水利工程檔案管理存在問題與建議

屈建春，臧志美，李文鶴

（山東省海河淮河小清河流域水利管理服務中心，山東 濟南 250100）

水利工程是為消除水患災害、充分開發利用水資源而修建的工程項目。在水利工程建設過程中，會產生大量相關的文件資料，并進一步形成相應的水利工程檔案。水利工程檔案既能準確地反映水利工程的整個建設管理過程，也是今后水利工程規劃設計和決策判斷的重要指南和基本保障，還是水利工程建設質量終身制的重要憑證，對保障水利工程安全運行和發揮效益至關重要。因此，水利檔案管理工作是一項系統、科學、長期的工作，做好水利檔案管理工作，不斷研究落實新形勢下加強水利檔案管理的新要求，在新時代水利工程管理中占有重要地位。

1 水利工程檔案的基本情況

1.1 內容豐富

水利工程一般涉及范圍廣、規模大，所使用技術復雜，包含防洪減災、水資源優化配置、水生態保護修復等多項內容，與水利水電、機械制造、建筑工程、電氣設備安裝等學科交叉，同時還與移民遷占等專業密切相關，因此形成的水利工程建設項目檔案門類全、內容豐富，涵蓋面廣。

1.2 利用價值高

水利工程檔案涉及水利工程建設過程中各參建單位所形成的許多方面的文件資料，包括施工前期準備工作中的各種文件資料、施工中形成的文件資料，涉及施工中事故發生的緣由分析、索賠的過程，以及竣工后的工程質量評估、驗收工序的重要依據等等，是不可或缺的日常管理文件，也是工程建成后進行維護管理必不可少的依據和參考資料。

1.3 形成周期長

水利工程建設周期因不同的工程效益、水利條件、河流流域演變、風險特點或其他因素而存在很大的差異。即使一般的河道治理、農田水利和供水項目，通常也需要幾個月才能完成，而對于一些重點水庫建設、大型河道治理、水壩及水利樞紐控制性工程建設等項目，其建設周期需要長達數年或甚至更長時間，因此必然會導致相關檔案資料的形成周期較長。

2 存在問題

隨著經濟社會的進步和水利事業的蓬勃發展，各類水利工程的建設規模不斷擴大，施工技術水平不斷提高，工程質量管理不斷規范。近幾年，新修訂的《政府投資條例》《中華人民共和國檔案法》《水利工程建設項目檔案管理規定》《水利工程建設項目檔案驗收評分標準》等一系列規范性文件的相繼出臺，為水利工程檔案管理明確了新標準和新要求，為進一步加強水利工程檔案管理提供了遵循。但是，目前水利工程檔案管理中仍存在一些不足和問題，主要表現在以下幾個方面。

2.1 制度不夠健全，落實不夠到位

在水利工程建設中，普遍存在檔案管理制度不健全、工作機制不完善或沒有系統的工作機制等問題。一般情況下，中小型水利工程在建設過程中對檔案工作重視程度不夠，參建單位往往不會制定完善的檔案管理制度，有的則制定了相關的規章制度，卻沒有配套的管理監督機制。在一些水利工程建設現場，施工企業沒有文件資料的管理場所和設備，不能對工程檔案進行妥善保管，致使文件資料存放不符合要求，檔案管理滯后于工程建設管理。

2.2 文件資料收集不及時，歸檔不規范

在工程建設中，建設單位往往只重視工程進度、質量和安全等工作，對檔案管理工作不夠重視，甚至在工程建設竣工驗收前才開始著手檔案整理工作，因此易出現文件資料原件缺少、復印件不完整的現象。文件資料的收集、整理、立卷和歸檔不夠規范、磁性載體檔案不到位、隱蔽工程的檔案缺失等現象發生，致使檔案不能客觀地反映工程建設的全部真實狀況。不能及時完成工程的整檔工作或工作成果達不到驗收標準，從而無法及時進行檔案驗收,拖延了工程竣工驗收的進度。

2.3 專業技術人員力量不強，隊伍建設滯后

水利工程建設檔案的管理具有系統性和科學性，檔案管理工作人員應具有較高的專業素質。在當下的水利工程建設中，缺少專職的專業檔案工作人員，人才隊伍建設滯后。臨時抽調負責檔案管理工作的兼職人員缺乏檔案管理業務知識和技能及經驗，對水利工程檔案管理的法律法規和制度要求不夠清楚，從而導致水利工程建設檔案管理工作水平不高。

2.4 數字檔案管理水平不夠高

水利工程檔案文件資料多、形成周期長、涉及范圍廣，沒有專業的水利工程檔案管理工作人才，難以做好數字檔案管理工作。電子檔案、數字檔案不能與紙質的檔案同步歸檔，或歸檔檔案達不到相關要求，查閱利用難度很大，甚至無法查閱利用。

2.5 軟硬件設施配套不足

檔案管理基礎設施建設落后，是目前水利工程建設檔案管理中普遍存在的狀況。主要表現在硬件設備老化、技術支撐軟件滯后于信息化時代要求、資金投入沒有科學的計劃、缺乏保障體系等。有的水利工程參建單位沒有獨立的檔案室或庫房，沒有配置專用檔案櫥柜、計算機等設備，基礎保障能力不強。

2.6 檔案移交滯后，編研缺失

水利建設工程竣工驗收后，工程檔案竣工移交普遍存在滯后現象。一些項目法人和施工單位不重視竣工檔案移交工作，不能及時向主管部門移交工程檔案資料。還有個別參建單位和施工方不能做到全部規范移交，存在錯卷、漏卷和整檔不規范等問題。此外，完整、規范的水利工程檔案是檔案編研工作的前提條件，有利于水利工程檔案進行更深層次的盤活和整合，為今后的水利工程建設提供更豐富的信息資源儲備和更具有針對性的利用服務，以滿足現代水利工程檔案信息化的要求，并進一步提高水利工程檔案利用開發價值和社會影響力。而由于檔案移交滯后，規范性不足等原因，當下檔案的編研工作普遍存在缺失現象。

3 措施

水利部2021年6月25日新修訂頒發的《水利工程建設項目檔案管理規定》（以下簡稱“新規定”），為做好水利工程檔案管理工作提供了遵循和保障，今后應重點做好以下幾個方面工作。

3.1 建立健全水利工程檔案管理制度

為徹底改變檔案意識薄弱現象，營造濃厚檔案工作氛圍，全面增強檔案意識，應建立健全水利工程檔案管理規章制度，明確各級水利工程建設部門的職責范圍，建立權責清晰的水利工程檔案工作網絡體系和監督機制，嚴格執行各項規章制度；及時舉辦水利工程檔案管理培訓班，加強對水利工程檔案制度和法規的培訓和學習，規范水利工程檔案管理工作。

3.2 堅持工程建設與檔案管理同步進行

水利工程項目法人和水利工程檔案管理主管部門應嚴格按照“統一領導、分級管理”的原則，在水利工程開工建設時，要向參建單位和施工方及時明確檔案管理的具體任務和要求，以便參建單位做到工程建設管理與檔案管理同步進行。新規定要求“項目法人主要履行職責任務、項目法人檔案管理機構主要履行職責任務、項目法人工程建設管理相關部門主要履行職責任務、參建單位主要履行職責任務”。

3.3 建設專業化水利工程檔案工作隊伍

水利工程檔案管理工作是一項具有系統性、規范性的工作，是水利工程建設的重要組成部分，應融入水利工程建設的全過程。水利工程檔案管理工作應徹底改變為配合水利工程檔案竣工驗收需要，臨時調配兼職人員突擊完成文件資料的收集、整理、立卷和歸檔工作任務的現象。要加大水利工程檔案管理人才培養力度，通過參觀學習、培訓、進修和招聘等形式，建設專業的水利工程檔案管理隊伍，全面提高水利工程檔案管理水平。

3.4 大力提升檔案數字化管理工作水平

在信息化和數字化的時代背景下，水利工程檔案管理主管部門應全面強化檔案信息化、數據化意識，積極開展水利工程檔案數字化工作，做到在水利工程建設紙質檔案歸檔的同時，開展相關檔案的信息化、數字化工作，在保證檔案信息原始性、客觀性的前提下，實現“雙規制”歸檔，同時開展聲像檔案管理工作，達到檔案史館的進館要求和標準。

3.5 加強檔案管理基礎設施建設

水利工程檔案管理部門要建立檔案管理保障體系，制定嚴格的計劃，加大資金投入，加強基礎設施建設。從檔案盒到機器設備，從掃描到數字錄入系統，從檔案架到庫房，一律按照水利部的“新規定”要求配備，滿足現代水利工程檔案管理標準化、信息化的新要求。

3.6 及時辦理檔案移交

水利部的新規定明確提出“強調照片、聲像檔案收集整理歸檔、確定工程檔案的歸檔范圍、建立工程檔案審查機制、明確各類文件歸檔時間、明確項目檔案管理要求”等歸檔要求。在水利工程檔案竣工驗收前，水利工程檔案管理主管部門協調水利工程項目法人、與參建單位和有關的施工方，簽訂檔案移交合同或協議，移交工程竣工檔案，確保水利工程竣工檔案及時、規范、安全移交，并滿足入庫要求。水利工程檔案主管部門的檔案接受人員，應嚴格履行移交標準和手續簽字移交，負責入庫。并在做好檔案管理的同時，做好水利工程檔案的借閱、利用、開發和編研工作，在保證水利工程檔案安全的前提下，積極做到信息資源共享。

4 結語

水利工程檔案是在水利工程建設活動中直接形成的對國家、社會和今后工程維護有保存價值的各種載體的文件材料，是全面反映工程建設情況的真實記錄，對今后的水利工程建設具有科學的借鑒作用。加強水利工程檔案管理，特別是做好水利工程檔案信息資源利用，多層次、多方位、多形式向水利部門和社會提供服務保障，是實現水利工程檔案自身價值和檔案管理工作的主要目的，將在水利科研、規劃設計和生產建設中發揮愈來愈大的作用。