人力資源管理信息化建設

韓振磊 山東省煙臺市龍口市保密技術檢查服務中心

自從80年代開始，中國步入了信息化革命時代。信息化革命不但推進了整個社會的經濟發(fā)展步伐，而且為企業(yè)的高效辦公提供了重要技術支持。在多數民營企業(yè)都已實行信息化辦公的背景之下，部分機關事業(yè)單位還在引用傳統(tǒng)的工作模式，這使得整個國有企業(yè)陣營呈現出發(fā)展速度緩慢、工作效率不高的問題。文章針對事業(yè)機關單位人力資源管理信息化建設問題，提出以下幾點意見和分析：

一、機關事業(yè)單位人力資源管理信息化問題

（一）管理信息系統(tǒng)建設不夠完善

管理信息系統(tǒng)是人力資源管理中的重要管理手段，它是機關事業(yè)做好業(yè)務基礎、優(yōu)化管理模式的重要信息化途徑。例如，人力資源的人員信息管理系統(tǒng)包括人員的招聘、錄用、培訓、激勵、規(guī)劃等等模塊，都有針對的信息管理系統(tǒng)來支撐，來服務于整個業(yè)務流程。傳統(tǒng)的人力資源管理是基于人工模式的業(yè)務，新時代的管理觀念需要進行一定的信息化植入，使信息化手段和人力資源業(yè)務模式充分結合，才能改變傳統(tǒng)的人工辦公、紙質辦公的弊端，才能促進信息在人力資源管理模塊中的有效傳遞。但是當前來看，機關事業(yè)單位仍然存在管理系建設不完善的問題，這造成了工作效率低下，管理手段滯后，信息傳達不及時的弊端。與此同時，很多事業(yè)單位工作模式，沿襲著傳統(tǒng)的風格和理念，對信息化有著一定的抵觸。這部分事業(yè)單位人力資源管理人員沒有績效指標的壓力，習慣于陳舊化、速度慢的工作模式，對于信息化的應用具有一定的理解障礙，認為信息化對于事業(yè)單位來說是種不必要的投入，這進一步導致了信息化建設在事業(yè)單位中的一系列障礙。但是，隨著時代的變化，事業(yè)單位面臨“信息爆炸”的工作態(tài)勢，這使得工作中存在著眾多的分散點，傳統(tǒng)模式的人工模式、組織辦公模式和日益增長的信息化需求之間呈現出一定的矛盾。這就需要迎合市場化的需求，迎難而上，提高自身發(fā)展的信息化建設，發(fā)展具有信息化競爭力的業(yè)務模式。這種改革需要從上而下全面貫徹，是一種集體的信息化陣痛，雖然會觸動一些傳統(tǒng)觀念下辦公人員的工作利益，不過它是信息化時代的需求。信息化模式是服務于事業(yè)單位集體內部、外部的優(yōu)化管理模式，管理模式優(yōu)化能夠有效地推進事業(yè)單位工作效率，轉變傳統(tǒng)的工作模式，信息化建設已經迫在眉睫。

（二）缺乏專業(yè)的信息庫積累和數據庫建設

人力資源信息化過程需要積累基礎信息，需要運用到信息技術來進行數據庫的建設。不過在機關單位和事業(yè)單位，信息工作人員只是淺層的應用信息技術，并沒有對數據庫建設和規(guī)劃做出深入的嘗試。信息建設的根本意義是在于利用信息技術由深入淺、由簡入繁的進行信息化規(guī)劃和信息化系統(tǒng)建設。這就需要事業(yè)單位的人力資源管理人員在信息技術應用方面，不但應該充分提升信息化的重要性，而且應該建立目標導向化工作原則來進行人力資源信息化建設。除了規(guī)劃與目標設定，專業(yè)的技術實踐也是比較突出的問題。而現實問題是，很多事業(yè)單位沒有引入專業(yè)的信息技術人員，很多信息規(guī)劃處于策劃階段，并沒有落地實施的機會。特別是在數據庫的建設中，呈現出數據庫建設難度大的問題。人力資源信息化數據庫模式構建呈現出相應的難點，因為在長期的傳統(tǒng)辦公模式下，紙質工作、人工工作成為管理的一個常態(tài)，短時間內雖然可以通過網絡技術的驅動和信息技術的普及來實行管理形式的一種創(chuàng)新。但是，想要從深層次上達到數據庫的信息化建設，難度極其大。這不但需要一定的技術驅動，也需要在一定的時間周期內完成管理模式的更新，例如信息的收集過程、信息的整理和錄入過程如何優(yōu)化的問題。數據庫建設是實施信息化管理的第一步，也是實現人力資源管理模式構建的出發(fā)點和立腳點。不過，大多數事業(yè)單位無法構建數據翔實、功能多樣的信息化數據庫，這也導致很多事業(yè)單位無法在人力資源管理信息化建設中取得一定的突破。

（三）物力資源和人力資源配備不夠

物力資源的配備包括管理的軟硬件配置問題，管理的軟硬件配置會整體上提升事業(yè)單位人資工作的質量，能夠為實現信息化建設提供物質基礎保障。不過目前在機關事業(yè)單位管理信息化過程中，由于對于基礎建設的投入不充足，導致信息化建設存在一定的短板，影響了人力資源信息化工作建設的良好推進。軟硬件的配置包括計算機采購，互聯網技術在計算在聯網之中的各種信息化應用，也包括管理信息系統(tǒng)建設中各種軟件的采購、安裝、測試、實施、運營，這一系列的軟硬件配置如果達不到標準化要求，那么就無法開展信息化建設的落地化實踐，就無法開展信息化建設的具體細節(jié)。缺乏完整的基礎設施為支撐，會影響管理目標實現，影響信息化進程。

從人力資源的配置的缺失上，我們可以看到相應的信息化人才比較短缺，這是一個無法突破的一個常態(tài)化的難點。人力資源隊伍建設需要在長期信息化建設中予以重視。在知識經濟下，無論是信息化建設還是相關的模塊建設，都需要專業(yè)的信息化人才參與。事業(yè)單位雖然不缺乏高端人才，但是對于信息化人員通常不具備一定的配備能力，系統(tǒng)化的、技術化的、管理化的綜合性技術實施人員能夠符合管理設計、符合信息化工程設計的要求，在構建信息化模式下，需要建設、招聘與培養(yǎng)信息化的專業(yè)人才，否則信息化模式構建會陷入停滯不前的狀態(tài)，這一點會使信息化模式進入十分被動的狀態(tài)，制約著管理效能的發(fā)揮。

二、機關事業(yè)單位人力資源管理信息化建設策略

（一）完善人力資源管理體制、體系建設

想要健全人力資源信息化內容，首先要管理層更新觀念、建設體系、健全制度。信息化不只是操作層面的技術應用，而是需要管理層打通業(yè)務脈絡、更新全局意識的上層建筑行為。思維觀念的轉換是推動人才資源管理工作順暢發(fā)展的重要基石。只有建立健全的管理制度下，才能保證人力資源信息化管理的有效實施。為了實現這一點，機關事業(yè)單位在進行信息化建設的過程中，需要不斷完善機關事業(yè)單位人力資源管理體制[1]。

首先，體制建設是從管理層到基層職工，都要灌輸信息化建設的重要性。唯有增強人們對信息化管理的重視，方可為人力資源管理體制的信息化構建，奠定了思維基石與人才保障。其次，在人力信息化政策及管理體系的建立過程中，必須從文件落實、部門信息溝通、管理層信息化構建、內部消息傳遞、技術部門信息化規(guī)劃中進行，同時整個機關人力資源部門以及有關部門都要聯合起來，共同做好人力信息化管理體系的建立工作。這不但能夠有效合理使用各機關人力，還能夠為機關事業(yè)單位的業(yè)務信息化管理提供便利。

（二）轉變思想，借助專業(yè)企業(yè)驅動模式構建

各級事業(yè)單位都必須有效地轉換人力資源管理觀念，同時，改變固有的人力資源管理信息化的模型構建思路。轉變了相應思路之后，機構需要依靠專業(yè)公司的技術支持，來驅動人力資源管理信息化建設模型的建立，這樣就可以大大減輕了相應模型建立的困難。也因此，在與專門的人力管理系統(tǒng)研發(fā)公司進行技術協作，并通過對這些專有系統(tǒng)的使用，再加上由外包公司提出的技術維護等咨詢服務，可以開展更加數字化的應用嘗試。專業(yè)外包公司不僅僅是第三方服務公司，它在提供信息化建設的過程中，更是事業(yè)單位管理模式創(chuàng)新的參與者與實踐者，共同融入信息化建設，才能更好地為事業(yè)單位提供貼切的方案內容。更為重要的是，由于外包公司在數字化的管理工作上有著大量成功經驗，其在克服相關難題上也有著更多優(yōu)點，并能夠給出一種基本的人力資源管理信息化建設模型構建方法，而按照科學方法建立的相關模型也可以提高相關模型建立的方向與目的的正確性。

由于人力資源管理現代化工作的深入，事業(yè)單位人資管理的許多流程出現許多變動，并給在職員工造成一定的沖擊。所以，在專業(yè)單位開展現代化建設的情況下，有必要進行其組織架構的改變，具體可從兩個角度著手：一，立足于企業(yè)的經濟戰(zhàn)略目標，進行其組織架構和工作職能的優(yōu)化改變;第二，是對企業(yè)人員組織架構的重大改變。人力資源管理信息化的推進，將會改變企業(yè)員工的層次結構。因此，在實行對組織結構優(yōu)化調整的同時，要注重提升人力資源管理部門業(yè)務流程的規(guī)范性，充分地點燃員工的工作熱情，從而為人們提供更加優(yōu)質高效的服務[2]。

（三）完善軟硬件設施，完善人員信息庫

把每個人員的信息建立成為完整的系統(tǒng)，能夠形成人力資源管理中的信息化基礎，就能夠發(fā)揮很好的管理優(yōu)化效果。人員數據庫建設不僅僅包括在招聘，這些人員的過程中，每一個人員的基本信息，例如年齡、性別、籍貫、崗位，還要對人員的過往履歷進行一定的儲存。在招聘過程中形成的人員錄用信息要完整的移入信息庫系統(tǒng)中。根據人員的過往履歷，要完善人力資源數據庫的各個模塊建設，例如在招聘完畢后的培訓模塊、業(yè)績模塊、激勵模塊以及人才規(guī)劃模塊。人員數據庫的建設不是一個靜態(tài)的過程，它是根據人才在企業(yè)中的發(fā)展不斷擴充完善的一個過程，呈現出數據的動態(tài)化。例如，在人員崗位變動中，在人員調職流動中，都要進行數據的更新。完善人員信息庫，不僅有助于人員發(fā)展過程中形成完好的履歷，而且還有助于人員在發(fā)展規(guī)劃中，有數據可以參考，方便管理層對其進行職業(yè)規(guī)劃。與此同時，在人員的升遷、任調、轉崗過程中，人員的信息數據庫可以形成一定的依據和參考，這便于人力資源管理部門提高規(guī)劃效能，提升工作效率和工作精準度。

不僅如此，機關事業(yè)單位在人力資源管理工作的實施中還要在軟硬件的工程建設領域方面加以注意。人員資源管理信息化發(fā)展工作與軟硬件工程建設有著直接的聯系，為了確保管理系統(tǒng)內信息化的管理工作成功開展，就必須在多個層次上加以注意，使網絡設施的總體管理水平有效地提高。軟件工程可以精細化業(yè)務流程、暢通業(yè)務流程中的障礙點，使工作快速、高效，節(jié)省了很多重復性人工勞動；而硬件工程使保證軟件工程暢行無阻的重要保障，兩方面都需要投入一定的資源來建設，才能保證信息化建設的條件充沛、資源到位[3]。

（四）重視對事業(yè)單位內部專業(yè)隊伍的管理建設

不論是人力資源管理的信息化構建，還是人力資源管理現代化建設模型的構建都必須專業(yè)人員的技術支持。因此，事業(yè)單位管理部門必須重視專業(yè)技術人才隊伍的建設，為相關模塊的建設提供充分的人員保障，這也是保證相關模塊建設進展順暢并可以達到預期效果的一條重要途徑。比如，在某事業(yè)單位的人力資源管理現代化建設模型構建階段，事業(yè)單位對人力資源管理機構的有關工作人員進行了具體技術培訓，經過專業(yè)培訓項目的實施，人力資源管理人員已經對計算機技術的運用、現代化管理系統(tǒng)的構建及其相關模型的建立都有了比較清晰和深入的理解。針對其他事業(yè)單位來說，其還應該多角度開展專業(yè)隊伍的建設，強化相關模式建設中的人才保障能力。打造專門的隊伍以后，即使相關模式建設中出現了困難，具體問題也能夠獲得更加完善的處理。

要在機關事業(yè)單位人員管理中建立信息化體系，就必須做好職工的信息化培訓工作。機關事業(yè)單位管理人員可組織有關的人才去專門高校進行培訓，也可以通過外派的形式去與先進企業(yè)單位進行交流學習。要為事業(yè)單位的人才培訓搭建學習平臺、溝通平臺，促進信息化建設人員通過項目建設不斷成長，以便解決后期的信息化運行的諸多問題。人才的培養(yǎng)也非一蹴而就，需要事業(yè)單位堅定人才培養(yǎng)決心，投入大量的資源和精力，如此才能形成信息化建設的智力保障。

三、結語

人力資源管理是企業(yè)的重要管理部門，也是企業(yè)優(yōu)化內部環(huán)境、迎接外部挑戰(zhàn)的重要管理部門。它能夠對企業(yè)的重要人力資源進行管理培訓優(yōu)化、實施招聘激勵和人才規(guī)劃。一旦人力資源管理出現問題，企業(yè)的人才保障問題就會出現問題。信息化時代融入信息技術，不僅能夠為管理模式提供技術創(chuàng)新，而且能夠實現人力資源管理目標，為管理日常效率提高和管理目標優(yōu)化實現打下堅實基礎。而如果人力資源管理跟不上信息化時代的要求，那么一定會落后于時代發(fā)展，落后于人才需求的發(fā)展。面對信息化高速發(fā)展的時代特征，需要積極優(yōu)化人力資源管理模式，從信息化角度建設出發(fā)、信息化建設角度出發(fā)，加強信息化重視，提高信息化認識，才能真正為人力資源管理實現六大模塊的優(yōu)化打下基礎。