檔案信息化和移動網絡智能終端結合的實踐探索

吳 光

（中國電信股份有限公司北京分公司，北京 100010）

隨著數字中國戰略的持續推進，移動網絡的加速建設，智能終端應用于千行百業，推動產業的數字化轉型。新的組織形式和治理形態的涌現，導致新的檔案生成記錄形式和保管存儲方式不斷出現，檔案管理面臨向“數字管理”[1]轉型升級的巨大挑戰。為有效應對挑戰，檔案信息化隨之提速。如何結合移動網絡智能終端的優勢，使檔案管理實現移動化、智能化，提升檔案信息化水平，成為一個重要的實踐課題。

1 檔案信息化的發展

1.1 國家對檔案信息化的發展規劃

2020年6月，新修訂的《中華人民共和國檔案法》發布，其中新增一個章節共七個條款，從把檔案工作納入政府信息化發展規劃、推進電子檔案管理信息系統建設、電子檔案構成要件、推進傳統載體檔案數字化、電子檔案移交、建設數字檔案館建設、檔案信息資源共享服務平臺建設等方面對檔案信息化做了相應的規定。2021年6月，中辦國辦印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，對檔案事業發展做了詳細的規劃，要求全面推進檔案資源、檔案治理、檔案利用、檔案安全四大體系建設，深化檔案信息化的戰略轉型[2]。要使檔案信息化融入數字中國，并結合新一代信息技術的應用，實現檔案工作的數字化轉型。主要做好這幾方面工作：加快檔案資源數字轉型，加強新一代信息技術的應用，提升檔案資源安全管理能力，加快檔案開放利用服務，用互聯網創新檔案業務監督指導。

1.2 檔案信息化特點

要在國家標準的指導下，了解檔案信息化的特征，分層推進檔案信息化。

檔案信息化一方面要遵從國家發展規劃和檔案法律法規的要求，另一方面要在檔案行業國家標準的框架下來開展。2019年，國家檔案局發布了《檔案移動服務平臺建設指南〈DA/T73—2019〉》，于2019年9月開始實施，這項標準為檔案移動服務平臺建設提供了行業標準和制度規范，具有很強的指導性。2020年3月，國家檔案局發布了《檔案信息化標準體系建設指南》，搭建了檔案信息化標準框架，為檔案信息化的標準化規劃了路徑。從五個方面來明確檔案信息化的特征：以檔案資源為核心進行建設、對檔案相關聯的各系統進行集成、以通信網絡為紐帶加強檔案信息互聯互通、把檔案治理和新一代信息技術相融合。

分層推進檔案信息化，檔案信息化參考架構分為資源層、服務層、保障層、應用層[3]。在資源層，重點推進檔案信息資源的存量數字化和增量電子化；在服務層，通過通信網絡建設、服務平臺建設、館際共享實現檔案信息資源的共享；在保障層，建立和完善資源安全、網絡安全、系統安全的多重保障體系，保證檔案信息資源管理系統的安全可靠；在應用層，通過和新一代信息技術的結合，拓展檔案在各領域各檔案門類的應用。

2 移動網絡智能終端的發展

2.1 移動網絡的數字化轉型

網絡建設要順應數字化轉型的新要求，支撐數字中國戰略的實施。目前，通信運營商加快數字化轉型，按照國家建設“高速泛在、天地一體、云網融合、智能敏捷、綠色低碳、安全可控”的數字信息基礎設施新要求，紛紛布局建設云網融合的數字化平臺，打造基于業務、數據、技術相融合的應用中臺，建設5G精品網，加快“5G+行業”創新應用，打造行業應用生態圈，為產業的數字化轉型提供多樣化的解決方案。

2.2 智能終端的廣泛應用

在移動網絡加快建設的同時，智能終端也蓬勃發展。

在網絡側，智能終端在移動網建設、維護、服務客戶等多方面發揮作用。在云管端的移動網絡架構中，處于“端”層面的智能終端的質量深刻影響著最終用戶對移動網絡性能的感知。新的技術如軟件定義網絡、邊緣計算等廣泛運用，使得移動網中的網元更加終端化，提升了運營商移動網絡建設的效率，提高了運營商向政企客戶提供客戶專網的敏捷性。移動網絡和智能終端的融合，提升了網絡效能。

在用戶端，從硬件的角度看，傳統終端不斷升級，新型終端不斷出現，如手機、平板電腦、智能可穿戴設備、智能家居、車聯網終端、VR/AR產品、大屏幕電子白板，商用終端等多種終端形態并存，泛終端化趨勢日益顯現；從軟件的角度看，微信、微博、QQ、App等軟件跨終端應用，契合公眾的使用習慣。從消費角度看，個人云上檔案館的需求旺盛，如個人用手機在生活和工作中拍攝的照片、錄制的視頻或音頻、撰寫的文字等涉及到個人工作和生活的信息，占用手機內存大，同時手機存儲容量是有限的，這時好的解決方案是把手機上信息上傳到云端，在云端管理這些個人信息，從而減輕手機的存儲壓力，但要用技術和法律保護好個人隱私信息的安全。另外，一老一小智能終端應用普及度高，針對青少年兒童的手表、電子書包等終端的應用也越來越普及，為老年人娛樂和健康服務的手機、手環、可穿戴心血管監測設備等終端的應用也越來越廣泛，由此產生的海量數據的采集、保存和歸檔，成為新興研究課題。

綜合來看，隨著移動網絡的建設發展，智能終端的應用場景日漸豐富。智能終端為檔案信息采集提供了新型載體，為檔案信息管理提供了多種手段，但同時也對海量數據保存、異構數據存儲、數據隱私保護等方面提出了管理上的挑戰。

3 檔案信息化和移動網絡智能終端結合的實踐

3.1 智能終端分層助力檔案信息化

技術的突破要服務于業務的需求。移動網絡智能終端通過軟硬件配合，能夠實現人機交互、萬物互聯，為檔案信息化提供強大的技術支撐。我們從檔案信息化參考架構中的資源層、服務層、保障層、應用層出發，分層探索智能終端服務于檔案信息化的結合點[4]。見圖1。

（1）在資源層，智能終端應用于檔案生成階段和檔案存管階段。在檔案生成階段，主要是發揮智能終端在信息采集上的優勢。一是利用掃描客戶端對文件掃描，掃描客戶端連接掃描儀把文件轉換成圖片作為附件歸檔；二是做檔案數字化時，用集成掃描和OCR功能的智能終端進行圖文識別，提取圖片中的文字內容供存檔、查看和全文檢索；三是在業務使用現場，利用智能終端在前端對信息進行采集，再通過移動網絡上傳到業務系統，進而傳給電子檔案管理系統和數字檔案館。比如，在會議場景下，用智能終端對會議進行語音識別，即時生成文字版的會議紀要；在施工場景下，用移動智能終端采集工程現場溝通的簽字材料；四是在物聯網場景下，用傳感器對被感知對象進行信息采集，通過通信網絡傳到數據中心進行信息保存處理。

在檔案存管階段，利用智能終端和二維碼技術、云技術等的結合，協助檔案信息的存管。一是用數碼相機、復印機、打印機、刻錄機、存儲介質、計算機等終端對檔案進行保存；二是用條碼管理終端，支持庫房電子條碼的設計、生成和批量打印，把打印出的電子條碼與庫房檔案實體粘貼，使得虛擬庫房檔案與實體檔案一一對應，從而實現庫房檔案的信息化管理；三是智能終端和云資源的配合，快速實現對采集到的檔案信息的云端存管。

（2）在網絡層，移動網絡和智能終端為檔案信息化提供網絡資源。一方面，網絡向數字化演進，移動網絡、算力網、云資源池等資源的組合，增強了移動網絡的數字化能力，為檔案系統提供網絡連接、存儲資源、算力資源。另一方面，智能終端本身性能的提升減輕了網絡端的處理壓力，在帶寬、抖動、時延等指標上提升網絡能力，大大縮短網絡響應檔案信息業務處理的時間，使得依托于網絡的檔案信息服務更加的快速、高效、可靠。

（3）在保障層，智能終端保障檔案資源、檔案系統和網絡安全。如利用智能終端對檔案庫房、檔案機房進行監控管理，用煙感探頭來對機房做消防管理，用視頻攝像頭做檔案庫房的防盜管理，用溫濕度傳感器做庫房空氣的溫濕度管理；利用指紋識別、虹膜識別等生物識別終端做入庫人員資格管理；利用密碼器等終端做系統安全管理。

（4）在應用層，智能終端賦能千行百業的檔案服務。一是在智能終端上集成檔案門戶網站、檔案信息發布、檔案檢索、檔案采集、錄入、移交、歸檔、管理、借閱、鑒定、統計等系統功能，和后端的檔案系統配合，實現各行業檔案服務的智能化和移動化。二是用戶可以用云桌面、手機終端進行遠程查檔；檔案系統可以依據用戶在終端上的查檔留痕，結合大數據技術，分析用戶的查檔需求和使用習慣，進行相應的信息推送，為用戶定制個性化的檔案服務。

總之，深入挖掘檔案信息化參考框架下每一層的需求，尋找相應的智能終端進行匹配，智能終端在每一層都有用武之地。

3.2 移動網絡智能終端對檔案信息化的價值

移動網絡和智能終端的配合，為檔案信息化帶來諸多價值提升。智能終端拓寬了檔案信息采集的渠道，使得檔案信息采集更加方便，讓隨時隨地采集歸檔成為現實；移動網絡條件下，智能終端使得檔案利用更加方便，用戶可以不受固定場地和時間限制來利用檔案；智能終端擴大了檔案服務的受眾群體，突破了以前局限于來檔案館（室）接受服務的人員限制；智能終端上電子檔案的歸檔，有助于減少紙質檔案的產生，為節能減排做貢獻。

4 檔案信息化和移動網絡智能終端結合的展望

目前，智能終端在檔案信息化的應用還存在一些難點，比如，智能終端的“核心芯片，系統軟件”等“卡脖子”技術亟待攻關，電子簽章法律效力等制度性安排需要進一步明確。針對難點問題，既需要檔案主管部門推進相應的法律制度和標準建設，也需要學界加強電子檔案管理理論的突破，更需要科技部門對核心技術的攻關。

未來，要繼續發揮智能終端智能性、便攜性的優點，以數字化的移動網絡為基座，發揮智能終端在輔助檔案信息采集、檔案智能存管、檔案移動服務、檔案信息安全上的作用，豐富智能終端在檔案業務中的應用場景，不斷創建智能終端和檔案信息化融合應用的實踐成果。■