水利工程檔案信息化管理模式思考

解楓贊 韋 黎

1河南省河口村水庫管理局（459000） 2 鄭州金控計(jì)算機(jī)軟件有限公司（450000）

0 前言

水利工程檔案是指在水利工程規(guī)劃、建設(shè)及管理過程中形成的歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種文件材料。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于硬盤、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳達(dá)的文件。水利工程建設(shè)中形成的電子文件歸檔后即成為水利工程電子檔案。文章探討的水利工程檔案電子化是指通過搭建檔案電子化平臺(tái)，從文件生成到項(xiàng)目竣工形成檔案的整個(gè)過程都通過線上提交、審批及移交，最終形成電子檔案單套制歸檔的全生命周期模式。

1 水利工程檔案電子化的現(xiàn)實(shí)背景

大數(shù)據(jù)時(shí)代網(wǎng)絡(luò)辦公趨于高效化。習(xí)近平總書記指出:“要運(yùn)用大數(shù)據(jù)提升國家治理現(xiàn)代化水平。要建立健全大數(shù)據(jù)輔助科學(xué)決策和社會(huì)治理的機(jī)制，推進(jìn)政府管理和社會(huì)治理模式創(chuàng)新。”隨著“兩微一端”深入發(fā)展，“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓群眾少跑步”成為現(xiàn)實(shí)，群眾足不出戶利用智能手機(jī)就可以辦理各種民生服務(wù)。水利工程建設(shè)作為一項(xiàng)民生工程，工程檔案反映工程建設(shè)的整個(gè)建設(shè)過程和工程質(zhì)量水平。水利工程檔案電子化是時(shí)代發(fā)展的需求，也是提供高效的水利建設(shè)的要求。

智慧建筑已成為行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)建筑行業(yè)的深度融合，智慧工地、智慧建筑云平臺(tái)等新生事物應(yīng)運(yùn)而生。施工過程中的圖紙審查、證照辦理等工作都逐步在線上開展，項(xiàng)目直接產(chǎn)生的電子文件實(shí)施單套制歸檔，政務(wù)系統(tǒng)審批過程中形成的各類審批文件由檔案管理部門歸檔，實(shí)現(xiàn)信息共享已成為發(fā)展趨勢(shì)。項(xiàng)目工程檔案是竣工驗(yàn)收的重要一環(huán)，融入竣工驗(yàn)收勢(shì)在必行[1]。

行業(yè)“痛點(diǎn)”亟待改進(jìn)。工程建設(shè)檔案本應(yīng)與工程進(jìn)度同步形成，然而實(shí)際卻是現(xiàn)場(chǎng)工作先行資料后補(bǔ)，重視工程現(xiàn)場(chǎng)的進(jìn)度與質(zhì)量，輕視項(xiàng)目資料，本應(yīng)由工程師填報(bào)的資料由項(xiàng)目資料員完成已成為行業(yè)普遍現(xiàn)象。由于人員流動(dòng)性大，偽造簽名、代簽字的現(xiàn)象司空見慣。工程檔案的形成不真實(shí)、不同步、不完整成為行業(yè)“痛點(diǎn)”，資料后補(bǔ)、造假、偽造簽名等問題屢禁不止。檔案存儲(chǔ)空間與日益增加的工程檔案的矛盾日益突出。近年來，基礎(chǔ)建設(shè)飛速發(fā)展，水利行業(yè)發(fā)展迅速，水利工程檔案的數(shù)量急劇增加，導(dǎo)致檔案庫房存儲(chǔ)空間壓力增大。水利項(xiàng)目多數(shù)為惠民工程，經(jīng)費(fèi)主要來源于財(cái)政撥款。檔案庫房的費(fèi)用占檔案管理經(jīng)費(fèi)的大部分，在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的部分地區(qū)經(jīng)費(fèi)緊張，庫房面積小，日益增加的檔案缺少存儲(chǔ)空間成為檔案管理的難點(diǎn)。

2 水利工程檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)

工程檔案電子化的發(fā)展歷程大致經(jīng)歷了四個(gè)階段:第一階段是手工處理階段；第二階段是初步的電子化階段，需要將部分文件、圖紙進(jìn)行掃描；第三階段是專業(yè)的電子化階段；第四階段是互聯(lián)網(wǎng)信息化階段。目前，我國沿海發(fā)達(dá)地區(qū)的工程檔案工作已進(jìn)入第三階段，內(nèi)陸大部分地區(qū)的工程檔案工作停留于第二階段。隨著《2016-2020 年建筑業(yè)信息化發(fā)展規(guī)劃綱要》《國家檔案局全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)程》等一系列文件出臺(tái)，工程檔案電子化建設(shè)成為主要發(fā)展方向。電子政務(wù)和建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革也極大地推動(dòng)了工程電子檔案的移交和歸檔。電子文件的接收對(duì)傳統(tǒng)的工程檔案管理模式產(chǎn)生了巨大的沖擊，倒逼水利工程檔案管理部門加快電子化進(jìn)程。全國各地尤其是沿海地區(qū)圍繞著檔案數(shù)字化、電子化建設(shè)都做了大量工作，存量數(shù)字化，增量電子化，集中于線上形成、審批、移交及利用。內(nèi)陸地區(qū)尤其是縣區(qū)等基層工程檔案管理部門，依舊停留在傳統(tǒng)的管理模式，數(shù)字化、電子化程度較低。今年是“十四五”開局之年，工程檔案電子化將是“十四五”時(shí)期工程檔案管理部門的工作方向和目標(biāo)[2]。

3 水利工程檔案電子化的重點(diǎn)

在水利工程檔案電子化的過程中需要抓住重點(diǎn)，有針對(duì)性地解決問題。做好制度設(shè)計(jì)，通過建章立制規(guī)范工作程序，搭建性能良好的電子化平臺(tái)，做好異地備份保障電子檔案的安全，注重人員信息化水平的提升，通過試點(diǎn)先行以點(diǎn)帶面全面推廣電子化工作。

3.1 建章立制，做好制度設(shè)計(jì)

規(guī)章制度是開展水利工程檔案電子化工作的指引，是規(guī)范操作的指南。各地水利部門需要提供政策支持當(dāng)?shù)厮こ虣n案電子化的發(fā)展，明確五方責(zé)任主體的職責(zé)，通過水利系統(tǒng)各部門的聯(lián)動(dòng)推動(dòng)電子化工作的順利開展。在項(xiàng)目開工時(shí)同步開展電子化歸檔工作，在項(xiàng)目建設(shè)過程中強(qiáng)化文件質(zhì)量管控，在項(xiàng)目驗(yàn)收階段把好最后一道關(guān)口。各地水利部門需要制定當(dāng)?shù)厮こ虣n案電子化工作的流程指引、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，并做好培訓(xùn)宣貫，確保政策制度落實(shí)到位。

3.2 搭建電子化平臺(tái)，提供技術(shù)支撐

水利部門可以根據(jù)自身的信息技術(shù)，通過自行建立招標(biāo)采購第三方定制服務(wù)等方式，搭建水利工程檔案電子化平臺(tái)。招標(biāo)采購第三方定制服務(wù)的方式更有利，一方面定制的平臺(tái)符合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，另一方面在平臺(tái)運(yùn)行過程中需要提供長期及時(shí)的技術(shù)服務(wù)與支持。顯然，專門的信息服務(wù)商專業(yè)性更強(qiáng)、服務(wù)更便捷。電子化平臺(tái)的性能直接影響電子化檔案工作的進(jìn)展，因此要搭建運(yùn)行流暢、系統(tǒng)穩(wěn)定、界面簡單、易于操作的電子化平臺(tái)。

3.3 提高電子信息化檔案管理的安全性，做好異地備份

電子信息化的發(fā)展是把雙刃劍，在給檔案管理工作帶來便利的同時(shí)，也帶了更多的風(fēng)險(xiǎn)與威脅，如信息泄漏、病毒攻擊等，嚴(yán)重影響了檔案管理的安全性。水利工程檔案的安全性代表著國家的安全性，檔案一旦泄漏或丟失，影響的不僅僅是個(gè)人，影響的是整個(gè)國家的安全，所以水利工程檔案的安全性需要有更加嚴(yán)格的措施來保障。水利工程檔案信息化管理需加強(qiáng)技術(shù)措施，防止病毒、黑客等的攻擊。異地備份確保檔案安全是十分重要的。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及5G 通信技術(shù)的發(fā)展，尤其是云存儲(chǔ)技術(shù)的進(jìn)步，降低了異地備份的成本，提升了備份速度，為大量存儲(chǔ)電子化數(shù)據(jù)提供了可能[3]。

3.4 提升人員信息化水平，助力電子化發(fā)展

人才是社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力源泉，更是一個(gè)行業(yè)發(fā)展的核心力量。相對(duì)于傳統(tǒng)的水利工程檔案管理模式，信息化的管理模式依托計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，是一種創(chuàng)新管理手段，因此對(duì)于從業(yè)人員的信息化水平也提出了更高的要求。一方面要對(duì)傳統(tǒng)人才進(jìn)行全方位的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升信息化意識(shí)與實(shí)操能力；另一方面各地要在檔案管理工作中引進(jìn)計(jì)算機(jī)、軟件工程等方面的專業(yè)人才，打造一只專業(yè)過硬、技術(shù)純熟、業(yè)務(wù)精通的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

3.5 開展項(xiàng)目試點(diǎn)，以點(diǎn)帶面推動(dòng)工作

水利工程檔案電子化是一項(xiàng)長遠(yuǎn)的工作，是在傳統(tǒng)的工作模式基礎(chǔ)上進(jìn)行的創(chuàng)新，不可能一蹴而就，需要循序漸進(jìn)。為此可以采取試點(diǎn)先行的模式，選取當(dāng)?shù)貙?shí)力雄厚、建筑體量大、配合度好的建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行試點(diǎn)運(yùn)行，總結(jié)運(yùn)行過程中的問題加以改進(jìn)，形成標(biāo)準(zhǔn)體系，完善平臺(tái)功能。在項(xiàng)目試點(diǎn)完成水利工程檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案單套制歸檔，形成可以推廣應(yīng)用的原生電子檔案全生命周期管理模式，再將成果覆蓋轄區(qū)所有水利建設(shè)項(xiàng)目。

4 水利工程檔案電子化的意義

水利工程檔案電子化可有效緩解檔案存儲(chǔ)空間與日益增加的水利工程檔案的矛盾。水利工程檔案電子化實(shí)施后實(shí)行電子檔案單套制歸檔，可以節(jié)約大量的檔案存儲(chǔ)庫房，大大節(jié)約了紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的成本，降低了紙質(zhì)檔案霉變損壞的風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化了工程資料的過程管控力度。水利工程檔案電子化管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了過程管控的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；通過數(shù)字認(rèn)證實(shí)現(xiàn)簽名的有效性和真實(shí)性；利用平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)工程電子檔案與工程項(xiàng)目同步形成，從根本上保證了水利工程檔案形成的真實(shí)性、完整性與同步性，大力提升了水利工程檔案利用效率和服務(wù)水平。傳統(tǒng)水利工程檔案管理模式下，群眾借閱檔案需要來館查詢，借閱紙質(zhì)檔案再拿去復(fù)印極不方便，而電子化管理模式下可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)的目標(biāo)，是一種全新的便捷的檔案利用方式。

5 結(jié)語

水利工程檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的舉措，是從傳統(tǒng)檔案管理模式向電子化管理模式的創(chuàng)新，是“十四五”時(shí)期工程檔案工作的目標(biāo)和方向。其是一種全新的原生電子檔案全生命周期管理模式，強(qiáng)化了文件形成過程中的質(zhì)量管控，保障了水利工程檔案形成的真實(shí)性、同步性與完整性，大力提升了水利工程檔案的工作效率。