醫院后勤物資管理系統的設計與實現研究

楊 波，賀 明

（廣西醫科大學附屬腫瘤醫院，廣西 南寧 530021）

1 醫院后勤物資管理的必要性

后勤物資管理工作具有重要的作用，是確保醫院正常運行的基礎，關系到醫療工作的開展，且管理系統對醫院的相關物資進行規劃性管理。醫院物資類型日益增加，以往的管理模式已經無法適應當前發展要求[1]。物資管理系統的設計及實現，為管理工作提供了機遇，可以提升管理工作的效率，掌握相關物資信息，促進醫療工作的有效開展。

2 醫院后勤物資管理系統的設計

2.1 系統功能需求

該系統旨在為后勤物資管理提供統一的管理，因此，主要功能模塊涉及以下方面。

（1）物資采購申請業務流程。這是后勤物資管理中不可缺少的一部分，醫院后勤采購部門結合相關科室上交的采購計劃，依據財務年度采購周期與金額，綜合考慮各個時期的采購計劃。采購前應該先檢查后勤物資管理系統中的庫存情況，進而形成采購計劃，如圖1所示。

圖1 物資采購業務流程圖

（2）物品入出庫流程。該管理模塊包括兩部分，屬于后勤物資管理中的關鍵內容。模塊中會記錄全部物品入庫和出庫的信息，可以查詢系統中的物品庫存情況，如果庫存量滿足申請數量，會出庫與記賬；針對非一次性使用物品，記錄歸還時間。

（3）物品維修管理流程。科室運用系統提交維修申請單，等待后勤科室安排人員負責維修。維修涉及院內與院外維修。針對要報廢的物品，應該在系統上提交申請單，同時及時地修改庫存信息。

（4）物品月結盤點財務報表管理。在日常管理中，應該定期或不定期地盤點倉庫物資情況。醫療以及非醫療物資使用后都會有耗損，到達一定程度需要報廢，系統需要及時調整入出庫數量。盤點前，需打印各項物資的盤點表，系統中記錄盤點時間，盤點結束后再打印一張，用于對比，對于盤盈盤虧物品實施入出庫流程，同時記賬。財務業務基本流程為物品入庫—填寫發票—記賬—審核付款。

除上述功能性需求之外，后勤物資管理系統對于市場、經濟和技術可行性、不間斷性、計劃性的要求較高，因此，在設計系統中還要考慮非功能性需求。系統性能需求方面包括運行性能、安全性能、實用性及可擴展性。

（1）運行性能。首先，登錄管理系統后，醫護人員能夠實施巨量物資查詢及檢索操作。要想確保操作的有效性，就要確保信息是真實和完整的，進而為應用者提供依據。其次，醫護人員修改數據或鍵入新的數據信息，可能有輸入數據不正確的情況，對此，系統需要準確識別，同時發出警告，提示人員修改，確保輸入信息的準確性。最后，考慮到后勤物資管理系統直接面向應用，而且需要存儲很多的物資信息，為了提升查詢的高效性，需要對系統進行壓力測試。

（2）安全性能。首先，設置身份驗證和權限機制。用戶登錄系統時，需要實施身份驗證，結合用戶權限訪問相應的內容。用戶只能在權限內操作，無法修改其他模塊數據，防止錯誤操作，影響其他模塊正常運行，確保系統操作的安全性。其次，采取關系型數據庫。其安全性較高，數據維護性較好。

（3）實用性及可擴展性。后勤物資管理系統的設計，可以為物質管理工作提供技術平臺。在設計中應該留意醫護人員操作流程和習慣，考慮未來一段時間內業務發展需求，提升系統的可擴展性。當產生新的需求時，能夠在系統中加入新的功能模塊，適應醫院物資管理的要求，因此，系統需要具備較高的可拓展性。只有實現上述要求，才能確保系統的質量以及數據的安全性[2]。

2.2 設計目標

面向流程管理，就是在對各項事件及工作過程實施管理時，強調對時間的有效利用。突顯通過過程控制，實現最終結果，要求管理人員重視過程能力建設，確保在各個過程及階段產生更佳的結果。

本文以后勤管理整體情況為著手點，分析系統中整體需求，對整體功能實施全局設計，確保數據的完整性，從而為績效考核及醫院決策提供參考。運用醫院的網絡，針對后勤物資信息化管理軟件為相關信息輸入及輸出構建平臺，在已有的管理信息系統上，依據后勤管理需求，將增效減支以及后勤管理規范化當作軟件系統的主要內容，利用信息技術、網絡資源以及硬件，構建更好的信息系統處理方式，對各項管理工作實施整合，確保工作處理的時效性，減少管理方面的成本[3]。

后勤管理及服務包含較多的內容，在構建系統時需要統籌規劃及安排相關方面。在所有部門中應該構建有效的信息溝通及交流機制，促進工作的高效開展，后勤管理系統的功能需要實現以下目標。首先，后勤信息管理系統提供規范服務，節省管理成本，基于先進的信息技術，為臨床提供更好的服務，有利于新業務拓展及發展。其次，依據現有的HIS等手段，確保相關部門間的信息溝通效果，防止產生資源浪費問題。還要優化信息傳遞，減少手工操作環節，讓工作人員將時間和精力放在為患者提供優質服務上。

2.3 業務流程再造

以往的管理模式中存在較多的問題，這就需要實施流程再造，利用先進的信息化管理手段，集中統一地管理后勤物資，適應臨床工作要求，符合財務對報表提出的要求，高效地利用醫院的各項資源，實現信息化管理。第一，原有管理流程。以往是后勤科室負責采購物資并且入庫，科室領用出庫，通過臨床科室手寫單據，到后勤科室領用物資，需要花費較多的時間，流程單一[4]。另外，財務報表需要人工進行統計，無法確保準確性，很難形成統一的報表格式，使得很多耗材及固定資產的統計效果不理想，資源浪費問題嚴重，管理呈現出無序的狀態。第二，新的業務流程打破了傳統的流程，依據信息化管理，重新塑造業務流程。新的流程是：臨床科室提交采購申請、后勤科室進行采購和入庫、發放出庫、建立檔案、月結和盤點。還有手術室耗材采取零庫存管理方式，以往的流程不能對手術室實施管理，存在醫生亂用手術耗材的問題，采取新的管理方式后，可以依據使用需求，發放出庫。針對固定資產報廢及維修，運用統一的管理方式，由臨床科室提出報修申請單，后勤部門安排人員進行維修。對折舊的設備統一進行報廢處理。系統在后勤物資盈虧處理方面，利用盤點及月結的方式，可以確保財務報告明確。

2.4 系統架構設計

系統劃分成五層，分別是用戶界面層、業務邏輯層、一致性分布式訪問接口、數據訪問層、持久化層，各層間存在聯系，缺一不可，中間層負責向上層提供訪問接口。

（1）網絡結構設計。對于系統設計層面而言，管理系統網絡拓撲結構需要運用混合拓撲結構，由于其全面考慮系統代碼可重用性及系統可移植性，能夠為后續升級及維護工作提供便利。系統運用C/S三層架構，基于客戶機/服務器模式，能夠讓臨床科室通過軟件前臺訪問系統，借助后臺Oracle數據庫查詢有關物資信息，同時提交采購申請單[5]。

（2）系統組織結構。系統中包含財務管理、系統管理、采購入出庫管理以及維修報廢管理四個模塊，每個模塊中會進一步細分。在系統設計中，應該全面考慮需求，做到簡單清楚。

（3）系統數據流。對于分析系統模塊，明確功能模塊及數據處理間的聯系，基于數據流圖進行展現。管理系統的對象包括后勤庫管員、系統管理員以及采購員。

（4）數據庫設計。數據結構設計需要結合后勤管理業務需求以及系統數據特性開展，主要涉及：①工程設計庫，統籌管理工程信息，涵蓋基本項目、固定資產、承建方信息等；②物資數據庫，統一管理物資等方面信息，如物資基本信息、類別信息、申報材料審批信息等；③供應商數據庫，管理物資及固定資產，消耗品采購的供應商信息；④招投標數據庫，管理物資及固定資產招投標信息，如招標、投標、開標信息等；⑤維修數據庫，涉及臨床保修以及報廢處理；⑥檔案數據庫，如合同、發票的文件檔案、出庫建檔；⑦績效考核數據庫，涉及相關的財務報表和臨床工程量統計。

3 醫院后勤物資管理系統功能的實現

（1）系統管理模塊的實現。其中涉及普通用戶權限及管理員權限，普通用戶可結合管理工作內容，進一步細致劃分權限，確保系統安全性。權限設置主要是針對后勤科室和財務科室，前者的權限只有物資的入庫、出庫、建立檔案、采購、盤點等；后者則是核對各種報表，如折舊、入庫和出庫、盤點及月結報表等。

（2）采購管理模塊實現。相關科室結合需求，合理編制采購計劃，后勤科室結合不同科室的需求，明確采購物資的情況。系統中的采購計劃主要包括：所有科室提交的采購申請單；系統自動結合安全庫存形成的采購計劃；結合一段時間內物資的消耗量自動形成的計劃。

（3）物品信息模塊管理。該模塊主要對庫房物品的基本信息實施修改或是增加。物品入出庫后，無法修改信息，通過這樣的方式，能夠約束后勤科室工作機制，確保財務報表的可靠性及準確性。

（4）廠家供應商模塊管理。該模塊旨在對廠家及供應商的信息進行管理。相關科室提出采購申請之后，后勤部門需要選擇明確供應商，并且簽署合同。

（5）入庫管理模塊。該模塊負責一級庫房物品入庫申請、保管員實物入庫、會計記賬。因為各醫院工作及流程不同，若是選擇自動入庫，需要保留單據，庫存自動地加在上面，財務賬冊庫存也要自動增加，無須進行保管入庫及會計工作，完善了工作方案。對于已經經過會計記賬的單據，因為操作失誤或其他方面原因而影響到一些或所有物品，應采取其他方式實施退回。

（6）出庫管理模塊。后勤部門需要將采購的物品入庫，并且出庫給提交申請的科室。這時庫存會變少，會計記賬。由于醫院每天所需的手術材料較多，且成本較高，若是缺乏統一管理，就會影響醫院的效益。

（7）月結盤點模塊管理。其中，月結就是形成二、三級庫房每月期初、結存。醫院實施各季度物資盤點，旨在盤點盈虧庫存，結合盤點結果，針對盤盈的物品，應該進行入庫，對于盤虧的物品，需要進行出庫。

4 結束語

綜上所述，在信息時代背景下，信息化在醫院后勤物資管理中得到了運用，這是發展的必然趨勢。科學合理地運用有限的資源，可以提升臨床工作的高效性，減少物資浪費問題，提升患者的滿意度。毫無疑問，信息化手段的運用，為資源利用提供了便利，同時還要重視信息安全問題，加強安全防范，兼顧便捷性與安全性，避免醫院中的各種信息被權限之外的人員使用。雖然后勤物資管理系統在開發中獲得了一定的成果，但是工作任務依然繁重，后續系統設計中還要不斷地努力和提升，完善管理系統，充分發揮系統的作用，提升后勤物資管理的水平。■