鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在問(wèn)題及規(guī)范化探究

文/重慶市江津區(qū)吳灘鎮(zhèn)社保所 張敏

當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作種類(lèi)繁多、內(nèi)容繁雜，所產(chǎn)生的工作檔案內(nèi)容和檔案數(shù)量也在逐步增加，但檔案管理工作卻依舊存在分類(lèi)不明、保存不全、存放不當(dāng)?shù)裙芾韥y象，與當(dāng)前飛速發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)不相適應(yīng)，嚴(yán)重制約了規(guī)范檔案管理工作的實(shí)際進(jìn)展。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)檔案管理工作存在管理體系不健全、鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)不重視、人員機(jī)構(gòu)設(shè)置不匹配，管理模式簡(jiǎn)單老舊、存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后、資金投入不到位等問(wèn)題，如何解決上述問(wèn)題，推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作又快又好向前發(fā)展，是當(dāng)前亟待研究的重點(diǎn)內(nèi)容。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）分工不清，職責(zé)不明，管理體系不健全。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)發(fā)展的弱項(xiàng)，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機(jī)構(gòu)，也沒(méi)有配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作場(chǎng)所和專(zhuān)業(yè)的管理技術(shù)人員，形成了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案可管可不管、有人管又無(wú)人管等管理體系不健全的“雞肋”現(xiàn)象。此外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作本身就屬于“吃力不討好”、不能出政績(jī)工程的“偏門(mén)”，加之鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作種類(lèi)繁多、內(nèi)容繁雜，檔案工作沒(méi)有明確歸口鄉(xiāng)鎮(zhèn)具體部門(mén)，黨政、民生、財(cái)務(wù)、安全等各個(gè)工作領(lǐng)域的資料都可以形成檔案，但都不想將其他部門(mén)的檔案納入自己部門(mén)的檔案管理，形成了檔案管理“自掃門(mén)前雪、不管他人瓦上霜”的怪象。

（二）管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案資料管理混亂。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理一直沒(méi)有得到鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，將工作能力較弱、工作態(tài)度不端正、即將退休的工作人員充當(dāng)檔案管理人員。此外，檔案管理人員素質(zhì)也參差不齊，部分檔案管理人員文化水平較低、業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，更沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)支撐，在面對(duì)復(fù)雜的檔案整理時(shí)，容易出現(xiàn)無(wú)從下手或眉毛胡子一把抓的現(xiàn)象，沒(méi)有相應(yīng)的能力來(lái)支撐檔案管理工作的日常展開(kāi)，只憑借簡(jiǎn)單的文字收集和資料整理，便自認(rèn)為已經(jīng)完成檔案管理工作[1]，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案資料丟失、收集整理不全、管理分類(lèi)不合理等現(xiàn)象。

此外，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)缺少專(zhuān)職檔案管理人員，且部分兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較差，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案收集整理更沒(méi)有進(jìn)行細(xì)致劃分，部分檔案管理人員僅僅將檔案管理理解為文字搜集、造冊(cè)存檔，缺少相應(yīng)資料的客觀展示，指定區(qū)域、特定時(shí)間、規(guī)定場(chǎng)所的資料缺失，導(dǎo)致相關(guān)檔案資料在收集過(guò)程中易出現(xiàn)殘缺和整理混亂。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋破舊，檔案保存環(huán)境惡劣，數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型緩慢。首先，鄉(xiāng)鎮(zhèn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施落后、基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋破舊，檔案存儲(chǔ)環(huán)境嚴(yán)峻，是當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的普遍現(xiàn)象。有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)配備了檔案室，但檔案室陳設(shè)破舊不堪，檔案文獻(xiàn)資料的保存環(huán)境與室外的自然環(huán)境同步，導(dǎo)致檔案資料損毀嚴(yán)重。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)還將檔案室當(dāng)成雜物間或庫(kù)房使用，生活用具、工作器材、會(huì)標(biāo)會(huì)旗等五花八門(mén)的物資全部放進(jìn)檔案室，檔案資料“蝸居”在不起眼的角落。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的檔案室，有些鄉(xiāng)鎮(zhèn)將復(fù)印室或雜物間當(dāng)成檔案室使用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員甚至普通群眾進(jìn)出自如，檔案資料借閱、復(fù)印均無(wú)人過(guò)問(wèn)，檔案資料缺失嚴(yán)重。其次，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料存放環(huán)境差。不僅沒(méi)有使用專(zhuān)業(yè)的檔案資料袋，或檔案資料袋使用不規(guī)范，還將檔案資料裸露存放于鐵架、鐵皮柜或木柜，在沒(méi)有實(shí)施防潮、防蟲(chóng)等具體措施的環(huán)境下保存的檔案資料，潮濕、腐蝕等問(wèn)題也會(huì)造成檔案破損，失去了檔案資料保存的實(shí)際意義。

最后，部分檔案管理人員思想觀念陳舊、缺乏與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作就是整理保存紙質(zhì)文獻(xiàn)資料和圖片等信息資源，缺乏基本的信息化概念，不主動(dòng)也不愿意學(xué)習(xí)現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化等檔案資料管理新模式，無(wú)法對(duì)檔案平臺(tái)建設(shè)提供數(shù)字化轉(zhuǎn)型能力，數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型緩慢，導(dǎo)致檔案管理工作始終沒(méi)有進(jìn)入數(shù)字化領(lǐng)域。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作現(xiàn)狀的產(chǎn)生原因

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，缺乏相應(yīng)的管理考核機(jī)制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)的主要工作是推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，維護(hù)群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全。從當(dāng)前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理工作未能從正面推動(dòng)或反映社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，更不能體現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的領(lǐng)導(dǎo)政績(jī)，因此未能得到鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致檔案管理工作仍舊處于鄉(xiāng)鎮(zhèn)弱勢(shì)地位。從檔案管理實(shí)際工作中不難看出，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)大多認(rèn)為做好檔案管理工作的實(shí)際意義不大，單純地認(rèn)為檔案管理工作僅僅是政務(wù)文件、財(cái)務(wù)票據(jù)及其他文字的整理和圖片的收集。與此同時(shí)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作由于沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，沒(méi)有建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作考核機(jī)制，做得好與差都不影響年終考核，也就缺乏專(zhuān)業(yè)且專(zhuān)職的檔案管理工作從業(yè)人員，更多是由黨政辦公室或財(cái)務(wù)科等檔案資料重要且相對(duì)較多的部門(mén)或科室的工作人員兼任，檔案管理工作也只能是在上級(jí)部門(mén)檢查檔案業(yè)務(wù)或年終考核時(shí)“臨時(shí)抱佛腳”，日常的檔案管理工作也是敷衍了事，檔案管理工作的規(guī)范性更無(wú)從談起。久而久之，檔案管理工作進(jìn)入惡性循環(huán)，工作效率也就得不到提升。

（二）檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，從業(yè)人員少且業(yè)務(wù)能力差。根據(jù)實(shí)際調(diào)查可知，檔案管理工作從業(yè)人員少是鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作的必然結(jié)果。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案管理工作大部分交由即將退休，或剛參加工作的大學(xué)生以及工作缺乏上進(jìn)心的人員處理，出現(xiàn)此類(lèi)現(xiàn)象的原因在于，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)一是認(rèn)為檔案管理工作不重要，二是認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，三是認(rèn)為檔案管理工作本身就沒(méi)有行政或事業(yè)編制。即將退休的人員一般都只是在檔案管理工作中掛名，剛參加工作的大學(xué)生一般都不會(huì)在檔案管理工作崗位上超過(guò)一至兩年就會(huì)調(diào)入其他部門(mén)或科室，這一舉措影響了檔案管理從業(yè)人員的穩(wěn)定性，導(dǎo)致從事檔案管理的工作人員越來(lái)越少。此外，業(yè)務(wù)能力差是當(dāng)前檔案管理混亂、檔案資料缺失嚴(yán)重的重要因素。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作被認(rèn)為是簡(jiǎn)單輕松的工種，適合于即將退休或沒(méi)有上進(jìn)心的人員，認(rèn)為檔案管理工作與自己無(wú)關(guān)，大多是“做一天和尚撞一天鐘”“得過(guò)且過(guò)”混日子的思想狀態(tài)，思想上不重視此項(xiàng)工作，更不會(huì)通過(guò)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)來(lái)提升自己的檔案管理工作能力，業(yè)務(wù)水平始終原地踏步。這種情況導(dǎo)致了檔案管理隊(duì)伍始終達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，最終造成檔案管理問(wèn)題頻發(fā)[2]。

三、規(guī)范鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的具體策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立健全組織機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)。俗話說(shuō)得好，火車(chē)開(kāi)得快、全靠車(chē)頭帶，新時(shí)期的檔案管理工作亦是如此。領(lǐng)導(dǎo)充分重視是做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，是解決檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)、經(jīng)費(fèi)不足、效率不高等問(wèn)題的重要途徑。一是進(jìn)一步推動(dòng)落實(shí)將檔案管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)日常工作考核范圍，建立健全以鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政一把手為組長(zhǎng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組織成立專(zhuān)門(mén)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦公室，建立一支專(zhuān)業(yè)化、現(xiàn)代化和數(shù)字化的檔案管理隊(duì)伍，不斷提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)范化和重要性。二是強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，提升檔案管理工作的重要舉措。進(jìn)一步制定完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案管理辦公室工作制度，建立完整的檔案管理工作體系，設(shè)置可行性檔案管理規(guī)劃，規(guī)范檔案管理工作人員具體職責(zé)和工作要求，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理工作人員責(zé)任意識(shí)，建立并落實(shí)獎(jiǎng)懲考核制度，對(duì)失責(zé)行為加以嚴(yán)懲。三是建立檔案管理工作人員競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，讓管理工作在良性競(jìng)爭(zhēng)中進(jìn)一步提升效率。通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，能夠在實(shí)際管理過(guò)程中為相關(guān)工作的開(kāi)展提供幫助，提升管理人員的綜合素質(zhì)，最終加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范性[3]，不斷促進(jìn)檔案管理工作向高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的方向前進(jìn)。

（二）加強(qiáng)宣傳教育與培訓(xùn)交流，提升檔案管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素養(yǎng)。日常工作中，需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，引導(dǎo)檔案管理工作人員了解、掌握和熱愛(ài)檔案管理工作，結(jié)合檔案宣傳欄、檔案知識(shí)宣傳手冊(cè)、檔案工作制度匯編等相關(guān)宣傳陣地或載體，推動(dòng)更多相關(guān)工作人員知曉、了解和關(guān)心檔案管理工作。此外，結(jié)合“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”與“走出去”等方式，邀請(qǐng)高校從事檔案管理教學(xué)的教授為鄉(xiāng)鎮(zhèn)從事檔案管理工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)知識(shí)能力提升講座，從檔案收集整理等基礎(chǔ)的工作著手，一步步推動(dòng)檔案管理工作走向規(guī)范化，有計(jì)劃、分步驟提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力水平。鄉(xiāng)鎮(zhèn)在舉辦檔案管理交流研討會(huì)的基礎(chǔ)上，還需推動(dòng)檔案管理工作人員走進(jìn)高校進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)脫產(chǎn)培訓(xùn)，有針對(duì)性地學(xué)習(xí)并解決在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理過(guò)程中遇到的具體問(wèn)題，并鼓勵(lì)檔案管理工作人員通過(guò)自學(xué)、自考等方式不斷提升自己的檔案管理水平，在業(yè)績(jī)?cè)u(píng)審、年終考核、職務(wù)晉升等方面給予適當(dāng)政策傾斜，增加檔案管理工作人員的從業(yè)信心，不斷提升檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作人員的愛(ài)崗和服務(wù)意識(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的組成部分，需要檔案管理工作人員真正從思想上重視檔案管理工作，樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)理念，為檔案管理工作制定中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃。檔案管理工作人員不僅要知曉和了解此項(xiàng)工作的重要性，還要通過(guò)理論知識(shí)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)實(shí)踐等方式不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力水平，珍惜自己的工作崗位，始終做到愛(ài)崗敬業(yè)。但檔案管理工作區(qū)別于其他具體業(yè)務(wù)工作，更多的是在檔案室整理、裝訂檔案資料，工作內(nèi)容不夠新穎、工作方式單一，這就需要檔案管理工作人員增強(qiáng)愛(ài)崗意識(shí)，確保在任務(wù)重、困難多的時(shí)候按時(shí)保質(zhì)地完成各項(xiàng)工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)自身的力量。此外，增強(qiáng)檔案管理工作人員的服務(wù)意識(shí)，是推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)向前發(fā)展的風(fēng)向標(biāo)。檔案管理服務(wù)于政務(wù)、財(cái)務(wù)、社保、醫(yī)療、新農(nóng)村建設(shè)、脫貧攻堅(jiān)等具體工作，能快速準(zhǔn)確地反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)向，服務(wù)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各項(xiàng)工作中。因此，增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)有利于最大限度地發(fā)揮檔案資料的價(jià)值作用，為檔案管理工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中贏得更多的話語(yǔ)權(quán)，進(jìn)一步提升檔案管理工作的實(shí)際意義和重要性。

（四）適應(yīng)發(fā)展新模式，推進(jìn)檔案管理邁向數(shù)字化。適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的快節(jié)奏，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作發(fā)展的指向標(biāo)。結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實(shí)際，檔案管理要從傳統(tǒng)的文件資料和圖片、影像的收集整理，逐步向檔案資料數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變，循序漸進(jìn)改變傳統(tǒng)觀念下的檔案管理工作模式，讓檔案管理工作逐步適應(yīng)并推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。目前，國(guó)家正在建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理信息系統(tǒng)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理也可借此機(jī)會(huì)推進(jìn)檔案管理工作數(shù)字化和信息化建設(shè)。當(dāng)前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的數(shù)字化與信息化建設(shè)可從兩個(gè)方面著手：第一，落實(shí)推進(jìn)檔案資料數(shù)字化處理。結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際情況，制定檔案資料數(shù)字化工作流程，將文件、會(huì)議紀(jì)要、文書(shū)、照片、書(shū)籍及相關(guān)財(cái)務(wù)票據(jù)等所有檔案分門(mén)別類(lèi)歸檔，通過(guò)數(shù)據(jù)掃描等方式將上述傳統(tǒng)檔案資料轉(zhuǎn)換成電子文件，利用信息時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理，幫助檔案資料節(jié)省存放空間，最大程度上減少紙質(zhì)檔案的信息損耗，進(jìn)而提升整體管理水平，讓城鄉(xiāng)檔案管理工作更加規(guī)范化地進(jìn)行[4]。第二，建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)。建立檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)是今后檔案資料數(shù)字化走向的必然趨勢(shì)。通過(guò)掃描及加工處理形成的電子檔案，及時(shí)進(jìn)行歸檔處理和保存。嚴(yán)格按照電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的要求、科學(xué)合理的目錄格式，建設(shè)電子檔案目錄數(shù)據(jù)，推進(jìn)檔子檔案查閱便捷化。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息化、電子化快速發(fā)展的大環(huán)境下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作對(duì)推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的作用愈發(fā)顯著。只有高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)和服務(wù)意識(shí)，強(qiáng)化宣傳教育與培訓(xùn)交流，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，推動(dòng)檔案管理工作數(shù)據(jù)化建設(shè)，不斷提升檔案管理工作水平，完善檔案管理體系建設(shè)，才能讓檔案管理工作緊跟時(shí)代潮流，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化，讓檔案管理工作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支撐和參考。