規避企業采購風險的實踐應用研究

曹 勤

(上海崧杰自動化系統有限公司，上海 201611)

在很多制造型企業，采購成本占到了企業成本的60%，甚至70%以上。在整個采購環節存在著非常多的風險點，任何一個意外的發生，工作人員任何一個不經意的疏忽、不在意的違規，都可能產生采購風險，可能對企業的生產、銷售產生影響，甚至影響企業的整個運營和商譽。文章圍繞采購合同，分別論述從采購申請、采購流程和制度以及采購合同三個方面如何規避企業采購風險，提升企業采購風險管理水平。

1 從采購申請上規避采購風險

采購的源頭是需求。有了需求就產生了采購申請。一個好的采購經理，在收到采購申請時會仔細研究采購需求，而不是簡單地直接遵從，馬上就去尋源，找供應商，簽采購合同。一個好的訂單采購員，在收到ERP中的采購申請時也會多思考多溝通，而不是想都不想就直接將采購申請轉成采購訂單。

從源頭上規避采購風險，即規范采購申請，控制采購申請帶來的風險。

(1)采購產品與采購需求。采購產品，系企業所采購的材料、設備、軟件、系統、服務、解決方案等所有產品的總稱。采購產品包括生產型產品和非生產型產品，也稱為直接材料和間接材料。生產型產品包括BOM物料(物料清單里的采購產品)和非BOM材料(項目采購產品)。非生產型產品包括固定資產類產品和非固定資產類產品。與采購產品相對應，采購需求包括生產型采購需求和非生產型采購需求。

(2)BOM物料采購申請的風險。BOM物料通常是已經完成了產品認證，進入大規模生產的材料。簡單來說，BOM物料的采購需求數量=生產需求數量-庫存數量。生產需求數量即根據銷售訂單及需求預測得出的生產所需的BOM物料數量。庫存數量包括在需要的生產時間點能夠到貨的在途數量。實際在ERP計算采購申請數量時還會加入最小采購批量、最小包裝數、安全庫存等因素。即便有強大的ERP工具，一名優秀的訂單采購員在看到ERP的采購申請時心里還是要有桿秤。平時要統計好高風險產品清單、重點關注的產品清單，關心市場供需的波動情況，關心物流運輸的新規，與供應商保持經常性溝通，及時了解供應商是否存在出貨風險等。

(3)非BOM物料和非生產型產品采購申請的風險。非BOM物料和非生產型產品需要由需求人手工創建采購申請。這種采購申請的形式可以手工填寫，可以做成電子文檔打印出來，也可以在ERP中創建。除了文具、電腦之類企業與供應商有協議價的采購申請，當申請人需要購買一件新產品的時候，通常需要先了解市場信息，尋找市場上的產品目錄價，或向供應商初步詢價，然后在采購申請上注明預算/預計金額。需要注意的是，需求人應該請采購部提供供應商聯系方式，向采購部認可的供應商詢價?；虿少徑浝砬捌趨⑴c，尋找新需求的供應商。

這樣的采購申請要注意報備風險。一些廠家為了保護渠道代理商采用報備制度。如果需求人或采購經理隨意向不同的代理商詢價，而第一位向廠家詢價的代理商報備了這個型號的產品和最終用戶的名稱，那么企業就只能向這家代理商采購，廠家不會向其他代理商就最終用戶的這個需求進行報價，也不會出貨。

一旦遇到這種情況，對采購部來說非常被動。不光是價格談判可能陷于被動，更有可能選擇這家供應商或認證這家新代理商是不符合采購部的供應商策略或采購政策的。例如，某企業在詢價時就遇到過這種情況。按照全球采購部供應商政策，報備的代理商不被接受認證為認可供應商。采購經理與廠家溝通無果，最終只能采用換廠家、換型號，與認可供應商簽合同的方法來解決。

(4)采購PR。當采購經理收到一張新PR時，發現這張PR在預算內，也已經由各級主管、經理按公司授權規定簽字審批，PR的內容也填寫完整了，產品規格也清晰無誤，那么，采購經理是否一定要接受這張PR？我們來回顧一下采購的職責，采購的第一任務是保證供應。那么，當需求人提交一張完全符合流程規定的PR時，采購經理是否必須毫不猶豫、責無旁貸地接受這張PR呢？某企業的實例告訴我們，當采購經理收到一張“合法”但不合“情理”的PR時，采購經理有義務提出質疑，并采用合適的方法和途徑來“拒絕”這張PR。某企業IT部門申請采購某軟件的一個許可證。這個許可證金額并不高昂，IT經理擁有PR的審批權限。采購經理與供應商聯系后，得知這個許可證有超級功能，采購經理認為這個超級功能涉嫌侵犯員工隱私，且有泄露商業機密的風險。采購經理向IT經理建議變更許可證型號，去掉這個超級功能，被IT經理拒絕。采購經理與部門經理遂向公司律師和全球供應鏈總監咨詢。公司律師告知使用此超級功能不宜但中國目前沒有相關的法規約束。全球供應鏈總監告知這在美國是不合法的。部門經理隨后向中國區VP和總裁匯報，經批準后“拒絕”了這張PR。

2 從采購流程和制度上控制采購風險

采購部通過一整套流程與制度來規范采購行為，指導采購作業，降低采購風險，提高采購效率，為企業保證供應，降本增效。很多企業已經建立了一整套質量體系流程，在日常工作中執行的各種采購流程、表單不下幾十種。但還是有些企業忽略了企業管理兩個最基礎的管理制度：采購政策與授權規定。

(1)采購政策。什么是采購政策？它包含什么內容？已經有了那么多采購流程，為什么要采購政策？采購實踐中，采購經理經常會遇到使用人指定供應商的情況，或者通過過于具體的產品規格實際上指定供應商的情況。還有在非看板的情況下，使用部門相關人員直接要求供應商供貨，供應商拿著簽收單要求訂單采購員補訂單的。這些都是典型的采購違規行為。因此，企業需要制定并頒布采購政策，以規避因違規造成的采購風險。

企業授權采購部代表公司尋找、談判并采購產品、服務和解決方案。并且，采購部是唯一獲得公司授權，有權代表公司對外作出采購承諾的機構與部門。采購部全權負責公司的采購事宜。在企業內部，只有經過授權的采購人員才能行使采購的各項權力。同時，供應商應嚴格遵循“無訂單不供貨”的原則。

作為一項花掉公司60%以上成本的工作，一個為此項工作專門組織的部門，企業應給予明確的授權，以表明采購部是合法履行企業采購權的。同時，采購部也應采取各種方法，以確保供應商了解并遵循企業的采購政策。在供應商認證階段，采購部往往會要求供應商簽署確認書(Letter of Acknoledgment)，以聲明其理解和確認買方企業的采購政策。

(2)授權規定。采購政策中最重要的一件事，就是授權。但企業授權并不只有采購政策。企業需要授權的工作很多，其中最主要的就是審核及簽字權。授權規定需要成文并發布，而不是大家似乎知道采購申請、合同需要哪一級經理審批，但卻看不到正式文件。有一個清晰、完整的授權表，也有助于企業因為發展戰略、組織架構、業務情況等的發展、變化而變更授權規定。

3 從采購合同上規避采購風險

規避了采購申請的風險、采購政策相關的風險之后緊接著是采購合同的風險。采購過程中遇到的大多數風險是可以通過采購合同文本和采購合同執行來規避的。文章以某企業項目采購合同范本為例，研究合同中容易忽略的風險點。在一些大合同中，合同模版一開始就是大段的專有名詞定義。這些定義看上去煩瑣，但對合同來說卻相當重要。采購經理要了解：合同項下所使用的專有名詞，非經定義，不具備其特殊的含義；一旦發生合同糾紛，非經另行證明，不能被賦予其特殊的含義。例如，“交貨周期”或“交貨時間”應當被定義為：買方簽發采購訂單之日，至賣方根據合同項下約定的交付方式交付貨物的周期或時間；如果未經定義，則一般會被認定為：賣方收到買方簽發的采購訂單之日，至賣方根據合同項下約定的交付方式交付貨物的周期或時間。

(1)對于合同標的的描述必須完整。采購經理要注意，合同中對于合同標的的描述必須完整。在簽合同時可能想不到，小到一個螺絲釘，大到一張工作臺，甚至一份產品技術說明書，賣方都可能另外收取高昂的價格。因此，不怕描述有重復，就怕描述有遺漏。例如，合同模板中對合同標的如此描述，就是意在囊括合同相關的一切軟硬件、服務等，避免出現漏網之魚：①用于××項目(以下簡稱“項目”)的××設備及其相關附件、技術資料(以下統稱“合同貨物”);②賣方應以其自有的有資質的人力資源、設備、工具、材料、交通工具以及其他必需的器材，對合同貨物進行安裝、督導、調測、開通等工程技術服務直至合同貨物通過初驗和終驗。

(2)對于合同價格的描述必須仔細、嚴謹。對于合同價格的描述必須仔細嚴謹，比如合同是否含稅價、含什么稅、稅率是多少。合同上還要寫明：買方不支付任何類型的額外費用，包括但不限于運輸費、包裝費、金屬附加費、卷軸費等。不論設備清單中是否列明，賣方均需供應為使設備正常運轉所必需的附件，包括但不限于電纜、接插件、緊固件、安裝材料等，即合同總價已包括了這些附件的價格。

采購部在項目、設備合同中經?？吹?，合同的價格會出現在各個地方：價格條款、服務條款或附件、技術條款或附件等。就好像你去買東西，付了錢還不能拿走，還得去另外兩個柜臺付錢。因此，采購合同的唯一價格條款就尤為重要。也就是說，合同中要說明，這個條款包括了產品的安裝、驗收、服務的所有價格，合同中任何其他地方出現價格一律無效，買方不予支付。除此之外，對于合同的交貨期，建議可以規定容易識別的第三方日期，例如，空運或海運提單上的起運日期。關于產品的生命周期管理，在合同中須對產品生產終止進行規定，要求供應商在停產前提前通知買方，并提供多少年或多少數量的備件。

在運輸和包裝方面，分裝和轉運對于買方來說都是存在風險的。需在合同中注明不允許分裝和轉運。例如買方采購的是整套設備，如果賣方將設備、配件分開發貨，那么買方就需要分別報關。報關的HS CODE不同，部分配件可能關稅稅率較高。如果雙方在合同中約定由貨代安排運輸，而賣方希望用國際快遞來運送少量貨物，賣方必須先把形式發票、裝箱單及其他必需單據交給買方，由買方確認是否允許用快遞方式運送這批貨物，以避免風險。包裝要注意防撞、防潮、防濕、防霉、防銹、防靜電、防蟲(IPPC證明)。酒精、鋰電池等危險品需取得《貨物運輸條件鑒定書》。還要了解目的地機場情況，以免過大包裝無法裝入運輸中可能用到的小型運輸工具，比如小型飛機。例如有些目的地機場不大，而貨物本身非常大，這樣就只能空運到臨近城市，由貨代安排海關監管車輛轉關運輸。合同中還得注明包裝費用由賣方承擔。不同的運輸方式需要的包裝保護措施不同，采購經理不能忽略包裝可能發生額外費用。

(3)對于合同付款方式與信用證、保函條款必須要清晰。付款方式上有一個重點，一定要注明：買方銀行(開證行)以外的銀行費用由賣方承擔。曾經有企業在簽訂銷售合同時未注明信用證條款，在收到買方的信用證時未注意“無兌換差價由受益人(賣方)承擔”的條款，因此遭受了巨大的經濟損失。信用證付款的建議寫法為：“All banking charges outside the Issuing Bank including reimbursing charges are for account of Beneficiary”。因此，如果合同是信用證支付，并涉及保函，建議在合同談判時就約定信用證和保函條款，并作為合同附件。采購經理需要定期檢查信用證和保函是否在有效期內。付款只付給合同的買方，不參與買方集團公司、關聯企業的業務關系。

(4)賣方的其他義務要遵循當地法律法規。項目合同可能會涉及在第三方所在地安裝設備、雇傭當地人員，因此，采購合同中需注明要遵循當地的法律法規。避免適用他國法律，在他國用非本國語言來訴訟或仲裁。語言也盡可能以中文為準。

(5)約定合同效力與合同解除。采購訂單與采購協議存在沖突的，如果在采購協議中未對采購文件效力之優先級進行約定，則應當以后達成的約定為準(例如采購訂單)。除非是已經明確約定采購事項的采購協議項下的采購訂單，采購部發出的采購訂單本身只是一份采購要約(未簽署采購協議，或框架協議項下的訂單)，只有在下述情況下，方構成具有拘束力的采購合同：①供應商簽署訂單，或另行發出書面文件表示接受該等訂單；②供應商根據采購訂單的要求交付相應的產品或服務；③供應商開出了對應的發票；④如果供應商簽署了采購訂單，但同時對訂單內容進行了修改，并不構成一份具有拘束力的采購合同，而是形成了一份新的要約。

只有買方就供應商修改的部分再行簽署確認后，方能形成采購合同，其合同內容以修改后的版本為準。避免合同無效或部分無效。很多合同寫雙方簽字蓋章日生效，實際卻無法從合同上識別真正的簽字蓋章日。在這種情況下，合同上直接寫上有效期從某年某月某日到某年某月某日，也是一個有效方法。

4 綜述

企業采購風險管理與控制是一項復雜而又十分重要的工作，企業應該對自身采購風險管理工作中的不足進行積極的改進，從采購申請、采購流程和制度以及采購合同等方面規避和控制企業采購風險，不斷提升企業采購風險管理的整體水平，保障企業的長期穩定健康發展。