水利工程中關(guān)于聲像檔案的收集與歸檔工作探究

文/福州市水利工程技術(shù)中心 李盼妮

水利事業(yè)是我國社會運(yùn)行中的基礎(chǔ)性事業(yè)，為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供保障，與社會民生問題密切相關(guān)[1]。而在水利事業(yè)發(fā)展中，聲像檔案是重要信息，其主要記錄了水利事業(yè)不同發(fā)展階段的特征、工作內(nèi)容等，這些信息能夠幫助相關(guān)人員了解水利事業(yè)的發(fā)展情況，并做出完善的發(fā)展規(guī)劃。新時代下，隨著互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的快速發(fā)展，水利工程中聲像檔案的類型變得更為多樣，檔案內(nèi)容更為豐富，所以更需要對其進(jìn)行收集和歸檔，研究這方面的內(nèi)容對于水利事業(yè)發(fā)展具有較大的現(xiàn)實意義。

一、水利工程中聲像檔案的概念

水利工程建設(shè)流程較為復(fù)雜，建設(shè)項目具有多項施工工序，從水利工程勘查、規(guī)劃、設(shè)計與施工階段均形成了大量的圖文聲像信息，如何對大量圖文聲像信息進(jìn)行歸類與管理是水利工程聲像檔案管理工作需要解決的重點(diǎn)和核心任務(wù)。水利工程聲像檔案是相對于紙質(zhì)檔案而言的，與紙質(zhì)檔案相比具有更加顯著的優(yōu)勢，能夠從聲音、圖像等多個角度記錄與分析水利工程建設(shè)中的實際情況與實施細(xì)節(jié)，對水利工程建設(shè)起到“照相機(jī)”般的記錄作用，利用大量的錄音、真實照片、視頻、音頻等資料精準(zhǔn)記錄每一項水利工程的設(shè)計、施工活動。聲像檔案的建設(shè)與管理對水利工程管理與維護(hù)具有重要的現(xiàn)實意義。隨著當(dāng)前我國針對水利工程建設(shè)要求的不斷提升，對聲像檔案信息管理的要求也相應(yīng)提升，要求利用信息技術(shù)不斷優(yōu)化聲像檔案的收集與歸檔工作。

二、水利工程中聲像檔案的類別

（一）工程資料。工程資料指的是水利工程建設(shè)過程中各項信息匯集所形成的各類數(shù)據(jù)資料，涉及工程建設(shè)的各項信息內(nèi)容，包括基建資料、施工資料、監(jiān)理資料、竣工驗收資料等。（二）基建資料。基建資料是指水利工程建設(shè)活動中的各項信息內(nèi)容，包括工程立項、工程地質(zhì)勘察、拆遷、工程設(shè)計、工程招投標(biāo)、工程驗收等。（三）監(jiān)理資料。監(jiān)理資料則指的是工程監(jiān)理過程中所形成的各項數(shù)據(jù)資料，包括工程監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理日志、工程竣工資料以及工程施工活動中所形成的其他信息資料等。（四）施工資料。施工資料指的是水利工程施工過程中所形成的施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工記錄、施工驗收資料、施工質(zhì)量評定等相關(guān)數(shù)據(jù)資料等。（五）驗收資料。驗收資料是指在工程驗收環(huán)節(jié)所形成的各類數(shù)據(jù)信息資料，包括工程驗收的申請與批復(fù)、竣工驗收會議及相關(guān)文件材料、竣工驗收鑒定書的制定與出具等。

三、水利工程中聲像檔案收集與歸檔的重要意義

信息時代背景下，水利工程中聲像檔案的收集與歸檔主要具備兩個方面的現(xiàn)實意義：一方面，能夠促進(jìn)水利事業(yè)的規(guī)范化、可持續(xù)發(fā)展。在水利工程發(fā)展中會形成多種不同的檔案信息，包括水利工程的建設(shè)信息、運(yùn)行信息以及維修管理信息等，這些信息是水利事業(yè)發(fā)展的見證。而聲像檔案是這些檔案資源中以聲像方式呈現(xiàn)出來的檔案信息，包括與水利工程有關(guān)的圖片、視頻或者音頻等，也是水利事業(yè)發(fā)展情況的直接體現(xiàn)[2]。通過對這些聲像檔案信息進(jìn)行科學(xué)保存與管理，能夠宏觀掌握水利工程的整體概況與歷史演變，相關(guān)的管理者通過對這些信息的觀看和了解，可以及時對水利事業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行分析，并做出正確的決策，從而能夠促進(jìn)水利事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。另一方面，能夠為國家其他關(guān)聯(lián)行業(yè)的發(fā)展提供推動力。水利事業(yè)是國家發(fā)展中的一項重要支撐，但其并非獨(dú)立存在，而是與社會經(jīng)濟(jì)中其他多個領(lǐng)域緊密關(guān)聯(lián)，存在系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)性，如與農(nóng)業(yè)、航運(yùn)業(yè)、漁業(yè)、氣象業(yè)、建筑業(yè)、礦產(chǎn)業(yè)等都息息相關(guān)。通過對水利工程中聲像檔案資源進(jìn)行收集與歸檔，不僅能推動水利事業(yè)的強(qiáng)勁發(fā)展，還能夠為相關(guān)關(guān)聯(lián)領(lǐng)域的發(fā)展提供強(qiáng)大的配套支撐，從而促進(jìn)各個事業(yè)的協(xié)同發(fā)展。

四、水利工程中聲像檔案收集與歸檔面臨的問題分析

（一）聲像檔案未能得到重視，資源不完整。雖然在水利工程發(fā)展中聲像檔案是較為重要的內(nèi)容，但是依然有很多檔案管理人員對聲像檔案不重視，在搜集檔案資源信息的過程中，通常較為注重對紙質(zhì)檔案信息的搜集，忽視對聲像檔案信息的搜集。一些檔案管理人員認(rèn)為聲像檔案可有可無，只要注重紙質(zhì)檔案信息的收集與保存即可，導(dǎo)致聲像檔案殘缺不完整，影響了水利檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展[3]。從某種程度上來看，聲像檔案要比紙質(zhì)檔案更能夠清晰反映水利工程的發(fā)展情況，因為其可以通過視頻或者畫面的方式對建設(shè)情景進(jìn)行記錄，對工程施工的原貌進(jìn)行還原，所以在對水利工程中檔案資源進(jìn)行收集與歸檔的過程中，要重視聲像檔案信息的保存。工程管理者及檔案管理者忽視聲像檔案收集與歸檔的思想觀念應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變。

（二）聲像檔案質(zhì)量參差不齊，影響使用。聲像檔案的質(zhì)量是否較高，也會對后期檔案資源的運(yùn)用產(chǎn)生影響。很多水利工程檔案管理者在對水利事業(yè)聲像檔案進(jìn)行收集的過程中，都沒有做好把關(guān)，導(dǎo)致質(zhì)量不高的檔案資源流入檔案庫。例如，在水利工程建設(shè)中，拍攝者缺乏專業(yè)技能，在拍攝或者錄像的過程中機(jī)器不穩(wěn)定，導(dǎo)致畫面受影響，拍攝出來的聲像檔案信息無法得到有效運(yùn)用，而檔案管理者在篩查的過程中，沒有進(jìn)行詳細(xì)分析，導(dǎo)致這些質(zhì)量不高的檔案被收集到檔案庫中。還有一些檔案管理者思想觀念和專業(yè)技能欠缺，認(rèn)為只要是聲像檔案資源都需要收集，而不加以區(qū)分和篩選，導(dǎo)致那些沒有利用價值的檔案信息也被搜集了進(jìn)來，對工程信息后期運(yùn)用帶來了較大的困擾。加之部分檔案管理者專業(yè)化技能欠缺，在對聲像檔案資源進(jìn)行保存的過程中，不注重備份、共享和優(yōu)化，不能對其精準(zhǔn)化命名，也不利于檔案信息質(zhì)量及運(yùn)用效果的提升。

（三）聲像檔案收集與歸檔缺乏專業(yè)的流程。水利事業(yè)聲像檔案收集與歸檔離不開專業(yè)的流程，只有在專業(yè)流程的引導(dǎo)和輔助下，才能夠促進(jìn)水利工程中聲像檔案的科學(xué)化保存與運(yùn)用[4]。當(dāng)前，我國很多水利事業(yè)單位并沒有就聲像檔案收集與歸檔制定完善的流程，在收集聲像檔案資源的過程中，檔案管理者往往存在較大的盲目性和隨意性，臨時性選擇檔案搜集的范圍和內(nèi)容，開展檔案搜集工作缺乏相應(yīng)的規(guī)劃和系統(tǒng)性。在歸檔過程中也缺乏規(guī)范的指導(dǎo)體系，不能嚴(yán)格依據(jù)對應(yīng)的順序和要求對聲像檔案進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致各類檔案信息存放混亂，影響了使用效果。

五、水利工程中聲像檔案收集與歸檔的策略

針對當(dāng)前水利工程聲像檔案管理過程中存在的問題，要求不斷制定完善改進(jìn)策略，增強(qiáng)聲像檔案收集與歸檔的科學(xué)性、完整性。

（一）提升重視度，促進(jìn)聲像檔案信息的完整。為了促進(jìn)國家水利事業(yè)發(fā)展，帶動其他更多關(guān)聯(lián)事業(yè)的發(fā)展，要提升對水利聲像檔案信息的重視度，促進(jìn)檔案信息的完整與準(zhǔn)確。一方面水利事業(yè)有關(guān)的負(fù)責(zé)人要充分認(rèn)識到水利工程中聲像檔案信息的重要性，明白其對于水利事業(yè)后續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵作用，另一方面檔案管理者也要認(rèn)識到水利工程中聲像檔案的關(guān)鍵作用，在收集和整理檔案信息的過程中，注重對各類信息的分析、篩選，盡量提升水利檔案信息的完整性。同時還要對水利工程中聲像檔案收集歸檔的內(nèi)容進(jìn)行明確，一般情況下水利工程中聲像檔案主要包括在工程開工前地址的原貌、周邊狀況、基礎(chǔ)工程、主體工程等，還包括一些重大事件，如施工中的領(lǐng)導(dǎo)視察、開工儀式、施工前的準(zhǔn)備活動等。

（二）重視質(zhì)量管理，提升水利工程聲像檔案收集與歸檔的質(zhì)量。水利工程聲像檔案管理者在收集水利聲像檔案信息資源的過程中，要重視質(zhì)量管理，盡量提升各類檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，促進(jìn)其利用價值的發(fā)揮。這就需要在收集與歸檔之前做好詳細(xì)分析，對每一分檔案資源的價值進(jìn)行思考，只保存那些有運(yùn)用價值的、質(zhì)量較高的檔案信息，對那些沒有利用價值，且內(nèi)部不清晰完整的檔案信息進(jìn)行舍棄，避免占用空間，對檔案信息使用者造成困擾。同時，檔案信息管理者還要提升自身的檔案管理技能，學(xué)會利用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)對聲像檔案信息進(jìn)行篩選、搜集、分析等，并對每一個搜集好的聲像檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確命名，便于后期檢索和運(yùn)用[5]。水利事業(yè)單位有關(guān)的管理者也要注重對檔案“生產(chǎn)者”的選擇，盡量選擇那些專業(yè)技能較高的人員，由他們負(fù)責(zé)對場景進(jìn)行拍攝、記錄等，以提供更高質(zhì)量的水利聲像檔案資源。

（三）構(gòu)建專業(yè)流程，規(guī)范化水利工程聲像檔案收集與歸檔的過程。水利單位要就聲像檔案收集與歸檔構(gòu)建一套系統(tǒng)專業(yè)的流程，要求檔案管理者嚴(yán)格依據(jù)流程開展檔案收集與歸檔工作，避免出現(xiàn)檔案收集與歸檔過程的混亂。第一，要構(gòu)建規(guī)范化的檔案收集流程。一方面要對檔案收集的內(nèi)容進(jìn)行明確定位，另一方面還要對不同的內(nèi)容制定具體的收集流程，包括檔案收集的方法和渠道、檔案收集的過程等[6]。第二，構(gòu)建檔案歸檔流程。檔案歸檔指的是將收集好的檔案歸類存放，以便于相關(guān)人員進(jìn)行運(yùn)用。水利單位要結(jié)合單位的實際情況構(gòu)建檔案歸檔流程，明確如何對不同類型的聲像檔案進(jìn)行歸檔，如何進(jìn)行分類存放等。例如，針對施工前準(zhǔn)備階段的聲像檔案存放于哪個數(shù)據(jù)庫中、對施工過程中的聲像檔案如何進(jìn)行存放等都進(jìn)行清晰的規(guī)定，確保檔案歸檔工作做到有理有序，規(guī)范到位。

（四）加強(qiáng)聲像檔案信息管理制度的建設(shè)。制度建設(shè)對檔案圖像信息管理具有重要的意義與作用。要求不斷優(yōu)化檔案信息管理的頂層制度設(shè)計與建設(shè)，在檔案管理制度建設(shè)中涵蓋項目法人、項目監(jiān)理情況、項目施工情況等各項信息，均對此構(gòu)建系統(tǒng)的管理工作，保證水利工程中聲像檔案管理工作有跡可循。在水利工程聲像檔案信息管理過程中，要求涵蓋聲像信息拍攝時間、歸檔范圍、質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔程序等內(nèi)容，例如在大壩加高項目中，要求涵蓋混凝土壩、土石壩、機(jī)組改造、副壩信息、安裝工程等相關(guān)信息。加強(qiáng)水利工程專業(yè)聲像設(shè)備的購入與管理，通過資金投入保證聲像信息的購入質(zhì)量，利用專業(yè)聲像設(shè)備，精準(zhǔn)記錄水利工程建設(shè)與管理的實際情況，拍攝水利工程相關(guān)會議場面、慶祝活動情境等，不斷豐富水利工程建設(shè)的實際情況，構(gòu)筑完善的聲像管理體系。針對聲像設(shè)備的管理與使用構(gòu)筑統(tǒng)一的要求，保證設(shè)備使用遵從聲像設(shè)備專業(yè)使用規(guī)范與要求，優(yōu)化檔案信息數(shù)據(jù)管理。

（五）構(gòu)筑專業(yè)的保存環(huán)境。水利工程聲像檔案的信息載體為磁性材料與感光材料，在信息保存層面與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息存在著較大的差異，水利工程中聲像檔案對保存環(huán)境的要求較高，包括溫度、濕度、灰塵情況等，外界磁場、有害氣體、有害生物等對聲像檔案可能具有一定的不良影響。因此要求按照數(shù)字化檔案信息管理的要求，針對不同的聲像檔案材料，設(shè)置最為適宜的保存環(huán)境與保存條件，構(gòu)筑科學(xué)的管理與維護(hù)方式，增強(qiáng)聲像材料本身的耐久性，延長聲像檔案的信息使用壽命，構(gòu)筑光盤、硬盤等不同的存儲方式，優(yōu)化檔案信息的備份管理，避免由于聲像信息硬盤資料損害而導(dǎo)致檔案信息丟失。針對大量的檔案數(shù)據(jù)信息，建立專業(yè)的聲像檔案管理庫房，并設(shè)置最為適宜的存儲溫度，將庫房相對濕度控制在37.5%～67.5%，錄音與錄像帶庫溫保持18～25℃，照片庫溫保持14～25℃，磁帶不適宜放入鐵皮柜。針對不同材料的檔案，設(shè)置不同的保存方式，加強(qiáng)對大量檔案信息的歸類與整理，并對不同類別的檔案信息配以一定的文字說明，在檔案信息中標(biāo)注時間、地點(diǎn)、事由、人物、背景等，增強(qiáng)檔案信息設(shè)置的全面性與有效性，從存儲、閱讀、借閱與使用層面保證檔案信息的安全性，避免水利檔案中聲像信息被篡改。在檔案信息歸檔之后，針對檔案信息設(shè)置禁止操作的狀態(tài)與模式，并對其進(jìn)行歸檔管理。

（六）加強(qiáng)水利工程中聲像檔案信息的電子化建設(shè)。隨著當(dāng)前電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，水利工程中聲像信息管理應(yīng)當(dāng)不斷探索構(gòu)建電子化管理模式，嚴(yán)格按照數(shù)字化管理方式加強(qiáng)對各類檔案信息的歸類、整合與利用，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子信息檔案之間構(gòu)建一一對等關(guān)系，通過掃描儀將紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)化，并按照不同的類別，針對檔案信息構(gòu)筑統(tǒng)一的存儲與管理方式，并將聲像信息放入于電子信息數(shù)據(jù)庫之中，構(gòu)筑信息化的統(tǒng)一管理方式，便于對水利工程聲像檔案信息的查閱與使用。在檔案信息的記錄層面，運(yùn)用專業(yè)攝像機(jī)、PC機(jī)、照相機(jī)等設(shè)備進(jìn)行信息統(tǒng)計與分析，保持聲像檔案本身的特殊性，構(gòu)建有針對性的存儲與管理方式，不斷探索構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的聲像檔案管理方式，提升檔案信息管理效率，實現(xiàn)檔案信息管理工作方式的自動化與網(wǎng)絡(luò)化。

（七）加強(qiáng)水利工程中聲像檔案的開發(fā)與利用。聲像檔案收集與歸檔對檔案信息的開發(fā)與利用起到關(guān)鍵作用，因此要求不斷加強(qiáng)并優(yōu)化對水利工程聲像檔案的利用，提升水利聲像檔案的利用率。為此，應(yīng)與檔案管理的實際情況相結(jié)合，編制合理的聲像檔案目錄，不斷優(yōu)化檔案利用的審批流程與借閱機(jī)制，針對不同的檔案管理等級與保密程度，綜合確定檔案信息可借閱范圍，在遵從相關(guān)保密機(jī)制的基礎(chǔ)之上，針對水利工程聲像檔案構(gòu)建多媒體放映、宣傳畫冊、專題展示片等多種呈現(xiàn)方式，更好地滿足不同部門對水利檔案的利用效率。

六、結(jié)語

水利工程中聲像檔案收集與歸檔關(guān)系到水利事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，雖然當(dāng)前我國水利工程中聲像檔案收集與歸檔還面臨一些問題，但是相信隨著時代的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的日益完善，這些問題能夠得到解決，水利工程中聲像檔案收集與歸檔工作將會取得良好的成效，真正成為助力國家社會基礎(chǔ)事業(yè)發(fā)展的強(qiáng)大的力量。