高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作探討

孫瑤彥

（浙江安防職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

隨著教育改革工作的不斷深化，高職院校的內(nèi)部管理發(fā)生了較為顯著的變化，以學(xué)院為主的“二級管理”模式開始被廣泛應(yīng)用。在這種情況下，高職院校的管理重心逐漸下移至二級學(xué)院，而二級學(xué)院辦公室作為開展各項(xiàng)工作的重要機(jī)構(gòu)，在高職院校的發(fā)展中占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位。但是在開展高職院校二級學(xué)院辦公室管理的工作實(shí)踐中，“重科研教學(xué)，輕行政管理”的現(xiàn)象是普遍存在的，并且辦公室管理的信息化程度和自動(dòng)化程度相對較低，運(yùn)行機(jī)制缺乏良好的科學(xué)性和合理性，這些因素都在很大程度上阻礙了辦公室管理工作的高效開展。針對這種情況，高職院校要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，全面落實(shí)二級學(xué)院辦公室管理的優(yōu)化工作。

一、高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作的具體內(nèi)容

二級學(xué)院是高職院校基層組織結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的重要組成部分，不僅承擔(dān)著學(xué)院全局的執(zhí)行工作，并且還承擔(dān)著二級管理機(jī)構(gòu)的決策工作，具有較強(qiáng)的開放性、服務(wù)性、綜合性以及輔助性，在高職院校各項(xiàng)工作的溝通協(xié)調(diào)中占據(jù)著非常關(guān)鍵的地位。目前，高職院校二級學(xué)院辦公管理工作的具體內(nèi)容主要表現(xiàn)在五個(gè)方面，分別是教學(xué)管理工作、日常行政工作、人事工作、財(cái)務(wù)工作以及科研、技能競賽申報(bào)匯總工作。其一，教學(xué)管理工作。辦公室教學(xué)秘書與二級學(xué)院分管教學(xué)的院長或者助理相互配合，共同負(fù)責(zé)學(xué)院教師的排課、停課以及調(diào)課工作，并在新學(xué)期開始的時(shí)候，給教師布置課程教案、備課筆記、進(jìn)度表以及教參等各項(xiàng)準(zhǔn)備工作[1]。其二，日常行政工作。辦公室負(fù)責(zé)起草上報(bào)二級學(xué)院的規(guī)章制度，針對二級學(xué)院的實(shí)際情況，制定學(xué)院年初工作計(jì)劃，撰寫學(xué)院年末工作總結(jié)，落實(shí)學(xué)院辦公用品的領(lǐng)取、分發(fā)以及保管工作，并對各項(xiàng)工作進(jìn)行真實(shí)有效的記錄。其三，人事工作。辦公室與學(xué)院主管部門相互配合，共同開展部門人員的日常考勤、年度考核、職稱晉升以及人才引進(jìn)工作，并且對二級學(xué)院的檔案信息進(jìn)行全面整理和及時(shí)歸檔。其四，財(cái)務(wù)工作。辦公室負(fù)責(zé)二級學(xué)院財(cái)務(wù)報(bào)銷和財(cái)務(wù)審核工作，負(fù)責(zé)本部門人員的獎(jiǎng)金造單、獎(jiǎng)金審核以及獎(jiǎng)金發(fā)放工作，負(fù)責(zé)外聘教師以及其他院系兼課老師的課時(shí)費(fèi)造單以及課時(shí)費(fèi)發(fā)放工作。其五，科研、技能競賽申報(bào)匯總工作。辦公室與教務(wù)處、科技處相互配合，共同完成各種科研課題的申報(bào)工作以及年終科研的匯總統(tǒng)計(jì)工作；與教務(wù)處相互配合，共同組織參與各項(xiàng)技能大賽，并將具體的獲獎(jiǎng)情況進(jìn)行有效匯總，及時(shí)上報(bào)至教務(wù)處；與學(xué)院行政部門相互配合，共同開展通知接收工作以及通知分配工作。

二、高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作的內(nèi)在特征

目前，高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作的內(nèi)在特征主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，日常性。高職院校二級學(xué)院辦公室每天要處理大量的日常事務(wù)，這些日常事務(wù)具有較強(qiáng)的繁雜性和綜合性，主要包括文件起草、文件下發(fā)、工作安排、會(huì)議組織、教師培訓(xùn)以及資產(chǎn)管理等。其二，協(xié)調(diào)性。高職院校二級學(xué)院辦公室不僅要協(xié)調(diào)處理自身與各個(gè)部門之間的關(guān)系以及學(xué)生、老師與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，同時(shí)還要負(fù)責(zé)高職院校內(nèi)外的溝通交流工作，因此可以說是一個(gè)多方位、多層次的綜合協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)。其三，執(zhí)行性。高職院校二級學(xué)院辦公室要對學(xué)校下達(dá)的各項(xiàng)工作進(jìn)行全面整理和有效執(zhí)行，并且還要幫助廣大師生解決各種現(xiàn)實(shí)存在的問題，這對高職院校二級學(xué)院辦公室的執(zhí)行能力提出了較高層次的要求。

三、高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作中存在的問題

（一）“重科研教學(xué)，輕行政管理”的現(xiàn)象普遍存在

在高職院校的發(fā)展過程中，大多數(shù)培訓(xùn)機(jī)會(huì)、評優(yōu)機(jī)會(huì)以及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)會(huì)都會(huì)在一定程度上傾斜于一線教師，“重科研教學(xué)，輕行政管理”的現(xiàn)象是普遍存在的。對于高職院校二級學(xué)院而言，雖然學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)也在行政管理人員的行列之中，但是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)往往也在科研教學(xué)中承擔(dān)著重要職務(wù)，因此他們?yōu)榱诉M(jìn)一步強(qiáng)化二級學(xué)院的教學(xué)能力和科研實(shí)力，還是會(huì)將更多的注意力放在教學(xué)科研工作上。在這種情況下，行政人員往往被視為各種工作的輔助者，因此針對行政人員的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和進(jìn)修途徑非常有限。與此同時(shí)，高職院校二級學(xué)院辦公室除了要完成自身的本職工作之外，還要完成其他部門布置的各項(xiàng)任務(wù)，導(dǎo)致辦公室工作人員在瑣碎雜事上投入大量的時(shí)間和精力，使得辦公室工作人員的重要職能無法得到有效體現(xiàn)。除此之外，大多數(shù)高職院校二級學(xué)院辦公室工作人員都實(shí)行坐班制，因此在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的眼中，辦公室工作人員的日常工作較為輕松，只需要匯總材料和發(fā)送信息，并且部分辦公室工作人員在長期的服務(wù)工作和輔助工作中，其薪資待遇沒能得到有效提升，職稱晉升也未能得到全面落實(shí)，因此也會(huì)滋生一些負(fù)面情緒，從而嚴(yán)重影響工作質(zhì)量和工作效率[2]。

（二）信息化程度相對較低

在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域得到了非常廣泛的應(yīng)用，并取得了十分不錯(cuò)的應(yīng)用效果，對各行各業(yè)的發(fā)展起到了良好的推動(dòng)作用。但是受各種因素的影響，部分高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作未能積極引入當(dāng)前先進(jìn)的信息技術(shù)和信息設(shè)備，并且未能配備專業(yè)的軟件開發(fā)人員以及設(shè)備維護(hù)人員，其整體的信息化和自動(dòng)化程度還有待進(jìn)一步提高。在這種情況下，高職院校二級學(xué)院辦公室管理的工作事務(wù)仍然停留在文件打印以及物品發(fā)放等低端工作上，其實(shí)際效能無法得到充分的發(fā)揮。

（三）運(yùn)行機(jī)制不夠合理

在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展過程中，許多高職院校已經(jīng)習(xí)慣了集中管理的傳統(tǒng)模式，它們在日常工作中缺乏系統(tǒng)的頂層設(shè)計(jì)，因此責(zé)任和權(quán)利不對等的現(xiàn)象十分突出，這就導(dǎo)致工作人員參與日常工作的積極性不高，各項(xiàng)工作未能及時(shí)執(zhí)行和全面落實(shí)，其整個(gè)運(yùn)行機(jī)制的科學(xué)性和合理性還有待進(jìn)一步提高。與此同時(shí)，部分高職院校是由中專院校發(fā)展而來，其管理工作中校級領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力過于集中，并且缺乏良好的監(jiān)督機(jī)制。在這種情況下，部分高職院校二級學(xué)院辦公室在內(nèi)部管理過程中過分依附校長的個(gè)人能力和個(gè)人權(quán)威，這對各項(xiàng)工作的高效開展造成了非常不利的影響[3]。

四、高職院校二級學(xué)院辦公室管理工作的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)對辦公室管理工作的重視程度

二級學(xué)院辦公室管理工作在高職院校的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，但是大多數(shù)高職院校將辦公室行政人員的日常工作看作是“打雜”，這在很大程度上挫傷了辦公室行政人員的工作熱情，對各項(xiàng)辦公室工作的高效開展造成了非常不利的影響。針對這種情況，高職院校必須充分認(rèn)識(shí)到二級學(xué)院辦公室管理工作的實(shí)際效能，切實(shí)加強(qiáng)對二級學(xué)院辦公室管理工作的重視程度。在此過程中，高職院校要切實(shí)做好以下幾方面的工作：其一，理清二級學(xué)院辦公室與其他行政職能部門之間的關(guān)系，并為二級學(xué)院辦公室工作人員提供良好的培訓(xùn)途徑和進(jìn)修機(jī)會(huì)，使得二級學(xué)院辦公室工作人員能夠接觸到新知識(shí)、新思想和新技能，從而為日常工作灌注新的生機(jī)和活力，進(jìn)一步強(qiáng)化二級學(xué)院辦公室工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。其二，為二級學(xué)院辦公室工作人員提供平等的培訓(xùn)機(jī)會(huì)、評優(yōu)機(jī)會(huì)以及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)會(huì)，全面了解二級學(xué)院辦公室工作人員的特長優(yōu)勢，并以此為基礎(chǔ)為其分配適宜的崗位，使得二級學(xué)院辦公室工作人員能夠在日常工作中獲得滿滿的成就感，有效激發(fā)工作人員的工作熱情，使其能夠以一種更好的狀態(tài)投入到日常工作中，進(jìn)一步提高工作質(zhì)量和工作效率。其三，明確二級學(xué)院辦公室的業(yè)務(wù)范圍，并根據(jù)實(shí)際情況和內(nèi)在需求制定科學(xué)合理的工作計(jì)劃，形成一個(gè)較為完善的目標(biāo)體系，并全面貫徹以人為本的工作理念，幫助工作人員形成良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)和合作精神，從而為各項(xiàng)工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。其四，建立完善的考核體系，引入合理的激勵(lì)制度，使得辦公室工作人員能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ髀氊?zé)和工作范圍有一個(gè)較為全面的認(rèn)識(shí)，形成“人人有事做”和“事事有人做”的良好局面，并在辦公室內(nèi)部營造一種積極向上的進(jìn)取氛圍，進(jìn)一步提高工作人員參與各項(xiàng)工作的積極性和主動(dòng)性。其五，提高工作人員的創(chuàng)新能力。在新形勢下，高職院校二級學(xué)院辦公室對工作人員的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力提出了更高層次的要求，因此辦公室工作人員要積極總結(jié)日常工作中的經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)更新自身的工作理念、工作手段和工作方式，對新問題以及新情況的發(fā)展特點(diǎn)和發(fā)展趨勢進(jìn)行全面分析，從而有效突破傳統(tǒng)管理模式的桎梏。

（二）有效提高信息化和自動(dòng)化水平

對于大多數(shù)高職院校而言，二級學(xué)院辦公室在日常工作中仍然沿用傳統(tǒng)的辦公方式和辦公手段，相關(guān)信息的傳遞都是通過微信群的形式開展，這在很大程度上降低了二級學(xué)院辦公室的工作質(zhì)量和工作效率。針對這種情況，高職院校二級學(xué)院辦公室必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，切實(shí)提高自身的信息化和自動(dòng)化水平，從而為各項(xiàng)工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，高職院校二級學(xué)院辦公室需要根據(jù)自身的工作性能，將各項(xiàng)管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的分類，然后結(jié)合實(shí)際情況和內(nèi)在需求建立完善的OA，并指定不同的工作人員在OA平臺(tái)上負(fù)責(zé)各項(xiàng)管理事務(wù)。比如對于一些上級領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)而言，辦公室工作人員會(huì)將其進(jìn)行必要的修改潤色，然后傳遞給下級人員，接著下級人員就可以在OA上完成相關(guān)工作；并且辦公室工作人員也可以將一些文件上傳到OA平臺(tái)上，從而為廣大師生的隨時(shí)查看提供良好的便利條件[5]。其次，高職院校二級學(xué)院辦公室要積極開展人事管理系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、黨員管理系統(tǒng)、學(xué)生工作管理系統(tǒng)等管理系統(tǒng)的功能集合工作，有效促進(jìn)辦公室日常工作的系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，切實(shí)提高數(shù)據(jù)材料統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)材料提取工作的高效性和便捷性，全面優(yōu)化辦公室的工作質(zhì)量和工作效率，也使得各項(xiàng)工作能夠突破時(shí)間和空間的限制[6]。

（三）構(gòu)建科學(xué)合理的運(yùn)行機(jī)制

在開展二級學(xué)院辦公室管理工作的過程中，如果高職院校能夠結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)合理的運(yùn)行機(jī)制，那么就能達(dá)到事半功倍的整體效果。在此過程中，高職院校要切實(shí)做好以下幾方面的工作：其一，構(gòu)建良好的市場導(dǎo)向機(jī)制。高職教育的根本目的是為社會(huì)輸送大量的實(shí)用型人才，因此二級學(xué)院辦公室管理會(huì)涉及到校企合作重構(gòu)以及專業(yè)教學(xué)整合等多方面的內(nèi)容。在此過程中，二級學(xué)院辦公室應(yīng)構(gòu)建良好的市場導(dǎo)向機(jī)制，使得高職院校的各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)能夠切實(shí)滿足社會(huì)進(jìn)步和行業(yè)發(fā)展的需求。其二，形成扁平式的組織結(jié)構(gòu)。高職院校二級學(xué)院辦公室需要結(jié)合自身的實(shí)際情況和發(fā)展需求，改變傳統(tǒng)模式下科層式的組織結(jié)構(gòu)，并構(gòu)建行之有效的信息傳遞途徑，不斷加強(qiáng)與各個(gè)部門的溝通交流，進(jìn)一步促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效開展。其三，正確處理各項(xiàng)關(guān)系。高職院校二級學(xué)院辦公室應(yīng)正確處理重點(diǎn)與難點(diǎn)、主要與次要、被動(dòng)與主動(dòng)之間的關(guān)系，并梳理良好的整體意識(shí)、大局意識(shí)和主動(dòng)意識(shí)，有效提高各項(xiàng)工作的條理性、實(shí)效性和靈活性，從而切實(shí)做好忙而不亂，進(jìn)一步促進(jìn)各項(xiàng)工作的高效開展[7]。

五、結(jié)語

在當(dāng)前高職院校的管理體系中，學(xué)校與二級院校之間已經(jīng)形成了良好的統(tǒng)籌協(xié)作關(guān)系。在此過程中，二級院校辦公室要正確認(rèn)識(shí)到自身的樞紐位置，全面掌握自身的工作內(nèi)容和工作特點(diǎn)，并結(jié)合當(dāng)前的實(shí)際情況和內(nèi)在需求，切實(shí)加強(qiáng)對辦公室管理工作的重視程度，有效提高信息化和自動(dòng)化水平，構(gòu)建科學(xué)合理的運(yùn)行機(jī)制，從而進(jìn)一步優(yōu)化高職院校二級學(xué)院辦公室的工作質(zhì)量和工作效率，為高職院校二級學(xué)院的安全穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。