運用PDCA 循環優化醫院物資管理

鄒晶（通信作者），程維國

泰安市中心醫院 （山東泰安 271000）

醫院物資是保障醫院正常運行的重要物質基礎，醫院物資管理的規范化直接決定著醫院運營成本、醫療質量與管理水平。當前我國公立醫院整體進入了高質量發展階段，立足新發展階段，必須進一步提升公立醫院高質量發展新效能，這對醫院物資管理提出了更高的要求，但醫院物資管理在院外供應鏈、院內業務流轉和臨床病區管理等方面依然存在諸多問題。本研究針對以上問題，運用PDCA 循環[1]，遵循質量改進的4 個程序——Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）和Act（處理）[2-3]，分步驟對案例醫院物資管理工作進行了質量改進[4]，現報道如下。

1 計劃階段

1.1 設定主題

公立醫院是我國醫療服務體系的主體，也是醫改工作的重點，堅持公立醫院的公益性是我國衛生事業健康發展的必要前提。然而隨著藥械零加成、“兩票制”、集采等政策的實施，以及公立醫院醫保壓力的逐年增加，醫院管理運營已由“成本中心”轉為“利潤中心”[5-6]。物資管理的規范化與標準化成為助力醫院資產保值增值、降耗增效、提高醫院運營效率的一項重點工作[7-9]。為此將本次活動的主題定為“運用PDCA 循環優化醫院物資管理”，以期通過質量改進活動，提升醫院物資管理工作的水平和質效。

1.2 設定監測指標

根據國家相關政策文件規定，結合案例醫院實際情況，選定14 項物資管理項目，分別計算落實率，累加測算總落實率，并將其視為本次質量改進活動的管理規范率。計算公式為：醫院物資管理項目規范率=醫院物資管理項目規范數/醫院物資管理項目總數×100%（見表1）。

表1 14項物資管理項目

基于醫院物資全生命周期的供應鏈全業務流程，實現醫用物資從生產、需求、采購、運輸、加工、倉儲、使用、成本管控等的大閉環精細化管理。根據現狀值、圈能力和攻堅點設定目標值為74.47%，根據調查表測算現狀值為35.71%。

1.3 分析原因

組建質量改進小組，分別從院外供應鏈、院內業務流轉和臨床使用終端3 個維度，針對14 個管理項目進行問題查檢。通過匯總調查數據進行柏拉圖分析，根據“80/20 法則”查找出3 大改善重點，分別為信息化管理系統落后、物資追溯管理體系不健全和科室端物資監管缺失。根據現狀值、圈能力和攻堅點設定目標值為74.60%。針對3 大改善重點分維度繪制魚骨圖，按照“80/20 法則”找到9 條要因，見圖1。

圖1 影響醫院物資管理規范率的3大改善重點魚骨分析圖

1.4 驗證真因

制作真因驗證查檢表，對9 條要因進行驗證，最終確定4個真因：未優化信息化智能管理工具、物資字典不規范、院外物資管理信息鏈缺失、未建立標準化流程，見圖2。

圖2 醫院物資管理規范率低的真因驗證

1.5 確定對策

針對4 個真因，質量改進小組運用頭腦風暴法列出了19 項解決措施，并針對每一項解決措施從可行性、經濟性、效益性方面，結合評價指標進行權重打分，最終選定了12 項有效措施，并整合為4方面的對策：一是籌建醫院物資字典數據庫，統一標準化數據源；二是規范整合物資配送商，供應鏈延伸至院外監管，并引入醫用物資SPD 管理模式，健全供應商評價體系；三是優化提升醫院物資管理信息化建設，構建供應鏈物資運營管理平臺；四是物資管理流程再造，實施臨床病區物資消耗管理。見表2。

表2 確定對策

2 執行階段

2.1 籌建醫院物資字典數據庫，統一標準化數據源

根據國家相關政策、規定制定物資字典分類標準。以《國家醫療器械分類目錄》為指導，結合醫院實際情況，編制醫院物資新分類字典，實現“用編碼解析、以數字定位”的功能。字典以數字區分類別，例如數字6 代表醫用耗材類、數字5 代表通用物資類；成立字典籌建小組，梳理醫院當前使用的物資品規信息，包括物資名稱、品規、圖片、注冊證、層級授權、說明書等，進行統一采集、登記造冊，籌建規范統一的醫院新物資字典數據庫；積極貫徹落實國家醫療保障局編碼貫標的要求，將27 位醫保編碼嵌入字典信息。本研究歷時4 個月，收錄了18 659 條目基礎字典數據。

2.2 規范整合物資配送商，供應鏈延伸至院外監管

改進前，醫院供應商達300 多家，醫院對物資質量、配送率、院外追溯鏈的監管難度較大，為此將配送商削減、整合為8 家，實施醫院物資集中配送模式；建立供應商及廠家線上電子檔案（包括資質證照與授權說明等），并進行可視化動態監管；在省內率先引入醫用物資SPD 管理新模式，與醫院第三方實現資源共享、資源對接與資源整合。資質證照信息化管理見圖3。

圖3 資質證照信息化管理

2.3 優化提升醫院物資管理信息化建設

經過調研，與護理部、財務、物價、信息等多部門召開專題會議，擬訂醫院物資管理方案，通過招標確定軟件公司，搭建醫院物資運營平臺。對涉及醫院物資管理的信息系統進行優化升級，實現各模塊間（HIS 收費系統、財務管理系統、醫囑管理系統、醫保物價系統、護理管理系統、供應商管理系統）的無縫對接。

2.4 物資管理流程再造，實施臨床病區物資消耗管理

建立醫院高值耗材、試劑類耗材專項管理制度，針對高值和試劑耗材的重點使用科室（如手術室、介入放射手術室、超聲介入室和檢驗科）搭建重點二級庫，實施供應商二級庫備貨，實施全流程掃碼操作，透明高效、資源共享、以消定結；針對骨科類手術耗材，設置以患者臺次手術為基點的專用骨科包，并將患者信息植入骨科包，實現專人專包、專術專用的骨科手術耗材精細化管理；針對普通醫用耗材，構建臨床各病區（病房）為二級庫、科室（病房）為三級庫的新應用場景，以患者需求為導向，采取定數包、耗材賦碼等形式，利用手持終端等信息化工具，通過“掃碼+套餐”的形式對低值耗材實施“實時、實量、實價”的精益管控，實現患者的精準使用和同步計費。見圖4～5。

圖4 構建臨床病區物資消耗管理新流程

圖5 創建重點科室二級庫管理模式

3 檢查階段

對策實施后及時進行效果的查檢，醫院實現了物資全生命周期供應鏈的多維追溯和質量管控，業務流程監管率由原來的53.16%提升至100%，物資管理項目達標率提升至85.71%。改善前后的柏拉圖對比顯著，項目達標率為128.57%，進步率為140.02%；工作流程得到了極大優化；物資配送率、臨床科室耗占比、高值和低值耗材追溯規范率等各種KPI 指標均得到有效提升。見圖6～7。

圖6 改善后的柏拉圖

4 處理階段

圖7 改善前后相關指標的對比圖

醫院以物資精細化管理和運營成本降低為目標進行質量改進活動，并取得了成效，對總結檢查的結果進行處理，并對成功經驗予以標準化：以物資供應鏈為全域化管理視角，將各業務環節的工作流程匯編成冊，形成醫院物資管理標準化長效機制；對醫院物資業務相關數據進行挖掘和應用，形成醫院物資大數據分析，見圖8。同時，發現醫用低值耗材在臨床計費使用中依然存在薄弱環節，如溢庫、漏費導致臨床病區收支配比差異等。將這些未解決的問題轉入下一個PDCA 循環，繼續進行解決。

圖8 物資管理大數據分析展示

5 總結

運用PDCA 循環有效提高了案例醫院的物資管理水平，極大降低了醫院的流動資產成本，促進了醫療安全質量的提升；同時，形成了醫院物流供應鏈精細化管理體系，為醫療機構提供了物資全生命周期精細化管理方案，為我國公立醫院的改革和管理轉型提供了新方法和新思路。目前，新模式已在多家醫院進行推廣，將助力實現降耗增效的“雙突破”，促進醫院的高質量發展。