新疆哈密市牛羊產品檢測實驗室檔案管理現狀及對策

周斐然，張夢圓，王克文，李 文

新疆哈密市畜牧工作站，新疆哈密 839000

隨著畜牧業及科學技術的不斷發展和進步，農業科研單位每年會產生大量檔案，將這些檔案進行有序的收集、歸納、整理，使它們能更好地服務于農業科學發展、鄉村振興及農民增產增收，是每個農業科研單位的責任和義務。如何充分利用自身優勢，通過現代化的手段，保存并發揚優秀的科研成果和生產技術，是農業科研單位面臨的迫切問題。筆者結合新疆哈密市牛羊產品檢測實驗室檔案管理的現狀，梳理在實驗室檔案管理過程中普遍存有的問題，探討如何進一步規范實驗室檔案管理并且提升管理水平，以期達到規范實驗室運行管理的目的。提高檔案管理質量，對于推進牛羊產品檢測實驗室科學、規范、高效運行具有十分重要的意義，也為同類實驗室或單位提供檔案管理方面的參考[1]。

1 哈密市牛羊產品檢測實驗室檔案管理的現狀

1.1 牛羊產品檢測實驗室的檢測內容

隨著哈密市牛羊產業的快速發展，在牛羊產品檢測工作中實驗室的作用日益凸顯，實驗室檢測的范圍也日益豐富，如：抗生素、瘦肉精、藥物殘留、重金屬檢測、營養成分測定、乳成分分析，肉羊多胎基因檢測，精子活力檢測，遺傳育種分子生物學分析等內容[2]。

1.2 牛羊產品檢測實驗室的檔案分類

隨著實驗室檢測工作內容不斷豐富，檢測范圍和實驗室運行產生的檔案數據也在科技成果的不斷轉化中有所完善，實驗室檔案主要分為：實驗室基礎設施建設及日常運行與管理檔案、人才隊伍建設檔案、實驗數據檔案等[1，3]。

1.3 牛羊產品檢測實驗室的檔案用途

檔案資料作為實驗室檢測過程中最真實、最原始的記錄。通過對各種實驗項目、數據、方法進行收集整理，如實反映檢測過程和數據的完整性、準確度和可比性，是實驗室檢測流程與操作規范性的重要依據，可為實驗數據分析提供科學依據。

2 牛羊產品檢測實驗室檔案管理的重要性

2.1 有利于檢測工作質量的提升

在實驗室運行過程中，會形成檢測報告、各類管理記錄、質量控制記錄、技術控制記錄、文件標準等大量的檔案資料，使用掃描儀等現代化設備進行數字化轉換后，應用現代化實驗室檔案管理系統[4]，可以更加便捷、高效、準確地查找資料，也便于管理，提高工作效率，實現信息資源內部網絡共享，檔案資料利用價值最優化。

2.2 有利于飼養管理及防疫水平的提升

做好實驗室檔案管理工作能進一步加強對養殖場的監管，它是對所采牛羊檢測標本最真實記錄，能夠充分反映出采樣、檢測等各個環節的管理水平，便于查找問題，總結經驗，可為養殖戶飼養管理提供數據支持[5]。也能夠有效地推動防疫和檢疫工作的開展，使檢疫工作不斷地深化和前移，在一定程度上可以有效對重大動物疫病進行防控。

2.3 是檢測工作的重要保障

實驗室檔案是牛羊產品檢測的重要保障，它是對檢測工作的內容、程序等有效且完整的記錄，使整個檢測過程實現可追溯，它具有檔案查詢和程序保障兩大作用，做好實驗室檔案管理工作，能夠實現對檢測過程監控，對于完善運行體系、查漏補缺起基礎性作用。不斷規范完善實驗室檔案是實驗室建設和發展中的一項長期性、基礎性工作，是提高實驗室整體管理水平中不可或缺的重要手段[6]。

2.4 是有關評估和項目申報的基礎和依據

實驗室是具有檢測工作內容的單位開展后期各項工作評估的指標之一，實驗室檔案是相關單位重要的評估佐證材料[7]。實驗室檔案可以客觀、準確、全面地反映單位的業務工作能力和前景，為各項評估提供較為準確可靠的依據，可保證評估的準確性。這些檔案材料作為原始記錄是最真實的第一手材料，是評估和申報相關項目的敲門磚。

2.5 是加強和規范實驗室管理的需要

實驗室的科學管理是對培養具有創新能力和綜合素質人才的要求之一，建立實驗室檔案，使日常管理工作趨于科學和規范。有了建檔的需要，相關工作人員就會更加主動地按規定完成實驗工作，并做好個人的實驗技術工作日志。管理部門也會針對儀器設備的使用、實驗過程、結果等進行規范管理[8-9]，促使實驗室檢測工作規范的開展。

3 牛羊產品檢測實驗室檔案管理的主要工作內容

3.1 實驗室檔案資料的收集與臺賬的建立

牛羊產品檢測實驗室檔案資料主要包括：文件類、質量管理體系文件類、標準法規類、質量體系運行記錄、檢測報告類等，應該設專職檔案管理員，各類檔案資料由各部門收集后交于檔案室整理，管理員對其接收、登記、匯總、造冊，建立檔案收集臺賬，登記檔案來源、接收時間和內容并簽字確認。

3.2 檔案資料的整理、保存與安全管理

檔案資料收集全后，檔案管理員要進行分類整理，發現不完整的檔案資料要及時補齊，并按照不同的類別和歸檔序號進行標識編目，存入相應的檔案盒及檔案柜中。受控文件須加蓋受控章方可入檔，管理員也應做好檔案資料的安全保密工作。

3.3 檔案資料的流轉

簽批后的實驗室體系文件由檔案管理員登記好分發號、領取部門、人員及時間后分發；受控文件若不慎丟失，相關人員要及時向負責人提交書面補發申請，獲得批準后，檔案管理員注銷原分發編號、提出新分發編號、登記后方可給予補發[10]。實驗室文件的分發或復印應嚴格控制相應的知悉范圍并做好記錄，未經單位領導批準不得分發或復印，復印后原件及時歸檔；借閱一般性文件必須填寫相關記錄表格；借閱保密性文件或重要文件資料，需負責人批準后方可由檔案管理員做好記錄并發放；檔案管理員要及時做好文件資料的分發和回收工作記錄。

3.4 檔案資料的清理、銷毀

為確保實驗室質量管理體系規范高效運行，檔案管理員要定期檢查文件檔案資料的保存期限和有效性，經負責人批準后，及時按照程序作廢并銷毀無保存價值的文件檔案資料。仍有參考價值但已作廢的文件檔案資料蓋留用章和失效章后和現行有效的文件檔案資料分區存放。

4 哈密市牛羊產品檢測實驗室檔案管理工作中存在的問題

4.1 檔案管理的意識不強，檔案資料不全

大多數管理者只注重實驗室檢測的過程和結果，認為檔案管理是一件繁瑣的事情，與自己無關，只要將檔案交給檔案管理員收好就行，部分工作人員存在“建立檔案只是用于應付檢查”的麻痹思想。對檔案資料管理全面性、系統性的收集整理和歸檔分析應用重視程度不夠，檔案資料不夠全面，一些有價值的檔案資料遺失，甚至存在檔案資料與實際生產不相符的，缺乏完整性、準確性和連續性[11]，導致后期無法對其進行充分運用。

4.2 檔案管理約束性不強，制度落實不力

雖然制定了實驗室文件管理、質量體系管理等一系列實驗室管理相關制度，但在實際運行過程中經常會出現檔案資料收集不及時、先操作后補檔案等現象，制度形同虛設。

4.3 檔案管理員專業性不強，管理不規范

目前，普遍存在檔案管理員由專業技術人員兼任且身兼數職的現象，檔案管理員未接受過專業培訓，所掌握的專業知識不全面且缺乏檔案管理經驗，從而導致檔案管理工作停滯不前。

4.4 檔案管理硬件投入不足，信息開放力度不夠

通常情況下，將檔案存放在實驗辦公室中，沒有具有防腐、防火等要求的檔案專用存放設備，也沒有進行分類整理和歸納，容易導致檔案損壞丟失；一般采用手工檔案盒對檔案進行收集和整理，耗時、耗力，并且容易出現錯誤。由于環境及經費等原因，也缺乏科學系統的歸類、歸納、研究和開發使用體系，對自己單位的檔案通常都封閉管理，查閱利用范圍小，甚至只建設不利用，社會化服務工作進展緩慢[12]。

5 提高哈密市牛羊產品檢測實驗室檔案資料管理水平的對策和建議

5.1 提升實驗室管理者檔案管理意識，嚴格落實檔案管理制度

必須提升最高管理者對實驗室檔案資料管理工作的重視程度和支持力度，要自上而下抓好該項工作，不斷細化和完善實驗室檔案管理制度，確保工作職責明確、工作流程規范、監督管理到位、檔案格式統一、檔案利用科學合理，全面規范實驗室檔案管理，不斷提升管理水平。

5.2 利用現代化的檔案管理手段，提升實驗室檔案管理能力

充分利用現代化網絡技術，發揮電子檔案的應用優勢，除必須保存紙質檔案外，應盡量為所有檔案建立電子檔案，彌補傳統紙質檔案的不足，充分利用和發揮現代化設備的優勢，組建單位檔案信息庫，以便于查詢，不斷提升實驗室檔案資料管理的現代化程度。

5.3 注重培訓，提升檔案管理人員專業能力

將檔案管理列入每年的培訓計劃，采取“請進來”“送出去”“內部互學”的方式開展培訓。一是邀請檔案管理專業人員到單位開展培訓，提升專業技術人員檔案管理的綜合能力。二是組織檔案管理人員外出參加檔案管理專業知識及業務培訓，也可到同行業實驗室參觀學習檔案管理工作好的經驗和做法。三是將檔案管理工作與本單位考核相關聯，核算工作量。促使檔案管理人員不斷地提高思想認識，了解和掌握檔案的類型、檔案填寫內容及填寫要求、不同檔案間的邏輯關系、檔案存放要求及保存時間等，進一步提高檔案填寫與管理的水平和規范程度[12]。檔案管理人員平時要下功夫多學習，保持對工作的熱情，不斷拓寬自己的知識領域，加強與專業技術人員的溝通交流，不斷積累檔案管理工作經驗。

5.4 加強管理，完善檔案的收集整理和保存條件

檔案管理是一項長期且繁瑣的工作，依據單位實際情況，可安排專人負責該項工作，做好檔案管理臺賬，對入庫檔案進行審核把關，及時將檔案入庫歸檔。對檔案的取用和調借應該有詳細準確的記錄，確保每次借閱都有據可查。檔案的收集、整理、保存也必須有一定場所和設備條件。各單位也可依據開展的業務工作類別以及經費預算情況，在檔案室配備計算機、打印機、掃描儀等現代化設備，不斷提高和優化檔案管理的效率與標準。

6 結 語

牛羊產品檢測實驗室檔案管理工作至關重要，必須得到管理層的高度重視和大力支持，規范檔案管理，嚴格落實檔案管理相關制度，優化檔案室基礎設施，通過提升檔案管理能力，促進牛羊產品檢測實驗室檢測工作扎實有序開展，更好地服務于“三農”工作，促進畜牧業提質增效。