論存貨管理的重要性
——以G電器企業為例

■姚韻莉

（珠海光庫科技股份有限公司）

1 引 言

當前，為了適應我國各類生產制造企業數量、體量、規模的快速增加，現代化企業管理水平的要求也正不斷提高的趨勢下，各生產制造企業必須提高存貨管理水平。目前，我國大部分生產制造企業在存貨管理方面仍然存在許多不足之處，只有對企業的庫存進行有效控制，才可能滿足不同客戶的各種不同的實際需求。怎樣提高生產制造企業存貨的管理水平，如何加快流動資金的周轉效率，確保生產經營得到正常、穩定的運行，已成為亟待解決的問題。

2 電器制造企業存貨管理的重要性及其要點

2.1 存貨管理的重要性

很多生產企業有著不同類型、數量眾多的存貨。為確保生產經營可持續、穩定地開展業務，提前做好采購計劃、銷售預測，對存貨進行有計劃性地采購、投入生產或銷售就顯得尤其重要。持有存貨就要會產生相應的管理成本（如倉管人員的工資、場地占用費、水電費等），以及資金占用成本，存貨跌價風險等，因此，存貨管理水平的高低將直接反映企業流動性資產的管理效率，影響了企業的經濟利益。對那些存貨價值高、品種多的企業，更加要重視存貨的管理。為了降低企業的流動資金占用率，提高存貨的周轉速度，進而增強企業的整體盈利能力，就要建立科學、有效、完善的存貨管理制度。

2.2 存貨管理的要點

2.2.1 采購成本與缺貨成本的權衡

存貨的成本除了采購成本及相應的費用，還有相應的保險費、倉庫租金、相關管理人員的工資、庫存的合理損耗、存貨占用的資金成本等。存貨管理首先要考慮如何在既能滿足生產的需求，持有足夠存貨的同時，又能降低成本和費用，增加利潤。科學合理地制定采購計劃，降低成本，是存貨管理的第一步。

2.2.2 存貨的庫存管理

市場經濟和科學技術正快速發展，下游客戶或終端消費者的偏好及需求也變得復雜多樣，要求越來越高，產品的生命周期也不斷縮短，在當前的市場情況下，企業庫存應保持合理。因此，為降低存貨過多而產生的資金積壓所帶來的風險，以及存貨不足無法滿足市場和生產需求的風險，企業應力求在不影響生產與銷售的基礎上，確定最佳庫存持有量。

2.2.3 存貨的賬實一致

企業應關注存貨的賬面數據與實物是否一致，隨時掌握存貨的變動，從而對生產、采購提供決策依據。賬實一致，才能保證存貨的賬面數據完整、準確，真實體現存貨的數據情況。同時，通過定期或不定期的盤點，可以及時掌握存貨實物保管的安全性，及時了解存貨外觀、性能、品質是否有變化，是否有遺失，是否需要在賬上做調整。企業應根據存貨的種類、特性、價值、數量、管理的難易程度等多方面因素，制定合理可行的盤點方案。

3 案例分析

G電器企業是某市一個民營企業，其產品遠銷國內、外，市場占有率較高。為了滿足客戶日益增加的需求，G電器擴大生產規模，提高產能，因此庫存也迅速加大，存貨管理的壓力越來越大。與我國大部分制造企業普遍存在的問題一樣，G電器企業的存貨管理主要有以下幾個方面的問題：

3.1 存貨管理制度不夠全面、執行不到位

首先，G電器企業管理層缺乏對存貨控制和管理的相關知識，沒有意識到其重要性，因而忽略了存貨管理制度與流程的建立與完善，導致企業既缺乏統一的制度標準來規范存貨采購、使用、記錄、保管等行為。同時，企業沒有對存貨管理相關崗位人員的素質、能力進行嚴格把關，部分倉庫工作人員或管理人員素質不高、責任心不強，造成存貨沒有得到有效的管理，出現存貨被亂放、丟失、破損等現象，嚴重損害企業的利益。

其次，企業沒有定期對相關制度的執行效果進行評估，沒有及時掌握相關流程制度在執行過程中遇到的問題，問題沒有及時得到反饋與糾正，導致無法評價該制度的有效性，也不能為評價經營性流動資金的管理效率提供充分的依據。

3.2 采購環節存在的問題

3.2.1 沒有制定科學可行的采購計劃

G電器企業存貨管理中的一個薄弱環節，就是沒有形成一套固定的采購計劃模型。該企業的計劃、生產、研發等部門沒有采取科學合理的方法進行存貨需求的分析、預測，沒有確定存貨的安全存貨量、訂貨提前期、最低庫存量等，給企業生產管理帶來成本、運營等風險。不但采購員營私舞弊的可能性極大，也容易導致材料采購過多，出現囤積現象，大量占用了企業流動資金；或急需的材料儲備不足，影響生產進度，造成丟失訂單和客戶，引起違約風險。

3.2.2 企業對供應商的管理不當

企業對供應商的管理不當。G電器企業沒有建立主要供應商檔案，沒有穩定的材料采購來源，采購的材料質量不穩定，供貨不及時。有些重要材料存在獨家供應的情況，造成企業議價能力不強，采購成本高，同時也存在斷供缺貨的風險。

3.2.3 G電器企業存貨管理崗位設置不合理

G電器企業存貨管理崗位設置不合理，相關工作人員職業素質不高，沒有足夠的經驗或能力，沒有運用科學、合理的方法來核算、記錄存貨的數量與價值，造成賬面數據無法真實、完整反映企業存貨實物的狀況，加大了錯誤和舞弊的風險。

3.3 企業完全實現信息化管理

G電器企業和存貨管理還在依賴相關人員的個人判斷，實物管理主要利用原始的手工操作、表格管理，既影響工作效率和質量，也不能滿足企業經營規模日漸壯大、市場競爭日趨激烈的需求，影響了企業的長遠發展。

3.4 企業的存貨與市場周期性需求相脫節

G電器企業的產品有銷售旺季與淡季之分。在旺季時，產品供不應求，導致生產材料緊缺、產品供應量不足，產生大量延期訂單，存在違約風險；由于批量采購原材料并批量生產，在淡季時，就容易產生庫存原材料與產成品積壓，增加庫存壓力。

3.5 報廢品、不良品沒有及時處理，導致存貨庫存管理成本上升

企業工業化生產要求生產出均質的產品，而在實際過程中，會有異常情況出現，導致報廢品、不良品的產生。對于報廢品，企業沒有予以重視，沒有及時提出具體處理方案。對于不良品，企業沒有及時安排技術人員進行維修。由于企業人手有限，為了爭取時間生產并交貨給客戶，沒有多余的人員和時間對產品進行維修；另一方面，技術水平高的人員穩定性不高，業務交接也會產生缺失和漏洞。以上因素，會導致報廢品、不良品堆積，占用企業倉庫空間，增加庫存成本和資金占用成本。

4 完善制造企業存貨管理的建議

4.1 建立健全存貨內部控制制度

第一，采購要依法合規，多方詢價，努力降低采購成本；存貨管理的各環節需分工明確，崗位設置要起到相互制約、相互監督的作用。對存貨的采購、入庫、發出、領用、處置等，都要有詳細的流程制度作為指引，相關人員需要嚴格按規定執行，并及時做好賬面登記和資料的保管，定期核對實物，保證賬面數據與實存數量相符。

第二，對實物存貨進行分類、分區管理。根據存貨在生產過程中的不同環節分區存放，不同保管區間的存貨按其對生產的緊急程度、采購成本高低、存放的物理環境要求等，分別擺放，并做好標識。對一些價值特別高、生產中特別用途的關鍵零部件、精密儀器、危險品等要采用特別的保管措施，嚴格限制未經批準的人員接觸此批存貨。

第三，定期盤點，查找錯漏。如有盤虧，應由存貨使用部門書面提交報告，寫明盤虧原因，分清各方責任，并及時報告有關管理層。對于盤虧金額較大、或性質嚴重的，應對相關責任人處以行政和經濟處罰。同時也要了解存貨的質量狀況，對長期積壓的呆滯品、報廢品、質次價高以及數量過大的存貨采取相應的處理措施。

第四，內審部門、財務部門或相關監管部門做好監督、考核工作，確保各項制度得以有效貫徹執行，考核結果及時向管理層匯報，管理層根據考核結果對相關存貨管理人員進行績效考核，與獎金掛鉤，明確獎懲。

4.2 制定科學、合理的采購計劃

4.2.1 存貨采購需實行事前授權審批控制制度

存貨使用部門要事先做好計劃，根據現有存量、預測生產所需用量以及安全庫存量，填制采購申請單，提交給采購部門。采購部門既要做到及時、充足地進行采購，以補充生產經營所需要的存貨，也要做到多方比價，選擇質優價廉的存貨，以期降低成本、增加收益。采購申請需經相關部門領導、管理層批準后方可實施。

4.2.2 要求采購人員有較高的職業素質和專業知識

一方面，要熟悉企業產品的構造及性能，充分了解并掌握生產制造流程及設備操作方法，全面掌握各種產品維修知識、熟悉各種備用物料及生產耗用材料的性能和要求。另一方面，要有良好的溝通議價技巧，與供應商保持良好的關系，提前讓供應商了解企業的采購計劃及要求，及時安排自己的存貨與和生產計劃，確保供應商以最優惠的價格、優先送貨。如供應商不能按時送貨，要提前向企業做出預警。

4.2.3 建立供應商檔案，并嚴格準入制度

建立供應商檔案，并嚴格準入制度，定期更新。充分了解供貨商的基本信息，如企業背景、司法風險、經營風險、企業發展、經營信息（如財務狀況、納稅情況、職工數量）等，以防采購員亂報價格、或從中謀利，產生舞弊。在進行重要物資采購時，雙方必須簽訂正規的合同，條款中列明發貨、驗收、付款、違約責任等。企業法律部、內審、財務或其他部門應對合同條款進行嚴格把關審核，防范出現營私舞弊或欺騙等風險。

4.2.4 根據企業實際情況，建立安全庫存管理制度

G電子制造企業生產工藝的變更、機器設備的維修保養或者更新換代等，會對物料損耗產生影響，有可能造成原材料報廢率上升。重要機器維修保養也需要提前加工一定數量的物料。建立安全庫存除了能滿足需求外，還有兩個積極作用：一是縮短原材料采購周期；二是能降低最小采購批量及采購訂單控制的影響。提高需求預測的準確性，縮短訂貨與生產周期，減少材料供應的不確定性，某種程度可以降低機器設備的故障率，提高工作人員的積極性，從而提高管理效率。

4.2.5 根據市場物價酌情備貨，合理對沖原材料價格風險

對于企業生產需求量大、市場緊缺、價格波動較大的原材料，為了規避價格上漲風險以及匯率風險，可以提前進行備貨，或者建立套期保值制度，對相關原材料進行風險對沖。需要企業有專業的管理、運營、財務等團隊，向企業提出了更高的要求。

4.3 加強信息化建設

G電器企業應該根據自身實際情況，選擇適合本企業的信息化管理系統，并在企業運營全過程中全面運用，充分利用先進的科學技術為企業管理服務，從而提高存貨管理的效率與質量。包括公司管理層在內的全體員工應對信息系統的操作、使用有充分的認識。企業人事部門或專業部門可以分部門、分模塊、分流程進行培訓，全面貫徹執行系統的操作流程，嚴格按系統的要求進行存貨的計劃、采購、驗收、領用、管理、登記，減少人為的錯誤或舞弊，同時也可以令數據更及時、更準確地反映存貨實物的情況。

4.4 合理安排周期性產品的庫存

G電器企業的產品季節性較強，持續時間也比較短，這對庫存管理來說是一個極大的挑戰。可以通過銷售折扣的優惠政策，分散企業在旺季時的生產和存貨壓力。比如，在旺季前三個月提前提貨付款，企業給予七折優惠，提前兩個月給予八折優惠，提前一個月給予九折優惠。到了旺季再提貨，則要全價付款。這種方法只要折扣的損失低于存貨生產成本、存貨管理成本和資金成本，就會給企業帶來經濟利益，并且也加快了存貨、應收賬款的周轉率，提高資產的使用效率。

4.5 完善報廢品、不良品管理制度

倉庫管理人員通過定期盤點、檢查，整理報廢品和不良品明細資料并提交給質量檢查部門，質量檢查部門核實后以書面方式及時通知各生產、研發、采購等相關部門；相關部門應予以重視，并落實相關責任人。質檢員與生產技術人員共同對報廢品及不良品進行評價，同時提出具體的處理意見。將不良品與合格品隔離存放，防止在處理前被誤用。相關責任部門應嚴格按處理意見對不良品進行處理，由檢驗員監督實施。

5 結 語

綜上，存貨管理是現代企業管理的一個重要內容。企業的董事、監事、經理和其他高級管理人員應當加強對存貨管理重要性的認識，在存貨管理內部控制制度的建立、健全中發揮主導作用，帶領全體員工認真貫徹、執行存貨管理制度，并采用績效考核的機制來確保制度得到及時的落實和反饋。用現代科學技術確保存貨管理的安全性，防范錯誤或舞弊風險；定期盤點，保持賬面數據與實物的一致性；存貨核算要能及時、全面、完整、真實地反映存貨的現狀。企業應根據自身的特點，采用合適的存貨管理方法，以達到降低成本、提高經濟效益的目的，從而確保企業長期穩定、健康的發展。