紙質檔案管理保護工作的開展思路

謝宇涵

（北京市金工投資管理公司）

紙質檔案管理工作是指以紙張為核心載體的一種檔案儲存管理模式，主要以公文檔案、圖紙信息、戶籍信息、賬冊信息的原稿為主。相較于電子檔案，紙質檔案雖然具備一定的儲存難度，但也具備電子檔案不具備的作用與功能。因此，在無法完全淘汰紙質檔案管理模式的背景下，相關人員就需要積極開展紙質檔案管理保護工作，保證紙質檔案的完整性，確保檔案實體與信息的安全，最大限度地延長檔案的壽命，這樣才可以有效發揮檔案管理工作的價值。

一、加強對紙質檔案管理保護工作的重要性的重視

對檔案的保管與保護，本質上是在檔案處在保存、使用和流動的安全防護中，通過檔案的日常管理、利用中的安全保護、各種檔案災害的有效防范、突發事件的應急處置以及對破損檔案的搶救修復等措施，來確保檔案不受損、不破壞、不丟失。結合目前國內形勢而言，紙質檔案仍然具備獨特的作用與優勢，因此國內檔案管理人員應當結合實際情況，制定出相應的保護措施來減少紙質檔案損失與破壞現象的發生。具體而言，每位檔案管理工作者都應當意識到紙質檔案管理保護的重要性，做好紙質檔案管理保護工作。為實現這一目的，還應當結合紙質檔案保護環境以及影響因素展開科學分析，有針對性地開展檔案管理保護工作，提升對紙質檔案的保護意識，確保每位檔案管理人員與檔案間接接觸人員都可以意識到對紙質檔案開展管理保護工作的必要性與重要性。公眾也應對檔案管理保護工作提升重視，以確保檔案管理工作者在管理保護工作中減少疏漏，避免受個別因素影響導致紙質檔案遭受破壞。一旦檔案破壞不可避免，也應當竭盡所能展開修復。在科學技術日益發展的背景下，目前紙質檔案修復器具與修復方法也越發多元，因此相關企業以及相關單位應當積極引進現代化科技設備，對紙質檔案展開科學保護、科學修復，確保紙質檔案的作用與價值得到有效發揮，為人民群眾提供更加優質、更加精準的檔案信息服務與數據服務[1]。

二、紙質檔案管理保護工作中的影響因素

（一）人為破壞因素

紙質檔案管理需要經歷由各個科室轉入檔案室的過程，該過程包括檔案歸檔、檔案整理以及檔案移交，這也是紙質檔案管理工作的整體面貌。檔案歸檔、檔案整理環節是最容易遭到損壞的階段，此環節中若是檔案管理人員出現違規操作或者操作不規范的行為，都會造成對檔案原件的損傷。與此同時，在紙質檔案信息查閱以及信息利用環節，部分檔案資料由于年代過于久遠，紙張在翻閱以及復制環節容易出現破損，從而為檔案管理保護工作帶來難以挽回的損失，無形之中增加檔案管理保護工作的難度。

（二）微生物侵蝕

在紙質檔案保護環節中，最為常見的微生物侵蝕現象莫過于檔案發霉，常見的霉菌類型有青霉、曲霉與毛霉。具體而言，檔案保管環境中的空氣濕度會對微生物帶來巨大影響，其通常處于空氣濕度較大的環境下，容易導致紙質檔案發霉。霉菌對紙質檔案的破壞極大，會在表面形成霉斑，不僅造成紙質檔案污染，影響閱讀，而且還會增加紙張酸性。通常而言，我國南方地區氣候潮濕，更加容易滋生霉菌，而西部地區氣候干旱、日照充足，出現微生物侵蝕概率較小。但需要注意的是，微生物侵蝕所帶來的危害與影響極大，會對紙質檔案造成難以挽回的破壞，因此需要相關人員加強重視[2]。

（三）光照與灰塵因素影響

經過長時間的陽光照射，會造成紙質檔案的機械強度降低，這是由于光能可以對紙張當中的纖維素帶來影響，使紙張出現氧化現象。具體表現為字跡褪色、紙張發脆、紙張變黃。不僅如此，若是檔案表面附著灰塵，就會在檔案移動環節、翻閱環節增大灰塵與檔案紙張之間的摩擦，產生機械磨損，嚴重時還會造成檔案污染或者檔案紙張粘連。除此之外，灰塵由具有顏色的小顆粒組成，因此會影響到字跡的清晰度，對紙質檔案的使用效果帶來影響，尤其在我國西北地區浮塵天氣以及沙塵天氣極為常見，灰塵對紙質檔案保護工作所帶來的影響也更加常見。

（四）紙張耐久性

紙張的耐久性是指在保存和使用的過程中，紙張能保持原有的物理、化學性能，特別是耐折度、撕裂度、白度、PH等的能力，老化是紙張隨著時間推移出現的各種性能的不可逆變化，因此選用耐久性較好的紙張也是進行紙質檔案保護工作的有效途徑之一。具體而言，紙張的纖維素含有量會直接影響到紙張的耐久性，若紙質材料所選用的紙張纖維素含量高，則紙張的耐折度以及拉力相對較強；反之若是木質素含量較高，紙張就更加容易出現理化反應，紙質檔案保存時間一長就容易出現紙張變質、損壞等現象。因此為保證紙質檔案管理保護效率，應當選用耐久性更強的紙張材料，配合優質的保管方法，方可有效延長紙質檔案使用壽命，發揮檔案信息的作用與功能[3]。檔案行業標準《文件用紙耐久性測試法》（DA/T11-1994）將公文、科技文件材料歸檔用紙分為最耐久紙和一般耐久紙兩類，其中一般耐久紙也可保存200年以上。

（五）字跡耐久性

檔案字跡的耐久性是指檔案字跡抵御外部環境的影響，保持原有色澤和清晰度的能力。耐久性的影響因素主要由字跡色素成分是否耐久和色素成分與紙張結合是否牢固以及保存字跡的外部環境構成。如較為常見的紅墨水、純藍墨水所采用的色素都為有機染料，這種染料水溶性極佳且顏色鮮亮，但耐水性與耐光度相對較低，字跡容易出現褪色，不利于長期儲存，更加無法滿足紙質檔案管理保護工作的需求。結合目前國內字跡材料種類進行分析：（1）墨由碳素防腐劑以及動物膠構成，碳原子外層由四個電子組成，可形成相對穩定的化合物；（2）墨、墨汁的色素成分都是炭黑，炭黑又具有“結膜”功能，因此是最耐久的字跡材料。（3）印刷文件必須使用油墨，油墨由色素成分、填充料、黏合劑和輔助劑等組成，書寫出的字跡不易褪色，耐久性更強，其中黑色油墨是最耐久的字跡材料，藍色和紅色油墨是比較耐久的字跡材料。

三、紙質檔案保護工作優化策略

（一）提升紙張耐久性

為保證紙質檔案保護效率，應當盡量選擇碳含量更高、酸性物質更少的弱堿性紙張，檔案管理人員需要對紙張種類以及紙張應用特點高度熟悉，并且積極參與到紙張選購以及紙張選擇的環節。若是受到各種因素影響，無法直接參與到紙張選購環節，則應當向采購人員講明紙張選購要求。與此同時，需要做好紙張選購計劃，確保所采購的紙張可以在半年內用完，若是采購時間距離紙張使用時間過長，也會在無形之中縮短紙質檔案的使用壽命，不利于紙質檔案保護工作開展[4]。

（二）科學選擇字跡材料

上述表明，墨是耐久性與實用性兼具的字跡材料，無論是墨汁還是碳素墨水，都是紙質檔案的極佳選擇。碳黑色素屬于耐久性字跡，可以滿足紙質檔案書寫要求，因此也是紙質檔案最為理想的字跡材料。杜絕以易褪色材料作為紙質檔案字跡材料，可以顯著提升紙質檔案儲存效率。為此，檔案管理人員應當對其他字跡材料的檔案信息展開復制，并且引入數字化掃描技術，盡量保存檔案信息原貌。

（三）避免光照與灰塵破壞

首先，為有效減少光照對紙質檔案的破壞，應盡量減少紙質檔案庫房的光照資源，只需設置窄小窗戶，并且在庫房外圍設置環形連廊，確保每個窗戶都配備遮光性達標的窗簾。當遇到炎熱天氣時，可以通過展開窗簾來實現遮光處理，避免紙質檔案受到陽光直射，并可以有效降低或者調節紙質檔案庫房溫度。我國西北地區春季時會有大量的沙塵天氣，因此應當確保檔案庫房門窗處于緊閉狀態。不僅如此，還可以在庫房周圍種植綠色植物，用以減少灰塵以及其他有害氣體對紙質檔案帶來的危害與影響。綠化植物對粉塵具有過濾作用與遮擋作用，可以在避免灰塵破壞環節發揮巨大的作用與價值。除此之外，相關人員還應當積極做好庫房內部的清潔工作，這樣可以有效降低含塵量，也可引進空氣凈化設備通過技術手段過濾灰塵以及其他有害氣體，這也是紙質檔案保護工作的有效途徑之一[5]。

（四）預防微生物形成

為保證紙質檔案不受微生物的侵害與影響，檔案管理人員需要結合當地氣候情況制定出相應的預防措施。微生物在庫房當中生長的條件為充足的養料、水分以及適宜的空氣與溫度，而紙質檔案則是微生物的天然養料，因此從源頭解決養料的問題相對困難。結合目前形勢而言，無法對紙質檔案開展真空儲存，為有效預防微生物滋生，還應當科學管控室內的溫度與空氣水分。具體而言，紙質檔案儲存溫度需要控制在14-24℃之間、濕度處于45-60%之間，在特定的溫度與濕度下，會對微生物生長于發育帶來不利影響，因此這是預防微生物形成的有效途徑。需要檔案管理人員對檔案庫房的溫度與濕度展開嚴格管控，并且定期投放得到國家許可認證的植物殺蟲劑；針對檔案庫房面積較大且庫存較多的情況下，需要定期做好微生物處理工作。在有些公司，每年都會定期在每個檔案室投放鼠藥、防蟲藥并在檔案室內噴灑消毒液，盡力延長檔案的壽命并努力做到符合保護檔案庫房的“八防”要求。

（五）減少人為因素對紙質檔案的破壞

為有效減少人為因素對紙質檔案所帶來的破壞，首先應當在檔案整理環節、檔案歸檔環節、檔案移交環節加強管控，避免檔案整理人員違規操作或者操作失誤導致紙質檔案破損。應提升檔案整理人員的職業能力與職業素養，確保檔案整理人員可以針對性地開展檔案搶救工作、檔案糊裱工作以及檔案修復工作。與此同時，通過提升檔案管理人員的專業技能，可以保證在檔案查閱環節以及檔案信息利用環節減少翻閱力度過大的行為。在檔案信息復制環節，應避免出現暴力操作的行為，這樣也可以有效減少外力因素對紙質檔案所帶來的損壞。為實現以上目的，需要堅持以人為本的工作原則，加強對檔案管理工作者的培訓力度與教育力度，采用理論學習、專題講座以及業務培訓等方式，來保證檔案管理工作者具備較強的職業技能與職業道德，并且將紙質檔案保護技術作為重點培訓內容，確保檔案管理人員可以牢記檔案事業管理使命，擁有良好的大局意識與崗位意識；應使其可以肩負起紙質檔案保護工作的職責，嚴格落實系統操作流程，在檔案信息翻閱與檔案信息利用環節，做到輕拿輕放，愛惜紙質檔案，以充分發揮紙質檔案為科研工作、整理工作以及決策工作所帶來的重要作用。

四、紙質檔案發展方向

（一）紙質檔案管理工作與信息化檔案管理融合

結合目前形勢而言，在信息化技術高速發展的背景下，電子檔案管理模式相較于傳統紙質檔案管理工作在信息儲存以及信息傳送環節具有明顯優勢。而紙質檔案具備憑證屬性以及原始屬性，在很長一段時間內，電子檔案無法完全取代紙質檔案，因此為顯著提升檔案工作效率，需要實現紙質檔案與電子檔案的有機融合、相互促進、相互補充。首先，為保證業務的辦理效率以及辦公效率，會首先在計算機當中生成電子檔案信息，并且將電子檔案合理轉化為紙質檔案并加以保存。其次，紙質檔案呈現數字化發展，即首先生成紙質檔案，然后采用信息化儲存方式來展開科學轉化，因此在未來很長一段時間的檔案管理工作當中，檔案管理人員需要不遺余力地實現紙質檔案與電子檔案的融合，使檔案管理工作形成良性循環，促進檔案管理事業發展。需要注意的是，傳統紙質檔案管理保護環節需要投入大量的人力資源與物力資源，而在新時期背景下，檔案管理人員可以在信息化技術的助力支持下實現對檔案資料的科學管理、高效管理，同時提高工作效率、提升服務水平。

（二）紙質檔案管理工作規范化發展

目前國內針對檔案管理工作尚未形成管理標準與管理規定，這也導致紙質檔案管理工作無法實現規范化發展。檔案管理效率參差不齊，嚴重降低檔案信息的調配效率與儲存效率。同時，也對檔案管理模式數據化發展、信息化發展帶來諸多阻礙。為保證檔案制度可以實現規范化發展、制度化發展，需要引入標準化作業流程，實現科學化操作、規范化操作、制度化操作、系統化操作。例如檔案分類工作與檔案存檔工作都屬于基本操作范疇，而檔案交接工作則會受到不穩定因素的限制與影響，這也使得大多數企業與單位的檔案交接工作效率低下。在檔案交接環節，出現大量的檔案信息丟失以及檔案信息錯亂。為此，應當積極加強檔案交接監管效率，確保在檔案交接環節雙方都對交接工作提升重視，一絲不茍地開展檔案信息交接工作，并且在紙質檔案查閱環節中與紙質檔案保存環節中，相關人員應嚴格按照制度標準來開展，避免各種操作造成檔案資料破損[6]。

五、結語

總而言之，在新時期背景下，電子檔案給傳統紙質檔案的管理工作帶來了些許沖擊，但紙質檔案仍然有著電子檔案所不具備的作用與價值。檔案是歷史的真實記錄，不僅有參考作用，而且有憑證作用，有時還需要永久保存；因此更加需要通過提升紙張耐久性、科學選擇字跡材料、避免光照與灰塵破壞、預防微生物的形成、減少人為因素對紙質檔案的破壞等方式，積極開展紙質檔案管理保護工作，發揮紙質檔案的特殊作用與特殊功能，確保紙質檔案可以在各項工作的開展中作為重要的參考依據，充分發揮它的各種價值，便于社會各方的利用。