足客戶的實際需求。信息技術的發展為集團企業發展提供了更多的機會，在國家政策的推動下，財政部門提出應用信息技術來構建財務共享中心。實際上財務共享服務中心與其他管理模式比優勢更顯著，有助于提升企業財務管理水平，使得企業的核心競爭能力增強。據筆者分析，財務共享服務中心擁有龐大的數據庫，可節省更多的工作時間，減少時間成本，全面提高企業財務管理水平[3]。隨著時代的發展，信息技術在各領域中得到了廣泛的應用，RPA均得到了有效運用。

傳統財務共享服務在費用報銷工作上面有著很復雜的流程，而且工作需要長時間復核，防止出現作業失誤的情況，同時在報銷流程中需進行大量重復性且標準化的流程任務，工作量大且附加值低。在企業集團費用報銷中RPA的出現剛好能夠為費用報銷提供優質解決方案，有效利用OCR掃描識別技術、電子發票報銷以及票據信用評級系統的優勢大大減少傳統費用報銷模式中人工環節，針對此類價值不高的工作環節，RPA可以完美地取代人力的投入，并且能夠高效地完成有邏輯性并且重復性高的工作，在費用報銷中具有極高的應用價值與應用優勢。

三、當前企業財務費用報銷中存在的問題

企業財務費用報銷中存在諸多的問題，表現在：信息系統智能化程度不高，申報流程繁瑣，財務審核工作繁瑣，信息溝通不暢方面，詳情見下文。

(一)信息系統智能化程度不高

目前，我國依然有部分企業在財務費用報銷方面智能化程度不高，主要表現各個流程節點基本都需要人工操作，業務流程處理低下，如票據等信息需要人工錄入信息，錯誤率高，共享審核繁瑣，需要逐項核對發票抬頭、稅率、費用報銷標準等審核效率低。降低了費用報銷的效率，增加了人力成本。為提高費用報銷效率，企業應提前做好信息的整理與歸納、圖像信息的收集，如若票據數量過多，僅僅采取傳統人工無法提高工作效率，同時浪費更多的設備資源與人力資源。在這種情況下，充分發揮出信息技術的作用，構建一個信息系統智能化平臺，以此提升票據分類的科學性、有效性，解決傳統人工的低效性，促進信息采集的準確性。

(二)申報流程繁瑣

費用報銷一般需要經過幾個流程，票據報銷，費用核對，財務核算，發放報銷資金。由于實際的操作與技術設計存在顯著的差異，增加了費用報銷難度。首先，員工需要根據紙質費用報銷單在共享中心的費用申請系統中提出申請，然后填寫信息，由于員工對各類財務科目的不熟悉，導致信息填寫易出現錯誤，造成申請駁回。其次，當員工費用報銷申請單填制完成后，需交由各個部門領導審批的過程中，有些需要線下審批，也有些需要線上審批，甚至出現線上線下重復審批的過程。最后，及時整理歸納所需報銷的票據，并為其提供紙質憑證，不論是憑證審核人，報銷申請人，均投入大量的時間與精力，致使憑證掃描成為一項負擔。企業財務費用報銷中申報流程過于繁瑣，隨著企業經濟效益的提升，費用報銷的業務量大幅增加，報銷票據種類較多，財務人員在接到預約報銷單后需逐筆進行核對，工作量較大，增加了財務管理的難度。

(三)財務審核工作繁瑣

當前傳統財務共享服務中心費用報銷財務審核仍舊高度依賴人工審核，傳統財務共享服務下共享中心財務審核人員需審核整個集團公司的全部票據，各類財務票據數量多，種類不一，工作量大且繁瑣，而且由于工作重復性高，工作人員極易出現疲勞、松懈等情況，導致審核效果低下，容易出現錯誤。費用報銷票據財務審核技術含量低，重復性高，單純依靠財務人員人工審核，耗時耗力，致使人工成本過高，未充分發揮財務共享中心降本增效的作用。

(四)信息溝通不暢

目前，部分集團企業已有OA系統、資金管理系統、財務信息系統、稅務管理系統、預算系統、SAP系統等，其中財務信息與SAP系統實現了數據的對接，但資金管理，稅務管理，預算管理系統未實現數據對接。從費用報銷方面來看，通過財務共享中心驗明發票的真假，同時做好稅率抵扣處理，各部門未實現有效的交流，導致財務共享服務難以落實。

以上問題均對財務共享服務下費用報銷的開展造成影響，為改善這一局面，應根據實際問題提出有效的解決策略，提高智能化程度引導財務人員的轉型，根據實際問題制定科學的管理策略，提升企業財務數據準確性，強化財務管理的意識。

四、基于智能化財務共享服務下的費用報銷策略

現階段，集團企業在財務共享服務下費用報銷方面存在諸多問題，這些問題若不及時處理將會阻礙企業今后的發展。企業部門應采取行之有效的管理策略，提升信息系統智能化程度，優化費用申報流程，提高財務審核效率與質量，強化信息傳遞與溝通，詳情見下文。

(一)提升信息系統智能化程度

大數據的應用提高了數據處理的效率，智能化財務共享中心的建設為企業戰略發展提供了必要的數據的支持，隨著計算機技術的發展，人工智能的分析功能逐漸強化，可通過數據庫創建相應規則，利用RPA、OCR等技術實現自主化財務智能，為企業提供全面的服務[4]。

如當前財務費用的票據中相當一部分票據需要進行人工操作的數據化處理。在不能進行智能掃描和關鍵信息智能處理的前提下，實際的費用報銷過程可以先進行票據類型的業務分類及等級判斷，再以OCR掃描的方式進行數據化的處理。在智能化的共享財務平臺中，負責單證票據上傳的，系統會將發票按不同介質和不同信息進行分類。標準化的電子發票可以通過平臺入口直接上傳。需要二次處理的紙質發票。可以根據軟件中已經設定的識別模塊進行分類識別，根據預設的內容，將不同的發票分類到不同的票據類型中。其中OCR識別模塊發揮了很大的作用，除了對發票類型及發票類別進行分類外還可以對重復提交的票據進行篩選排除，實現以模仿人工但高于人工的高效率方式進行財務業務的操作。

(二)優化費用申報流程

在傳統方式下費用報銷流程過長，難度較大，涉及的部門較多，難以提高工作效率。為改善這一現狀，利用智能化財務共享平臺優化費用報銷流程，如利用當前手機終端便捷的拍照功能，獲得所需報銷費用的相關單據影像，利用OCR識別技術，提取相應信息，自動填充到費用申報表單中，無需發起人手動填寫，僅需核對信息填充是否有誤即可，使得費用申報更為便捷，實現移動智能報銷。智能化財務共享平臺的應用還可通過語音輸入開展在線申報，隨著錄入內容的增加自動分類，隨后自動轉入到下一級報銷操作平臺，并及時地呈現出來。與此同時，平臺還可根據報銷信息進行及時的處理，這一信息主要包括信用等級，人員職務的等級等，根據職務對審批權限流程合理設定[5]。值得注意的是，企業員工在報銷費用申報中需財務幾個層級來審核處理，例如：職務等級較高的申請人可直接跳過財務部門低級別人員的審核。如果費用報銷人的信用等級較低則會被系統自動排到報銷申請的末端。那些信用等級好的費用報銷申請，則會被優先處理。這種區別性的財務審核分類可以減少報銷業務的堆積，鼓勵員工提高自身信譽。

(三)提高財務審核效率與質量

在智能化財務共享服務，可以通過RPA技術與OCR技術實現智能審單，利用數據庫以往審單記錄，結合企業自身實際情況，事先設置費用報銷表單審核規則，通過制定的邏輯指令，將大量單一、重復的財務審核工作，轉變為實現全天候自動完成。當審單完成之后，將審單結果記錄在相應表單，供審核人員查看。將傳統人工財務審核轉變為人機協作式，從而大大減少財務審核工作量，同時智能化的信息審核處理也減少了人工審核中可能出現的偏差，確保財務審核質量[6]。

同時可對報銷申請者信用進行分級，信用等級的劃分，可以由系統通過信息收集和學習自動完成。通過調取報銷申請者以往申請記錄，設定財務報銷的金額審核層級，以及報銷申請的先后等級等。對于信用級別較高的可以免除一定級別的財務審核，并縮短報銷支付時間。針對信用等級較低的申請內容，應及時給予警告，適當地延長資金支付的時間，加強對此類申請者的關注。差別性等級分類可加大對風險的控制力度，減少財務審核的時間，降低人為操作的失誤概率，促進企業管理效率的提升。

(四)強化信息傳遞與溝通

企業為適應全球經濟化發展趨勢，還應做好組織協調工作，與子公司負責人做好及時的溝通交流，通過財務共享中心的運行發揮有效作用，促進財務共享體系的有效構建。在構建智能化財務共享中心時，應既有OA系統、資金管理系統、財務信息系統、稅務管理系統、預算系統、SAP系統等系統，將其與智能化財務功效平臺進行對接，強化各個系統之間的溝通與聯系，利用各個系統的信息資源不僅可以加快財務服務效率，還可提升企業業務數據的處理效率，通過數字化形式將業務內容體現出來，為企業今后發展提供科學的參考，將資源應用到企業業務管理當中，實現企業的戰略發展目標，促進企業管理效率的提升。

智能化財務共享服務是今后企業發展的重要趨勢，也是提高企業競爭力水平的關鍵途徑，為提高工作效率，企業部門應加大對財務共享服務的研究，掌握更多財務共享的知識，充分強化財務人員的素質，為企業財務管理工作的開展提供有效的參考。

五、結語

近年來，我國經濟水平飛速地發展，財務共享中心研究依然處于發展階段，在企業財務管理中費用報銷占據著重要地位。在信息時代下傳統財務共享服務急需進行優化與升級，利用人工智能等多種技術，實現智能化的財務共享服務，提高財務共享服務效率與質量，并且費用報銷實現企業智能化管理，有助于企業財務共享中心進一步升級，促進企業的持續發展。