農機檔案管理中存在的問題及解決思路

孫 宇

(黑龍江省農業機械工程科學研究院 佳木斯分院，黑龍江 佳木斯 154000)

0 引言

在農業機械化生產過程中，對農機產品的有效監管與利用十分關鍵，尤其隨著農機使用量的持續增長，農機生產的規范性與安全性受到了社會各界的廣泛關注。農機檔案管理工作是農業機械化生產順利開展的基礎，其關系到農業機械購置、使用過程的監管，以及農機資源數據信息的利用等。近年來，隨著我國農業管理體系的不斷豐富與完善，農機檔案管理工作得到了明顯的進步與提升，但由于我國農機化工作相較于發達國家起步較晚，農機檔案管理工作仍存在較大的進步空間。如何結合時代特征與農業生產的實際情況完善農機檔案管理工作，是現階段農機管理部門必須思考和解決的問題。

1 發展情況

我國農機檔案管理工作主要依據《中華人民共和國檔案法》及國家、地方關于農機安全監理工作的相關規定實施，尤其在農業安全生產、綠色農業理念及柴油機排放標準等政策的激勵下，我國農機檔案管理工作進一步結合農業生產的實際情況制定實施制度，重點負責農機檔案的接收、整理、鑒定、統計、保管，并輔助農機管理人員開展多種形式的宣傳教育活動，有效促進了農業機械監督管理工作的開展和農機資源的優化利用。

為進一步提升農機檔案管理工作的合理性，近年來，從農業生產實踐和檔案管理需求的角度出發，開展了大量的優化研究工作。王婧等[1]從規范農機安全生產的角度出發，說明了我國農機檔案管理中的不合理問題，并有針對性地提出了規范農機檔案管理的要點；童仲武[2]結合農機免費管理后的檔案管理工作展開分析，探討了檔案工作面臨的新難點，并給出了工作優化的可行思路。王勇志[3]結合計算機技術發展特征，從檔案資料檢索、檔案使用壽命、農機化發展等角度對檔案管理工作的發展進行了規劃。從農業機械化生產實踐看，農機檔案管理工作基礎且重要，其工作流程、工作體系仍需持續優化，農機檔案管理的價值仍需進一步發揮。

2 存在的問題

2.1 實施力度不足

近年來，我國針對農業機械的管理工作提出了更高要求，農機監督管理、農業生產安全被提到更高位置，農機相關執法工作得到加強的同時，農機檔案管理工作受重視程度相對不足。在農機管理工作中，檔案管理由于具有基礎性特征，導致這一工作沒有被放在改革的重點位置，農業生產的管理重點集中在農業機械的推廣、銷售、使用、維修、維護等方面，農機檔案管理的重要性得不到凸顯，農機檔案的相關知識、作用也得不到足夠重視，導致檔案管理的實施質量、檔案資料的覆蓋范圍、檔案利用率等普遍偏低。部分地區的檔案管理甚至缺少專職人員負責實施[4]。

2.2 體制機制落后

在農機購置補貼等惠農政策的激勵下，我國農業機械保有量持續提升，農業機械種類、服務范圍不斷擴張，農機管理的難度明顯增加。在這一形勢下，部分地區的農機檔案管理工作模式陳舊，缺乏系統的檔案管理制度約束，導致農機管理的實施難度增加。一方面，傳統的工作模式不能適應農機市場和農業生產的快節奏，大量農業機械的銷售、轉移、變更沒得到及時登記或登記不規范，導致農機檔案管理的效能降低；另一方面農機檔案管理仍未完全實現現代化辦公，部分地區檔案管理仍以傳統人工管理實施，計算機技術和數字化管理應用不足，導致農機管理人員、農機手、農機服務組織管理農機、查閱信息、變更信息的過程效率低下且準確性不足。

2.3 工作條件落后

隨著現代化辦公的普及，農機檔案管理工作在得到相對發展的同時，與人資、汽車、圖書等檔案管理工作相比仍存在明顯的差距。首先，農機檔案管理缺乏足夠的硬件支持，檔案管理部門、基層檔案辦公室等工作設備相對落后，檔案數據的電子存儲硬件缺失，單靠計算機存儲存在安全性不足、調取不變、共享能力不足等問題；其次，農機檔案管理專用軟件系統普及不完善，部分地區的農機檔案管理仍依靠傳統的電子表格形式記錄，檔案管理方式落后，檔案管理專用軟件缺失，導致檔案信息錄入規范性不足、信息聯網共享能力不足。此外，農民參與農機檔案登記、變更的過程仍相對繁瑣，部分偏遠地區農民在農機遷移、轉賣的過程需要長途出行才能完成檔案變更。

2.4 專業人才缺失

農機檔案管理屬于一項綜合性的工作，要求檔案管理人員既具備農機相關知識，還具備檔案學相關知識，而在我國農業機械管理部門，相關的綜合性人才相對缺失。一方面，與常規的檔案管理相比，農機檔案管理成熟度不高，對于專業檔案學人才的吸引力不足，導致從業人員數量不足；另一方面，部分地區的農機檔案管理工作由農機專業技術人員擔任，這部分人員缺乏系統的檔案管理知識，工作中容易出現漏洞和不嚴謹之處。甚至存在專業技術人員兼職檔案管理工作的情況，嚴重弱化了檔案管理工作效能的發揮。

3 優化思路

3.1 建立系統的工作制度

農機管理部門應當加強對農機檔案管理的重視程度，認清農機檔案管理在農機化生產發展中的重要作用，將農機檔案管理工作與目前農機推廣、農機培訓等工作放到同等位置，從農機主管部門的角度出發，建立系統的農機檔案管理制度。

3.1.1 明確農機檔案管理職責

農機檔案管理部門的主要工作職責應包含：1)學習并貫徹落實農機檔案管理的政策和規章，嚴格執行農機檔案管理相關的法律法規和技術準則；2)建立區域農機檔案管理工作細則，并嚴格組織實施；3)做好農機檔案信息的錄入、整理、分類及合理保管；4)做好農機檔案的數據利用，輔助農機管理部門開展農機工作；5)做好農機事故及農機執法實踐記錄；6)做好農機檔案管理工作的宣傳工作。

3.1.2 做好農機檔案的分類

將農機檔案進行分類，如表1，提高農機檔案管理的合理性，便于檔案的調取、查詢，便于數據利用。

表1 農機檔案種類細分

3.1.3 數據準確，內容全面

根據農機檔案的分類，細化各個分類的數據欄目，各項數據必須準確填寫，避免遺漏，不得隨意修改，不得偽造農機檔案。對于必須建立紙質檔案的材料必須做好裝訂并妥善保管，以便后續查閱利用。對于年檢、駕駛證領取等周期性工作要單獨專項歸檔，并定期更新數據。明確農機檔案、駕駛證檔案、年檢檔案、事故檔案的保存年限，超過檔案保存有效期后應對其進行妥善銷毀并清除數字數據，銷毀檔案也必須做好銷毀記錄，對于永久保存的檔案應做好備份，以免長期保存過程出現遺失。

此外，檔案管理工作應當明確工作職責，實施責任制和獎懲制，確保農機檔案管理制度得以有效落實。

3.2 加強對農機檔案管理的宣傳

重視宣傳工作，積極利用多種途徑宣傳農機檔案的作用及管理細則，提高農民、農機管理部門對農機檔案管理的認識。針對農民群體設計專項宣講，幫助農民建立農機備案意識，明確農機登記備案才是合理合法使用農機的基礎。同時建立農機檔案管理宣傳公眾號，利用新媒體平臺強化宣傳效果，展示未參與檔案管理農機所受處罰等信息，強化農民認知。利用農機培訓、農機監管人員培訓、農機專業技術人員繼續教育等途徑開設農機檔案管理宣講課，幫助農民、農機技術人員、農機監理人員提高對農機檔案管理的認識。農機檔案管理人員應當與農機銷售企業、農機大市場等合作，要求農民在購置農機之初就做好農機檔案、駕駛證檔案的登記，從源頭提高農機檔案登記率。

3.3 強化軟硬件設施建設

農機主管部門應當設立專項資金和科研項目，幫助農機檔案管理實現優化升級。結合數字化檔案管理的規范，幫助農機檔案管理部門升級辦公設備和硬件設施，為農機檔案管理配套計算機辦公設備、打印機、掃描儀、備份云盤等數字化設施。同時，建立專業的檔案室，配套檔案柜、機密檔案柜等儲存設施，為檔案管理工作實施創造良好工作條件。開發并推廣農機檔案管理專用辦公系統，實現省市級推廣統一農機檔案管理系統，從軟件上規范農機檔案管理流程，并實現農機檔案的區域化共享，不僅便于農民及農機管理人員調取農機數據，還能幫助農機部門集中監管農機檔案，對于不規范、有差錯的檔案及時通告相關管理人員進行修改。此外，還要為農機檔案管理建立多渠道的農機檔案錄入和修改途徑，使農機監理工作人員、農機銷售人員、農民能夠通過網站、手機APP等便捷錄入相關的檔案信息，農機檔案管理人員驗證信息后進行檔案錄入或修改，有效提高工作效率。

3.4 加強人才引進與培訓

農機檔案管理工作的開展需要具備農機理論、計算機技能、檔案管理知識等專業技能的人才，因此必須加強專業人才引進。通過官方招聘聘任具有高學歷、高技能的專業技術人才加入農機檔案管理隊伍，通過優化辦公軟硬件條件提升改善農機檔案管理的辦公條件，并為引進的專業技術人才設立專業培養計劃，確保人才能力得以發揮，并獲得應有的成就和薪資待遇。加強對現從事農機檔案管理的人員培訓，組織高校教師、專業農機檔案管理人員開展培訓課堂，提升農機檔案管理人員職業素養，明確檔案管理的重要性，提升應用計算機、數字技術、信息技術等能力，確保農機檔案管理工作改革有序實施。

4 結語

綜上所述，農業機械化的普及已經對農機檔案管理產生了顯著影響，在數字化與信息化新時代，農機檔案管理工作也必然進行數字化與信息化轉型，檔案管理工作應在傳統工作經驗基礎上，對檔案類型進行細分，積極結合現代化檔案管理系統實現信息統一錄入和數據共享，在優化農機管理辦公條件的同時引進和培養更多專業工作者，確保農機檔案管理為農業現代化生產發展提供更大助力。