事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑分析

中國(guó)電子信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究院 徐艷梅

互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，使得人們的生活、生產(chǎn)方式發(fā)生了較大的變化。在信息技術(shù)不斷應(yīng)用的情況下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要進(jìn)行優(yōu)化，轉(zhuǎn)變當(dāng)前的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化開(kāi)發(fā)，并凸出檔案管理工作在事業(yè)單位中所存在的價(jià)值。因此，事業(yè)單位需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，深度挖掘檔案中的信息價(jià)值，為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮積極的推動(dòng)作用。在這一背景下，深入探究事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題，并提出積極的解決對(duì)策，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的推進(jìn)產(chǎn)生了重要的價(jià)值。因此，本文針對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行了深入研究。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的重要性

第一，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。事業(yè)單位檔案中的高價(jià)值信息非常多，加強(qiáng)檔案管理工作的優(yōu)化，可以實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。在事業(yè)單位發(fā)展中應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作發(fā)展創(chuàng)新，可以對(duì)于當(dāng)前的資源進(jìn)行合理的配置。新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作也向著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展[1]。在事業(yè)單位檔案管理是可以建立電子化檔案，使得檔案的收集、查閱以及存儲(chǔ)的效率大大提升，實(shí)現(xiàn)單位資源有效共享、各部門(mén)之間信息溝通效率的提升。

第二，提升工作效率。事業(yè)單位檔案管理工作十分復(fù)雜，涉及大量的資料、數(shù)據(jù)文件，需要實(shí)現(xiàn)各工作之間的有效銜接，并充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，但是在傳統(tǒng)工作模式下，檔案管理工作主要是依靠人工來(lái)完成，工作質(zhì)量和工作效率得不到保證，容易引發(fā)較多的問(wèn)題。在新時(shí)期信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理工作的信息量也不斷地增加，引入新的技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)之間的有效銜接，包括檔案的查詢(xún)、保存、借閱等。也可以充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為事業(yè)單位的決策提供數(shù)據(jù)支撐，有效地解決傳統(tǒng)工作中存在的不足。

第三，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。信息技術(shù)的發(fā)展，使得傳統(tǒng)檔案管理工作的方式發(fā)生了較大的變化，僅依靠人工的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足時(shí)代的需求。因此，針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，提升檔案管理的效率。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作受到了人們的重視，需要充分接觸與信息技術(shù)來(lái)針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作的方式進(jìn)行創(chuàng)新[2]。但是長(zhǎng)期以來(lái)事業(yè)單位在檔案管理工作存在著重視不足、投入不足等多項(xiàng)問(wèn)題，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，可以保證事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位管理的要求。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

第一，管理意識(shí)不強(qiáng)。事業(yè)單位長(zhǎng)久發(fā)展以來(lái)，檔案管理工作并沒(méi)有受到應(yīng)有的重視，有些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有太高的價(jià)值，導(dǎo)致這項(xiàng)工作的工作效率低、工作質(zhì)量低，僅僅是進(jìn)行信息的收集以及保存，并沒(méi)有為單位的人才管理提供更多的數(shù)據(jù)參考。他們認(rèn)為檔案管理工作十分單一，并沒(méi)有針對(duì)檔案中的信息進(jìn)行深度的價(jià)值挖掘，也沒(méi)有投入較多的時(shí)間及精力進(jìn)行管理。有些檔案管理部門(mén)也認(rèn)為檔案僅僅是簡(jiǎn)單的文件保存，只要不損壞文件就完成了工作，導(dǎo)致檔案管理工作成為一項(xiàng)邊緣工作，無(wú)法提升整體的管理水平及效率。

第二，管理制度不完善。當(dāng)前，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作尚顯籠統(tǒng)，并沒(méi)有制定完善的檔案管理制度，尤其是沒(méi)有針對(duì)檔案管理人員的行為進(jìn)行約束。在事業(yè)單位缺乏正確認(rèn)知的基礎(chǔ)上，導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案管理制度得不到有效的落實(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率。一些事業(yè)單位在進(jìn)行制度管理時(shí)，也沒(méi)有針對(duì)自身的實(shí)際情況建立有效的管理制度，導(dǎo)致制度也沒(méi)有發(fā)揮相應(yīng)的價(jià)值，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作的要求。一些事業(yè)單位的檔案管理制度存在較多的漏洞，并沒(méi)有針對(duì)當(dāng)前檔案管理模式進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作十分被動(dòng)，各項(xiàng)流程也缺乏完善的制度保障，在軟件以及硬件的投入方面缺乏制度的支撐。

第三，管理員的專(zhuān)業(yè)水平有待提升。一些事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員缺乏專(zhuān)業(yè)的水平，只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案收集以及保存。因此，在新時(shí)期信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)有的專(zhuān)業(yè)能力已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期工作的要求。部分事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)將檔案管理工作等同于資料保存，沒(méi)有派出專(zhuān)業(yè)的人員，也沒(méi)有進(jìn)行持續(xù)的人員培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)得不到提升。

第四，檔案管理的設(shè)備較為落后。在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，各個(gè)行業(yè)都開(kāi)始借助于信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展管理工作，在事業(yè)單位檔案管理中也逐步引入信息技術(shù)，并實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。但是因沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，一些事業(yè)單位新興技術(shù)的使用范圍較窄，并沒(méi)有借助于信息技術(shù)來(lái)深度挖掘檔案管理工作的價(jià)值。一些事業(yè)單位的檔案管理工作場(chǎng)所相對(duì)狹小，無(wú)法滿(mǎn)足信息化設(shè)備的應(yīng)用要求，尤其是在管理人員缺乏信息技術(shù)使用經(jīng)驗(yàn)及能力的基礎(chǔ)上，仍然借助于人工來(lái)進(jìn)行檔案的登記工作，導(dǎo)致檔案管理的效率相對(duì)較低[3]。同時(shí)，事業(yè)單位對(duì)于檔案的應(yīng)用程度不夠，盡管事業(yè)單位的檔案資料內(nèi)容豐富，但是長(zhǎng)時(shí)間被擱置，導(dǎo)致檔案的利用率低，其內(nèi)在價(jià)值得不到挖掘。部分事業(yè)單位檔案管理工作在資金投入不足的情況下，現(xiàn)代化的設(shè)備也無(wú)法得到大面積的應(yīng)用，檔案管理工作數(shù)字化進(jìn)程也受到了限制。盡管一些事業(yè)單位開(kāi)始進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的更新，在設(shè)計(jì)中卻沒(méi)有與單位的實(shí)際工作特點(diǎn)進(jìn)行有效結(jié)合，無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理數(shù)字化的價(jià)值。在事業(yè)單位檔案管理中，信息渠道的單一也是較為嚴(yán)重的問(wèn)題。一些事業(yè)單位僅僅進(jìn)行數(shù)字化的錄入，對(duì)一些影像信息的利用率不高，也沒(méi)有針對(duì)檔案管理工作來(lái)建立專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的集成化管理，導(dǎo)致整體的建設(shè)進(jìn)程較為落后。作為管理人員，在日常工作中必須要注重信息化數(shù)據(jù)的利用，但是當(dāng)前對(duì)于檔案工作后期的價(jià)值挖掘不足，無(wú)法為事業(yè)單位決策的開(kāi)展提供資料支撐。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的原則及路徑

（一）事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的原則

第一，體現(xiàn)整體化與個(gè)性化。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，必須要遵循一定的原則。首要的就是兼顧整體化以及個(gè)性化。在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)，需要基于檔案管理工作的法律法規(guī)，將其作為基礎(chǔ)性的依據(jù)，針對(duì)整體的制度進(jìn)行優(yōu)化。而具體的管理制度則需要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，保證管理制度符合本單位日常工作的狀況，實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的管理。

第二，確保事業(yè)單位管理制度的落實(shí)。一些事業(yè)單位已經(jīng)制定了關(guān)于檔案管理工作的制度，但是在落實(shí)時(shí)卻出現(xiàn)了較多的問(wèn)題。因此，新時(shí)期隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作需要得到創(chuàng)新優(yōu)化，同時(shí)也需要注意管理制度的落實(shí)，充分發(fā)揮檔案管理制度的約束作用。因此，事業(yè)單位也需要針對(duì)檔案管理制度的落實(shí)進(jìn)行有效的監(jiān)督，確保制度得到真正落實(shí)。

第三，實(shí)現(xiàn)工作人員的權(quán)責(zé)統(tǒng)一。在事業(yè)單位的檔案管理中，必須要確保工作人員的權(quán)責(zé)統(tǒng)一。工作人員工作的積極性，直接影響著檔案管理工作的效果。因此，在充分保障檔案管理工作人員權(quán)益的基礎(chǔ)上，明確各個(gè)工作人員的日常職責(zé)。尤其是在新時(shí)期檔案工作量不斷增大的情況下，調(diào)動(dòng)員工的積極性，明確各個(gè)員工負(fù)責(zé)的內(nèi)容，可以有效地提升其工作的熱情，為檔案管理工作效率的提升提供保障[4]。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的路徑

第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。在新時(shí)期，事業(yè)單位必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。尤其是在時(shí)代發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的檔案管理必須要應(yīng)對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)，提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率。在事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理工作時(shí)，必須要加強(qiáng)宣傳，使員工也認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于單位發(fā)展所發(fā)揮的重要價(jià)值。尤其是在信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位必須使員工能夠注意運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作所產(chǎn)生的價(jià)值。在提升工作效率的同時(shí)，使檔案管理工作能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供服務(wù)。一方面，事業(yè)單位的管理人員需要樹(shù)立科學(xué)的意識(shí)，及時(shí)了解當(dāng)前工作中存在的不足。作為檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人，也需要更新自身的理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳教育，對(duì)當(dāng)前管理工作進(jìn)行優(yōu)化，使事業(yè)單位的管理人員能夠不斷提升責(zé)任感，并在具體工作中按照檔案管理工作的規(guī)定開(kāi)展相關(guān)的工作。在事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行優(yōu)化時(shí)，也需要加大資金和人員的投入，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的優(yōu)化，滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理工作所需要的硬件及軟件需求。

第二，優(yōu)化管理制度。在時(shí)代發(fā)展的背景下，事業(yè)單位必須要注意工作制度的調(diào)整及優(yōu)化，尤其是在信息化推進(jìn)過(guò)程中，事業(yè)單位承擔(dān)著較多的任務(wù)，檔案管理工作的重要性也越來(lái)越高。因此，事業(yè)單位需要充分借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的特點(diǎn)進(jìn)行管理制度的優(yōu)化以及調(diào)整。事業(yè)單位的檔案管理制度需要針對(duì)檔案管理的各項(xiàng)流程進(jìn)行完善，特別是新時(shí)期信息技術(shù)出現(xiàn)以后，對(duì)于檔案管理工作所提出的挑戰(zhàn)。如果存在制度不合理的問(wèn)題，需要及時(shí)地進(jìn)行優(yōu)化[5]。只有這樣，才能確保管理制度落到實(shí)處。檔案管理工作的流程較為繁瑣，需要涉及檔案的收集、保密以及檔案的日常管理。在針對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善時(shí)，需要涉及有些內(nèi)容保密檔案管理的規(guī)范化，并對(duì)員工的行為進(jìn)行約束。如果發(fā)現(xiàn)在日常檔案管理中，人為因素所引發(fā)的檔案破損、丟失等各項(xiàng)問(wèn)題，必須要進(jìn)行嚴(yán)格的懲處，確保檔案的安全。而在單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理時(shí)，也需要有專(zhuān)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行分工，確保檔案的收集及整理的規(guī)范化。

第三，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平。事業(yè)單位的檔案管理，需要有專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)來(lái)進(jìn)行完成。在新時(shí)期檔案管理工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變的情況下，有些人員實(shí)力不足，這會(huì)對(duì)整體的工作效率產(chǎn)生不利的影響，無(wú)法充分地落實(shí)檔案管理工作的要求。在新時(shí)期信息技術(shù)變革的情況下，打造專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)是非常必要的。只有提升工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，才能夠確保檔案管理工作落到實(shí)處。尤其是信息化建設(shè)，是需要針對(duì)工作人員的信息技術(shù)水平以及管理理念進(jìn)行更新，結(jié)合員工的實(shí)際情況來(lái)制定專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)計(jì)劃，使員工的操作能力得到提升。同時(shí)，員工的培訓(xùn)需要實(shí)現(xiàn)理論與實(shí)踐的相結(jié)合，在更新理念的情況下，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)的有效落實(shí)。例如，針對(duì)檔案信息資料進(jìn)行錄入時(shí)，可以改變傳統(tǒng)的手工填寫(xiě)模式，借助于信息技術(shù)的填寫(xiě)來(lái)保證工作的效率。而在進(jìn)行檔案管理時(shí)，也可以打造專(zhuān)屬數(shù)據(jù)庫(kù)，達(dá)到解放人力的目的。在選拔檔案工作人員時(shí)，也需要注意提升門(mén)檻，針對(duì)人員進(jìn)行選擇、招聘時(shí)，需要考慮其專(zhuān)業(yè)能力、信息化應(yīng)用能力，提升整體的素質(zhì)。檔案管理工作也可以通過(guò)內(nèi)部人員帶動(dòng)、提升整體的素質(zhì)，選擇專(zhuān)業(yè)水平高的人員帶動(dòng)其他人員，提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的實(shí)力。

第四，實(shí)現(xiàn)信息化管理平臺(tái)的建設(shè)。在時(shí)代發(fā)展的背景下，為了針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，必須要加大對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理工作量非常大，無(wú)法完全依靠人工來(lái)完成相應(yīng)的工作。因此，在加大資金投入的情況下，針對(duì)當(dāng)前的硬件設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。針對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行信息平臺(tái)打造時(shí)，需要結(jié)合本單位的實(shí)際情況來(lái)建立專(zhuān)業(yè)的中心服務(wù)體系、數(shù)字化管理平臺(tái)，這是基礎(chǔ)要求，可以為其他工作的開(kāi)展提供支撐。在進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)時(shí)，必須要注意新時(shí)期大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，充分考慮事業(yè)單位檔案管理工作的要求來(lái)加大平臺(tái)的推廣。例如，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善時(shí)，需要建立完善的平臺(tái)，但是也要注意成本的投入，包括購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)施的成本以及后期維護(hù)的成本[6]。而在平臺(tái)建設(shè)完成之后，需要進(jìn)行日常工作的教育，使工作人員能夠熟練地操作事業(yè)單位檔案管理平臺(tái)，確保完成檔案的日常管理工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，為事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供數(shù)據(jù)支撐。

在進(jìn)行設(shè)備完善時(shí)，也需要注意結(jié)合單位的情況來(lái)針對(duì)成就的設(shè)備進(jìn)行更新，但是需要注意電子信息檔案的有效保存，選擇一些相對(duì)安全的電子產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)各單位數(shù)據(jù)的對(duì)接共享。同時(shí)，在進(jìn)行檔案管理時(shí)必須要注意檔案的安全性，尤其是信息技術(shù)的引入，會(huì)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作提出較大的挑戰(zhàn)。作為事業(yè)單位的管理人員，必須要嚴(yán)格遵循檔案管理的日常規(guī)范，避免人為因素所引發(fā)的信息泄露問(wèn)題。同時(shí)，針對(duì)檔案管理平臺(tái)，需要提高系統(tǒng)的安全等級(jí)，借助于網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)來(lái)避免出現(xiàn)信息泄露的問(wèn)題。同時(shí)也需要注意新時(shí)期病毒侵入，在軟件和硬件方面來(lái)加強(qiáng)保護(hù)。通過(guò)安全保密技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的升級(jí)，通過(guò)指紋識(shí)別、數(shù)字簽名等方法，保證事業(yè)單位的檔案得到安全管理。

第五，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的高效溝通。事業(yè)單位的檔案管理工作，需要與各部門(mén)之間進(jìn)行溝通，保證信息的高效傳遞，尤其是在信息化工作中。確保檔案之間的信息高效傳遞是非常重要的。在進(jìn)行檔案優(yōu)化時(shí)，必須要借助于信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行改革創(chuàng)新，提升各部門(mén)之間的溝通效率，并注重檔案的及時(shí)收集以及存儲(chǔ)，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作之間進(jìn)行有效結(jié)合。而各部門(mén)之間在進(jìn)行信息傳遞時(shí)，也需要注意通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)提升效率，通過(guò)相應(yīng)的軟硬件來(lái)建立檔案管理的專(zhuān)業(yè)平臺(tái)。在技術(shù)人員開(kāi)發(fā)的基礎(chǔ)上，注重平臺(tái)的后期維護(hù)。在認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作制度時(shí)，可以充分考慮各部門(mén)的管理要求以及檔案管理工作任務(wù)，確保檔案管理工作落到實(shí)處，并注重信息的記錄與后期的管理。在各部門(mén)充分交流以及溝通的情況下，解決當(dāng)前檔案管理中存在的不足并出臺(tái)完善的措施，使檔案管理工作能夠得到真正優(yōu)化，并輔助事業(yè)單位業(yè)務(wù)工作順利開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作處于重要的轉(zhuǎn)型時(shí)期，必須要根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的要求，借助于信息技術(shù)針對(duì)當(dāng)前的管理理念進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的升級(jí)。在事業(yè)單位發(fā)展中對(duì)于信息的要求會(huì)越來(lái)越高，作為檔案管理人員，必須要更新自身的管理理念，提升自身的管理水平，針對(duì)本單位的檔案管理工作進(jìn)行收集，才能夠滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展的要求，并解決傳統(tǒng)工作中存在的不足，確保檔案管理工作充分發(fā)揮其價(jià)值。