物資采購與倉儲保管環節內部控制分析

宮月英

（中海油能源發展裝備技術有限公司，天津 300452）

企業日常管理中，建立完善的內部控制制度能夠有效預防企業發展風險，促進企業不斷發展。在企業經營管理中，加強物資采購環節的內部控制，能夠有效促進企業相關物資資源的最大化利用，不僅可以減少物資采購環節可能發生的浪費問題，還可以降低企業物資采購成本和消耗，進而提升企業經濟效益。同時，加強企業物資倉儲管理，做好倉儲保管環節的內部控制工作，對倉儲物資進行有效保管，不斷提高倉儲保管工作的效率和質量，保證倉儲物質的安全，才能有效提升倉儲保管水平。倉儲保管水平是體現現代企業管理水平的重要標志，結合物資采購管理工作，加強企業物資采購和倉儲保管環節的內部控制，才能有效減少物資采購和保管成本，提高企業經濟效益，提升企業市場競爭力，促進企業不斷發展。

一、物資采購環節內部控制分析

1.存在問題

（1）采購計劃不恰當

物資采購過程中，企業物資采購人員未能制定合理、恰當的采購計劃和方案，就會導致采購環節過于隨意，出現盲目采購現象。部分物資采購人員，由于對“先利庫后采購”原則認識不足，就會在物資采購過程中，造成企業物資庫存超儲問題，或者相應的物資采購量難以滿足企業生產需求，進而占用企業現金流，提高了企業經營風險。

（2）管理者內部控制意識不足

國資委聯合財政部所頒發的《關于加快構建中央企業內部控制體系有關事項的通知》《企業內部控制基本規范》等相關文件中，對內控規范體系的建設提出了明確的要求。但部分企業在生產經營過程中，相關管理者缺乏內部控制意識，未能充分認識到內控制度對企業發展的重要意義，因此在企業實際生產與發展中，難以有效執行內部控制制度，相應的內控制度形式化問題較為嚴重，缺乏正確的內控管理理念，使得企業物資采購環節難以進行全過程、全方位、全員化管理，采購人員的素質能力得不到有效提升，進而導致企業物資采購過程中存在一定的徇私舞弊現象，采購人員存在行為不端等問題，進一步提高了企業經營風險[1]。

（3）供應商選擇不合理

一部分企業在物資供應商選擇過程中，往往缺乏一個準確、合理的選擇標準，往往只檢查供應商的營業執照和稅務登記證，過于看重供應商是否能夠提供企業生產所需的物資，對供應商的發展規模與經營情況不夠重視，缺乏對供應商長期合作能力以及物流運輸能力的了解，在物資供應商的選擇中未能明確規定，缺少對供應商的資信評估分析工作，使得企業物資采購過程中，所選擇的供應商往往是一些小規模廠家，相應的物資質量難以得到有效保障，且采購成本相對較高，不利于企業經營發展。

（4）物資采購招標不合規

企業在進行大宗物資采購過程中，往往要采取招標采購方式，部分企業會通過生產急需等借口，避開招標采購，采取議標采購方式[2]。此外，有些企業為了獲取相關利益，會以自由競爭為借口，在物資采購招標過程中，讓資質不全的投標人借用其他企業資質或名義參與物資招投標，進而導致串標、圍標等問題的發生，嚴重擾亂物資采購招標秩序，降低企業信譽，增加了企業經營風險，同時也會導致企業生產制造安全隱患問題的增加。

（5）物資驗收管理制度不完善

由于企業在生產經營過程中需要使用大量的物資，且物資類型多種多樣，因此企業物資驗收管理工作難度也相對增加。企業經營管理中，對企業生產效率與經濟收益的關注度更高，往往會忽視物資驗收管理工作的重要性，相關物資驗收管理制度不夠完善，使得物資驗收過程缺乏合理的驗收標準，相應的驗收管理較為松懈，驗收監督不夠嚴格，因此所采購物資質量常常出現不達標等問題，進而導致企業生產風險增加，相應的產品質量難以滿足市場需求，嚴重影響企業的進一步發展。

（6）ERP系統存在缺陷

ERP系統是企業物資采購管理中不可或缺的管理系統，通過對物資采購和相關項目進行集成管理，能夠有效提升物資采購管理水平。但在企業經營管理中，由于對物資管理工作不夠重視，ERP系統相關管理模塊常常發生缺失問題，比如物資采購過程中，系統報表統計功能的缺失，就會導致統計數據的丟失或滯后等問題，進而對企業經營管理造成影響[3]。此外，ERP系統中相應的打印功能只能打印物資采購訂單明細，不能打印標準的合同文本，存在不小的功能缺陷，進一步增加了企業物資采購工作的難度。

2.工作流程及控制點

（1）明確物資采購職責

企業日常經營中需要使用的物資多種多樣，這在一定程度上使得物資管理難度加大，因此，在物資采購過程中，應當制定相應的管理制度，明確物資管理職責，才能更好的保障物資采購質量，尤其是一些專業性強、技術含量高的物資，物資采購人員應當保障相關物資工藝符合當前社會科技發展方向，確保物資能夠有效滿足生產需要。但由于物資采購人員自身專業能力問題，難以準確把握企業經營所需物資，無法有效衡量物資質量，因此，針對企業不同部門所需物資的不同，應當制定更加具體的物資管理方案，由企業不同部門自行負責相應的物資采購任務[4]。比如物資采購部門可以負責企業日常生產以及對外委托業務所需物資的采購工作；企業生產設備的技術交流與談判主要由工程部門負責，并由工程部門簽訂相關技術協議，客戶第一輪報價后，采購部門再進行價格談判，并簽訂最終合同；生產部門相關物資采購過程中，需要提供生產所需產品模具、工裝夾具以及生產設備等輔助設備的技術指標要求；工程施工合同由基建部門負責簽訂。

（2）做好采購計劃分析

企業物資采購部門在采購物資之前，應將相應的采購周期編制提供給企業相關部門。根據企業生產經營情況，各部門結合自身實際，按照物資采購部門提供的采購周期編制內容制定各部門物資需求計劃，并確保相關物資名稱、規格、技術、數量、質量標準、交貨時間及相關要求等要素的準確無誤，然后將計劃交給采購部門進行采購。物資采購部門還要結合企業生產計劃和相關部門所需物資的消耗定額，審核物資需用單位提報的需求計劃，確保相關計劃的準確性，加強監督考核工作。在編制物資采購計劃時，采購部門應當結合已經審批的物資需求計劃和物資儲備定額，確保庫存平衡，在此基礎上確定相應的采購數量、質量標準、交貨日期及采購方式，選擇合適的供應商，并由各級負責人根據自身權限對采購計劃進行分級審批，確保采購計劃的準確、合理。

（3）選擇合適的供應商

選擇合適的供應商，加強供應商考核、評估工作，針對企業生產經營中所需的大宗、經常性需要的物資，建立一級供應商網絡，并建立相應的供應商動態考核和優勝劣汰機制，確保供應商能夠有效提供符合企業生產經營要求的物資。供應商的選擇過程中，應當充分考慮供應商能夠有效保障企業產品的技術質量要求，制定相應的質量保證機制，由物資采購部門和質量檢驗部門聯合監督管理，確保物資質量。

（4）控制采購價格

物資采購應當遵循公開、公正、競爭原則，物資采購過程中，為保證物資采購質量，物資采購部門可以聯合企業其他部門進行談判。同時，物資采購部門在進行物資采購時，還可以采取招標采購、協議采購及詢價采購等多種方式，通過價格和質量對比，保證物資質量的同時，爭取最優惠的采購價格，降低采購成本[5]。重大成套設備的采購，應當由企業技術部門組織技術交流和談判，并簽訂技術協議。物資采購部門要加強對相關物資市場行情的關注，并對市場大宗通用物資的價格及成本構成進行有效分析，建立相應的價格數據庫，才能在物資采購過程中，更加有效的確定物資價格，降低采購成本。

（5）加強合同簽訂與審批監督

物資采購部門在完成采購計劃制定，并選擇合適的供應商后，仔細分析合同內容，簽訂最終的供貨合同。合同簽訂完成，還需要交給企業合同審查部門進行審查，確認合同內容無誤，主管經理進行審批后存檔。物資采購人員和合同管理人員還需要對合同的具體執行進行監督管理，以保證合同內容的有效執行。

（6）采購物資檢驗

物資入庫前，質檢部門要嚴格檢驗物資質量，并出具質量檢驗報告書，保證物資質量符合要求。倉儲管理人員還要進一步確認物資數量和外觀，并進行檢驗，確保物資符合合同要求，然后辦理驗收入庫，對于限額內的數量損耗情況，要及時通知財會部門。物資存在質量問題或物資不符合合同要求，則不得辦理入庫，超限額數量損耗同樣不可辦理入庫[6]。在填寫入庫單時，要采取連續編號方式，并予以保存，以備后續查驗。對于物資質量檢驗不合格，物資采購人員要按照合同內退貨索賠條款，及時聯系供貨商，辦理退貨索賠。

（7）財務付款控制

物資采購資金的支付需要按照規定流程進行，由采購人員遞交資金支付申請文件，文件中應當包含已填制付款申請單，以及采購合同、驗收單、發票、《合同履行與結算申請表》等憑證，采購部門主管進行審核，確認無誤后提交財務部門，并由財務人員再次審核，確定驗收單、發票及合同一致后，確定具體的付款方式，財務部門主管根據企業資金情況簽署意見，分管經理、總經理對采購人員提交的付款申請單進行審批后，即完成整個付款流程。

（8）物資采購定期分析制度與財務管理

物資采購部門應當制定采購定期分析制度，定期匯總采購物資的價格、數量、質量情況，對市場供需、價格走勢進行仔細分析，確認自身的采購費用及前期采購計劃的準確性，以此來制定下一階段的采購控制目標，有利于更好地控制物資采購成本。

二、倉儲保管環節內部控制分析

1.存在問題

（1）入庫驗收不規范

物資采購完成之后，需要驗收入庫，但部分倉儲人員的驗收流于形式，未能嚴格按照采購單認真審核物資情況，很容易導致虛假采購和套用資金問題。對到貨物資驗收工作不重視，很難保證物資質量，進而對企業生產造成不利影響。部分倉儲人員在確認驗收無誤后，未能及時登記入庫，或入庫信息不夠準確，物資分類管理不到位，都會導致相關賬目的混亂。

（2）倉儲保管職責不明確

倉儲保管人員的職責劃分不夠明確，相關分工不夠合理，就會導致庫存物資挪用，甚至發生被盜問題。倉儲保管工作中還存在保管方式不當問題，對庫存物資管理監督不夠嚴密，進而導致物資存儲過程中發生損壞，就會導致企業經營成本的增加。

（3）出庫管理不嚴格

物資出庫管理不嚴格，相關領用手續不完善，可能導致庫存物資的流失，進而造成物資成本增加，影響企業經營效益。對于一些存在安全風險的物資管理，如果未能有效進行出庫管理，甚至會引發嚴重的安全事故。

（4）倉儲盤點制度不健全

當前，部分企業倉儲保管工作中，缺乏有效的倉儲盤點制度，盤點方式不合理，對庫存盤盈、盤虧、變質及毀損等問題不能及時發現，并有效解決，使得庫存物資與入庫清單存在差異，且無法追究責任，進而造成企業資產的流失。

（5）處置責任不明確

倉儲保管過程中，部分儲存貨物的處置責任不夠明確，倉儲管理人員在進行審批時不夠嚴格，不能采取有效、公正的方式處置倉儲貨物，相應的標準不夠統一，管理制度落實不到位，倉儲保管人員隨意報損、報廢現象較為嚴重，使得倉儲貨物存在流失問題，容易發生違法、違規處置問題，造成估計損失。有些貨物要采取特殊的處置方式，比如危險化學藥品，處置方法不到位，就會引發污染、火災等危害。

2.工作流程及控制點

（1）制定嚴格的入庫驗收制度

在辦理物資入庫手續時，倉儲人員要清點和驗收到貨物資，對照采購訂單以及供應商所提供的貨運單、購貨方發票，仔細查驗物資規格、數量、品種等具體情況，核對無誤后，才能辦理物資入庫手續。物資清點和驗收時，如果入庫物資與訂貨單、貨運單及購貨發票不相符，采購部門應當及時聯系供應商，溝通物資具體情況。入庫單中要準確填寫物資名稱、規格等信息，入庫物資要采取連續編號的方式保存，以便對物資進行統一的管理。

（2）及時做好票據傳遞工作

購貨發票是很重要的外部原始單據，因此要及時做好票據傳遞工作，以免出現票據丟失問題。根據倉儲管理相關規定要求，倉儲人員在完成物資驗收后，入庫單內容填寫要與購貨發票相符，然后將購貨發票與財務聯交給物資采購經辦人員，完成審批、財務入賬等流程。庫房記賬聯則應當交給庫房材料會計，這是確保會計準確記錄材料明細賬的重要依據。

（3）針對單據不全物資采取期末暫估入庫制度

根據財務制度相關規定，已經完成驗收入庫的物資，如果相應的單據文件不夠完整，則不能按照正常的流程進行報銷入賬，應當以暫估價格來辦理入庫。按照相關規定，期末入庫物資發票缺失，則需要根據入庫單來編制兩份暫估入庫物資明細表，一份作為物資暫估入賬依據，另一份交給財務作為暫估入賬依據，確保存貨財務賬面數與實際庫存數的一致。

（4）定期盤點庫存物資

定期盤點庫存物資，確保庫存物資信息的真實和完整，才能有效提升庫存物資決策質量。同時，倉儲人員還應當采取不定期盤點方式，充分掌握庫存物資情況。在月末，庫存材料會計要與庫管人員、財務部門成本會計進行對賬，針對其中存在的問題，及時查找并糾正。

（5）加強監督檢查工作

落實倉儲物品處置責任，針對倉儲物品毀損、報廢等情況，及時處理，并按照審批程序辦理相應的手續。為進一步保障倉儲物品的有效存放，還需要加強監督檢查工作。監督檢查倉儲條件，并做好查驗記錄。相應的財務和審計部門，開展定期存貨檢查，抽查入庫、出庫等相關賬目記錄，確保賬賬相符，且賬實相符。監督檢查過程中，還要加強倉儲保管人員的工作情況，排查是否存在違規、違法辦理存儲相關業務等問題，通過監督檢查工作，進一步加強內部控制，確保倉儲保管工作的有效開展。

三、結語

物資采購與倉儲保管是企業經營管理中的重要環節，當前，企業物資采購和倉儲保管工作中依然存在一些問題，為有效促進企業經營發展，應當加強物資采購與倉儲保管環節的內部控制，制定相應的內部控制管理制度，才能有效減少企業經營成本，保障企業管理經濟效益。