RPA財務機器人在煙草企業(yè)數(shù)字化轉型的應用

馬曉昱 廣東煙草湛江市有限公司

引言

財務管理工作開展水平能夠直接影響到煙草企業(yè)階段性生產(chǎn)經(jīng)營建設效益。隨著數(shù)字化技術發(fā)展速度不斷加快，財務管理工作也融入了更加先進的信息技術和數(shù)字化技術。在傳統(tǒng)企業(yè)財務管理過程中，財務信息采集與財務風險判別主要依靠財務報表。在數(shù)字不斷向企業(yè)管理工作滲透期間，財務管理也需要突破原有管理模式，從根本上提升財務管理質(zhì)量。

一、概述RPA財務機器人

RPA財務機器人主要就是將先進的數(shù)字技術與自動管控技術結合在一起，實現(xiàn)流程自動化財務管理目標。借助專項財務軟件自動化設備，可以將各項財務管理流程進行積極處理。RPA財務機器人的應用能夠改變財務管理中重復、單調(diào)、較為機械化的事務性操作。RPA財務機器人也可以模擬人工作業(yè)方式，通過預先設定程序，自動化完成財務管理工作，從根本上提升財務管理期間的業(yè)務水平，控制財務管理期間的人力與物力成本投入量，使企業(yè)財務管理工作朝向智能化與數(shù)字化方向轉變。

通過分析RPA財務機器人原理，發(fā)現(xiàn)RPA財務機器人需要結合專業(yè)軟件技術，在規(guī)定的腳本平臺上高效完成人工財務管理工作，促進財務管理智能化發(fā)展。利用集成系統(tǒng)、聯(lián)通系統(tǒng)以及各項辦公軟件，在配合操作系統(tǒng)底層技術的同時，識別并處理各項財務管理程序。

由此可見，RPA財務機器人主要就是以現(xiàn)有計算機系統(tǒng)構架為中心，借助自助設定流程、計算機設備執(zhí)行方式，轉變計算機執(zhí)行以及業(yè)務工作內(nèi)容[1]。

二、RPA財務機器人管理方向

現(xiàn)階段，企業(yè)財務管理工作面臨著不同來源的大體量數(shù)據(jù)，需要展開數(shù)據(jù)分析、解讀、展現(xiàn)工作。在數(shù)據(jù)分析過程中，RPA財務機器人主要就是將海量數(shù)據(jù)以靜態(tài)或動態(tài)圖形的方式展示給用戶，確保數(shù)據(jù)特征、數(shù)據(jù)關系以及數(shù)據(jù)發(fā)展切實能夠更加直觀地表現(xiàn)出來，使用戶能夠更好地分析數(shù)據(jù)背后價值，從根本上提升數(shù)據(jù)利用率。企業(yè)財務管理工作可以充分使用RPA財務機器人平臺，對財務數(shù)據(jù)管理決策進行有效且實時支持。

為積極響應2021年煙草行業(yè)的“十四五”規(guī)劃號召，由當前煙草企業(yè)財務管理工作朝向智慧化、數(shù)字化方向轉變，RPA財務機器人可以實現(xiàn)自動化數(shù)據(jù)捕捉，運行應用程序管控、觸發(fā)響應與其他系統(tǒng)通信的關系、執(zhí)行各類任務的創(chuàng)新技術手段將是煙草行業(yè)財務管理工作下一步轉型的有效手段。由于RPA是流程數(shù)字化再造的低成本工具，對于煙草行業(yè)部分簡單、重復的財務管理工作是可以用的。如研究財務發(fā)票整理工作時長影響、財務報表數(shù)據(jù)核對等工作，通過運用RPA財務機器人預先設定程序，模擬并加強人類與計算機交互過程，代替財務人員操作電腦與軟件自動執(zhí)行發(fā)票及數(shù)據(jù)整理任務，實現(xiàn)了業(yè)務自動化目標，有效解決了機械工作時間過長問題[2]。

（一）財務風險管理

通過結合煙草企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要求，建立起與省級統(tǒng)一營銷平臺等關聯(lián)業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，明確企業(yè)財務風險預警管理要求，做好數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)清洗工作，確保數(shù)據(jù)價值能夠更加直觀地展現(xiàn)出來，建立起企業(yè)財務內(nèi)部指標以及外部宏觀管控場景。通過建立數(shù)據(jù)模型，從根本上提升企業(yè)風險管控水平，還可以更為全面地掌握卷煙經(jīng)營情況，促進企業(yè)財務資源高效利用，實現(xiàn)企業(yè)財務業(yè)務協(xié)同管理目標。

（二）資產(chǎn)管理

類似其他國有企業(yè)，目前煙草行業(yè)企業(yè)財務管理工作中也面臨固定資產(chǎn)總額較多、數(shù)據(jù)量大、流動性強的情況。在原有資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)，精細化管理理念的落實難度較高。通過配合使用RPA財務機器人，可以與全國統(tǒng)一的財務管理軟件對接，對企業(yè)財務數(shù)據(jù)進行自動化管控，能夠將資產(chǎn)數(shù)據(jù)以圖形的方式直觀地展現(xiàn)出來，切實保障資產(chǎn)管理效率[3]。同時，為實現(xiàn)固定資產(chǎn)可視化管理目標，還需要對煙草企業(yè)工、商業(yè)態(tài)下固定資產(chǎn)進行分類，結合固定資產(chǎn)管理流程，構建資產(chǎn)結構化數(shù)據(jù)模型，真正意義上實現(xiàn)決策可視化管理目標。

三、RPA財務機器人在煙草企業(yè)數(shù)字化轉型中的應用重要性

（一）滿足企業(yè)自動化管理流程

RPA財務機器人能夠被更好應用在煙草企業(yè)數(shù)字化轉型工作中，應用時的積極作用具體體現(xiàn)在實現(xiàn)煙草企業(yè)流程化中。結合數(shù)字化技術原理，確保財務管理工作中的重復性業(yè)務流程能夠得到高效開展。結合現(xiàn)有企業(yè)閉環(huán)規(guī)則交易活動，提高RPA財務機器人實際應用水平。

由于行業(yè)的特殊性，煙草企業(yè)財務管理的規(guī)則性較強，在從事各項業(yè)務工作中會出現(xiàn)大量重復性的流程工作。原有財務管理需要手工作業(yè)完成，更加適配RPA財務機器人應用條件。因此在實踐工作開展期間，RPA財務機器人可以結合煙草企業(yè)財務管理情況、財務管理流程，模擬人工財務管理方式，盡量避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)偏差問題。現(xiàn)階段，煙草企業(yè)也需要做好服務中心建設工作，優(yōu)化財務管理期間處理費用報銷、采購、銷售以及資金管理等工作，確保財務管理目標能夠更好實現(xiàn)[4]。

（二）提升人力資源利用率

使用RPA財務機器人，也可以模擬勞動力，切實提升煙草企業(yè)升級轉型管理水平，提升人力資源利用成本。結合RPA財務機器人應用原理，遵循現(xiàn)有成本管控效益，確保財務管理職能能夠被充分發(fā)揮出來，促進財務管理工作轉型工作有序開展，使財務管理人員能夠從簡單且重復的工作解放出來，實施財務業(yè)務分析、決策支持、財務預測等專業(yè)活動，確保財務管理部門能夠推動企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

（三）構建組織層次化

煙草企業(yè)在制定專項數(shù)字化體系環(huán)節(jié)，應當首先做好組織層次監(jiān)督工作。為實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉型目標，在實際工作中還應當重點培育高素質(zhì)數(shù)字化人才，對組織層次進行頂層設計。積極落實管理部門、應用型人才及技術型人才的教育培訓任務，構建專業(yè)財務管理團隊。配合使用RPA財務機器人，將現(xiàn)有財務核算人員朝向管理人員轉變，使企業(yè)組織架構得到進一步優(yōu)化。舉例而言，通過將RPA財務機器人與財務共享服務中心結合在一起，自動化處理海量財務數(shù)據(jù)，使財務管理工作者能夠將自身工作重點放置在服務業(yè)務、決策支持、風險預測分析等方面[5]。

不僅如此，RPA財務機器人還可在制定企業(yè)財務戰(zhàn)略、實現(xiàn)財務共享目標、促進財務業(yè)務結合方面發(fā)揮出重要作用。

（四）促進企業(yè)職能升級

通過將RPA財務機器人應用在煙草企業(yè)財務管理創(chuàng)新工作中，也可促進企業(yè)財務職能升級，為企業(yè)財務管理與決策工作提供充足的理論依據(jù)。一方面，RPA財務機器人可以有效參與到企業(yè)戰(zhàn)略決策中。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展環(huán)節(jié)，財務部門主要履行效益統(tǒng)計的重要職責，需要著重做好各經(jīng)濟往來活動的記錄工作。借助RPA財務機器人，能夠有效驅動數(shù)字化轉型，將較小數(shù)據(jù)集成升級為大數(shù)據(jù)中心，轉變原有財務管理功能。另一方面，RPA財務機器人也可以配合各項業(yè)務有序開展。在現(xiàn)階段企業(yè)生產(chǎn)建設環(huán)節(jié)落實信息循環(huán)、業(yè)務循環(huán)等信息管理工作。具體來說，信息循環(huán)就是利用RPA財務機器人，將業(yè)務循環(huán)及管理循環(huán)工作結合在一起，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作能夠高效開展[6]。

四、RPA財務機器人在煙草企業(yè)數(shù)字化轉型中的應用管控重點

（一）明確RPA財務機器人管理要求

RPA財務機器人管理工作并不是僅在財務管理環(huán)節(jié)使用信息技術或構建人機對話界面，而是需要將RPA財務機器人管理理念涵蓋到企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務管理流程、業(yè)務系統(tǒng)對接建設等多個方面。在RPA財務機器人工作開展期間，財務管理工作需要從根本上轉變原有管理理念、管理方式，以RPA財務機器人管理意識與管理形式為基礎，對財務實施全過程進行根本上轉變。

（二）轉變企業(yè)財務管理理念

為充分發(fā)揮出RPA財務機器人在推動企業(yè)數(shù)字化轉型中的積極作用，還需要管理部門能夠轉變傳統(tǒng)財務管理方式，積極開展財務管理創(chuàng)新工作。針對存在于企業(yè)原有財務管理模式中較為單一且重復的問題，還需要借助RPA財務機器人，提升重復工作實施效率，確保財務人員均能夠認知到推廣 RPA 財務機器人對促進企業(yè)數(shù)字化轉型工作的重要性[7]。

（三）增強企業(yè)數(shù)據(jù)連通性

為避免在企業(yè)數(shù)字化轉型以及RPA財務機器人應用過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)孤島問題，還需要在設計RPA財務機器人中，結合數(shù)據(jù)成本以及財務管理系統(tǒng)各項功能，擴大可用數(shù)據(jù)收集覆蓋面，避免數(shù)據(jù)在采集以及應用過程中出現(xiàn)漏洞問題。結合企業(yè)數(shù)字化發(fā)展要求，提高RPA財務機器人開發(fā)水平。在當前社會經(jīng)濟體系日漸完善的背景下，企業(yè)獲取市場途徑更為便捷，需要結合自身的發(fā)展要求，對財務數(shù)據(jù)進行高質(zhì)高效應用。

在增強企業(yè)數(shù)據(jù)的連通性期間，管理部門還需要大力提高財務共享服務中心開發(fā)水平，確保RPA財務機器人能夠被更好應用在財務共享服務中心中，對財務共享中心中的數(shù)字信息進行深入整合，及時調(diào)整并糾正核算結果，從根本上提升企業(yè)財務管理水平[8]。借助網(wǎng)絡技術構建起規(guī)范的財務共享服務模式，將處于分散狀態(tài)的組織體系匯集到財務共享平臺中，更好實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)共享及企業(yè)不同部門之間的協(xié)調(diào)運營目標，將企業(yè)各部門之間的核心數(shù)據(jù)與業(yè)務數(shù)據(jù)匯集在一起。

以煙草企業(yè)費用報銷工作為例，在報銷環(huán)節(jié)使用財務機器人，能夠將智能提單、自動付款、自動賬務處理、費用分析等功能結合在一起。結合RPA財務機器人關鍵技術手段，對各類發(fā)票單據(jù)進行自動化識別。依照自動規(guī)則開展票據(jù)自動化處理工作，并及時分發(fā)給各部門，確保財務信息能夠在各部門中實現(xiàn)高效流通。RPA財務機器人能夠代替人力資源開展報銷單據(jù)審核及校對工作，對預算費用控制規(guī)則進行業(yè)務處理，有效控制報銷異常情況，進一步優(yōu)化報銷流程，防止在財務處理期間存在誤差問題。

（四）保障財務數(shù)據(jù)的安全性

針對存在于RPA財務機器人應用期間風險性較高問題，還需要采用合理方式提升數(shù)據(jù)的安全性。設置身份認證、使用者權限劃分，加強訪問控制力度。配合使用密鑰管理方式，對企業(yè)財務平臺中的數(shù)據(jù)進行加密處理，防止財務數(shù)據(jù)被其他人員獲取；應當遵照相關法律法規(guī)進一步提升數(shù)字技術在重要性企業(yè)財務會計管理工作中的應用嚴謹性及有序性，在現(xiàn)有基礎上加快信息安全立法進程。

（五）培養(yǎng)高素質(zhì)財務管理團隊

通過編制并定期更新數(shù)字化財務管理的業(yè)務指導手冊，從而規(guī)范會計核算，不斷優(yōu)化現(xiàn)有財務內(nèi)部控制體系，做好企業(yè)財務管控工作，增強企業(yè)財務管理效果。要求在企業(yè)階段性發(fā)展環(huán)節(jié)也應當定期組織財務部門培訓、考核等活動，落實先進財務管理理念。財務管理人員應當積極投入到先進財務管理方式的學習過程中，提升自身關于RPA財務機器人以及財務軟件的操作水平。

在將RPA財務機器人應用在企業(yè)數(shù)字化轉型過程中，還需要通過構建起一支高素質(zhì)財務管理團隊，增強RPA財務機器人的應用效果，引進更加適宜的管理方式，以及財務管理技術手段，確保RPA財務機器人能夠在推動企業(yè)發(fā)展環(huán)節(jié)得到充分利用，提升企業(yè)數(shù)字化建設水平，提高財務管理軟件實際應用效果。

做好關于財務部門人員技能的教育培訓工作，確保財務管理人員能夠掌握更加先進的財務管理理念與財務管理技術手段。配合使用業(yè)績考核方式，對財務管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)進行綜合考量，確保財務管理人員能夠認清企業(yè)數(shù)字化轉型重點與難點，配合企業(yè)完成建設財務機器人以及財務共享中心的建設與推廣工作。

（六）落實數(shù)字化財務管理戰(zhàn)略

為確保企業(yè)能夠更好適應數(shù)字時代環(huán)境，應當配合使用更為先進的財務管理理念與財務管理信息平臺，落實財務管理各項任務。著重關注RPA財務機器人及財務管理軟件應用期間的兼容性。做好企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營建設環(huán)節(jié)的信息數(shù)據(jù)收集工作，配合使用信息平臺分析財務管理不足之處。建立起更加通暢的信息傳輸通道，確保各類財務信息能夠高效傳輸給各部門，實現(xiàn)公開共享目標。對財務管理網(wǎng)絡進行切實優(yōu)化，推動財務管理工作自動化、現(xiàn)代化發(fā)展進程，從根源處預防財務風險。

結語

總而言之，數(shù)字技術的快速發(fā)展為RPA財務機器人的實際推廣與應用奠定了堅實的技術基礎。確保RPA財務機器人能夠在提升企業(yè)財務管理水平上發(fā)揮出重要作用，還需要切實優(yōu)化RPA財務機器人功能，構建起一支更加專業(yè)的財務管理團隊。分析RPA財務機器人在實際應用期間存在的各類問題，通過建立健全企業(yè)財務數(shù)字化管理機制，落實財務管理數(shù)字化任務及目標。