醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建議思考

濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 于潔

醫(yī)院發(fā)展過程中，不但需要重視醫(yī)療事業(yè)水平的提高，而且還需要做好各項(xiàng)管理工作。

對于醫(yī)院辦公室檔案管理來說，涵蓋了醫(yī)院人事檔案、行政檔案、醫(yī)療信息檔案等管理，檔案管理的類型較多，針對不同類型的檔案，需執(zhí)行不同的管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時，通過醫(yī)院辦公室檔案管理，可為檔案資料后續(xù)高效利用提供有效憑據(jù)，比如為人事調(diào)任、晉升提供有效參考憑據(jù)，為醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)提供有效參考支持等[1]。

當(dāng)然，從現(xiàn)狀來看，國內(nèi)部分醫(yī)院在辦公室檔案管理工作開展期間仍存在一些有待解決的問題，比如：檔案管理制度體系有待完善、檔案管理方式有待革新、檔案數(shù)字化建設(shè)滯后等。為解決這些問題，提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作的規(guī)范化程度，本文圍繞“醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化建議”展開分析研究，意義顯著。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)及意義分析

（一）特點(diǎn)

明確醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)，才能夠?yàn)獒t(yī)院辦公室檔案管理工作規(guī)范化及質(zhì)量的提升提供有效保障依據(jù)。具體而言，醫(yī)院辦公室檔案管理工作主要特點(diǎn)包括：

（1）管理制度現(xiàn)代化特點(diǎn)

在醫(yī)院辦公室，檔案管理人員工作崗位較為穩(wěn)定，這樣有助于為辦公室檔案管理工作完整性及延續(xù)性提供有效保障。與此同時，在辦公室檔案管理制度體系上，需體現(xiàn)出現(xiàn)代化的特點(diǎn)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足，確保檔案管理人員能夠具備新理念、新思想、新方法，這樣才有助于提升醫(yī)院辦公室檔案管理制度體系的可實(shí)施性及有效性。

（2）管理集中化特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室在檔案管理工作開展過程中，會對大量的檔案資料采取集中化管理方式，比如針對醫(yī)院內(nèi)部涉及的相關(guān)檔案在專門的辦公室存儲，這樣有助于醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，避免檔案分散造成的檔案資料查找難問題的發(fā)生[2]。除此之外，在醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展過程中，通過管理集中化的實(shí)施，有助于醫(yī)院內(nèi)部檔案資料保密性的提升，特別是對于一些私密性高的檔案，在集中化管理的基礎(chǔ)上，可減少傳輸、交替的次數(shù)，從而使這些私密性檔案資料的安全性得到有效保證。

（3）管理內(nèi)容多樣化特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室檔案管理的內(nèi)容較多，存在明顯的多樣化特點(diǎn)。一方面，涉及醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案資料內(nèi)容，比如醫(yī)院內(nèi)部日常工作開展過程中的培訓(xùn)手冊資料、日常會議資料等。另一方面，涉及醫(yī)患檔案，患者病歷信息、診療結(jié)果、醫(yī)療糾紛記錄等。此外，還涉及醫(yī)院內(nèi)部職工人事檔案資料、行政活動資料等，這些資料對醫(yī)院內(nèi)部職工的績效考核、晉升、調(diào)任、均具備一定的參考價值。當(dāng)然，醫(yī)院辦公室活動較多，比如在醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)過程中，為了了解醫(yī)院辦公室工作人員的行業(yè)作風(fēng)情況，則有必要參考多樣化的檔案資料，使行業(yè)作風(fēng)評價、考核更加客觀、科學(xué)。

（4）管理設(shè)備科技化特點(diǎn)

傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院辦公室檔案以紙質(zhì)檔案管理為主，管理效率低，且易出現(xiàn)檔案資料丟失、缺損、盜竊等隱患問題。如今，隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室檔案管理工作逐步朝向電子化、信息化、智能化方向發(fā)展，在這一發(fā)展方向轉(zhuǎn)變過程中，辦公室檔案管理設(shè)備便體現(xiàn)出了科技化的特點(diǎn)，比如攝像機(jī)設(shè)備、存儲U盤、計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備、電子掃描儀等，在管理設(shè)備科技化的基礎(chǔ)上，使醫(yī)院辦公室檔案管理科技化、現(xiàn)代化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了有效基礎(chǔ)保障支持。

（二）意義

醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開展，具備多方面的意義，具體如下。

（1）有助于醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)改革需求得到有效滿足。醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)改革工作開展期間，無論是醫(yī)療技術(shù)水平，還是護(hù)理服務(wù)水平，均有待提升。而對于醫(yī)院辦公室來說，可以對醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)相關(guān)檔案資料進(jìn)行收集、分析整理、存儲管理，并為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)改革工作決策的制定提供客觀、科學(xué)的參考憑據(jù)。由此可見，醫(yī)院辦公室檔案為醫(yī)院醫(yī)療改革工作提供了有效支持，做好醫(yī)院辦公室檔案管理工作，在一定程度上有助于滿足醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)改革需求。

（2）有助于辦公室檔案管理工作質(zhì)量水平的提升。新形勢下，醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開展不僅局限于資料檔案管理，還包括電子檔案管理，通過規(guī)范化檔案管理方式方法的應(yīng)用，在信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，有助于辦公室檔案管理工作效率及質(zhì)量的全面提升。

（3）有助于醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作的發(fā)展。社會的發(fā)展，帶動了我國各大醫(yī)院的發(fā)展，但醫(yī)院工作繁忙，科室多，收治的病患也非常之多，在未能做好各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)上，易引發(fā)醫(yī)患糾紛問題，從而影響醫(yī)院的形象，不利于醫(yī)院長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。而對于醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作來說，有助于醫(yī)院醫(yī)護(hù)工作人員醫(yī)德醫(yī)風(fēng)素質(zhì)的培養(yǎng)[3]。值得注意的是，在醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作開展期間，醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)辦公室發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，可對院內(nèi)協(xié)調(diào)、投訴等材料進(jìn)行整理，了解醫(yī)院醫(yī)護(hù)人員的工作作風(fēng)，制定并實(shí)施有效解決方案，這樣便可以持續(xù)提升醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員作風(fēng)素養(yǎng)，進(jìn)一步帶動醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

雖然醫(yī)院辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)鮮明，意義眾多，但是從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院辦公室檔案管理工作尚且存在一些較為明顯的問題。總結(jié)起來，具體問題如下：

（一）檔案管理制度體系有待完善

“不以規(guī)矩，不能成方圓。”醫(yī)院辦公室檔案管理工作的規(guī)范性要想得到有效提升，則需具備完善的檔案管理制度作為保障依據(jù)。

然而，從現(xiàn)狀來看，部分醫(yī)院的檔案管理制度尚且有待完善，比如醫(yī)院辦公室面對的檔案類型較多，但由于檔案分類管理制度缺少，在未能對檔案資料進(jìn)行分類管理，使檔案管理不夠細(xì)化的情況下，會影響檔案后續(xù)檢索的速度，并使檔案利用效率難以得到有效提高[4-5]。又比如，醫(yī)院辦公室檔案管理崗位責(zé)任規(guī)范制度缺失，難以對辦公室檔案管理人員的工作行為起到規(guī)范、約束的作用，這樣便使辦公室檔案管理的規(guī)范性及科學(xué)性難以得到有效提升，易出現(xiàn)管理人員工作怠慢影響檔案管理工作效率及質(zhì)量的提高。此外，部分醫(yī)院辦公室在檔案管理未能形成一體化管理制度模式，仍采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，檔案歸檔速度慢，且查詢效率低，進(jìn)而難以提高檔案資料的利用價值。

（二）檔案管理方式有待革新

醫(yī)院辦公室檔案管理工作中，面對大量的檔案資料，以往僅采取紙質(zhì)檔案管理方式，這種管理方式單一，檔案收集、分析整理、存儲管理、后期利用，均需要消耗檔案管理人員較高的工作負(fù)荷，不利于辦公室檔案規(guī)范化與整體質(zhì)量的提升。與此同時，紙質(zhì)檔案管理方式下，若管理環(huán)境較差，面對潮濕、光線昏暗的存儲環(huán)境，紙質(zhì)檔案資料易潮濕、受腐，長此以往，醫(yī)院辦公室一些重要的檔案資料便會有所缺損，后續(xù)難以發(fā)揮其實(shí)際應(yīng)用價值。現(xiàn)如今受到網(wǎng)絡(luò)時代的影響，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理方式，在這一轉(zhuǎn)變過程中，部分醫(yī)院辦公室檔案管理者的意識較為薄弱，存在未能及時轉(zhuǎn)變的情況，這樣便使得醫(yī)院辦公室檔案管理工作陷入兩難的境地，難以提升檔案管理工作整體質(zhì)量水平。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)滯后

醫(yī)院辦公室檔案規(guī)范化的提升，僅從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過渡到電子檔案管理仍還不夠，還需加快檔案數(shù)字化建設(shè)[6-7]。但是，部分醫(yī)院辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)較為滯后。

一方面，醫(yī)院管理工作項(xiàng)目較多，領(lǐng)導(dǎo)層在會議決議下可能將大量的資金用于其他管理項(xiàng)目當(dāng)中，比如人事管理、患者管理、行政管理等，而對于醫(yī)院辦公室檔案管理則會呈現(xiàn)資金投入不足的情況，在資金投入不足時，便難以及時引進(jìn)辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)所需硬件設(shè)施設(shè)備，使辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)難以獲得有力的基礎(chǔ)保障支持。

另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)需要檔案信息管理系統(tǒng)、信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的充分支持，然而在資金不足、相關(guān)人員對系統(tǒng)操作不熟練、技術(shù)掌握程度不足等情況下，便會使檔案數(shù)字化建設(shè)如同虛設(shè)，缺乏實(shí)效性。

（四）檔案管理工作人員素質(zhì)水平有待提升

在醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員扮演著非常重要的角色。要想提升醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范化程度，則需提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平。但是，從現(xiàn)狀來看，醫(yī)院辦公室部分檔案管理人員的素質(zhì)水平尚且有待提升，尤其是在現(xiàn)代化檔案管理方式方法、技術(shù)等方面，還需進(jìn)一步充分熟練與掌握，比如信息技術(shù)的應(yīng)用、大數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)的應(yīng)用、電子檔案歸檔流程方法等。與此同時，部分醫(yī)院未能針對辦公室檔案管理人員展開定期培訓(xùn)教育，未能結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實(shí)際需求及任務(wù)目標(biāo)，開展有針對性的培訓(xùn)。比如，一些醫(yī)院設(shè)置了行風(fēng)建設(shè)辦公室，主要負(fù)責(zé)醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)，院內(nèi)協(xié)調(diào)、投訴、整理材料等相關(guān)工作，如果檔案管理工作人員的素質(zhì)能力水平不足，則難以做好這些工作，難以為醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作提供有效保障，進(jìn)而使醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作的既定目標(biāo)難以順利、高效完成。

三、提升醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化的相關(guān)建議分析

為解決醫(yī)院辦公室檔案管理工作現(xiàn)狀問題，則需樹立規(guī)范化管理思想理念，并實(shí)施有效的提升建議，具體而言，主要建議如下。

（一）構(gòu)建完善的檔案管理制度體系

從醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范性提升角度考慮，構(gòu)建完善的檔案管理制度體系至關(guān)重要。一方面，制定完善的檔案分類管理制度，將辦公室接收到的檔案分為人事檔案、行政檔案、患者病歷檔案等多種類型，然后根據(jù)檔案分類管理制度展開規(guī)范化的分類管理，確保檔案后續(xù)檢索、利用效率的提高[8]。

另一方面，明確醫(yī)院辦公室檔案管理崗位責(zé)任規(guī)范制度，以現(xiàn)有的《電子檔案歸檔及管理辦法》《辦公室檔案管理方法》為依據(jù)，不斷完善辦公室檔案管理各項(xiàng)制度，明確檔案管理人員崗位責(zé)任，確保檔案管理人員根據(jù)自身責(zé)任，充分做好辦公室檔案相關(guān)工作。此外，形成辦公室檔案一體化管理理念思想，針對部分特殊檔案保留紙質(zhì)檔案管理方式的基礎(chǔ)上，拓展電子檔案管理模式，形成“收集→分析整理→存儲管理→維護(hù)、后期利用”全過程一體化的管理策略，全面提升醫(yī)院辦公室檔案管理的規(guī)范化程度。

（二）引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，革新檔案管理方式

為了提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作的規(guī)范化程度，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量水平。需積極引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，使醫(yī)院辦公室檔案管理工作具備充分有效的現(xiàn)代化技術(shù)支持。

與此同時，還需重視一些安全技術(shù)的應(yīng)用，比如防病毒軟件技術(shù)、防護(hù)期技術(shù)、安全密鑰技術(shù)、認(rèn)證與授權(quán)技術(shù)等，使辦公室檔案管理信息系統(tǒng)的安全性得到有效保證，使黑客入侵、病毒感染等風(fēng)險問題得到有效預(yù)防控制。此外，為了革新檔案管理方式，需從紙質(zhì)檔案管理方式中突破出來，積極開展辦公室檔案電子化管理方式，利用數(shù)字壓縮技術(shù)、U盤備份等方式，對醫(yī)院辦公室檔案資料進(jìn)行電子化管理，縮減存儲空間，提高管理效率。并且，在做好備份管理的基礎(chǔ)上，還有助于進(jìn)一步提升醫(yī)院辦公室檔案資料的安全性。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

在醫(yī)院辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，首先醫(yī)院方面需投入充足的建設(shè)資金，完成辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)所需軟硬件設(shè)施設(shè)備，構(gòu)建完善、安全可靠的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)需面對不同的用戶，通過權(quán)限等級訪問技術(shù)的應(yīng)用，使不同的用戶具備訪問系統(tǒng)過程中相應(yīng)的權(quán)限，這樣既保證了檔案資料的共享利用價值，又使檔案資料的安全性得到有效保證[9-10]。其次，在醫(yī)院辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，也需認(rèn)清其中存在的相關(guān)問題，比如部分人員對檔案數(shù)字化了解程度不足、掌握程度不足，使數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量難以得到有效提升，面對此類情況，這些通過宣教、技術(shù)指導(dǎo)等工作的開展，提高相關(guān)人員對辦公室檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識程度，并掌握數(shù)字化相關(guān)技術(shù)方法。

（四）提升檔案管理工作人員素質(zhì)水平

在醫(yī)院辦公室檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，因此需采取有效措施，提升檔案管理工作人員素質(zhì)水平。一方面，辦公室領(lǐng)導(dǎo)需指導(dǎo)辦公室檔案管理人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，積極學(xué)習(xí)辦公室檔案管理規(guī)范化、電子化、數(shù)字化等知識方法等，提高認(rèn)識，積極做好辦公室檔案管理工作。另一方面，醫(yī)院需針對檔案管理人員展開定期培訓(xùn)教育活動，通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的檔案管理業(yè)務(wù)能力水平，確保其能夠完全勝任醫(yī)院辦公室檔案管理崗位工作[11-12]。

比如，國內(nèi)某三甲醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)辦公室開展了“行風(fēng)之星”流動紅旗評比活動，充分發(fā)揮典型引領(lǐng)示范作用，全面提升醫(yī)務(wù)人員的整體效能和服務(wù)水平。對于醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)辦公室，則需在醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作開展過程中，收集、整理各類有價值的檔案資料，結(jié)合相關(guān)檔案資料，為醫(yī)院職工醫(yī)德考評提供有效憑據(jù)，進(jìn)而提高醫(yī)院行風(fēng)建設(shè)工作整體質(zhì)量水平。

綜上所述，醫(yī)院辦公室檔案管理工作的開展意義顯著，但同時此項(xiàng)管理工作現(xiàn)狀也存在一些較為明顯的問題。因此，需樹立規(guī)范化檔案管理思想理念，構(gòu)建完善的檔案管理制度體系，通過現(xiàn)代化技術(shù)的引進(jìn)，革新檔案管理方式。并且，還有必要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理工作人員素質(zhì)水平等。總之，相信做好以上方面，醫(yī)院辦公室檔案管理規(guī)范化程度將能夠得到全面提升，進(jìn)一步為醫(yī)院整體檔案建設(shè)事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。