基于微信小程序的總務檔案管理系統的研究

【摘" 要】 對于總務檔案管理，由于總體使用頻率不高，采用微信小程序開發工具軟件及其云開發附帶的數據庫，設計開發難度小，總體開發費用相對較低，因總務檔案管理其對服務的響應速度沒有特別高的要求，采用云開發可以減少很多后臺管理的工作量，更加符合檔案管理的需求。

【關鍵詞】 總務檔案；微信小程序；檔案管理

一、研究背景

自2011年騰訊推出微信以來，微信用戶已經突破了12億，微信小程序相比傳統手機App具有免安裝這一優勢，使用者只需在微信小程序中搜索或掃描二維碼，即可使用小程序，因此使用微信小程序提供檔案服務更容易為大眾所接受。各檔案館也開通了微信公眾號及微信小程序用于提供檔案知識和檔案服務，對總務設計微信小程序開通檔案服務提供了現實指導意義。

微信小程序采用JavaScript語言作為邏輯語言，wxml文件編寫文本輸出，wxss作為樣式文件，總體編寫難度較低。本文采用云開發作為后臺邏輯及數據庫開發方式。

二、微信小程序優勢

微信小程序是一種不需要下載安裝即可使用的應用，它實現了應用“觸手可及”的夢想，用戶掃一掃或者搜一下即可打開應用也體現了“用完即走”的理念，用戶不用關心是否安裝太多應用的問題。

微信小程序有完善的生態系統，完備的UI組件界面庫，而且開放了許多現成可以用的模塊，如語音識別模塊，開發者只需編寫好業務邏輯，無需考慮組件或模塊的底層邏輯。

因為程序是依托于微信，不用考慮操作系統的差別，無論運行在蘋果、安卓手機還是在電腦上，都不用單獨編寫程序。

三、云開發優勢

完全可以個人開發前后端，直接上線，不需要依賴后端。

云開發具有專用的云函數，云函數是一段運行在云端的代碼，針對檔案管理這一需求，云開發現成的云函數可以用極少的代碼完成數據庫的可查看、增加、更新、查找、刪除數據、管理索引、管理數據庫訪問權限等操作。而且無需管理服務器，在開發工具內編寫、一鍵上傳部署即可運行后端代碼。

傳統后臺開發需要使用https協議傳輸數據，國內服務器必須解析域名進行ICP備案后，綁定SSL證書，而購買SSL證書是一筆不小的費用，且需要購買域名，其費用比較高。

針對總務檔案日用戶少，本身不屬于讀取寫入量大的應用場景，采用云開發基礎服務完全可以應付日常流量需求，采用云開發是按流量計費，按流量計費更加符合使用需要。且免費版就有5GB容量（免費配額詳見表1），總務檔案管理流量消耗少，如果不存儲圖片的情況下，免費配額一般夠用，超出部分按流量計費即可。

四、具體需求

用戶自動登錄：用戶只需登錄一次，申請成為相應人員，下次登錄即可自動登錄，并且自動導入人員信息，開放相應模塊的使用權限。

人員審核：用戶掃碼申請成為檔案管理員或者為檔案借取人，系統管理員審核檔案管理員或者方案借取人，檔案管理員審核檔案借取人。

檔案錄入：檔案管理員首先建立卷名、卷號，輸入文件名、科室、文件份數、是否是復印件（數據類型：bool）、文件所屬卷號、備注等信息。

檔案借取：檔案借取人發出檔案借取申請信息，檔案管理員利用搜索系統搜索出需要的文件，并選擇文件信息發送文件借取確認單，檔案借取人選擇確認，檔案借取完成確認。

檔案修改：檔案管理員修改檔案信息，可以修改文件名稱、文件份數等信息，必填項目為修改原因，且每一條修改記錄可查。

五、數據庫集合設計

文件集合：文件名、錄入時間、文件生成時間、文件編號、唯一ID號、錄入人、科室、文件份數、是否是復印件（數據類型：bool）、文件所屬卷號、所屬卷名、備注等。

文件借取信息集合：其信息主要包括：借取時間、借取份數、借取文件名、借取人、科室、是否已經歸還（數據類型：bool）、唯一ID號，備注等。

檔案修改信息集合：其主要包括修改時間、修改原因、檔案錄入唯一ID號之外的所有項目原信息，檔案錄入唯一ID號之外的所有項目修改后信息，唯一ID號。

卷集合：其信息包括卷建立日期、卷。

人員信息集合，其信息主要包括：

檔案管理員：科室、姓名、電話、申請時間、批準時間；

檔案借取人：科室或公司、姓名、電話、申請時間、批準時間；

超級管理員：科室、姓名、電話、申請時間、批準時間。

六、權限介紹

首先是系統管理員，權限范圍最大，可以審核用戶的注冊信息，選擇是否通過其注冊信息，其權限還包括其他兩類人員的權限；然后是檔案管理員，其具有檔案信息錄入，檔案信息借取，檔案信息查詢及審核檔案借取人注冊信息的功能；最后是借取人，其權限包括申請為檔案借取人，提交借取檔案申請，確認檔案已借取等。

七、總體流程設計思路

首先用戶掃描微信小程序二維碼，判斷是否有用戶信息緩存，如果有則自動進入主頁面，如果沒有，需點擊登錄，小程序記錄當前用戶的openid，并且在手機緩存上保存用戶信息，方便下次登錄，初次登陸不開通任何權限，彈出對話框提示對方需要填寫用戶信息方可進入相應模塊，用戶點擊確定，進入信息錄入頁面，填寫相關信息。如果點擊取消，則返回登錄界面。

用戶填寫完信息后，系統對用戶的信息進行判斷，如果判斷為空，則彈出提示框，請用戶重新填寫信息，否則彈出對話框“您好，你的信息已經提交，請耐心等待管理員審核通過，請退出程序”，用戶點擊確定后退出程序。用戶下次登錄時，根據其是否審核通過可以彈出不同的對話框，如果還沒有經過審核則彈出“您好，您的信息暫未審核，請退出程序耐心等待”，如果通過則彈出“您好，你的信息已經通過審核”，審核不通過則彈出“您的信息經過審查沒有通過，請退出程序”。

用戶信息通過審核后如果成為檔案借取人，則在小程序系統后臺記錄此人員信息，可以進入檔案借取申請界面，為了檔案信息的安全，檔案借取人無法進入檔案搜索界面。檔案借取人進入檔案借取界面，提出想要的檔案名稱，并填寫借取原因，小程序后臺記錄此信息。

用戶信息通過審核后成為檔案管理員，則可以進入檔案借取人申請信息列表窗口審核檔案申請信息，可以選擇退回或者處理，點擊退回，則檔案借取人查看我的申請信息可以看到自己的申請信息狀態為已退回。如果檔案管理員點擊處理，則跳轉到檔案搜索界面，在檔案搜索界面，檔案管理員可以搜索文件名或者卷名，按搜索框上方的選項框就可以確定，搜索字段應支持多字段模糊搜索，點擊搜索后，彈出等待框，如果搜索到則在下面的列表中顯示相應的文件名或者卷名，點擊右側的點擊查看按鈕可以查看具體內容。如果沒有查到信息，則彈出對話框“抱歉，沒有搜索的相關內容，請換個關鍵字試試”。檔案管理員選擇列表中的文件，然后點擊借取，檔案借取人申請檔案信息列表界面就顯示出相應的文件名，檔案借取人點擊確定已借取則完成整個檔案借取流程。之后檔案管理員將檔案交給檔案借取人，完成檔案借取。如果按卷借取檔案，檔案借取人申請信息列表中顯示卷中所有文件。

需要注意的是，在搜索框中進行文件全名的搜索顯然不太現實，用戶不可能記住文件全名，所以搜索系統很有必要進行模糊搜索。模糊搜索的方式可以選擇多字段模糊搜索以提高搜索效率。首先進行單字段搜索，用戶選擇單一關鍵詞先進行搜索，系統記錄其搜索的關鍵詞，使用云開發數據庫中的RegExp進行搜索，具體參數采用正則查詢，不區分大小寫，在把關鍵詞上傳到云數據庫中后，使用where語句查到匹配的文件名，用get語句獲得結果并返回前端。單字段查詢和多字段查詢的區別是，多字段可以使用空格去區分多個字段，小程序通過空格斷開多個字段，并將空格前后字段加載到程序中，如果沒有空格將單個字段加載，如果有則用多個字段搜索。回到單個字段查詢，將查詢到的結果返回到一個臨時的數據集，將此數據集作為下個字段搜索所屬的數據庫，返回的結果給到上述臨時的數據集中，當然原先的數據集首先要清空。最后當沒有字段后將結果返回前端再返回用戶。

當搜索完成后，檔案管理員選擇一個或多個結果然后點擊領取，檔案借取人就可以在其消息列表的四個選項卡“已申請”“已退回”“已處理”“已完成”里的“已處理”中看到處理的結果是借取的什么文件，當然此四個選項卡對應四個相應的數據集，顯示給借取人的是帶有其openid的數據，借取人刷新界面即可看到檔案管理員的處理結果。借取人點擊“確認借取”后，借取完成，數據轉移到“已完成”選項卡中。如果檔案管理員不同意借取，則點擊“退回”，借取人在“已退回”選項卡可以看到其退回結果。

具體如何使檔案借取人知道獲得自己的申請被批準，可使用消息推送功能，需要檔案借取人訂閱此小程序的訂閱消息，進行用戶授權接收訂閱消息，具體是使用wx.requestSubscribeMessage接口獲取用戶授權，獲得授權后，檔案借取人的數據集標記其已授權，當檔案管理員處理檔案借取人的借取請求后，根據其是否授權選擇發送訂閱信息。具體訂閱功能的實現，首先要開通訂閱消息功能，然后配置訂閱消息模板，訂閱消息模板配置完成后記錄模板ID，推送訂閱消息在檔案管理員處理過檔案借取人的申請后，發送訂閱消息，首先從云數據庫中，將未被推送過的消息篩選出來，然后調用微信提供的開放接口，將消息逐條推送給對應的用戶，發送完畢后，將pushed設置為true，后續將不再推送，最后將結果返回云數據庫，這就實現了消息訂閱的信息推送功能。

檔案錄入模塊為檔案管理員有權限進入的模塊，檔案管理員在相應的文本框中輸入文件名稱，如果一次性需要錄入的檔案較多，可以按照微信小程序云開發數據庫的字段名作為excel表的第一行，相應的值作為一列建立表格，最后轉化為csv文件格式導入數據庫即可。

檔案修改模塊：檔案管理員通過搜索界面搜索到相應文件點擊下方的修改按鈕進行修改即可，其修改信息會在修改信息列表中顯示。

八、結語

微信小程序在企業的開發與運用如雨后春筍般層出不窮，是因為其具有免安裝的優勢，且用戶群體多，在對于一些不常用的應用，而這個應用是我們必須要用的，將應用以微信小程序的方式給用戶使用就非常符合實際，而檔案借閱管理就屬于這種應用。雖然微信小程序應用受微信限制不能承載過多功能，但對于一般用戶的需求基本能滿足，且微信小程序開發門檻低，開發價格也相對于傳統App更低，因此選用微信小程序非常適合。

參考文獻：

［1］ 潘鐳. “小程序”——移動互聯網的下一個風口［J］. 中國金融電腦，2017（03）：72-74.

［2］ 劉欣. 省級檔案館微信公眾平臺用戶體驗評價研究［D］. 南昌：南昌大學，2019.

［3］ 蘇君華，宋帆帆. 數據治理視域下的檔案微信公眾平臺研究［J］. 山西檔案，2017（03）：41-43.

［4］ 謝文杰. 基于微信公眾平臺的檔案工作模式創新研究［J］. 黑龍江檔案，2019（03）：21-23.

［5］ 王天泥. 當圖書館遇上微信小程序［J］. 圖書與情報，2016（06）：83-86.

［6］ 羅頻捷，溫荷. 開放實驗室管理信息系統的開發與實現［J］. 實驗技術與管理，2015（05）：157-160.