財(cái)務(wù)共享背景下企業(yè)內(nèi)部控制重難點(diǎn)及風(fēng)險(xiǎn)防范策略探討

■欒 曉

（青島隆和控股發(fā)展集團(tuán)有限公司）

引 言

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的帶動(dòng)下，我國(guó)企業(yè)的整體發(fā)展速度得到了大幅度提升，一些企業(yè)開(kāi)始跨行業(yè)、跨區(qū)域經(jīng)營(yíng)，形成了集團(tuán)。但是新問(wèn)題也隨之而來(lái)：資源浪費(fèi)、組織結(jié)構(gòu)冗雜、內(nèi)部管理效率低下，這些都給企業(yè)帶來(lái)了眾多不必要的成本，并且使得企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不斷增加。為了加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)開(kāi)始引進(jìn)財(cái)務(wù)共享模式，將基本財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)匯聚到財(cái)務(wù)共享中心，利用共享中心的標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算。財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用對(duì)企業(yè)內(nèi)控水平的要求較高，并且這種新型的財(cái)務(wù)管理模式還重塑了原有的業(yè)務(wù)流程，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，對(duì)應(yīng)調(diào)整內(nèi)部控制體系。這樣一來(lái)才能夠更好地管控企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的風(fēng)險(xiǎn)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

1 財(cái)務(wù)共享背景下內(nèi)部控制特點(diǎn)和要素分析

1.1 控制對(duì)象多樣化

在財(cái)務(wù)共享背景下，企業(yè)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來(lái)處理企業(yè)內(nèi)部的一切財(cái)務(wù)工作。因此財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心內(nèi)部控制工作的主要對(duì)象是相關(guān)人員以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)。以往，對(duì)活動(dòng)的控制需要通過(guò)權(quán)責(zé)分離機(jī)制來(lái)實(shí)現(xiàn)，而在財(cái)務(wù)共享的背景下，不僅需要進(jìn)行權(quán)責(zé)分割，控制人員的活動(dòng)，還需要借助構(gòu)建系統(tǒng)防范權(quán)限、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理規(guī)范等方式來(lái)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的控制。由此可見(jiàn)，財(cái)務(wù)共享背景下內(nèi)部控制的對(duì)象呈現(xiàn)多樣化發(fā)展。

1.2 控制方式程序化

財(cái)務(wù)共享高度依賴信息技術(shù)，企業(yè)應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，需要引進(jìn)諸多先進(jìn)的信息系統(tǒng)和信息技術(shù)。因此，財(cái)務(wù)共享背景下的內(nèi)部控制也更加依賴數(shù)據(jù)化的程序建設(shè)，而不僅僅是依靠人工控制來(lái)完成。對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)共享的流程，企業(yè)需要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)，規(guī)范內(nèi)部控制的程序，由此來(lái)使得內(nèi)部控制滿足財(cái)務(wù)共享需要。

1.3 財(cái)務(wù)共享背景下內(nèi)部控制要素

1.3.1 內(nèi)部控制環(huán)境

組織結(jié)構(gòu)、人力資源、企業(yè)文化等要素組成了企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境。在財(cái)務(wù)共享背景下，企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)一般會(huì)新增財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，員工主要由財(cái)務(wù)人員和信息技術(shù)人員組成，由于職責(zé)是集中處理各類財(cái)務(wù)工作，對(duì)員工的能力要求較高，員工的流動(dòng)性也較大。因此，為了營(yíng)造更好的內(nèi)部環(huán)境，企業(yè)需要積極進(jìn)行專業(yè)人才引進(jìn)，維護(hù)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員隊(duì)伍。

1.3.2 內(nèi)部控制活動(dòng)

應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式使得企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了改變，內(nèi)部控制需要參照企業(yè)具體的業(yè)務(wù)流程和資金流向來(lái)開(kāi)展。因此在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的引領(lǐng)下，企業(yè)的內(nèi)部控制活動(dòng)需要分析財(cái)務(wù)共享模式下的業(yè)務(wù)流程風(fēng)險(xiǎn)，并且結(jié)合潛在風(fēng)險(xiǎn)因素，提前制定合理的防范應(yīng)對(duì)策略。

1.3.3 信息溝通交流

在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)內(nèi)部的信息溝通交流需要利用數(shù)據(jù)信息平臺(tái)來(lái)完成傳輸。因此，內(nèi)部控制工作也需要加強(qiáng)與各部門的溝通聯(lián)系，及時(shí)借助信息系統(tǒng)獲取各部門第一手財(cái)務(wù)信息，對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況并且定位相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3.4 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

隨著財(cái)務(wù)共享模式的推行，受到多方面因素的影響，企業(yè)也面臨著諸多新風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)部控制以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，需要結(jié)合潛在風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的控制策略。因此內(nèi)部控制工作需要結(jié)合財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面判斷評(píng)估，并且對(duì)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)進(jìn)行劃分確認(rèn)。

1.3.5 內(nèi)部監(jiān)督

建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，信息系統(tǒng)會(huì)收集企業(yè)內(nèi)部所有的財(cái)務(wù)資料數(shù)據(jù)，這也有利于企業(yè)內(nèi)部審計(jì)控制能力的提高。內(nèi)部控制也應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新優(yōu)化自身相應(yīng)的系統(tǒng)，發(fā)揮監(jiān)督職能，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)信息的實(shí)時(shí)監(jiān)督和查詢。

2 財(cái)務(wù)共享背景下企業(yè)內(nèi)部控制的重難點(diǎn)分析

2.1 組織管理

由于企業(yè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式，組織結(jié)構(gòu)也需要做出相應(yīng)的調(diào)整。具體包括組織機(jī)構(gòu)的梳理和規(guī)范、部門權(quán)責(zé)的設(shè)定以及組織制度的更新。財(cái)務(wù)共享的應(yīng)用是對(duì)原來(lái)部門間管理模式的一次重新調(diào)整，在這個(gè)過(guò)程中一些下屬部門的財(cái)務(wù)權(quán)限上移，而原上級(jí)部門可能會(huì)對(duì)其進(jìn)行抵制。且部門之間的重新劃分也關(guān)系到部門間利益的調(diào)整，可能會(huì)在部門與部門之間形成掣肘，不利于企業(yè)發(fā)展。內(nèi)部控制工作從組織層面需要關(guān)注到這些潛在問(wèn)題，結(jié)合各部門的利益訴求，對(duì)管理者提出相應(yīng)的調(diào)整方案，并且建議管理者明確劃分權(quán)力范圍。

2.2 流程變革

從流程再造的視角出發(fā)，實(shí)施財(cái)務(wù)共享也是流程革新的一種體現(xiàn)，使得企業(yè)內(nèi)部以部門為主的運(yùn)行模式向以業(yè)務(wù)內(nèi)容為主轉(zhuǎn)變，倡導(dǎo)將流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化處理。在財(cái)務(wù)共享模式的引導(dǎo)下，不同部門之間的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)渠道得到了拓展，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)活動(dòng)也會(huì)因此更加高效便捷。但是流程變革也帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)，第一是合法合規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)。由于財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用落實(shí)和發(fā)展成熟需要較長(zhǎng)一段時(shí)間，因此在財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用的過(guò)程中，企業(yè)的內(nèi)部控制部門需要嚴(yán)格監(jiān)管其合法性。第二是價(jià)值增值的風(fēng)險(xiǎn)。流程的設(shè)計(jì)和標(biāo)準(zhǔn)化之間存在偏差，很多企業(yè)沒(méi)有制定規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范下屬部門的財(cái)務(wù)管理工作，因此整體上財(cái)務(wù)共享模式在流程設(shè)計(jì)上存在一定不足，且有些財(cái)務(wù)人員沒(méi)有準(zhǔn)確把握流程優(yōu)化后的重要節(jié)點(diǎn)，反而將大部分成本投入到了不重要的流程節(jié)點(diǎn)上，這影響了流程優(yōu)化后價(jià)值增值作用的發(fā)揮。內(nèi)部控制需要真正落實(shí)針對(duì)流程的管理，監(jiān)督流程執(zhí)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且管控風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 人員變革

采用財(cái)務(wù)共享模式之后，企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)性要求和綜合能力要求會(huì)不斷提高。從心理方面，有一部分財(cái)務(wù)人員可能會(huì)對(duì)新制度的實(shí)施存在排斥心理，并且財(cái)務(wù)共享模式會(huì)增加財(cái)務(wù)人員的工作難度，可能會(huì)使得一部分財(cái)務(wù)人員離職。與此同時(shí)，由于原有的財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)化水平有限，因此在新的財(cái)務(wù)共享模式下，常常出現(xiàn)工作的失誤，導(dǎo)致核算出的財(cái)務(wù)信息失真，給企業(yè)帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。除此之外，受到企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)水平的影響，有些企業(yè)財(cái)務(wù)信息不能及時(shí)共享，這使得企業(yè)內(nèi)部員工的交際成本也有所上升，并且由于預(yù)算編制部門、財(cái)務(wù)共享中心以及終端業(yè)務(wù)窗口各自獨(dú)立，企業(yè)的管理層也常常無(wú)法及時(shí)獲取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，結(jié)合財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息來(lái)制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略。對(duì)于內(nèi)部控制部門來(lái)說(shuō)，一方面要重視對(duì)財(cái)務(wù)人員的控制，采取有效措施減少財(cái)務(wù)人員的離職率，保障財(cái)務(wù)共享中心能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)，另一方面還要重視打通內(nèi)部信息渠道，提高信息傳遞的流暢性，減少內(nèi)部員工的交際成本，幫助管理層及時(shí)獲取制定戰(zhàn)略所需的財(cái)務(wù)信息。

2.4 業(yè)財(cái)溝通

對(duì)于財(cái)務(wù)工作來(lái)說(shuō)，借助財(cái)務(wù)共享模式，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一較為簡(jiǎn)單，但是在業(yè)務(wù)處理中做到就較為不易。建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，企業(yè)需要將所有業(yè)務(wù)中的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)都匯總到共享中心，要想保障信息獲取的及時(shí)性和真實(shí)性，就需要加強(qiáng)業(yè)財(cái)溝通。以應(yīng)付賬款為例，很多企業(yè)下屬的子公司或者部門存在款項(xiàng)信息錯(cuò)誤的問(wèn)題，但是財(cái)務(wù)共享中心屬于企業(yè)內(nèi)部職能部門，其不能直接與外部合作方進(jìn)行溝通交流，因此需要與業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人員溝通聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息錯(cuò)誤之處，并且由業(yè)務(wù)部門聯(lián)系合作方更正款項(xiàng)。盡管不少企業(yè)越來(lái)越重視業(yè)財(cái)溝通，也建立了相應(yīng)的信息系統(tǒng)來(lái)提高業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門交流的效率，但是仍然存在溝通不規(guī)范、不及時(shí)、不到位的問(wèn)題。在應(yīng)用財(cái)務(wù)共享模式后，內(nèi)控工作要加強(qiáng)對(duì)業(yè)財(cái)溝通的重視，及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)財(cái)溝通的問(wèn)題，提出改進(jìn)建議，幫助業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門暢通溝通交流渠道，提高溝通交流效率。

3 優(yōu)化內(nèi)部控制加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范的建議

3.1 建立清晰靈活的內(nèi)控制度

結(jié)合財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步完善現(xiàn)有的內(nèi)控體系，構(gòu)建清晰靈活的內(nèi)控制度。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在建設(shè)財(cái)務(wù)共享模式時(shí)就劃分基礎(chǔ)核算和管理職能，給予財(cái)務(wù)共享中心會(huì)計(jì)記錄等基礎(chǔ)核算的功能。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確財(cái)務(wù)共享的制度建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)部建立明確且具備靈活性的財(cái)務(wù)共享制度，使得內(nèi)部的財(cái)務(wù)工作更加符合財(cái)務(wù)共享特征。企業(yè)可以確立標(biāo)準(zhǔn)化的工作方式，明確業(yè)務(wù)流程、作業(yè)以及相關(guān)文檔的規(guī)范管理，編制相應(yīng)的財(cái)務(wù)共享操作手冊(cè)。最后，在財(cái)務(wù)共享制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，企業(yè)還需要對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。如以往企業(yè)內(nèi)控工作對(duì)財(cái)務(wù)票據(jù)的控制主要集中在實(shí)體票據(jù)控制方面，結(jié)合財(cái)務(wù)共享的推進(jìn)，企業(yè)可以調(diào)整內(nèi)控制度中控制財(cái)務(wù)票據(jù)的內(nèi)容，規(guī)定要重視對(duì)電子發(fā)票的控制。除此之外，內(nèi)控制度中對(duì)內(nèi)控流程的規(guī)定也應(yīng)當(dāng)與財(cái)務(wù)共享流程契合，引導(dǎo)內(nèi)控工作對(duì)應(yīng)財(cái)務(wù)共享的各個(gè)流程，提高內(nèi)控效率。

3.2 明確內(nèi)控關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與增值環(huán)節(jié)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)的流程管理團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，對(duì)財(cái)務(wù)共享的流程進(jìn)行整理排序，確定流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與增值環(huán)節(jié)，為內(nèi)部控制工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。內(nèi)控工作開(kāi)展過(guò)程中，要重點(diǎn)關(guān)注關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與增值環(huán)節(jié)。如企業(yè)將應(yīng)收賬款設(shè)置為財(cái)務(wù)管理流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，內(nèi)部控制工作在開(kāi)展時(shí)就要重視對(duì)應(yīng)收賬款的控制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)拖欠款項(xiàng)問(wèn)題時(shí)，要仔細(xì)調(diào)查對(duì)方的信用記錄，并且跟蹤業(yè)務(wù)部門與之開(kāi)展的業(yè)務(wù)往來(lái)，綜合評(píng)估其還款能力，結(jié)合評(píng)估結(jié)果采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確財(cái)務(wù)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，使得財(cái)務(wù)管理工作流程明確，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，而內(nèi)部控制則據(jù)此分析企業(yè)的成本資源是否合理配置，企業(yè)是否在不重要的流程環(huán)節(jié)浪費(fèi)成本，并且對(duì)企業(yè)提出改進(jìn)方案，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的價(jià)值增值。

3.3 提高內(nèi)部員工培訓(xùn)力度

為了有效應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)，建設(shè)財(cái)務(wù)共享模式后，企業(yè)要加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員隊(duì)伍的培訓(xùn)。第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)財(cái)務(wù)人員的專業(yè)性培訓(xùn)，通過(guò)開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，幫助財(cái)務(wù)人員掌握更多專業(yè)知識(shí)，提高自身專業(yè)技能。同時(shí)企業(yè)要鼓勵(lì)和引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員利用豐富的網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)自我能力的提升。借助培訓(xùn)活動(dòng)，幫助財(cái)務(wù)人員從專業(yè)能力角度能夠完成財(cái)務(wù)共享模式的工作要求。第三，企業(yè)還要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員綜合能力的培養(yǎng)。企業(yè)可以組織一批專業(yè)性強(qiáng)且財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)豐富的財(cái)務(wù)人員來(lái)強(qiáng)化其信息技術(shù)操作能力、數(shù)據(jù)分析和處理能力、內(nèi)部管理能力等其他綜合能力的培養(yǎng)，使之成為財(cái)務(wù)共享模式下的財(cái)務(wù)骨干，引領(lǐng)整個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)工作的開(kāi)展。第三，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)內(nèi)部控制培訓(xùn)力度。在內(nèi)部加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理的宣傳，引導(dǎo)全體員工建立起風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，結(jié)合具體工作內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)并且上報(bào)到內(nèi)控部門，由內(nèi)控部門確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)后制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)策略。

3.4 強(qiáng)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督職能

企業(yè)的內(nèi)部控制部門有必要構(gòu)建有效的考核體系，隔一段時(shí)間對(duì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行檢查，定期分析和清理業(yè)務(wù)活動(dòng)中的潛在風(fēng)險(xiǎn)。在檢查中要加大對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的審查力度，尤其要關(guān)注業(yè)務(wù)部門是否存在漏賬壞賬的問(wèn)題，以及是否有操作利潤(rùn)的現(xiàn)象。同時(shí)，借助信息化建設(shè)，內(nèi)控工作也可以實(shí)時(shí)監(jiān)督業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)變化情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常變動(dòng)的指標(biāo)，與業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人溝通，了解指標(biāo)變動(dòng)的原因，并采取合理應(yīng)對(duì)措施。最后，內(nèi)控部門也要建立與財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門的溝通聯(lián)系，暢通溝通渠道，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化的內(nèi)部控制，強(qiáng)化控制效果。

4 結(jié) 語(yǔ)

當(dāng)下我國(guó)越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始實(shí)踐財(cái)務(wù)共享模式，結(jié)合其開(kāi)展的相關(guān)實(shí)踐來(lái)看，財(cái)務(wù)共享模式在一定程度上提高了企業(yè)財(cái)務(wù)管理的效率。不過(guò)財(cái)務(wù)共享模式的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，在此過(guò)程中，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視財(cái)務(wù)共享帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合內(nèi)部控制體系的優(yōu)化完善，進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，以此來(lái)更好地發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式作用。