社區衛生服務中心檔案管理的問題與策略探討

周 婕

（上海市金山區金山衛鎮社區衛生服務中心）

引言

社會經濟的發展推動了醫療衛生事業的發展，使得國家基本公共衛生服務工作得到了全面覆蓋，并逐步形成了“六位一體”的服務網絡，其中，社區衛生服務中心作為基層衛生服務組織起到了重要作用，為社區居民就醫用藥提供了便捷服務。[1]社區衛生服務中心在進行醫療救治、健康科普、醫藥指導、疾病控制等各項工作中會形成大量檔案資料，不僅豐富了醫療衛生信息，還能為社區醫衛工作提供數據參考和案例指導，因此，加強社會衛生服務中心檔案管理十分重要且必要，充分發揮檔案之作用既能夠助力社區醫衛工作有效開展，還能促進我國醫療衛生事業更好發展。

一、社區衛生服務中心檔案管理工作概述

（一）基本概念

社區衛生服務中心在工作中，形成了聲像照片、影音、文書檔案、病例檔案、科研檔案等各種檔案資料，真實記錄了社區衛生工作的歷史，體現了社區醫療衛生建設的工作成就。[2]社區衛生服務中心檔案管理豐富了檔案管理的內容，屬于基礎性工作，其檔案資源是社區衛生服務中心反觀歷史、展望未來的信息紐帶，具有重要意義。

（二）檔案管理的作用

檔案管理在眾多領域皆能發揮作用，具體到社區衛生服務中心來看，其檔案管理工作的作用主要體現為：

第一，有助于更好地了解社區居民的健康情況，并提供針對性健康指導。社區衛生服務中心作為某一地區的基礎醫療服務點，能夠收集到地區居民的健康信息，并對居民健康情況進行統計與分類，在精確了解社區居民整體健康情況的基礎上對其提供針對性健康指導。同時，了解居民健康信息還能對社區醫療資源進行優化管理，跟進醫療服務，更好地做好社區衛生服務工作。

第二，有助于動態監測居民健康情況，方便居民就診。社區醫療衛生檔案是實時更新的，居民每一次就診或接受健康服務都有記錄可查，中心對居民個人健康信息進行匯總管理，當居民就醫時，醫生便可根據這些檔案資料全面了解患者健康信息，并確定最佳治療方案。即便患者轉院治療，這些檔案資料也可作為重要的醫療參考價值。[3]此外，中心還可根據檔案資料動態監測居民健康情況，提前做好疾病防控準備。

第三，有助于上級部門對社區醫衛工作實施監管與考核。社區衛生服務中心工作多且雜，涉及面廣，時間跨度大。因此，做好檔案管理工作，利用檔案來反映社區衛生服務的工作日常，有助于上級部門通過檔案資料了解工作情況以及業績成效，并從中發現存在的問題，對社區衛生服務工作與人員實施有效的監管與考核。

第四，有助于促進國家醫療衛生事業發展。社區衛生服務中心屬于基層醫療服務機構，其檔案資料能夠反映當地居民健康情況，能夠跟蹤記錄具體病患發病、治療、治愈情況，這些病例資料可為國家醫療研究工作提供真實的案例，能夠幫助改進臨床醫療工作，提供相應醫療經驗，培養醫務人員辯證思維，促進國家醫療衛生事業進一步發展。

二、社區衛生服務中心檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作意識不強

檔案管理工作需要全員參與才能保障檔案資料的完整、真實，然而，當前很多社區衛生服務中心不重視檔案管理工作，檔案管理觀念陳舊，還是以收集、保管資料為主，以應付上級檢查，沒有認識到檔案管理的重要價值。[4]一些員工檔案提交不及時、內容不完整，應付了事；很多醫生對患者病例檔案敷衍塞責，字跡潦草，記錄不全，甚至隨意修改，致使檔案嚴謹性、完整性難以保證；還有一些工作人員對檔案工作不配合，認為這不屬于自身職責，檔案留在自己手里更便于使用，歸檔不積極，甚至對于一些檔案資料不歸檔，導致資料收集困難、資料遺失等現象的出現，給檔案管理帶來諸多不便。此外，一些社區衛生服務中心的領導只重視業務工作，不重視檔案管理工作，對該項工作的監督管理不夠，也造成了檔案人員工作不積極，檔案管理效率低下。

（二）檔案管理制度不夠健全

雖然經過多年的發展，社區衛生服務中心已建成了一套自身檔案管理制度，但隨著時間的推移以及檔案工作的變化發展，該套制度已難以適應新時期的檔案管理要求，亟須進行更新、調整與完善。目前來看，制度方面的問題主要有：一是歸檔管理制度不健全，對于卷宗標題、檔案標號未制定統一標準，導致檔案查閱難、管理難問題較大；二是檔案借閱制度不完善，導致歸期不定、歸檔不全、借閱人不明等問題頻發；三是檔案收集管理沒能落實責任到人，導致檔案資料收集不全、不及時問題較多；四是檔案信息化管理制度不完善，導致一些檔案至今還未能實現信息化管理，而已錄入信息系統的檔案資料則存在管理混亂、安全性得不到保障等問題。

（三）基礎設施建設不夠完善

鑒于對檔案管理認識不足以及經費限制，一些社區衛生服務中心在檔案管理基礎設施建設上投入較少，辦公環境狹窄，有的單位甚至沒有專門的檔案管理室，檔案資料與其他部門的工作資料混在一處，檔案管理人員與其他人員在同一辦公室辦公，使得檔案資料的保密性較差。檔案信息化系統陳舊落后，所配備的計算機設備容量小、年代久，數量不足，其他掃描儀、溫濕度計、移動硬盤、自動號碼機、檔案目錄柜等配備不全，使得檔案管理工作難以有效開展。目前來看，社區衛生服務中心還多以紙質檔案為主，檔案電子化建設較為滯后，極其不利于檔案資料的查閱與調用，且紙質檔案容易被篡改，也易于被他人盜取，極容易泄露居民隱私。鑒于以上問題，迫切需要加強檔案信息化建設，提高檔案管理的安全性與便捷性。

（四）檔案管理存在安全問題

檔案的安全管理十分重要，但社區衛生服務中心受辦公條件限制，在檔案管理上存在一定的安全隱患，亟須加以重視和解決：一是防火防潮防霉變工作做的還不到位，一些年代久遠的檔案資料出現了發霉、蟲蛀等情況，需要及時防護或重新建檔；二是部分檔案資料沒有及時入柜保管，容易遺失或被篡改；三是由于管理設施不齊全，一些影像資料、音視頻存在被磁化的隱患；四是檔案管理信息化系統存在安全隱患，系統密級不高，管理人員對于信息化系統不夠了解或信息技術知識有限，不能有限防止病毒入侵以及黑客攻擊，容易導致檔案信息的遺失或篡改，而人員管理意識不強或信息素養不高，也容易因錯誤操作造成檔案損壞等問題發生。此外，一些社區衛生服務中心還存在辦公電腦與檔案服務器共用的情況，且不注意檔案資料的備份與加密保管，極易造成資料信息的丟失與篡改。

（五）檔案人員素質有待提升

由于社區衛生服務中心領導以及員工皆不重視檔案管理工作，因此對于檔案管理人員的要求也就不會太高，檔案人員專業性不強或身兼數職的現象較為普遍。這也與單位不重視檔案人員培訓有關。一些檔案人員對于檔案方面的法律法規不熟悉，對于保密制度不了解，有的甚至對于檔案的編號、分類等知識也不熟練，使得單位檔案管理不規范問題較為突出。[5]此外，由于一些檔案管理工作為其他部門人員兼職，若人員出現變動或調崗，極易造成管理上的混亂，降低檔案管理工作質量。

（六）檔案開發利用率不足

開發利用檔案是檔案管理的重要工作之一，但目前來看，各社區衛生服務中心多是“重檔案建設，輕檔案利用”，很多檔案資料都被堆積在檔案柜中蒙塵，被開發利用的檔案資料非常少。這一方面是由于工作人員認識不足，不能及時發現檔案資料的價值；另一方面是因為很多檔案資料并不齊全，難以被開發利用。在現實工作中，檔案資料的利用多是在社區宣傳欄中粘貼照片，宣傳單位開展的醫療服務工作情況摸底，或是在向上級部門匯報工作時展示醫療衛生服務成果或取得的成績，開發利用途徑單一，沒能充分發揮檔案資料應有的價值作用。

三、社區衛生服務中心檔案管理的有效策略

（一）加強宣傳教育，增強檔案管理意識

檔案資料是對社區衛生服務中心各項工作的記錄和反映，是社區重要的資源，應該引起相關人員的高度重視。社區衛生服務中心領導首先應積極改變觀念，認識到該項工作的重要性，并督促員工做好這些工作。同時，還應加強對員工的宣傳教育，以增強員工的檔案管理意識。[6]一方面，應加強對相關檔案法律法規的宣講，讓員工認識到依法依規開展檔案管理工作十分重要且必要，能夠主動做好檔案收集、整理的協調與配合工作；另一方面，應開展大力宣傳，通過晨會、周會、月度會議提醒員工重視檔案管理工作，并利用檔案管理與開發方面的優秀案例進行講解介紹，讓員工認識到檔案管理的重要性，提升相關工作的主動性。此外，還要制定檔案登記格式規范，增強檔案的完整性與規范性，如醫療檔案，要提供歸檔范本，要求醫務人員按要求填寫詳細醫療信息，避免出現漏填、字跡潦草等問題。

（二）健全管理制度，提高檔案管理效率

制度是一切工作有序開展的重要條件，只有保證制度的穩定、全面，才能促進各項工作高效進行。要想提高檔案管理效率，社區衛生服務中心需要加強制度建設，可從如下幾個方面著手：第一，根據《檔案法》等法律法規制定與單位檔案管理實際工作相適應的管理制度，使檔案管理既與國家政策相符，又與自身工作相契合，單位還可廣泛聽取員工意見與建議，對舊有檔案管理制度進行修訂，提高制度有效性；第二，建立員工工作守則，明確各部門員工的檔案資料歸檔要求，確定明確的歸檔時間，落實責任到人，提高檔案收集、整理效率；第三，可學習借鑒在檔案管理工作中表現突出的其他醫療單位的檔案管理制度，取長補短，不斷進行制度的完善；[7]第四，建立相應的考核制度，以保證工作人員能夠將檔案管理制度落實到位，做好相應管理工作；第五，完善檔案信息化管理制度，提高信息化管理水平。

（三）加大投入力度，完善基礎設施建設

社區衛生服務中心應針對檔案管理基礎設施不足的問題加大投入力度，為檔案管理配備更好的條件，要通過設置獨立的辦公室來保證檔案資料的隱蔽性與安全性，并及時更新老舊設施，積極引入新的檔案管理設備。特別是在信息化建設快速發展的當下，社區衛生服務中心還應積極更新計算機設備，引入掃描儀、攝像機、打印機等現代化設備，實現傳統紙質檔案向現代化電子檔案及時轉變。同時，對于發霉、蟲蛀、紙張發黃等老舊卻又未到銷毀時間的紙張檔案要重新做好備份，確保檔案信息的得當保存，同步做好紙質檔案與電子檔案管理工作。此外，還應開辟專門的閱覽區，配備相應閱讀設施，方便檔案的借閱。

（四）構建安全網絡，提高安全管理水平

針對檔案管理安全問題，社區衛生服務中心一方面應加強基礎設施建設，為檔案管理提供良好條件；另一方面，要加強人員安全教育，營造安全管理氛圍，通過時時刻刻宣講安全知識，繃緊員工安全管理之弦，并在單位宣傳欄、職工群進行安全知識的傳播，發布相關案例，不斷增強員工檔案安全管理意識。此外，單位還應加強安全管理制度建設，指定安全管理責任人，制定安全隱患排查時間表，督促檔案管理人員定期排查相應安全隱患，確保檔案管理安全。同時針對網絡安全問題，社區衛生服務中心還應加強檔案管理人員網絡技術培訓，定期安排網絡專業人員進行網絡安全檢查，加強防火墻建設，設置計算機使用權限、身份驗證、密鑰等，并指定專人進行電子信息的錄入與密鑰管理，做好信息備份工作，以提高檔案安全管理水平。

（五）加強隊伍建設，提升人員專業素養

加強檔案管理隊伍建設應成為當前社區衛生服務中心的重要工作之一。針對檔案人員專業素質不高的問題，可從如下方面著手改進：第一，要加強檔案人員教育培訓，包括檔案法律法規、國家以及地方檔案政策、檔案專業知識、保密法、醫藥衛生業務知識等多方面知識的學習，讓檔案人員能夠更加專業地開展相應管理工作；[8]第二，加強與其他醫療機構的經驗交流，可委派人員到其他醫療機構學習其好的檔案管理方法與經驗，加強自身工作的改進與完善；第三，可通過在線學習、專題講座、高校委培等多種方式對檔案人員進行培訓，或邀請優秀檔案人才來本中心進行工作指導，以提升員工專業素養；第四，做好人員招聘工作，優先聘用專業知識扎實、經驗豐富、管理意識強、具有一定信息化素養與醫療衛生知識的人才充實檔案管理隊伍，提升隊伍整體水平。

（六）統籌檔案資源，實現檔案有效利用

社區衛生服務中心應改變以往僅重視檔案收集與管理的認識，并通過加強檔案開發利用來提高檔案管理水平。單位應對所管理的檔案資料進行統籌分類，并針對不同的利用方向、利用途徑進行資料的整理與規劃。如，若要為區域內居民健康管理提供數據支撐，則可將轄區內居民常見慢性病（糖尿病、高血壓、痛風、心臟病等）的資料進行匯編，便于相關工作人員對發病起因、癥狀、治療等熟悉了解，科學進行知識傳播與疾控管理。又如，對于醫務人員的人事檔案進行歸類整理，方便單位了解人員專長與特點，對人員的調用以及人才培養提供參考。

四、結語

總之，檔案管理工作是一項長期且系統性工作，需要社區衛生服務中心重視該項工作，從多個方面進行工作的完善，以充分發揮檔案管理對于社區醫療衛生工作的積極作用。特別是在醫療衛生體制改革的當下，社區衛生服務中心更應抓住改革機遇，與時代同頻共振，利用檔案資源提高社區醫療服務前瞻性，為社區居民的健康保駕護航。