數字化背景下推進事業單位檔案管理工作提升的策略

文/李莎莎

在數字化背景下，大數據被廣泛使用，其特點是數目龐大、品種繁多、傳播迅速、應用范圍較廣等。在文件管理中使用大數據技術有其優勢，也有很多挑戰，這既能讓檔案使用者對檔案資源的利用需求得到滿意的結果，也能提升檔案管理的理念與操作系統的更新。目前，應從我國事業單位檔案工作的實際情況出發，找出其存在的薄弱環節，掌握其優化服務的對策，提高檔案工作的服務水平。

大數據時代檔案管理的特點

精細化。現代檔案工作以其特點鞏固了以“來源”為核心的檔案工作的基礎。特別是大數據存儲和云存儲技術的快速發展，提供了精確的文件數據源，以滿足進一步開發和提取文件數據的需求。為此，應在事業單位建立新的檔案管理機制，強調確保檔案完整性、真實性、效力和效率的重要性。一方面，要積極推動各類平臺的不斷發展使檔案管理系統和辦公軟件通過統一的標準無縫集成成為可能，對流程進行標準化，開放數據傳輸通道，讓人們能夠更多地獲取各類電子文件。另一方面，通過建立一個高度可操作的管理系統，在統一的非數據和數據檔案管理平臺上對檔案進行校對、歸檔、組織、批準和監控，避免了檔案信息失真的問題，并在數據的方方面面發揮重要作用。

虛擬化。在大數據環境下，以信息技術為核心的實時、高效、全面的信息獲取為特征，以信息技術為核心的智能化信息管理與分享平臺成為了當前信息研究的熱點。將傳統的紙張文檔進行數字化，使用數據平臺來解決不斷增加的文檔需要。通過大數據技術，可實現有針對性的文檔處理和電子文件的云存儲，從而增加存檔數據的容量，并逐步降低搜索和管理檔案的成本；為了確保檔案安全，需要深化檔案數據，及時建立備份文件，并監控檔案運行動態信息，以滿足各種使用需求；用戶可以根據其主觀描述快速訪問高質量文件。大數據時代改變了檔案管理方式，更新了檔案服務理念，建立了全面、三維、實時、動態的檔案傳遞機制，充分滿足了檔案數據廣泛使用的需求，促進了檔案管理方式的不斷更新。

規范化。文件管理的新時代具有更多的交互性，它著重于利用一個線上共享平臺，讓文件管理員與用戶進行更多的交流，利用大數據技術對文件用戶的需求進行更多了解，并提供有針對性的實時文件信息。因此，有必要強化節點管理，標準化檔案資料工作流程，強化檔案設計、檔案制作、檔案管理等各環節的管理。首先，文件管理者對文件管理問題要進行思考，從文件管理過渡到數字記錄管理，并為電子記錄管理制定可靠的標準。其次，所有檔案管理工作必須在一個電子平臺上進行，以有效避免系統運行中主觀錯誤的影響，并降低行為相關的風險。最后，要加強關鍵節點的控制，進一步消除可能對檔案管理產生不利影響的主觀因素，更好地改善檔案管理流程。

數字化背景下推進事業單位檔案管理工作創新對策

優化安全保密舉措，消除安全漏洞。隨著信息系統的使用，檔案管理部門和流程的增加，保密性也在增強，因此要加強預防，以消除危險。第一，應改進檔案安全設施的配置。加快信息技術軟件和硬件安全設備的現代化，重點改進和增強存儲系統、防火墻、防病毒系統等，并建立自上而下、點對點的安全備份系統。加強網絡隔離方面的技術變革，實施三重網絡隔離，主要是在局域網、政府網絡和外部網絡之間實施系統隔離，以避免漏洞，并在政府網絡和互聯網之間實施邏輯隔離。加強局域網的安全系統，如識別和密封墻，以確保機密信息與外部網絡完全隔離，并在技術層面全面鞏固信息安全基礎。第二，優化安全管理體系。重點是加強設備管理、操作員、數據分析、管理權力、應急支持等，并在檔案創建、收集、存儲和使用方面嚴格執行安全和保密管理規定。其中包括“三員”即檔案信息系統管理人員、檔案管理人員、安全管理人員；數字檔案的中央網絡可通過真實姓名訪問，所有員工、終端和設備必須獲得相應授權才能訪問該系統；紙質檔案數字化外包項目要嚴格執行安全管理制度，并接受第三方監督檢查。第三，應加強措施的日常監測和執行。指派一名專人定期檢查機房和設備，及時解決錯誤和問題。需要備份所有檔案數據，并定期進行緊急演習，以模擬各種網絡和信息安全事件，從而防止和快速應對網絡安全事件。

構建檔案數字化管理體系，提升檔案管理服務效能。首先，可以通過第三方外包、聯合研發等方式，構建并健全機構的檔案數據管理平臺，促進數字檔案連接到云服務器和實體存儲。在對紙質文件進行數字化后，應該連接到服務器，并進行備份。其次，由于該工作的開展，將文件的內容進行了數字化，需要大量技術把檔案內容拆分成數據格式，并根據某種邏輯關系整合、處理，最后達到預期結果。資料的數字化仍需改進檔案內容的開發，從大量文件中提取需要的關鍵信息，并自動集成和連接系統。再次，探索基于大數據的個性化、精確的服務模型。為了確保用戶的隱私和安全，分析用戶的搜索習慣、關鍵詞、搜索頻率等信息，繪制“用戶文件”滿足用戶需求。最后，需要提供詳細的指導服務。經過長期積累，將會產生大量用戶數據，這也可以幫助管理層全面審查文件編制和使用情況，制定有針對性的服務管理戰略，以提高效率。

持續加強技術設備的升級更新。在實現文件數字化的過程中，要構建持續的投入機制，重視強化軟件和硬件的升級，為文件的管理服務數字化創造必要條件。一是全面評估國家機構數字化需求，科學確定各級國家機構檔案管理軟硬件配置標準，制定符合行業平均水平的公共機構檔案管理改革指導方針；重點解決政府機構檔案設備配置問題，積極籌集資金更換，提高政府機構檔案管理總體軟硬件水平。二是支持檔案管理技術創新和硬件創新，積極鼓勵政府機構自主開發檔案管理軟件，從而提高數字檔案管理總體水平。優化現有檔案管理系統，提高檔案管理的安全性和其他技術改進。促進政府機構與外部技術機構之間的合作，鼓勵專業機構加強公共機構檔案管理改革。在技術合作、招標或服務合同方面，可以通過對文件技術的支撐，加速機關文件管理的變革，切實解決文件技術設備短缺造成的障礙。

進一步加強干部隊伍素質建設，提高檔案工作技能和水平。加強檔案管理，人才至關重要。尤其是在信息化社會中，以大數據為基礎的檔案工作，更需要一批思想先進，還具備懂計算機、互聯網和大數據等方面知識的復合型人才。為此，各個機構應根據實際情況，找準自己的短板和不足，通過內部挖掘、外部引進的方式，加強教育和培訓，推動檔案管理工作解決更多實際問題。一是要保證檔案工作的專業化。根據各單位的業務規模和需要，配備足夠的專職員工，提升檔案工作的效率和質量。二是要加強內部培訓。圍繞《中華人民共和國檔案法》和其他相關法律法規，機關的有關規章制度，通過外部培訓和內部大講堂等形式，強化業務培訓，提升工作人員的整體素質。三是要加強檔案管理人才儲備。摒棄檔案人才老齡化、年齡結構不合理、檔案員非專職等情況，讓更多的年輕人加入檔案管理中來，培養擅長運用信息和數據技術對檔案價值進行更加全面深入挖掘的創新型、復合型檔案人才，提高工作的活力。四是引入高層次的外來人才。積極地引進行業人才，探索更具專業性和開拓性的歸檔工作，比如對檔案資源進行拓展，除了對單位文字、圖片等常見文書檔案歸檔外，還要加強單位各類影像資料、生產工具、生產成品的更新迭代等，進一步加強歸檔資源的拓展。如此，不僅豐富了歸檔資源，為單位發展歷程保留更加完整的檔案資料，還為今后的研究發展提供了更有力的檔案支撐。

在大數據時代，各種現代信息技術使檔案工作向便捷、快速、高效的方向發展，同時也為檔案工作注入了新的內容和新的任務。把數字文件推向數據文件，強化對文件的集成與分析，促進文件資源的交換、轉讓和利用，使得檔案的科學和社會價值得到最大程度的發揮，這將是檔案工作的主要方向。通過加強檔案管理和不斷改進檔案管理制度和條例，可以建立一個開放、綜合、符合用戶需求的文件服務體系，更好地解決各個方面對機構文件利用的要求。