現代信息技術與化工檔案管理的整合策略

□ 青海格爾木 陳 婕

隨著化工企業的逐漸壯大，化工檔案管理工作量以及復雜性變得越來越大，這就給檔案管理人員的管理工作帶來了一定的挑戰?；て髽I只有化工檔案管理的策略，才可以更好地推動迎接挑戰。信息技術的發展給化工企業檔案管理工作帶來了新的思路。在進行化工檔案管理時，相關人員有效的利用信息技術開展化工管理工作，可以有效的提高化工檔案管理的效率。但是，當前化工檔案管理工作由于受到人為、技術等原因，在信息技術應用、精細化程度以及優化效能方面還存在許多問題，嚴重阻礙了化工企業的發展。因此，為了提高化工檔案管理的質量，化工企業必須要重視起信息技術的應用。

一、當前化工企業檔案管理工作存在的問題以及影響因素

（一）相關問題分析

1.對信息技術的應用不重視。隨著信息技術在各行各業的廣泛應用，信息化的發展已經成為了各個行業發展的趨勢。要想信息化的發展，信息技術的應用是必然。但是，從目前化工企業檔案管理的實際情況看，信息技術的應用被忽視，導致檔案管理存在著一些漏洞，不利于企業的健康發展。具體表現為：化工企業的檔案管理人員乃至領導對信息技術的應用都不夠重視，認為只要按部就班地進行管理就可以，沒必要對其工作進行信息化的創新，從而導致化工檔案管理工作難以實現信息化的改革和創新。

2.精細化程度比較低。化工檔案管理的精細化程度直接影響著檔案管理工作的效果，也影響著化工企業未來的發展。當前，隨著信息化檔案管理工作的不斷發展，利用信息技術提升檔案管理精細化的程度是必然的。但是，目前由于化工企業檔案管理理念的落后，許多檔案管理人員仍采用舊的檔案管理模式，一定程度上降低了檔案管理的精細化程度。目前，一些化工管理人員在化工檔案管理的程序的精細化以及內容的精細化上都存在問題，嚴重地阻礙了化工檔案管理的效能。

3.化工檔案管理信息化建設不足。雖然一些化工企業檔案管理人員認識到了化工檔案管理信息化的發展的重要性，但是在具體的信息化建設方面還存在許多的不足。部分化工企業不善于引進信息化的管理系統以及設備，并且也不善于引進具有高素質、高信息素養的專業人才，導致信息化硬件設施建設以及團隊建設存在不足，嚴重阻礙了化工檔案管理工作質量和效率的提升。

（二）影響因素分析

1.人為因素。人是從事任何工作的重要參與者，也是工作效率的重要影響者。對于化工檔案管理工作而言，檔案管理人員的綜合素養情況直接影響著化工企業檔案管理工作信息化發展的效果。在具體的檔案管理工作中，如果相關檔案管理人員缺乏信息化的管理意識，在工作中不善于把信息技術應用其中，管理手段和方式比較落后，勢必會影響檔案管理信息化的質量和效率。同時，管理人員對信息技術的理論和實踐知識掌握不牢固，業務能力和水平比較低，也會直接影響檔案管理信息化的建設。此外，管理人員的工作態度，工作積極性等都會影響檔案管理工作的有序開展。因此，為了更好的推動檔案管理工作的信息化發展，化工企業必須要重視起檔案管理人員的綜合素養提升。

2.技術因素。科技是推動檔案管理工作不斷創新和改革的原動力。所以，技術對于員工企業檔案管理信息化的發展是非常重要的。當前，化工檔案管理主要應用的技術有大數據技術、計算機技術、物聯網技術等。化工企業檔案管理人員有效地應用這些技術，才可以更好地對化工檔案資料進行精細化的管理，從而提高化工檔案管理的效率。目前，技術在化工檔案管理工作的主要影響表現：資料整理不全面、不清楚，導致檔案制定難以符合化工企業的實際需求，并且技術工作者對相關的軟件以及設備應用方法難以掌握，缺乏必要的技術應用經驗，導致操作失誤不斷出現，嚴重影響化工企業的未來發展。

二、信息技術在化工企業檔案管理工作應用的意義分析

（一）可以優化檔案管理的內容

在傳統的化工檔案管理中，多數管理者支持對化工企業的活動以及現成的一些資料進行整理，并且他們在整理檔案資料時經常會帶著一些偏好。這樣的檔案管理具有一定的隨意性，難以保障檔案資料整理的質量，而且也不利于今后檔案資料管理的方向和內容與時俱進的調整和更新?，F代信息技術在化工企業檔案管理中發展之后，管理者可以在整個檔案管理的初期，利用信息技術在網絡上對一些資料進行調研，及時地了解人們對化工檔案管理的需求，這樣不僅可以有效更好的滿足大眾的需求，而且可以優化檔案管理的內容，提高檔案管理的效率。

（二）可以提高檔案資料管理的進程

在以往的化工檔案管理中，由于檔案管理的條件比較差，當時信息化建設還不足，許多管理者無論是在資料的收集還是整理方面，都采用非常傳統的方式，這樣的方式不僅費時費力，而且會耽誤檔案資料管理的進程，從而不利于化工企業快速的發展。信息技術和化工企業檔案管理融合之后，可以有效地解決傳統管理的不足之處，相關管理者可以利用現代化的辦公軟件以及信息化的技術進行資料的收集、整理，并最終編制最終的電子檔案管理庫，可以有效地加快檔案管理整個工作的進程，從而有效地為化工檔案管理工作效率的提升提供保障。

三、現代信息技術與化工檔案管理工作有效整合的策略分析

事實證明，在化工檔案管理工作中，信息技術的應用具有重要的價值和意義，它不僅可以改變傳統化工檔案管理模式的不足，優化檔案管理的技術，而且可以提高相關管理人員的工作效率，促進化工企業的戰略發展。但是，目前化工檔案管理中信息技術的應用還存在許多不足之處，化工企業必須要重視起信息技術的整合應用，創新化工檔案管理的信息化策略，才可以更好地推動化工檔案管理效能的提升。具體策略主要有以下幾點。

（一）強化化工檔案管理的專業團隊

專業的化工檔案管理專業團隊建設對于化工檔案管理工作來說是非常重要的。管理人員是開展化工檔案管理工作的重要人員。管理人員的綜合素養水平直接決定著化工檔案管理的質量和效率。通過以上分析我們知道，當前專業管理人員的綜合素質低已經成為化工企業檔案管理質量低的重要影響因素。當前，化工企業部分檔案管理人員無論是在業務能力、信息化素養以及職業素養方面都存在一些問題，嚴重地阻礙了檔案管理工作的提升。所以，化工企業要想提高化工檔案管理工作的質量，必須要強化管理團隊建設。只有建立起高質量、高素質的管理團隊，才可以促使化工檔案管理朝著更好的方向發展。首先，化工企業要重視高質量、高素質的化工檔案管理人才的引進，在招聘環節做好嚴格的把關，把應聘者的檔案管理業務知識、職業素養、信息化程度等作為硬性的崗位人員錄用指標，在人員錄用之后，也要注重系統的、專業化的培訓，培訓之后才可以上崗；其次，對化工檔案管理人員進行定期的考核，重點對他們的業務水平、工作態度、信息化技術的應用等進行重點考核，一旦發現某一方面的不足，要及時的對他們進行培訓；最后，完善培訓機制?；て髽I要對現有的化工檔案管理人員進行定期的培訓，主要從業務能力、職業道德以及信息技術等方面進行培訓。針對業務能力方面，化工企業要定期派專業的人事開展有關化工檔案管理的專題講座，傳授他們基本的理論和實操知識，以提高他們有關化工檔案管理的專業水平。針對職業道德方面，化工企業要以案例分析的形式，幫助他們了解有關化工檔案管理的重要性，以及不認真、不積極地對待工作的后果，以更好地幫助他們提高思想高度，樹立起正確的工作態度，以在日后更加積極地從事化工檔案管理工作。針對信息技術方面，化工企業要聘請專業的人事，對信息技術的理論和實操知識進行專業的指導教育，以更好的提高他們的信息技術素養，從而為化工檔案管理信息化的開展提供保障。

（二）強化對信息技術應用的重視

相關人員對信息技術應用的重視程度直接影響著化工檔案管理信息化發展的程度?；て髽I從管理層到基層化工檔案管理人員對信息技術的應用引起足夠的重視，對信息技術的優勢有足夠的認識，才可以更好地推動化工檔案管理信息化的發展。但是，目前部分化工企業的領導以及基層工作人員的對信息技術的應用意識還不夠，仍秉持著傳統的化工資料管理理念，導致信息技術難以融入到化工檔案管理工作中。即使一些員工嘗試運用信息技術進行化工檔案資料管理，但是由于缺乏必要的管理激情，也導致信息技術難以很好地融合到化工檔案管理工作中。因此，要想更好地開展化工檔案管理工作，化工企業必須要強化信息技術與該工作的整合。首先，領導層要對信息技術在化工檔案管理中的應用引起足夠的重視，只有他們重視起來，才可以督促員工積極地應用信息技術解決當前檔案管理的問題。領導層要根據當前化工檔案管理工作的現狀，制定有關信息化管理的制度，用制度約束和激勵員工積極地開展信息化的檔案管理工作。例如，化工企業可以制定信息化管理的獎懲機制，對信息化化工檔案管理表現優異的員工，給予精神以及物質上的獎勵，以用此激勵員工積極地投入到信息化的檔案管理中。同時，要定期開展有關信息化檔案管理的專題講座，喚起員工對信息技術的應用意識，以有意識的在今后的工作中開展信息化的檔案管理工作。其次，化工檔案管理人員也要在日常工作中，認真地學習信息技術的相關知識，以更好地利用其優勢開展檔案管理，以提高檔案管理信息化的程度。

（三）健全化工檔案管理信息化的系統

信息化的檔案管理系統對于化工檔案管理工作來說是至關重要的?；て髽I要想促使檔案管理工作信息化的發展具有保障，必須要強化信息化檔案管理系統的建設。在具體的化工檔案管理中，如果沒有信息化的管理系統作支撐，那么化工檔案管理工作就很難朝著信息化的方向發展。所以，化工企業要重視起信息化管理系統的建設。要想信息化系統更好地建設開展，化工企業需要從硬件和軟件方面進行優化。首先，化工企業要根據自身企業檔案管理的特點，引進適合的信息化管理軟件系統，利用化工檔案管理軟件系統可以有效地實現資源共享，建立完成的檔案數據庫，促進化工資料管理信息化更好發展。如，會博通化工檔案管理系統。該系統是化工材料行業使用得比較多的一款綜合檔案管理平臺，在檔案管理方面確實更有優勢，更為專業性，可以有效地解決化工檔案資料管理的各種問題，以更好的實現化工行業的更長遠發展。其次，強化信息化硬件設施的投入?；て髽I要加大計算機，存儲設備等硬件設備的投入，為化工檔案管理信息化的建設提供必要的物質保障。并且，在設備信息化設備選擇時，化工企業要注重設備的性能和存儲空間，以更好地保障檔案資料的安全、有效的存放，從而提高化工檔案管理的質量。最后，化工企業要重視大數據技術、互聯網技術的引用，并與時俱進進行技術的更新，利用技術為檔案信息化管理系統的建設提供堅實的保障。

（四）利用信息技術優化化工檔案管理的方式

化工檔案管理的方式的優化和創新是檔案管理工作的關鍵。在信息化的時代，化工檔案管理人員只有借助現代化的技術進行管理方式的應用，才可以更好的提高化工檔案管理的質量，從而提高化工企業在市場的占有率。但是，目前許多化工企業讓采用傳統紙質的化工檔案整理方式，這樣的化工檔案管理方式不僅會造成化工檔案管理的漏洞頻出，而且不能夠為企業的發展提供依據。信息技術和化工檔案管理的整合，可以有效創新化工檔案管理的方式，為相關管理者的工作提供新的管理思路，有效便利了管理者的工作，顯著提高了他們的工作效率。所以，在開展化工檔案管理工作，相關管理人員可以用信息技術去創新檔案管理的方式。首先，相關檔案管理人員在檔案管理的初期階段，可以利用信息技術與使用者進行交流溝通，了解他們的實際需求和意見，以為檔案資料的管理提供保障，從而提高檔案資料管理的有效性；其次，在管理的過程中，相關管理人員可以利用網絡查看檔案資料管理的時間節點和內容，以便及時了解檔案管理的進度；再其次，在資料整理結束之后，檔案管理人員也可以利用信息技術對資料進行宣傳，使用者可以及時的做出點評，以便管理者及時的進行優化和調整。

（五）利用信息技術加快檔案管理的進度

傳統的化工檔案管理以人工的形式編制紙質的資料，會耗費大量的人力，編制的進度也比較慢，并且也容易出現錯誤，一定程度上會影響化工企業的發展。而檔案管理人員可以有效的應用信息技術提高檔案管理的速度和進程。首先，管理人員可以利用現代化的辦公軟件對資料進行收集、分析和整理，最終編制成電子版的檔案資料，有效的縮短了檔案資料收集到最終完成的時間，從而提高了檔案管理的進程；其次，化工檔案管理人員還可以利用錄音筆和攝像機進行化工檔案資料的存儲，改變了傳統紙質存儲容易丟失的問題，有效的提供了檔案資料存儲的效率，從而為化工檔案管理信息化的發展提供了技術支持。

四、結語

在信息化的時代，傳統的化工管理方式以及技術已經不再適應化工企業的信息化發展?；て髽I只有有效的摒棄傳統化工管理工作的弊端，才可以更好的推動化工企業的可持續發展。信息技術和化工檔案管理的有機整合，為化工檔案管理帶來了新的契機，從本質上提高了化工檔案管理的質量。因此，化工企業相關檔案管理人員要重視起化工檔案管理工作與信息技術的整合，有效發揮信息技術在化工檔案管理的優勢，有效優化化工檔案管理的內容、方式，樹立起全新的化工檔案管理的理念，以更好提高化工檔案管理的有效性。