數(shù)字化背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新管理研究

［摘 要］在數(shù)字化技術(shù)的加持下，企業(yè)檔案管理迎來創(chuàng)新機(jī)遇期，因此企業(yè)迫切需要尋求創(chuàng)新路徑，打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，提升檔案管理效能。管理創(chuàng)新是綜合性、長期性的工作，企業(yè)需找準(zhǔn)各大要素功能定位，積極探索檔案創(chuàng)新管理的策略，逐步完善檔案管理體系。基于此，文章結(jié)合數(shù)字化背景下的企業(yè)檔案創(chuàng)新管理特征，深入分析企業(yè)檔案創(chuàng)新管理相關(guān)要素，并從多個(gè)維度提出企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑，以供參考。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；數(shù)字化技術(shù)；創(chuàng)新管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.02.059

［中圖分類號(hào)］G271；F272 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2023）02-0-03

0" " "引 言

在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展階段，檔案創(chuàng)新管理有著重要的現(xiàn)實(shí)意義，尤其是在數(shù)字化背景下，企業(yè)檔案部門要重視檔案創(chuàng)新管理。創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展，對企業(yè)檔案管理工作同樣適用。檔案作為企業(yè)發(fā)展的重要資源，正在經(jīng)歷重要轉(zhuǎn)型期，如檔案形態(tài)電子化、檔案管理數(shù)據(jù)化、檔案透明信息化，這些變化極大沖擊著傳統(tǒng)檔案管理模式，迫切需要企業(yè)創(chuàng)新檔案管理方式、觀念及制度，探索適應(yīng)數(shù)字化背景的檔案管理體系，下面將就此展開詳述。

1" " "數(shù)字化背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新管理特征

創(chuàng)新是管理的一大要素，在數(shù)字化背景下，檔案創(chuàng)新管理呈現(xiàn)出新的特征，無論是創(chuàng)新方式、創(chuàng)新環(huán)境還是創(chuàng)新條件，均表現(xiàn)出與以往不同時(shí)期檔案管理的差異。企業(yè)只有對此做到準(zhǔn)確解讀，才能找準(zhǔn)當(dāng)下檔案創(chuàng)新管理路線，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型［1］。企業(yè)檔案創(chuàng)新管理具體特征如下：首先，在創(chuàng)新環(huán)境方面，當(dāng)前數(shù)字化技術(shù)迅猛發(fā)展，突破了環(huán)節(jié)管理的局限性，為檔案管理流程重構(gòu)提供了技術(shù)條件，而且創(chuàng)新活動(dòng)也不再是單一化或簡單化的技術(shù)迭代與修復(fù)，更加趨向于管理創(chuàng)新上的協(xié)同與集合，這也使得檔案管理創(chuàng)新環(huán)境更加復(fù)雜。其次，在創(chuàng)新條件方面，檔案管理人員可對其進(jìn)行相應(yīng)的解讀，以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為支撐，分析企業(yè)檔案管理工作，利用數(shù)字化技術(shù)開展工作，拓展檔案適用場景，以此來探索合適的檔案創(chuàng)新管理路徑。對于企業(yè)檔案人員來說，只有主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，突破傳統(tǒng)檔案管理創(chuàng)新思維，并具備一定數(shù)字技術(shù)應(yīng)用能力，才能具備創(chuàng)新管理?xiàng)l件。最后，在創(chuàng)新方式方面，企業(yè)在以往檔案創(chuàng)新管理中，大多采取的是單一創(chuàng)新路徑，而在數(shù)字化發(fā)展趨勢下，創(chuàng)新管理路徑更加多元化。企業(yè)對創(chuàng)新模式進(jìn)行系統(tǒng)性變革，形成了多要素、多方面的創(chuàng)新方式，而且還能突出重點(diǎn)路徑。企業(yè)要高度強(qiáng)調(diào)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，重視檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用。總而言之，新時(shí)期企業(yè)檔案管理影響因素多，要想取得創(chuàng)新管理成效，就要全方位推進(jìn)，進(jìn)而取得預(yù)期創(chuàng)新管理效果。

2" " "企業(yè)檔案創(chuàng)新管理相關(guān)要素

在新的發(fā)展階段，企業(yè)在數(shù)字化技術(shù)加持下發(fā)展迅速。而隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)量急劇增長，使得檔案系統(tǒng)升級(jí)、檔案安全存管、線上線下數(shù)據(jù)融合等問題更為突出，需加快實(shí)施檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型［2］。為盡快突破檔案創(chuàng)新管理的困境，企業(yè)要對檔案創(chuàng)新管理相關(guān)要素有充分的認(rèn)識(shí)，并完善檔案管理體系。企業(yè)檔案創(chuàng)新管理相關(guān)要素具體涉及以下幾點(diǎn)：一是技術(shù)要素，不僅是檔案管理現(xiàn)代化的重要驅(qū)動(dòng)力，也是檔案創(chuàng)新管理的重要手段；二是觀念要素，檔案人員只有轉(zhuǎn)變觀念，形成全新的檔案管理理念，才能為檔案管理創(chuàng)新指明方向；三是制度因素，檔案創(chuàng)新管理不能脫離制度制約，只有取得制度優(yōu)勢，企業(yè)才能提高檔案管理效能；四是管理因素，作為檔案管理的核心，是創(chuàng)新管理的主要突破口。各元素相互依賴、相互制約，“技術(shù)”是創(chuàng)新管理的主要驅(qū)動(dòng)力，“觀念”指引檔案管理創(chuàng)新方向，“管理”是創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)基本要求，“制度”是管理實(shí)施的重要支撐，企業(yè)需從整體角度加以對待。

3" " "數(shù)字化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新路徑

要想提高檔案創(chuàng)新管理成效，企業(yè)需積極構(gòu)建檔案管理創(chuàng)新體系。企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新過程中仍有不少制約因素存在，如創(chuàng)新觀念、企業(yè)背景、技術(shù)手段、人才儲(chǔ)備、制度流程等，給檔案管理創(chuàng)新帶來挑戰(zhàn)。因此，企業(yè)需從多維度去搭建創(chuàng)新體系，主要涉及技術(shù)、制度、管理及觀念等，深入挖掘不同維度下的創(chuàng)新路徑，最終形成適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案管理創(chuàng)新體系，具體創(chuàng)新路徑如下。

3.1" "樹立綠色管理的觀念

對企業(yè)檔案管理而言，要想完善管理體系，首先要從觀念創(chuàng)新做起，要突出數(shù)字化時(shí)代特征，充分體現(xiàn)檔案管理要求。而綠色管理創(chuàng)新理念的提出，更是在數(shù)字化背景下，對五大發(fā)展理念的深刻解讀，企業(yè)檔案創(chuàng)新管理可從中獲取靈感，主張檔案管理的集約化，主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢，借助新興技術(shù)手段，深度挖掘檔案利用價(jià)值［3］。綠色檔案管理觀念的提出，符合新時(shí)代社會(huì)價(jià)值追求，相較于傳統(tǒng)檔案管理理念，其更加注重檔案綜合效益的提升，突出企業(yè)檔案管理的社會(huì)、環(huán)境、經(jīng)濟(jì)效益。為更好地實(shí)施綠色管理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從多方面入手，落實(shí)檔案綠色管理理念，具體內(nèi)容如下。

一是建立檔案數(shù)據(jù)庫，保障數(shù)字檔案收集環(huán)保化。企業(yè)首先需解決檔案收集問題，要貫徹落實(shí)綠色管理要求，改變傳統(tǒng)檔案收集的途徑，拓寬檔案收集渠道，切實(shí)完善檔案收集工作制度。在檔案收集手段上，可利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，借助在線、智能手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案自動(dòng)收集；在檔案收集途徑上，也可利用先進(jìn)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)技術(shù)等，解決檔案收集途徑費(fèi)時(shí)耗能的問題；在檔案收集監(jiān)控評估上，需要從綠色理念出發(fā)，將環(huán)保、高效作為檔案收集目標(biāo)，并對其實(shí)施高效管控。經(jīng)實(shí)踐證明，在數(shù)字檔案收集轉(zhuǎn)化過程中，企業(yè)通過合理運(yùn)用綠色理念，不僅可使檔案收集更加高效，而且可緩解海量數(shù)字檔案壓力，還能消除信息污染泛濫的隱患，使收集過程更加高效環(huán)保。

二是提高檔案保管能效。在數(shù)字化背景下，作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，檔案保管的環(huán)境及方式也有所變化，企業(yè)要充分體現(xiàn)檔案綠色管理理念。數(shù)字化背景下檔案保管所展現(xiàn)的優(yōu)勢主要在于檔案形態(tài)的信息化轉(zhuǎn)變，這也是綠色保管的基本特征。相較于常規(guī)紙質(zhì)檔案，企業(yè)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)，不僅解決了存儲(chǔ)空間占用大的難題，更具有管理提效、成本節(jié)約的優(yōu)勢，能減少檔案對自然紙質(zhì)資源的依賴。同時(shí)，數(shù)字檔案的普及與發(fā)展，不僅能保障檔案長期存儲(chǔ)能力，還能突出數(shù)字檔案遷移、備份便利性等優(yōu)勢，極大提高了企業(yè)檔案保管整體能效。此外，在檔案保管環(huán)境方面，應(yīng)融入綠色、環(huán)保、生態(tài)要素，以更為嚴(yán)格的要求，推動(dòng)檔案保管環(huán)境建設(shè)。

三是強(qiáng)化檔案資源開發(fā)與共享。如何以更環(huán)保、更節(jié)約的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源的合理開發(fā)，成為企業(yè)檔案創(chuàng)新管理的重要課題。因此，企業(yè)要著重解決常見的“高碳”問題，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案低效利用的弊端，實(shí)現(xiàn)檔案資源綜合利用效益提升。為推動(dòng)檔案資源高效開發(fā)利用，企業(yè)需搭建檔案管理信息化平臺(tái)，并賦予其基本的高效、低碳等屬性，從而挖掘企業(yè)檔案資源可用價(jià)值，又能在信息技術(shù)加持下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源整合、共享。企業(yè)通過將檔案資源向特定人群開放，并不斷豐富平臺(tái)功能，如在線查閱、檢索等，可有效破解傳統(tǒng)檔案利用的困局［4］。

3.2" "重視人才驅(qū)動(dòng)的管理創(chuàng)新

檔案管理創(chuàng)新的主體是人，只有創(chuàng)新檔案人員管理機(jī)制，檔案管理創(chuàng)新體系的基礎(chǔ)才能更加牢固。之所以要重視人員管理創(chuàng)新，主要是因?yàn)槠髽I(yè)檔案創(chuàng)新管理成果的落地實(shí)施，最終要依靠檔案人員實(shí)現(xiàn)，尤其是在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，檔案管理技術(shù)、理念的創(chuàng)新，離不開眾多檔案人員的努力。而現(xiàn)實(shí)情況是，多數(shù)企業(yè)檔案管理模式落后，也不重視檔案人員的培養(yǎng)和能力提升，這樣不能為檔案創(chuàng)新管理提供助力，甚至阻礙檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。當(dāng)前，絕對管控模式不再適用，檔案管理工作要與時(shí)代接軌。因此，企業(yè)要主動(dòng)應(yīng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)，落實(shí)檔案人員培訓(xùn)賦能策略，既要賦“技”能，更要賦“心”能，全方位提升檔案人員綜合素養(yǎng)，從而更好地滿足數(shù)字化時(shí)代檔案創(chuàng)新管理要求。

重視員工賦能工作，首先要賦“技”能，結(jié)合數(shù)字化檔案管理要求，利用技能培訓(xùn)方式，使檔案人員適應(yīng)新的工作場景［5］。檔案管理信息化趨勢明顯，檔案人員需要找準(zhǔn)崗位定位，企業(yè)也需提供技術(shù)培訓(xùn)支持，目的是使其掌握數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力，以滿足當(dāng)前檔案管理需求。正因如此，企業(yè)要主動(dòng)作為，開發(fā)數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)課程，結(jié)合檔案部門運(yùn)作及發(fā)展需要，針對性地開展員工賦能培訓(xùn)。在檔案數(shù)字化培訓(xùn)中，要突出其實(shí)踐性特點(diǎn)，將數(shù)字化技術(shù)與檔案管理相融合，幫助檔案人員打開思維，同時(shí)也可開設(shè)在線培訓(xùn)課程。檔案管理培訓(xùn)對象涉及范圍較廣，常見的有射頻識(shí)別技術(shù)（Radio Frequency Identification，RFID）、辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等的應(yīng)用［6］。檔案人員只有打牢技術(shù)基礎(chǔ)，并逐步向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，才能深入開展檔案創(chuàng)新管理工作。其次，要注重賦“心”能。激發(fā)檔案人員內(nèi)在的創(chuàng)新動(dòng)力，也是培訓(xùn)賦能的重要目的。企業(yè)通過培訓(xùn)賦予檔案人員自主感，可使技能培訓(xùn)事半功倍。檔案創(chuàng)新管理的實(shí)施，需發(fā)揮檔案人員的主觀能動(dòng)性，其中關(guān)鍵是要通過培訓(xùn)使檔案人員實(shí)現(xiàn)意識(shí)轉(zhuǎn)型，消除檔案創(chuàng)新管理的意識(shí)阻礙。基于此，企業(yè)要突破傳統(tǒng)培訓(xùn)機(jī)制的局限性，既要豐富檔案培訓(xùn)內(nèi)容，又要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理培訓(xùn)方式，如開展知識(shí)講座、打造交流平臺(tái)等，避免培訓(xùn)方式過于單一。在培訓(xùn)賦能的過程中，要著重強(qiáng)化檔案人員管理創(chuàng)新意識(shí)，并挖掘數(shù)字檔案前沿內(nèi)容，使檔案人員掌握先進(jìn)技術(shù)、觀念，增強(qiáng)其檔案創(chuàng)新管理的綜合實(shí)力。

3.3" "加強(qiáng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

在檔案創(chuàng)新管理諸多要素中，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新是關(guān)鍵所在，也是創(chuàng)新體系的重要支撐。面對數(shù)字化發(fā)展趨勢，技術(shù)創(chuàng)新成為現(xiàn)代檔案管理創(chuàng)新的重要驅(qū)動(dòng)力，受到眾多企業(yè)的廣泛關(guān)注。也正是由于數(shù)字化技術(shù)滲透，企業(yè)檔案管理工作受到極大沖擊，使得技術(shù)發(fā)展與傳統(tǒng)管理模式產(chǎn)生沖突，檔案管理傳統(tǒng)模式劣勢凸顯。總的來說，技術(shù)已成為企業(yè)檔案管理新的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)引擎［7］，尤其是數(shù)字化領(lǐng)域的前沿技術(shù)，主要有物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等。此外，隨著檔案載體的多樣化，技術(shù)創(chuàng)新重點(diǎn)也有所偏移，更加傾向于數(shù)字化檔案方向。基于此，企業(yè)要重視技術(shù)創(chuàng)新，將先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3.4" "推動(dòng)一體化流程創(chuàng)新

在數(shù)字化背景下，檔案形態(tài)電子化、檔案管理數(shù)據(jù)化、檔案信息透明化，已成為企業(yè)檔案管理的基本特征，正因如此，常規(guī)檔案管理流程不再適用，流程作為檔案創(chuàng)新管理的要素，已成為重要的改革方向。隨著檔案資料信息數(shù)字化趨勢的日益明顯，檔案管理業(yè)務(wù)流程發(fā)生轉(zhuǎn)變，各類業(yè)務(wù)向著“線上”轉(zhuǎn)移，“平臺(tái)”成為企業(yè)檔案管理的新場所［8］。傳統(tǒng)檔案管理流程較為簡單，通常是以串行式為主，而數(shù)字化時(shí)期的流程創(chuàng)新，主要偏向于一體化流程。數(shù)字信息技術(shù)的引入，逐步改變著企業(yè)檔案管理工作，甚至是檔案管理的整個(gè)流程。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型之前，紙質(zhì)檔案管理流程相對固定，不同崗位及業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)也相對獨(dú)立，串行式檔案管理流程基本成熟，相應(yīng)制度體系也相對完善。但該模式也存有弊端，檔案管理過程割裂，前后環(huán)節(jié)銜接要求高，串行式流程協(xié)調(diào)性差，往往很難保證管理效率，甚至出現(xiàn)某環(huán)節(jié)堵塞的情況，嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量。

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，創(chuàng)新一體化流程就是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)各系統(tǒng)的整合，使檔案人員及時(shí)獲取檔案信息，其他人員方便利用檔案資源。檔案人員可充分利用系統(tǒng)整合優(yōu)勢，科學(xué)重組整個(gè)檔案管理流程，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)流程的不足。一體化流程模式下，檔案與文件是主要管理對象，對其實(shí)施全生命周期連續(xù)性管理，并依托系統(tǒng)采取前端控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效連續(xù)。固有串行式流程的改變，代表著檔案管理推陳出新，主動(dòng)適應(yīng)數(shù)字化發(fā)展趨勢，積極構(gòu)建數(shù)字檔案新的管理流程。隨著一體化流程的應(yīng)用，檔案業(yè)務(wù)無須考慮環(huán)節(jié)前后順序，而是通過多種邏輯結(jié)構(gòu)，如閉環(huán)、輻射等，實(shí)現(xiàn)任意節(jié)點(diǎn)的介入與管理，各類檔案業(yè)務(wù)可并行處理，極大提升企業(yè)檔案管理效率，各節(jié)點(diǎn)業(yè)務(wù)可一對多發(fā)送，有效增強(qiáng)檔案管理合作程度。檔案一體化流程的創(chuàng)新應(yīng)用，可借助各類數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案集成化管理，對整體運(yùn)作效率提升作用顯著。

4" " "結(jié) 語

在新的發(fā)展時(shí)期，企業(yè)檔案創(chuàng)新管理成為必然要求，而創(chuàng)新契合數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要。企業(yè)要切實(shí)做好綠色管理理念宣貫、創(chuàng)新人才賦能培訓(xùn)方式、加強(qiáng)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新、推動(dòng)一體化流程建設(shè)，逐步完善檔案管理創(chuàng)新體系，加快企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，進(jìn)而獲取更高的檔案管理成效。此外，企業(yè)也要認(rèn)識(shí)到，檔案管理創(chuàng)新是長期性的工作，仍需給予更多的關(guān)注。

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