檔案管理的信息化發展趨勢淺析

◇內江市城市建設服務中心 鄭曉紅

想要有效的開展檔案管理，首先就必須具備一門完善的，科學的體系。通過進行檔案管理信息化發展，就可以更好的滿足新時代檔案管理的目標，充分結合數字化技術以及網絡技術等等現代化技術，才能實現檔案信息遠程傳輸以及社會共享的完整服務體系。但是在實際的檔案管理信息化發展過程中，仍舊存在很多的困難和問題，需要相關技術人員和工作人員進行不斷的努力和分析，找到解決問題的方法和策略，才能促進我國檔案管理信息化的進一步發展。

檔案信息化指的就是在國家檔案行政部門的統一規劃與組織下，全面應用現代信息技術來處理和管理信息資源。通過開展檔案信息化管理，就能夠創新檔案管理模式，改變傳統實體檔案，保管轉變為數字保管，能夠更好的向社會提供服務。本文主要分析檔案管理的信息化發展趨勢，為相關工作人員提供一定的參考和建議，促進我國檔案管理信息化發展。

一、檔案管理信息化發展趨勢及意義

隨著現代信息技術的不斷發展，我國社會經濟以及科學技術也正在不斷的創新。在這樣的背景下，更加應該加速進行檔案信息化建設改革的腳步，同時也充分的凸顯了檔案管理工作的難度。通過開展檔案管理信息化建設，不僅可以幫助工作人員提高工作效率，同時還可以更好的整合和共享檔案信息資源。信息化建設本身就有一定的便捷性和實效性可以更好的滿足檔案管理工作的需求，讓工作更加清晰。通過開展檔案管理信息化建設，就可以有效促進我國檔案管理工作的有效性。除此之外，通過開展檔案管理信息化建設，也可以幫助相關工作人員以及部門節省儲存空間，讓信息內容更加直觀和便捷，減輕工作壓力。

在傳統的檔案管理過程中，更多的是以手工編纂方式為主，需要通過手工來進行檔案分類和檢索，工作效率較低，無法滿足現代化發展的主要需求。通過開展檔案管理信息化建設，就可以使用大容量硬盤等等一些相關設備，更好的開展檔案管理數據工作。檔案信息量相對來說比較大，傳統的紙質檔案很容易丟失和損壞。通過創新管理模式，緊跟時代步伐，在信息化建設的背景下就可以開展電子信息管理，具有一定的安全性和便捷性。

通過開展檔案管理信息化建設，就能夠實現儲存，搜索，運用一體化實現網絡共享。其打破了傳統紙質檔案管理帶來的限制，讓檔案管理走向開放，實現合理配置資源的目的，有效減少了抽調檔案的實踐，提高了工作效率，能夠減少工作人員的工作壓力，減輕開支。同時，能夠滿足多人同時查閱的需求，方便進行抽調，拓寬了檔案管理的服務范圍，可以更好的滿足社會對于檔案管理的要求。

二、檔案管理信息化的原則

（一）文件集成。

想要有效開展檔案管理信息化，首先就要實現檔案一體化和辦公自動化。這就要求相關檔案管理人員本身具備較高的文化素養，能夠充分結合檔案管理和電子技術，積極準確的介紹檔案管理的工作內容，清晰的開展檔案管理工作，有效的滿足檔案管理的需求以及文件本身的規定。

（二）備案雙軌制。

通過開展檔案管理信息化建設，就可以將原本的紙質文件過渡成電子文件，進行雙重管理。電子檔案本身具有一定的便捷性，更加方便管理和使用，但是缺少法律效率，無法作為主要憑證。在這樣的背景下，在開展檔案管理的過程中就要求傳統檔案與電子檔案并存。通過這種方式，不僅可以有效促進我國檔案管理信息化建設，同時也能夠緊跟時代步伐，滿足社會對于檔案管理工作的需求，提高檔案管理工作的有效性。

（三）合作原則。

在開展檔案管理信息化建設的過程中，包括基礎設施建設，管理規范建設，以及數據庫建設等一些內容。在實際的工作過程中，對于資金以及人才方面有著嚴格的需求。如果僅僅依靠企業內部無法完成這些項目，對于檔案管理信息化建設也產生了一定的阻礙。在這樣的背景下，就需要相關人員能夠開啟合作原則，與各個部門之間進行有效的協調和溝通，得到其他人的配合和支持，才能確保順利開展相關工作。

（四）實用性原則。

在開展檔案管理信息化建設的過程中，不僅要保證數量，同時更加應該保證質量，堅持實用性原則。全文進行數字化建設，清晰的表達信息服務的特色內容以及獨特形式，運用自身的特點滿足信息服務的需求，才能將檔案管理信息化建設的作用充分的發揮出來。

三、檔案管理信息化的應用策略

（一）統一管理標準。

在培養檔案管理人員素質的過程中，主要包括心理建設以及思想建設。首先就要提高管理標準要求相關工作人員本身具有較高的服務意識和責任感，在實際的工作過程中，能夠始終保持科學嚴謹的工作態度，才能更好的開展檔案管理工作。通過提高自身工作效率，不斷提高自身的專業技能。在日常工作過程中保持甘于奉獻的精神，不斷提高對自己的要求，保持進步意識，注重對自身的職業素養進行培養，才能提高自身的綜合素質。通過加強對管理工作人員的培養，可以幫助他們提高工作能力，更好的掌握檔案管理工作的現代信息化系統操作以及電子文檔的技術知識。通過學習計算機網絡與信息安全相關知識就可以將工作人員的主觀能動性充分調動出來了解相關信息，才能在之后的檔案管理工作過程中，對信息技術進行更加科學高效的使用。通過統一檔案管理標準，就可以建立一個網絡化檔案管理系統，有效的改進數據庫的安全性以及完整性，不僅可以讓檔案管理工作更加方便，同時也能夠確保網絡信息的暢通，實現資源共享。

（二）統一設備化。

截至目前，我國仍舊有很多單位以及企業缺少信息化手段以及檔案管理設備，導致檔案管理信息化建設過程中出現了數據不兼容的問題。這就要求相關企業以及單位能夠及時配備統一專業化的檔案管理系統和數字化設備，才能在實際的檔案管理信息化建設過程中，運用信息化設備轉化字符以及數據。通過統一設備管理系統，能夠有效提高我國檔案管理信息化建設的發展。

（三）提高管理人員的素質和能力。

管理人員的素質建設指的就是思想素質以及心理素質。想要有效的開展檔案管理信息化建設，就要求相關管理人員具備較強的責任意識和服務意識，能夠保持認真嚴謹的工作態度，才能提高自身的工作效率和綜合素質。通過對檔案管理人員的工作能力進行有效加強，幫助他們提高自身的專業化技能，才能更好的掌握檔案管理信息化建設中的規范性操作，有效熟練的使用電子文件。通過學習計算機網絡信息安全知識，將檔案信息管理的安全防護工作做好。對檔案信息資源以及管理活動的完整性和安全性進行有效保證，才能將檔案管理信息化建設的作用充分的發揮出來。這就要求相關檔案管理工作人員本身具有較強的自我學習意識，參加相關檔案信息化建設，培訓了解專業知識。在日常的工作以及生活中，能夠重視開展檔案管理以及收集工作，與其他管理人員之間進行有效的溝通交流和學習。彼此之間取長補短，積極的總結工作經驗，才能對自身的工作能力以及工作效率進行有效提升。

四、結束語

總而言之，隨著我國目前正在不斷發展的信息技術水平，通過開展信息化檔案管理工作，就能夠有效促進我國檔案管理的改革和發展。因此，相關部門在日常工作的過程中，就應該樹立檔案管理信息化意識，加大培訓檔案管理人員的力度。對員工以及部門的核心競爭力進行有效提升，才能促進我國檔案管理信息化的進一步發展和應用。