劉米娜 宋曉溪 任思詣
曾經忙得腳不沾地、滿桌都是紙,如今,中國石油財務人員業務審核無需紙質附件,無需裝訂會計檔案,業務辦理實現系統實時查詢。
這源于中國石油財務數字化轉型探索。從2019年中國石油探索推進會計檔案電子化,到目前會計檔案電子化全面實施、紙質會計檔案實現集中管理。會計檔案電子化減少用工160多人,年減少人工工時23.88萬小時,節約人工成本1900萬元;紙質檔案集中管理,年節約人工成本2244萬元,騰出檔案保管面積1474平方米。
變化背后,凝結著中國石油集團共享運營有限公司檔案項目團隊13名青年的辛勤汗水,也匯聚著團隊踐行“綠色低碳”發展戰略、加快數字化轉型的集體智慧。
2019年4月,團隊接到完成中國石油國內企業電子會計檔案推廣上線的艱巨任務。面對全新業務領域,團隊成員也曾迷茫無助,但項目組長張亮深知,再苦再難也必須全力以赴。
“在大慶這片石油沃土,我們就要傳承石油精神和大慶精神鐵人精神。”在張亮的帶領下,大家沉下心來鉆研新業務。白天根據分工完成各項準備工作,晚上放棄休息時間完成專題討論、模擬演練、系統測試,布置第二天工作任務。
連續100天的奮戰,團隊跨越東北、華北、西南等多個地區,先后成功組織召開5期上線動員會、牽頭舉辦8期業務培訓班,收集整理中國石油近6000個檔案機構、所有業務板塊、10000多個責任中心的初始化數據,確保了中國石油首批125家單位如期成功上線。
團隊成員大多是來自基層一線的財務工作者,對會計檔案管理涉及推廣、運營、培訓、系統測試等諸多技能尚不熟悉,每一項工作開展都是一次新的探索。為更好適應新的工作任務,團隊收集關于會計檔案管理的學習資料,用心總結業務知識,不斷強化自己的知識儲備。
但隨著上線單位不斷增多、數據量不斷增大,系統故障增多、查詢效率低下等問題逐漸顯現出來。為優化系統,團隊成員認真分析問題成因,制定優化方案,推進問題一個個解決,讓系統日驅成熟,將別人眼中的不可能變為可能,客戶單位也對團隊的責任心豎起大拇指。
2020年11月,在電子檔案管理工作取得成功的基礎上,團隊投入到紙質會計檔案集中管理的“新會戰”之中。這一次,大家肩上的擔子更重了。
面對全新挑戰,團隊邊測試邊總結,圍繞年度推廣工作任務目標,完成了紙質檔案集中管理從“無”到“有”的突破。
在三年多時間里,團隊應用7類21種技術,精心打造財務“綠色賬本”和“數字化工廠”,有效解決紙質檔案與電子檔案合并管理難題。通過在系統中完善紙質檔案直郵、批量掃描等功能,在電子會計檔案管理中應用“推廣上線七步走”、“集中實施十步走”工作方法,服務中國石油138家企業、8000余個用戶終端,速度提升7倍以上,效率提升10倍以上,實現電子會計檔案一站式管理,有效提升客戶體驗感。
付出終有所獲,奮斗終有所成。今年教師節,檔案項目團隊收到了來自全國各地客戶單位的祝福。東北銷售與陜西銷售的財務人員贊賞道:“共享的檔案實時查閱功能真是非常方便。”這份贊譽的背后有收獲的快樂,更有團隊每一名成員家庭默默的付出。
回想追逐理想、揮灑汗水的日子,團隊成員閆碩覺得既辛苦又甘甜,在解決問題中不斷突破、不斷成長,翻越了一座又一座山峰,大家都收獲了滿滿的獲得感。
當前,檔案項目團隊以“數字化檔案管理工廠”建設為目標,著力構建集約化、數字化管理模式,致力于打造標準化、自動化的生產線,全力開發出檔案集成管理系統,打造智慧管理平臺,實現檔案全流程高質高效管理,開啟檔案管理“數字時代”,賦能中國石油數字化轉型。