新時期公路系統檔案編研工作規范化管理分析與思考

楊素琳

（山東省濱州市公路事業發展中心）

深層次編研并開發公路系統檔案，不僅可以提高工程設計、現場施工以及質量監理等工作的成效，也能夠為公路工程施工建設技術水平的提升打下良好基礎。在信息化技術快速發展的環境背景下，要切實提升檔案編研工作整體水平，還需重點加強規范化管理，將檔案資料信息的服務性功能作用有效發揮出來，以此為新時期公路工程的高質量發展提供有力支持。

一、我國公路系統檔案管理工作現狀

公路建設項目工期長、建設范圍廣、人員流動性大。公路建設項目從立項到竣工核準的時間最短為1-2年，長則為7-8年或更長。由于每個項目由若干個子項目組成，參與建設的單位較多，各階段創建的項目檔案也不盡相同，數量較多。每一業務單元的工作內容繁雜，無論是物料采購、施工作業還是供給營銷，都可能出現較多的突發狀況，加大公路系統信息管理的工作量。檔案數據的統籌管理不僅涵蓋工程基礎材料采購檔案的管理、庫存信息管理等基本內容，還涉及到供應商與客戶等關鍵方面的文件資料，這也對檔案編研與管理的規范性提出了更高要求。在新時期的公路工程施工建設中，檔案編研工作發揮著不可替代的重要作用，要貫徹落實規范化、高效化的監督管理，還需加快對信息技術、通信技術等現代化技術手段的應用，轉變傳統人工管理的單一化模式，提高檔案數據統籌與匯總的準確性，提高公路系統檔案管理效率[1]。目前，許多項目檔案的管理只發生在每個項目結束時。工程竣工驗收后，由承包商或項目辦將竣工檔案立即送至建設單位檔案部，由檔案審批部對檔案進行整理歸類、編目和存儲。因此，在項目建設過程中，容易出現已完成檔案收集不全，無法及時發現、修復和解決問題。

觀察和分析當前大部分地區公路系統檔案編研與各項管理工作的落實情況可以發現，檔案資料完整性不足、對規范化管理編研工作缺乏重視等問題的存在較為普遍，許多施工單位將管理重心放在對工程項目建設作業進度的把控上，規范化檔案編研與管理的思想意識較為薄弱。如果在項目開始時沒有制定項目檔案的統一組織標準和有效的控制措施，隨著子項目的逐步完成，參與單位移交的項目檔案就變得“五花八門”。在整個項目完成并獲得批準之前，一些施工單位已經撤離；檔案似乎不完整、丟失或損壞；項目中的一些管理者對項目檔案管理的重要性缺乏認識和重視。事實上，強調項目管理而忽視項目檔案管理的現象是普遍存在的。由于沒有項目檔案管理制度，也沒有專人管理，一個工程的檔案資料通常分散在許多相關人員手中，其中一些在人事變動時甚至沒有轉移個人信息，直接帶走檔案。除此以外，部分管理人員缺少責任意識，對信息化技術方法的應用不熟練，未能立足于實際情況或檔案編研工作的需求構建完善的管理程序，這也是導致檔案編研準確性差、完整性低以及工作效率不高的關鍵因素。公路工程項目的施工建設缺少可靠的數據支持，整理匯總的工程文件與資料數據也難以在后續工作中發揮效用[2]。

二、做好新時期公路系統檔案編研工作的重要性

公路工程覆蓋面廣、施工工期長且人員復雜，在各階段施工建設作業中都伴隨有大量信息數據的產生。近年來，我國公路項目建設施工發展速度顯著加快，檔案編研工作面臨的資料文件與數據內容等愈發復雜。要避免在檔案原件查閱或利用的過程中出現破損、丟失或臟污等問題給檔案的存檔與使用壽命帶來不利影響，還需重點加強全流程的規范化管理，為后續公路工程的改建擴建施工、維護管理等工作的組織設計提供科學完善的參考依據，也為公路建設研究工作水平的穩步提升打下堅實基礎。

作為對工程的真實記載，檔案是第一手材料，其權威性會受到資料內容可靠性與真實性的直接影響。公路系統檔案對于地區的經濟發展、文化建設以及政治決策的制定都具有不可替代的參考價值，除此以外，還可以用于學術研究等。但館藏檔案信息的類別較為復雜，且時間上跨度較大，呈現出浩繁性與分散性的特點，在一個檔案室內同屬于一個專題的文件材料，往往可能分散在全宗許多案卷中，這也為工作人員的查找與取用帶來諸多不便。實施新時期的公路系統檔案編研工作，主要目的是經由選擇分析、鑒定考證以及去偽存真等一系列規范的作業流程，將現有的檔案資料形成系統化的集合信息，最終匯總為適用精煉的檔案編研成果。與此同時，轉變原本單一化的一次檔案信息提供的服務形式，實行對檔案編研的跟蹤服務，化被動為主動，為黨政工作、調查研究等提供真實有效的資料依據，這也是新時期公路系統檔案編研管理工作的首要目標。

三、新時期公路系統檔案編研工作規范化管理的實踐策略

（一）圍繞工作部署、重視檔案編研

組織開展公路系統檔案編研工作，應立足于單位的業務規劃與工作部署，有序展開各項研究活動，在專題材料的選擇與使用上，應著重凸顯出使用性與特殊性，對于編研工作人員而言，一方面應對單位的核心工作部署加以充分了解，在選擇和確定編研選題的過程中，需重點加強與核心工作部署的緊密銜接，與此同時，還應滿足充分利用檔案資源的實際需求。無論是編研材料的選擇，還是與單位實際情況的密切融合，均應以最大程度上滿足單位對系統檔案高效利用的要求為首要目標。例如，對于公路路網改造施工的檔案編研，工作人員首先應明確了解上級部門給出的具體的工程計劃，詳細匯編各類項目資料，如進行改造升級施工的具體路段、以往的維修維護作業情況以及有關的主要技術指標等，將所有的圖文資料統一匯總起來，以此通過歷年公路維護實況、公路工程圖集以及基礎數字匯編等方式形成綜合使用性匯編文件。除此以外，還可以將水文資料匯編、公路橋梁水文資料匯編等納入其中，這不僅可以為上級部門的工程項目制定決策提供切實有效的參考依據，還可以為后續各業務部門的設計規劃、現場施工等提供有價值的輔助指導，最大限度內加快項目工程的施工作業進度，降低工程整體造價成本[3]。

另一方面，編研人員應充分認識到深入基層的重要性。在組織開展公路系統檔案編研工作的過程中，加強與設計人員、施工單位間的溝通與交流，親臨現場了解圖紙設計、數據信息以及施工規劃等具體工作內容，熟悉公路工程的各階段施工工作流程，因此充分把握并明確公路系統檔案面臨的實際利用需求。規范化檔案編研的整個工作流程，圍繞公路橋梁工程的修建與使用情況完善修建年限登記簿，以真實有據的年限登記信息為基準，及時全面地統計實際使用年限超出規定范圍的公路橋梁，與此同時，還可以為維修養護等后期維護工作的開展提供相應的數據支持。除此以外，標準配件、通用圖集在大部分公路系統檔案編研工作中的應用較為頻繁，因而工作人員可以將其統一編研成綜合性的圖集文檔，如高等級公路圖集、國道圖集以及通用圖集等。這樣不僅可以為檔案編研與管理提供便利條件，還能夠顯著提高各類文件資料的利用率，將系統檔案的社會價值有效發揮出來，爭取創造更大的經濟效益[4]。

（二）運用信息技術、提高編研效率

推動公路系統檔案編研規范化管理，應緊密貼合新時期社會發展環境，將多元化的先進技術手段引入并運用到編研與管理工作中，以此切實提高檔案編研工作效率與數據資料的準確性，也為管理工作的高質量落實打下堅實基礎，減少人力成本。隨著互聯網在各行業領域內的快速發展，人們的工作生活置身于全范圍的網絡環境中，無論是收集所需的資料信息，還是進行信息的發送與傳播，都離不開對計算機、移動終端等信息化技術的應用。由此可見，推動公路系統檔案編研工作邁向現代化發展路徑，還需加強與信息化技術、智能技術的充分結合，不斷提升檔案編研管理的發展層次。對于編研人員來說，可以通過網絡搜集有關公路工程的數據資料，然后借助計算機軟件等匯總整合所有的檔案資料。

當前，許多職能部門逐漸選擇在互聯網上發布有價值的檔案信息，這也為公路系統檔案編研工作的開展提供了便利條件，因而編研人員應對網絡環境下的信息搜集提高重視，通過網絡搜索等途徑搜集或征集所需的資料內容，對于管理人員而言，一方面可以及時熟悉并掌握檔案編研工作的進展情況與最新動態，另一方面可將網絡計算機等信息化技術的作用充分發揮出來，逐漸豐富公路系統館藏的檔案資料。除此以外，生動形象、圖文并茂是網絡信息資料的主要特點，便于編研人員將綜合性的公路系統檔案編研成果直觀化、全方位地更好地展現出來，在逐步加強并優化網絡互動的基礎上，進一步推動檔案編研工作邁向開發化的發展方向，提升管理成效。開放的網絡環境為編研工作帶來了顯著的便利條件，也對新時期檔案編研規范化管理提出了更高的發展要求，即要切實提高編研成果在公路工程及其他領域的廣泛應用，應積極拓展開放化編研與系統化管理的發展道路，搭建專門的檔案網站，依托于高質量的信息平臺為用戶提供便捷的資源服務，這也是提升檔案編研管理成效的重要路徑[5]。

（三）完善制度體系、樹立責任意識

規范化監督管理公路系統檔案編研工作，還需依托于完善的管理制度體系，在日常的管理工作階段內，應引導編研人員著重關注以下問題：

（1）重視部門配合。盡管對檔案文件的匯編、對參考資料的搜集以及論文專著的撰寫是檔案編研工作的核心內容，但在實際情況下，對公路系統檔案的編研不應僅僅局限于此類文字性工作，還應重視多部門間的溝通與配合，爭取獲取建設性的編研成果。在搜集資料與實踐調查環節中，深入業務部門了解其對各類文件資料的使用需求，以此獲得有價值的意見建議，形成分析性報告，確保各方關系得到妥善處理。

（2）豐富實用性強、多樣化的資料內容。通常情況下，公路系統的檔案編研所用到的資料數據、信息資源等時間跨度相對較大，無論是多類型的資料文檔，還是繁雜的數據信息，都給系統化的編研工作帶來較大難度。因而要創新選題，重視數據資料的實用性，將公路工程有關工作內容的規律性與本質性凸顯出來，以此助力公路工程建設行業的優化發展。

無論是完善檔案編研管理機制，還是逐步明確并規范相關法律法規的構建，都是以保障現代化檔案編研管理工作有序開展為核心目的，但在實際落實過程中，需要依托于執法手段。對于檔案部門而言，應充分承擔起自身行政執法主體的職能責任，站在宏觀角度上推進各環節檔案工作的穩步開展，進一步加強日常執法力度，監督檔案編研與管理工作內容的完成情況，認真全面地貫徹實施檔案管理制度體系。

（3）在新經濟形勢發展背景下，競爭不僅僅存在于技術領域、知識領域等傳統層面中，還逐步拓展到了人才競爭領域中。推動公路系統檔案編研與管理工作邁向現代化發展路徑，離不開專業化、高素質人才隊伍的構建。對于管理部門而言，一方面應積極營造寬松的工作環境，另一方面則應構建科學完善的競爭機制，提高對檔案編研人員梯級隊伍的組建。在日常工作過程中，用于選拔并起用年輕的干部人才，做到知人善用。與此同時，還應適當加壓，促使職能干部將自身的特長優勢充分利用起來，從根本上提高公路系統檔案編研管理工作水平。在條件允許的情況下，可以為內部工作人員提供相應的培訓與學習機會，引導其積極地參與到專業研討與交流活動中，能夠有意識地更新原有的知識體系，逐步提升個人的專業技能水平，夯實并豐富理論基礎。在硬件設施的完善化建設方面，檔案部門應重視推進館、庫的建設工作，為公路系統檔案編研工作的高質量開展提供便利條件。

（四）提升檔案工作者的專業性

（1）建立健全管理制度和激勵機制。檔案管理水平必須不斷提高，檔案管理人員的素質也必須不斷提高。檔案專業知識的持續培訓，可鼓勵檔案管理人員不斷更新業務知識，增加對檔案工作的使命感和責任感，充分發揮檔案工作中的主觀能動性，保持良好的工作態度。

（2）加強檔案教育培訓。從實際出發，需要多渠道、多方面、多方位、多層次地培養檔案管理人員。組織培訓和交流經驗，邀請具有豐富檔案工作經驗的同事，通過傳授他們在重點檔案和困難檔案工作中的知識、技能和經驗，提升檔案工作者的專業水平。秉承“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，我們為檔案從業者提供全面系統的學習機會，以填補空缺，不斷加強檔案管理。

（3）檔案工作者需要培養創新意識，沒有學習就沒有創新，沒有創新就沒有進步。檔案管理就是在發展中創新，在創新中發展。在具體的檔案管理方面，相關工作者需要抓住各種創新機會，提高檔案管理質量。采取行動，主動開發檔案信息資源，主動識別檔案運營中出現的問題和情況，并采取應對措施。只有這樣才能完成高水平的工作，樹立良好的形象。同時，為適應后期發展的需要，需要拓寬知識面，運用多種科學方法，提高技能，以適應公路檔案管理工作的最新發展需要。

四、提高新時期公路系統檔案編研管理工作的要點

做好新時期公路系統檔案編研規范化管理工作，要求編研人員與管理人員提高對檔案編研中各項工作事務的重視，樹立責任意識，充分認識到信息化時代背景下檔案編研與規范化管理面臨的機遇與挑戰，不斷學習先進的理論知識與現代化的技術手段，貼合行業發展趨勢，為公路系統檔案管理的長遠發展打下堅實基礎。一方面把握好檔案編研的時效性，在穩步提高編研成果質量水平的基礎上加快各環節編研工作進度，避免錯過領導決策或業務部門工作的時機，將檔案編研成果的實用性價值最大化發揮出來。與此同時，有效克服檔案文件搜集、匯總以及編研的滯后性，引導編研工作準確把握并適應單位運轉情況，指定期限內盡快完成各類編研工作任務，為后續各業務部門的取用提供便利。

另一方面是把握好檔案編研形式的靈活性，綜合性與系統性的檔案信息是檔案編研的核心，因而在對材料形式的管理上應秉承規范化與靈活性并存的基本原則，鼓勵創新報道型、編纂型等多樣化的編研加工形式。

五、結束語

公路工程項目建設施工對地方經濟建設具有重要的現實意義，構建完整的系統檔案，對公路橋梁的科學管理、維護工作的開展起到有效的推動作用。做好檔案編研工作，匯總整合技術資料與文件信息，對施工與管理工作的實際情況加以真實記錄，提高公路項目檔案管理水平，將完善化資料文件的實用性價值全面發揮出來，為我國道路交通現代化建設服務。