應進館各類檔案整理辦法
——《河北省檔案館（省方志辦）關于開展到期檔案依法接收進館的通知》釋義（之二）

■杜召偉

為了確保檔案接收進館質量，實現館藏增量檔案的規范化、標準化，更好地為社會提供優質服務，根據《中華人民共和國檔案法》等法律法規，結合實際工作，河北省檔案館制定了各類檔案接收標準，上一期《檔案天地》介紹了文書和會計檔案的整理方法和進館標準，這一期繼續介紹傳統載體中的科技檔案、聲像檔案和實物檔案的整理方法和進館標準。

一、科技檔案

2008年以前的科技檔案可參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2000）整理，2008年以后的科技檔案應參照修訂后的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）整理，如下：

（一）組卷原則和要求

科技檔案是以“卷”為單位進行整理。組卷時，應遵循文件的形成規律，保持案卷內文件的有機聯系和案卷的成套、系統性，便于檔案的保管和利用。卷內文件應齊全、完整、簽章手續完備，書寫印制材料符合檔案保護要求。

（二）案卷組成

卷內文件頁號編寫：整卷裝訂的，案卷內所有文件從1開始編寫頁碼直至最后一頁；分件裝訂的，案卷內文件以件為單位從1開始編寫頁號。頁碼編寫以有效內容的頁面為一頁。已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。

案卷封面編制：案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內封面形式。內容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。其中案卷題名，主要包括產品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）+結構、階段名稱+文件類型名稱等。檔號，由全宗號-分類號（或項目代號或目錄號）-案卷號組成。

案卷脊背編制：案卷脊背印制在卷盒側面，內容包括保管期限、檔號、案卷題名。

卷內目錄編制：卷內目錄排列在卷內文件首頁之前，內容包括檔號、序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁數、備注。

卷內備考表編制：備考表排列在卷內全部文件之后，或直接印制在卷盒內底面，內容包括檔號、互見號、卷內文件說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。其中互見號應填寫反映同一內容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。

案卷目錄編制：案卷目錄單獨裝訂成冊，每個案卷為一個著錄單位，內容包括序號、檔號、案卷題名、保管期限、總頁數、備注。

（三）案卷裝訂

案卷內文件采用“三孔一線”方式整卷裝訂或以件為單位裝訂；以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章；超出卷盒幅面的文件應疊裝；破損的文件要修復。

二、紙質照片檔案

紙質照片的歸檔整理依據《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002），需要重點注意以下幾點：

（一）照片的編號

照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、目錄號、冊號、張號組成。順序為：全宗號-目錄號-冊號-張號。

（二）照片的入冊

照片檔案冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。應按照排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上，組成照片檔案冊。

（三）照片檔案具體樣式

照片檔案內封面，參考樣式如下：

（全宗名稱）（案卷標題）（本冊照片內容說明）保管期限 本冊照片共 張自 年 月起至 年 月止全宗號 目錄號 冊 號

單張照片說明，參考樣式如下：其中參見號是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號，文字說明應概括照片所反映的全部信息，或對題名做出補充。

題 名：（照片位置）照片號：底片號：參見號：時 間：攝影者：文字說明：

冊內備考表：位于照片檔案冊最后一頁。

（四）照片檔案目錄的編制

案卷目錄的編制：如下圖，可根據需要增加項目。

序號 檔號 案卷題名 起止時間 立卷單位 備注

卷內目錄編制：位于卷內最前面，以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄成為照片檔案目錄，目錄條目按照片號排序，卷內照片目錄項目如下圖：

照片號 題名 時間 頁號 攝影者 備注

三、錄音錄像磁帶檔案

錄音錄像磁帶檔案的整理依據《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA/T 15-1995）。主要要求如下：

（一）排序編號

將收集到的磁帶一般按照錄音、錄像分成兩類，每類按照事由集中排列，然后按照時間進行排序，每盤編寫一個流水號，即磁帶編號。

（二）粘貼標簽

將每盤磁帶裝盒，并粘貼標簽。盒上參考樣式如下圖，其中題名應寫明該盤磁帶記錄的活動名稱、主要參加人、主要內容等。

全 宗 號 目 錄 號 磁帶編號全宗名稱題 名時 長攝制單位攝制日期參 見 號備 注

（三）編制目錄

目錄的必備項目是：序號、檔號、題名、攝制單位、攝制日期，可根據需要增加項目，其中檔號的結構為：全宗號-目錄號-磁帶編號。參考樣式如下：

序號 檔號 題 名 攝制單位 攝制日期 備注

四、實物檔案

實物檔案主要包括證書、獎牌、禮品、紀念品、字畫及廢舊印章等，整理過程要注意以下三個方面。

（一）排列編號

將每類實物檔案設定一個類別號，同一類中再按時間或重要程度排列，按順序設定件號。實物總量不多的也可不分類，按時間或重要程度排列設定件號。

（二）粘貼標簽

每件實物檔案均需粘貼標簽。主要內容如圖，廢舊印章使用專門裝具進行保存，不再粘貼標簽。

（三）編制目錄

按件編制，每件編寫一條目錄，內容應包括：類別、件號、題名、時間、保管期限、備注等。

全 宗 名 稱 全 宗 號類 別 號 件 號題 名獲 贈 時 間授予或捐贈者保 管 期 限參 見 號備 注 說 明