現階段干部人事檔案存在問題及對策建議

□王文娟 張峻峰 劉媛

人事檔案關乎每個人的成長歷程。干部人事檔案是客觀反映干部成長經歷、學歷深造以及在工作中的具體表現等內容。干部人事檔案在社會發展中發揮著十分重要的作用，它是組織人事部門評價和選用干部的重要參考，也是干部辦理退休、調動等不可或缺的佐證材料。國家出臺了一系列的法律法規，來規范干部人事檔案的真實性和合法性，《干部人事檔案工作條例》以及各組織部門出臺的《干部人事檔案工作規定》等一系列文件的頒布，成為干部人事檔案管理的制度規范。隨著社會的發展與時代的進步，干部人事檔案管理逐步走向正規化，完善的檔案資料在選拔干部、人才使用、人事調整、維護社會公平原則方面發揮著重要作用。因此，每個單位對干部人事檔案都非常重視，設置專人進行日常維護，目的就是保持干部人事檔案與干部本身發展同步，做到數據更新及時、內容補充完善，為干部的發展而服務。

一、干部人事檔案管理的重要性

干部人事檔案涵蓋了干部的政治信仰、學習經歷、工作表現、專業成就、道德品質、獎懲情況以及家庭與社會關系等詳細的歷史成長資料，是培養教育、選拔任用和評價干部的重要參考，是保障干部干事創業及享受退休待遇的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。因此，干部人事檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案和保密的法規與相關制度，嚴密保管，確保檔案的完整、規范和安全。

二、現階段干部人事檔案存在的主要問題

（一）干部人事檔案材料不齊全

一是有些用人單位管理不規范，未及時將相關人事檔案材料整理歸檔，如未及時要求干部填寫干部履歷表、入職情況表以及職務職稱晉升時相關任職文件等。二是在學歷學位材料方面標準不一，有的高校有學籍表、入學登記表、畢業生登記表，有的高校則只有畢業生登記表；有的高校有學位授予情況，而有的高校則沒有，導致檔案材料缺少，尤其是在職教育的學籍材料和學歷學位復印件缺少比較嚴重。三是干部榮譽證書、獲獎材料等缺失比較多，原因是多數榮譽、獲獎授予了干部個人，個人和組織人事部門對接機制不順暢，個人不主動報，組織人事部門因不知情也沒有及時收集整理歸檔，導致個人發展和檔案更新不同步。

（二）干部人事檔案中信息記載不一致

一是出生年月記載不一致，可能是因為歷史年代的原因，少數老干部檔案里的年齡填寫比較隨意，導致檔案中最早形成的材料入團志愿書（或高中畢業生登記表）和最新的干部履歷表不一致，有的干部檔案里甚至能出現好幾個出生年月，前后不一致。二是參加工作時間前后記載不一致。有的干部可能在多個單位履職，部分單位可能沒有及時為其繳納社會保險，導致其自己填寫的參加工作時間和人事部門審核的時間不一致。有的干部檔案中缺少轉正定級表，有的就業報到證(派遣證)記載的就業報到時間與轉正定級表記載的參加工作時間不一致，導致其實際參加工作時間和被認可的時間有誤差。三是入黨時間前后記載不一致。因歷史原因，有的入黨時間以黨員大會通過之日起計算，有的以黨委批準之日起計算，還有就是部分黨員記憶不準確，填寫錯誤，導致檔案材料填寫混亂、前后不一致。

（三）干部人事檔案因個人原因而導致不一致

一是年齡上不一致。部分干部因上學、入團、入黨、入伍、招工等主觀原因，故意將干部人事檔案早期材料記載的年齡填大，還有的干部因入伍、招工等超過年齡，而故意將干部人事檔案早期材料記載的年齡填小，存在涉嫌出生年月造假問題。二是還有的干部存在學歷學位造假等。

三、優化干部人事檔案的對策與建議

（一）加強干部人事檔案審核

為確保干部人事檔案年齡、工齡、黨齡、學歷、工作經歷和干部身份（簡稱“三齡兩歷一身份信息”）等內容的完整和真實，需要全面做好檔案的審核工作。要嚴格按照各級組織部門相關文件精神，對各項檔案材料進行仔細核查，針對有疑點的內容要進行前后比對、認真分析，做出判斷。對于“年齡問題”，根據國家相關文件精神，執行干部出生日期管理的總體要求是“原則上不改、造假的糾正，且按照公平公正原則，需避免重復得利”。故關于干部出生年月審核時要把握不同時期的政策依據。關于檔案里出現的出生年月前后記載不一致情況，需要本人提供說明，組織全面調查、取證后，黨委(黨組)或組織人事部門按照干部管理權限，集體研究、綜合研判，作出認定。對于“工齡問題”，可結合干部檔案材料中的轉正定級表、年度考核情況，以及社保繳費開始時間等進行綜合研判認定。關于“黨齡問題”，主要以《入黨志愿書》為依據，嚴格貫徹落實相關部門關于不同歷史時期黨齡計算的規定。需重點審核的是預備黨員考察期未滿1 年而提前轉正的情況。關于“學歷學位方面”，要嚴格按照教育部規定進行審核，且必須能在學信網中查找到相關證明，確保真實性。重點審核材料是否齊全，如是否有入學考試報名登記表、錄取通知書、學籍、畢業生登記表、成績單以及授予學位的相關材料等。關于“工作經歷方面”，需重點結合干部個人履歷表、任免審批表、社保繳費年限等進行綜合研判。最后，關于“一身份”即干部身份的認定，需要根據不同歷史時期的相關文件執行，大中專畢業生需要查看其派遣證和報到證等相關材料，部分提干、聘干的干部則需要查看、審核其相關材料和程序是否規范，在認定過程中，需要結合檔案材料相關記錄認真核實。

（二）做好干部檔案材料的完善和鑒別

加強檔案材料收集整理工作。針對檔案材料不齊全問題，要嚴格按照《干部人事檔案管理工作規定》等相關文件要求，進行收集補充，如缺少學籍材料的，由干部本人聯系其畢業高校，提供最原始資料或由高校出具相關證明材料。學歷學位材料或相關榮譽獲獎材料缺失的，要建立和完善登記報備制度，可由干部本人提供證書原件，查驗無誤后復制存入個人檔案。原件復制時需要完善相關手續，即必須有經手人簽字，并加蓋提供原件的單位或者檔案部門公章。干部檔案管理部門要加強對檔案材料的鑒別歸檔工作。

（三）加強檔案的日常管理

嚴格貫徹執行干部人事檔案相關規章制度，對新進干部人事檔案，需要逐頁逐項核對，檔案材料不齊全的不得辦理其他入職手續。針對已有檔案進行完善時要根據相關標準對材料進行認真審核，確保入檔材料的真實性和完整性。同時要完善相關體制機制，檔案管理部門要定規立制，相關人員要嚴格遵守規定，只有黨員干部才能查閱檔案，且需填寫檔案查閱審批表，并由負責檔案管理的工作人員全程陪同，閱檔不得少于兩人。

（四）配備優秀的檔案管理員并做好培訓工作

按照《干部檔案工作條例》規定，要選配政治可靠、作風正派、責任心強、業務素質好的中共黨員從事干部檔案管理工作。這是因為干部檔案本身有很高的機密性，檔案工作也有嚴格的管理要求，因此，干部人事檔案管理員政治上必須可靠，并有堅定的理想信念，牢記工作職責，能直面問題和矛盾，才能切實做好檔案管理工作。此外，還要加強干部人事檔案管理員的教育培訓工作，可通過專家講座、外出學習等為其提供更多的學習交流機會，使他們精于業務并掌握最新的人事檔案政策水平和國家相關的法律法規，切實提高他們的崗位勝任能力和綜合素養。

四、結語

加強干部人事檔案管理工作，是落實全面從嚴治黨、從嚴管理干部要求的重要內容，是維護檔案嚴肅性、真實性和權威性的重要途徑。各單位要高度重視并支持干部人事檔案工作，加大對檔案管理的投入，加強檔案管理干部隊伍建設和人才培養，提高干部人事檔案管理水平，確保干部人事檔案建設與單位快速發展相適應。