ERP系統助力加強企業內控管理應用研究

于影 長春賽邁斯生物工程有限公司

內控管理具有優化資源配置、規避發展風險等重要功能，對企業發展具有舉足輕重的重要作用，ERP系統是企業開展內控管理的重要工具，可以有效提升內控管理的效果，對于企業內控管理的深入也有重要作用。對此，亟須企業準確把握ERP系統對企業內控管理的重要意義，積極面對ERP系統給企業內控管理帶來的新挑戰，并采取措施推進ERP系統的應用。

一、ERP系統及企業內控管理概述

（一）ERP系統概述

ERP系統主要指企業資源計劃管理系統，采用現代管理理念和現代信息技術手段，對生產、銷售、供應等環節進行集中管理，推動企業生產經營活動的一體化開展，為企業各項管理活動提供系統性的管理平臺，促進企業各項業務有序開展。隨著生產現代化水平的不斷提升，越來越多的企業也紛紛引入了ERP系統，結合企業自身情況，推進生產優化，發揮企業最大產能。一般而言，ERP系統主要涉及企業生產計劃、采購計劃、物料需求計劃等方面的工作。通過ERP系統與內控管理的結合，可以幫助企業實現管理流程、管理環境的優化，打通采購、生產及銷售等多個環節，減少企業生產經營活動中存在的內耗，提升企業的效益成本比。

（二）企業內控管理概述

企業內控管理是企業保持市場競爭力、提升企業效益的重要手段，尤其是在新的經濟形勢下，更需要通過企業內控管理降低企業資源浪費，提升企業發展效益。具體而言，企業內控管理主要包括內部環境控制、風險評估、控制活動和監督管理四方面。

內部環境控制主要為企業的生產經營活動提供良好的環境，一方面促進企業生產經營的有序開展，另一方面為內控管理提供環境保障，內部環境控制主要包括優化治理結構、優化權責關系、建設企業文化、完善企業流程與制度等內容。風險評估主要對企業生產經營期間可能出現的各類風險性因素進行評估和預防，給出針對性的風險預案并建設風險防控機制，幫助企業規避經營風險、財務風險及管理風險。控制活動主要指企業結合風險評估結果針對企業風險采取針對性的控制措施，避免企業風險擴大化。監督管理主要指企業能夠對內控管理的過程和結果進行監督、管理與控制，并針對內控管理效果進行評估，及時發現企業內控管理期間存在的問題，進而幫助企業實現內控管理的持續優化。

二、ERP系統在企業內控管理中的應用價值

（一）優化內控管理環境

ERP系統的優勢在于分析和預測，管理人員利用ERP系統掌握企業生產經營的數據信息，并制定生產預案，確保生產活動符合企業現狀，避免企業內部出現產能過剩的情況。ERP系統可以推進內控管理由人工管理轉向信息化管理和自動化管理，提升內控管理的效率并為內控管理營造良好的內部環境。通過ERP系統可以方便管理人員的內控管理操作，推動企業管理活動朝著網絡管理、在線管理的方向發展。例如，財務人員可以通過網絡和客戶端開展財務管理工作，提升財務管理的時效性和便捷性。此外，ERP系統的應用可以推進企業數據資源的共享，促進企業各類數據開發，為企業生產經營及其他業務活動提供數據支撐。

（二）實現精細化管理

傳統的內控管理采取人工管理方式，處于粗放管理的狀態，而ERP系統不僅通過信息技術實現自動化和信息化管理，還在內控管理工作中應用精細化管理理念，引導企業內控管理由傳統的職能管理向流程管理轉變，使內控管理服務于生產活動，強化財務管理、物流管理、倉儲管理與生產活動之間的關聯。例如，采用ERP系統開展財務內控管理，可以幫助財務人員實時監控企業財務情況，收集、核算財務數據，幫助財務人員掌握企業現金流情況，并根據企業財務情況作出企業財務規劃。同時ERP系統具有快速運算、數據共享、實時查詢等功能，幫助財務人員通過對數據的整合分析更好地識別企業財務風險，推進企業財務精細化管理與財務內控的融合。

（三）提升辦公效率，推進業財融合

ERP系統在企業內控管理中的應用可以豐富企業內控管理方式，推動內控管理多樣化開展。由于ERP系統能夠全面收集、分析數據，這為管理人員的辦公活動提供了極大便利，能夠幫助管理人員提升其辦公效率，同時，ERP系統通過設置操作權限、操作流程可以有效提升內控管理的規范性[1]。

ERP系統的應用能夠幫助企業推進業財融合，推進業務數據和財務數據的融通共享，幫助財務人員了解業務情況，而后根據業務情況制定財務規劃，也能幫助業務人員了解財務現狀，根據財務規劃、財務情況開展業務工作。因此，在ERP系統的應用下，業財融合程度大大提升，更有助于企業提升生產、經營效益。

三、EPR系統在企業內控管理應用中的問題與挑戰

（一）ERP系統應用意識薄弱

市場經濟發展使ERP在企業內控管理中的應用價值愈發凸顯，但從目前ERP在企業內控管理的應用情況來看，企業內部缺乏對ERP系統的正確認知，ERP系統應用意識薄弱，導致該系統并未發揮其應有價值。在大多數企業內部，ERP系統主要應用于財務管理工作，與財務系統相融合，導致許多企業忽視了ERP系統對生產、經營的重要作用。同時，由于企業的ERP系統應用意識薄弱，導致企業內部各部門不了解ERP系統的具體功能，無法推動本部門業務與ERP系統的融合，導致ERP系統的應用受阻。

（二）缺乏完善的應用制度和使用規范

ERP系統的應用需要以完善的制度和規范為保障，使ERP系統與企業各部門的業務活動實現深度融合，但從現實應用來看，由于缺乏完善的應用制度和使用規范，導致各部門及其員工在應用ERP系統的過程中存在職責混亂的情況，部分崗位還存在權責重復、工作重疊的問題。同時，缺乏制度和規范的約束也導致ERP系統的應用未能推進企業內控精細化管理，企業并未通過完善的制度和規范對ERP系統的操作流程、應用效果、崗位職責作出明確規定，降低ERP系統的應用效果。

（三）缺乏專業的ERP系統應用人才

ERP系統的本質是輔助企業提升內控管理水平的一種工具，而ERP系統能否發揮其應有價值，關鍵還在于企業內部是否具有專業的人才應用ERP系統。現階段，企業內部ERP系統應用人才隊伍建設不足主要體現在兩方面。第一，企業缺乏對在職員工的教育和培訓，導致不少員工在應用ERP系統的過程中依舊抱有傳統的管理理念，未能結合精細化管理理念推進ERP系統的應用，同時，部分員工不了解ERP系統的各方面功能，也并未掌握ERP系統的使用方法，存在不懂、不會的情況。第二，人才引進工作不到位，ERP系統需要定期更新和維護，普通員工無法通過培訓來完成系統升級和維護工作，必須引進精通計算機技術、ERP系統的專業人才，但由于人才引進工作不到位，部分企業的ERP系統存在系統漏洞和功能老化的情況，雖然花費較多資金引入了系統，但并未產生應有的價值。

（四）ERP系統應用帶來內控風險和數據安全風險

ERP系統的應用也給企業的內控管理帶來了一定挑戰，導致企業的內控風險和數據安全風險加大。從內控風險的角度來看，ERP系統的應用會導致內控流程、內控管理權責的變更，而且原有的內控管理制度、內控管理體系無法適應ERP系統的應用要求，因此，必須推進內控管理制度和管理體系的完善。

四、ERP系統在企業內控管理中的應用研究

（一）強化ERP系統應用意識

推進ERP系統與企業內控管理的融合，應當強化企業內部的ERP系統應用意識，從企業領導到基層員工，充分認識到ERP系統在企業內控管理中的應用價值，意識到ERP系統應用于企業內控管理的必要性。對于ERP系統的應用，企業領導應當主動支持，各級員工積極配合，齊心并進共同推動ERP系統的應用。在企業日常運營期間，應當強化對ERP系統和企業內控管理的宣傳，使員工能夠熟悉ERP系統的功能，實現ERP系統與財務工作融合向ERP系統與企業各部門工作融合的轉變，以此推進ERP系統在企業各部門之間的有效應用[2]。

（二）完善ERP系統應用制度

推進ERP系統應用應當推進制度的建設與完善，發揮制度對系統應用的保障性作用。制度建設的關鍵在于工作內容和工作權責兩方面。從工作內容角度來看，需要通過制度建設明確ERP系統應用以后的工作內容，使企業員工在開展工作的時候有據可依，能夠明確自己應當負責哪部分的業務，應當如何開展工作，以及工作應當取得怎樣的成果。從工作權責角度來看，企業應當梳理權責，明確員工的工作責任和義務，使其在工作期間能夠堅決遵守規定，避免出現違規操作，提升ERP系統在企業內控管理中的應用效果。在建設與完善ERP系統應用制度期間，應當綜合考量不同部門的具體需求和不同崗位的具體權責，能夠將工作行為規范、部門情況、崗位職責及績效考核等內容融入制度之中。

（三）強化員工培訓，打造ERP應用技術團隊

推進ERP系統在企業內控管理中的應用，應當做好企業員工培訓，使其了解ERP功能并掌握ERP系統應用技巧。同時，應當積極推進技術團隊建設，打造專業的ERP系統應用技術團隊，以此實現ERP系統與企業內控管理的深度融合。

員工培訓應當從兩方面出發，一方面是思想觀念和工作認知，企業應當強化員工的ERP系統應用意識，這一措施在第一小節已經分析，不再論述。同時，企業通過培訓轉變員工的工作認知，使其能夠打破原有的管理理念，將精細化管理與ERP系統、內控管理結合起來，利用ERP系統推進內控管理的精細化開展。另一方面需要對員工進行技能培訓，使其掌握運用ERP系統的技能，明確ERP系統應用后的工作內容、工作要求，能夠順利將ERP系統與業務工作結合起來，做好數據的收集、分析和應用[3]。

企業需要結合自身需求打造專業的ERP應用技術團隊，積極引進精通ERP系統的計算機人才，幫助企業做好系統升級和維護，確保ERP系統性能先進，功能齊全。借助人才引進，打造專業技術團隊還可以使技術人才培訓企業員工，幫助企業員工更快掌握ERP系統操作技巧，當ERP系統運行期間出現異常或故障問題時，也能及時上報處理，保障ERP系統的穩定運行。除了引進技術人才以外，企業應當通過內部挖潛，將熟悉企業生產經營及業務活動的員工納入技術團隊中，發揮技術人才的技術優勢，通過內部挖潛發揮優秀員工熟悉業務內容、工作流程的經驗優勢，共同推動ERP技術團隊建設。

（四）強化ERP系統應用風險防范

前文提及，ERP系統在內控管理中的應用帶來了內控風險和數據安全風險兩大挑戰。企業需要改進ERP系統管理權限以化解內控風險，同時做好數據安全工作規避安全風險。

改進系統管理權限需要技術人員仔細咨詢各部門、各崗位的工作任務和工作需求，據此合理設置ERP系統的具體權限，能夠確保各部門工作人員在利用系統開展工作時規范操作，避免出現違規行為造成數據混亂，也能借此推進ERP系統應用制度的完善，明確ERP系統應用以后內控管理的具體權責[4]。

針對數據安全風險，企業需要從下述四方面做起。第一，結合ERP系統在企業內控管理中的應用建設企業數據庫，將企業生產經營及其他業務期間產生的核心數據納入數據庫內，通過數據庫的加密功能避免數據泄露，同時借助數據庫的備份功能避免出現數據丟失的情況，確保企業數據的安全性。第二，借助數據處理技術進行數據核算，在數據處理技術的幫助下，工作人員在獲取數據時可以在短時間內對數據進行核算，確保數據無誤以后再運用數據開展工作，如果發現數據核算結果出現錯誤，則應當及時進行反饋，避免錯誤數據給企業造成較大損失。第三，堅持做好數據留痕并編制崗位責任書，企業員工在收集、分析及整理數據時，應當留下操作痕跡，既可以確保追責到人，也可以及時發現錯誤數據的源頭，能夠實現數據溯源。第四，定期對ERP系統中的數據信息進行篩選排查，發現錯誤數據及時糾正，過期數據應及時更新。

五、結論

ERP系統以現代精細化管理理念為指導，以信息技術為支撐，能夠有效提升企業內控管理水平，優化企業內控環境，推進企業內控管理的精細化開展。為了推進ERP系統在企業內控管理中的應用，應當強化ERP系統應用意識，積極推進應用制度的建設和完善，做好員工培訓和人才引進，打造專業的技術團隊，提升ERP系統應用水平，最后，應當通過改進管理權限化解內控風險，并采取措施規避企業數據安全風險。