事業單位實現檔案數字化管理的要點分析

方山縣社會綜合治理服務中心 韓海娥

事業單位通常具有一定的公益性特征，職能的特殊性使得其工作也具有一定特殊要求。檔案管理是事業單位中的基礎構成部分，通常分為人事檔案、文書檔案、基建檔案等，作為單位的基礎職能部門，和各個行業都有密不可分的聯系，所以提高檔案管理的效率性與便利性具有現實意義。檔案管理的數字化建設相較于傳統的檔案管理模式來說更加高效快捷，并且更加符合各項工作對于檔案管理工作的要求，所以數字化管理成為檔案管理工作發展的必然趨勢。數字化管理需要借助信息技術和智能化技術，一方面提高檔案查詢檢索的便利性和效率性，另一方面降低對于人力的需求。

一、檔案數字化管理概述

檔案數字化指的是靈活運用信息采集設備，將原本的實體檔案轉變為電子化檔案的方式，而檔案的載體形式發生了改變，管理方式也要作出轉變。檔案管理人員在紙質檔案的數字化處理期間，需要利用掃描設備收集檔案信息，之后將紙質檔案中的信息元素分解抽離出來并轉變為電子信號輸入到計算機中存儲，在后續的檔案查閱中可通過文字或圖像文件的方式呈現。當前常見的紙質檔案轉數字化格式檔案方法有以下幾種：其一，檔案掃描，以圖像方式傳輸和存儲，或利用OCR字符識別的手段將紙質檔案轉變為文本格式；其二，利用微縮膠片、數碼相機設備拍攝紙質檔案，將其轉變為電子檔案。直接掃描紙質檔案并轉化為電子檔案的手段更加方便快捷，而且所需的資金成本、時間成本、人力成本不高，所以檔案管理人員在紙質檔案的數字化處理時通常情況下不需要擔心操作失誤造成的錄入錯漏問題，及時進行圖像文件的存儲就能保證數據庫檔案資料建立工作的有序開展，為后續數字化檔案資料的管理和檢索提供便利。對于事業單位來說，應當順應時代發展的要求，提高檔案數字化管理建設的整體投入，引進更先進的技術與設備來提高單位的檔案數字化管理水平，讓事業單位的公共服務水平得到綜合性的提高。

二、事業單位實現檔案管理數字化的關鍵意義

（一）實現檔案管理的控本增效

對于事業單位來說，檔案數字化管理和無紙化辦公的有效對接能夠進一步控制管理工作的成本投入，并且提高檔案管理工作的開展效率。檔案管理部門能夠利用本地網絡將單位內部的有關部門銜接起來實施統一管理，而文檔材料則可以利用網絡平臺實現內部共享，在計算機的支持下數字化管理大大降低了人力成本投入，并且轉變檔案管理的工作形式，網絡化使管理更具便利性。

（二）有助于資料的收集與管理

在傳統檔案管理模式下，紙質檔案對于保存環境具有一定要求，例如潮濕或高溫環境下極易受到損壞，在未能實現數字化之前需要投入很多的人力資源和物理空間來收集并保管檔案資源。而檔案管理的數字化建設則可以解決這些問題，將原本的紙質檔案錄入計算機系統中成為電子化檔案，檔案信息能夠在計算機中實現更高效的收集、整理、編目等工作，還可以利用計算機的自動化工具實現自動化管理，大大提高了檔案管理的信息存儲密度。

（三）實現檔案信息的共享

從本質上來看，檔案管理工作本身的目標并非單純的檔案信息存儲，而是為檔案信息的再利用服務，只有這樣才能讓檔案資源價值最大化。而傳統的檔案管理難以實現跨地域的檔案信息共享，紙質的檔案資料在提取時往往需要尋找一番，跨地區的檔案共享難度大且時效性較差。對此建設檔案管理數字化平臺可以提高事業單位內部各部門在檔案管理方面的信息溝通效率[1]。

（四）實現統一化管理

檔案資料由于類型、年限、保密程度的差異，在管理工作上也會有所不同。而數字化技術的應用可以建設統一化的檔案管理平臺，利用該平臺對檔案資料進行分類管理，更便于進行保存和檢索，而且也能避免紙質檔案在查閱和使用中可能對檔案帶來的損害。

三、事業單位檔案數字化管理現存的問題

（一）管理制度尚待加強

檔案管理工作本身絕非單純的資料匯集成冊保管，應當明確檔案管理的核心要領，也就是對歷史負責、為現實服務。只有準確了解檔案管理的核心價值與長遠意義才能掌握檔案管理工作的重心。在數字化建設的潮流下，很多事業單位都開始推進檔案數字化管理工作，但仍有部分單位在數字化建設上不夠深入，并沒有就如何更科學更有效地開展數字化管理進行研究，也不了解類型不同的檔案應采用哪種數字化管理方式，數字化管理的內容與范圍也不夠明確。在這一條件下，檔案數字化管理在制度層面就難以統一，后續管理工作的執行若缺乏統一有效的制度作為指導，很容易造成檔案管理水平參差不齊的現象。

（二）檔案管理設備水平滯后

目前檔案管理的數字化建設已經成為很多事業單位發展中的關鍵點之一，數字化技術的應用可以全方位提高檔案管理質量。但從目前的情況來看，檔案數字化管理在技術和設備上仍然有待改進，部分檔案管理技術和設備不夠先進。部分事業單位可能出于成本考量，檔案管理數字化建設中技術改造和設備引進的成本較高但專項資金卻較少，所以檔案管理相關的設備與技術遲遲未能更新。老舊的設備難以支持數字化管理這一現代化的管理手段，不少單位仍保留著傳統的人工管理模式，或半人工半系統，計算機檢索未能實現全方位普及，導致檔案管理工作量大、效率低下[2]。

（三）檔案管理標準不夠完善

隨著社會經濟的快速發展，人們對于檔案管理工作也開始關注了起來，通過數字化技術的應用來改進檔案管理成為當下的重點工作，也是目前事業單位檔案管理創新與發展的關鍵。目前很多事業單位在數字化管理方面的探索仍然處于前期階段，數字化檔案管理的制度建設和制度落實方面都沒有詳細的準則支持，所以檔案數字化管理的規范體系仍需加強。部分事業單位由于檔案數字化管理的工作標準較為模糊，導致檔案管理工作本身較為被動，沒有相應的準則和標準進行指導和約束，也無法將數字化技術的優勢充分發揮出來。

（四）檔案數字化管理面臨安全隱患

雖然數字化技術在事業單位檔案管理中的應用是順應時代發展的大勢所趨，也能從根本上提高檔案管理工作的開展效率，但在數字化建設中必須要面對的便是互聯網信息安全問題。若檔案數字化管理中沒能解決系統安全問題，可能因網絡黑客的惡意攻擊造成重要檔案信息被竊取、破壞，對于事業單位的檔案管理帶來嚴重損害，若涉及一些重要機密信息還可能造成一定的社會影響。如今很多事業單位的檔案管理人員在專業素質上仍需提高，包括檔案管理方面的專業知識以及計算機領域知識，可能未全面了解檔案管理的核心價值，也可能在信息技術的應用上存在一些缺失，這些都可能導致數字化檔案在面臨安全隱患時無法及時有效處理，檔案信息被泄露的風險難以控制[3]。

（五）檔案管理監督力度缺乏

檔案資料的管理與使用都要具備一套對應的準則制度，但部分檔案管理人員可能出現工作懈怠的情況，由于對檔案管理工作理解不充分，認為檔案管理只是資料的保存與調取，所以在工作上也總是敷衍了事。對此應當采取一定的監督方法來保證檔案管理工作的效率與基本秩序。特別是部分單位檔案管理經費不足，可能會造成管理缺失的問題，部分具有保密性的檔案隨便借閱，甚至借閱過程也沒有按照原本的程序執行。在原本紙質檔案轉變為電子檔案后，工作內容更加輕松，而個別人員的工作態度卻沒有得到改變，若監管不力，很可能因人為因素而導致檔案資料信息的泄漏。

四、事業單位實現檔案數字化管理的要點

（一）完善檔案數字化管理制度體系

事業單位在檔案數字化管理中，應當根據自身的經營現狀出發，利用數字化技術的優勢，健全檔案數字化管理制度體系，確保檔案管理工作可以實現與時俱進。針對檔案資料的收集、整理、歸檔、借閱等環節都要制定明確且詳細的要求，在檔案管理各環節各方面都要制定統一的制度進行約束，讓檔案數字化管理能夠有序推進。在調取檔案信息時應當根據制度要求做好記錄工作，避免產生檔案信息遺失卻找不到責任人的問題。在制定檔案數字化管理制度時也要根據單位的發展戰略角度考慮問題，制定符合自身需求的管理制度，做好檔案資料集成一體化建設，將檔案信息資源的安全性作為檔案數字化管理的基礎，提高資金投入力度用于完善基礎設施，讓檔案管理的數字化轉型實現全面推進[4]。

（二）引進現代化的數字檔案管理設備

檔案數字化管理在設備上應當引進更先進的設備，建立功能性齊全且操作便利的檔案數字化管理系統，借助這一系統提高檔案數字化管理時效性。事業單位的檔案管理工作與其他管理有所不同，具有一定的綜合性特征，需要處理較復雜的信息內容，所以需要在較大的信息體量下做好有序的信息整理與歸檔工作，這對于檔案管理人員也提出了一定要求。而大型數字化管理設備以及技術的引進則可以提高檔案信息的處理效率，面對大體量信息時也能輕松應對，讓檔案數字化管理變得更加簡單有序。為有效改善事業單位檔案數字化管理的開展效率以及信息安全問題，需要充分結合自身的資源優勢，通過設備與技術的引進建立現代化的數字檔案管理系統，控制檔案資料管理存儲方面的質量與安全性，為檔案管理數字化建設提供更有利的環境支持，確保檔案數字化管理的順利開展。

（三）轉變檔案數字化管理模式

如今仍有一部分事業單位在檔案管理開展方式上沒能運用互聯網和信息技術實現檔案內容的更新，在這一條件下難免會滋生一些違規行為，如個別人員利用程序上的漏洞非法外調甚至出售檔案資料，還有一部分人員為謀取私利，擅自修改自己或他人的參與工作時間、學歷等基本信息，這種違規現象在檔案系統中無法有效證實。為確保事業單位檔案管理的嚴謹性，應當進一步提高檔案管理人員的綜合素質，包括能力水平與思想認知，針對檔案資料進行定期檢查，若發現檔案中存在與檔案管理標準不一致的現象應當及時追溯找到原因，一旦發現隨意篡改檔案信息的現象應當嚴肅處理。在檔案數字化管理中，可以建立一套電子檔案管理方案，將檔案數字化管理方案同步落實到紙質檔案管理中，實現檔案信息在事業單位內部的動態共享，可以將單位內部員工的信息進行整合，提高檔案系統中的信息量，也可以改善信息的質量，讓檔案數字化管理的開展更加便捷有效[5]。

（四）辦公系統與檔案管理系統的銜接

對于事業單位的檔案數字化管理工作來說，可以將檔案管理系統與辦公系統進行結合，在檔案管理設計方案中增設資料查詢的功能，進一步改善資源管理與調配方式。在檔案數字化建設中，單位應當根據自身的實際情況，由歸檔制度到數字檔案鑒定制度、網格化安全管理制度等方面著手，提高檔案數字化管理系統的運行效率。部分檔案資料涉及很多重要的機密信息，或對于檔案管理工作具有特殊要求，那么單位在檔案數字化管理中就要采取強有力的措施保證檔案資料的安全性，發揮檔案資料的應用價值。此外在數字化管理體系的建設上還要關注密碼管理與權限管理等，確保與辦公系統銜接時也能做到權限分明。

（五）建立檔案數字化管理安全保密機制

數字化技術的應用為事業單位檔案管理人員的工作帶來了許多便利，但部分檔案管理人員并沒有重點關注數字化管理模式下可能面臨的信息安全問題。數字化的檔案管理本質上便是運用計算機和互聯網實現檔案資料的網絡化管理，涉及互聯網則難以避免信息安全問題。對此檔案管理人員應當采取積極有效的預防和處理措施來應對黑客和病毒入侵，避免外部非法入侵對事業單位后續工作帶來的影響。鑒于此，事業單位應當強化檔案數字化管理體系網絡與系統入口安全管理建設，建立一套安全保密機制，及時安全殺毒軟件和防火墻，并對檔案的訪問權限進行嚴格控制，避免檔案資料泄露的風險。此外單位還要定期進行檔案數字化管理軟件和硬件設施的檢查維護工作，發現問題及時解決，按時更新軟硬件設施，保證檔案資料的安全。

（六）強化檔案管理人員綜合素質

在檔案數字化管理模式下，檔案管理人員也要及時轉變傳統的思想觀念，建立數字化管理意識，并且積極學習先進的管理知識與計算機知識，只有這樣才能跟隨事業單位檔案數字化管理的進程提高自身的工作水平，更快適應數字化的檔案管理模式，讓檔案數字化管理可以更順利地開展。事業單位在檔案數字化建設初期就要關注檔案管理人員綜合素質與專業能力的培訓工作，期間需要明確以下要點：其一，提高對于檔案管理人員的培訓力度，在培訓方式的選擇上應當靈活多樣，讓檔案管理培訓內容兼具全面性、實用性與靈活性等。如利用視頻線上學習、學習手冊、學習會議等方式為檔案管理人員開展關于數字化管理理論和實踐兩個方面的知識內容，并且在培訓內容中還要適當加入一些信息技術相關的技術能力培訓，幫助檔案管理人員快速上手數字化檔案管理系統，充分適應工作模式上產生的變化；其二，做好高水平的專業檔案管理人才的引進工作。人才引進是優化事業單位檔案管理人員結構的有效舉措，單位可以借助人才引進來加快團體文化建設。在檔案數字化管理中，需要制定檔案管理的考核評價機制，定期針對檔案管理人員的工作水平與工作績效開展考核評價，在提高管理團隊綜合素質的基礎上，為數字化管理的持續推進提供人力支持[6]。

五、結語

檔案管理是事業單位中的一項基礎工作，但也是一項重點工作。在現代信息技術快速發展的背景下，事業單位應當明確檔案數字化管理的轉型方向，從制度建設、設備與技術引進、管理模式變革、信息安全防護、人員組織培訓等方面著手，為實現檔案數字化管理打下堅實的基礎。